Znaczenie celów projektu w zarządzaniu projektami

Czym są szczegółowe cele projektu?

Szczegółowe cele projektu to konkretne, wymierne wyniki, które mają zostać osiągnięte w określonych ramach czasowych. Wyjaśniają one założenia projektu i prowadzą zespół w kierunku jego pomyślnego ukończenia. Określenie szczegółowych celów ma kluczowe znaczenie w kontekście zarządzania projektem, ponieważ znacząco wpływają one na proces podejmowania decyzji i planowania zasobów w całym cyklu życia projektu.

Wymierne kryteria i kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) to niezbędne elementy szczegółowych celów projektu. Czynniki takie jak przestrzeganie budżetu, standardy jakości i terminowe ukończenie są punktami odniesienia pozwalającymi ocenić ogólny sukces projektu.

Cele szczegółowe i ogólne projektu

Choć kierownicy projektów często używają tych terminów zamiennie, cele ogólne i szczegółowe projektów odgrywają odmienne role w planowaniu projektu. Cele ogólne opisują pożądany rezultat projektu i ściśle wiążą się z celami biznesowymi. Cele ogólne wyznaczają kierunek projektu i inspirują członków zespołu.

Cele szczegółowe są zwięzłe i precyzyjne. W przypadku projektu cele szczegółowe są definiowane poprzez rezultaty projektu. Mówią dokładnie, co ma dostarczyć projekt. Następujące przykłady wyjaśniają tę różnicę:

• Cel szczegółowy projektu: wprowadzenie pięciu nowych kanałów umożliwiających klientom przesyłanie i wyświetlanie opinii w interfejsie produktu w ciągu najbliższych dwóch miesięcy.

• Cel ogólny projektu: ulepszenie mechanizmu przekazywania przez klientów opinii zespołowi inżynierów, aby umożliwić szybkie rozwiązywanie zgłoszeń.

Cele projektu a zakres projektu

Zakres i cele projektu są odrębnymi, ale wzajemnie powiązanymi elementami zarządzania projektami. Zakres projektu to prace niezbędne do realizacji projektu, w tym zadania i dostarczane elementy. Określa on granice i zasięg projektu.

Cele projektu koncentrują się na konkretnych wynikach, które projekt pomaga osiągnąć. Są one punktami odniesienia dla sukcesu i nadają kierunek działaniom podejmowanym podczas realizacji projektu w ramach tego zakresu. Następujące przykłady wyjaśniają tę różnicę:

• Cel projektu: opracowanie łatwej w obsłudze aplikacji mobilnej z określonymi kluczowymi funkcjami, która zostanie uruchomiona do końca roku.

• Zakres projektu: projekt obejmuje opracowanie, testowanie i uruchomienie aplikacji, ale nie obejmuje działań marketingowych i konserwacyjnych po uruchomieniu.

Cele projektu a kamienie milowe projektu

Chociaż cele i kamienie milowe mają kluczowe znaczenie dla zarządzania projektami, pełnią różne role. W projekcie cele określają podstawowe wyniki do osiągnięcia. Wyznaczają one kierunek realizacji projektu i określają jego założenia.

Z kolei kamienie milowe są ważnymi znacznikami na drodze projektu, które sygnalizują zakończenie krytycznych faz. Dzięki tym kamieniom milowym możesz prowadzić projekt zgodnie z planem, niekoniecznie wiedząc, ile pracy potrzeba, aby je osiągnąć.

Następujące przykłady wyjaśniają tę różnicę:

• Cel projektu: uzyskanie 20 000 potwierdzeń udziału w naszym wirtualnym wydarzeniu do 23 czerwca.

• Kamień milowy projektu: uruchomienie 8 czerwca strony internetowej promującej nadchodzące wirtualne wydarzenie.

Rodzaje szczegółowych celów projektu

Istnieją różne kategorie szczegółowych celów projektu w zależności od ich ukierunkowania. Najczęściej spotykane rodzaje szczegółowych celów projektu obejmują:

• cele oparte na czasie, które pomagają ustalić terminy osiągnięcia kamieni milowych projektu;
• cele wydajnościowe, które kładą nacisk na osiąganie określonych wyników lub standardów jakości;
• cele jakościowe, które określają pożądany poziom jakości rezultatów projektu;
• cele biznesowe, które pozwalają skoordynować projekt z zasadami firmy, aby zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu;
• cele finansowe, które określają ograniczenia budżetowe i zamierzenia finansowe projektu;
• cele w zakresie zgodności z przepisami, które zapewniają zgodność projektu z prawem, regulacjami i standardami branżowymi.

Korzyści z jasno określonych szczegółowych celów projektu

Szczegółowe cele zapewniają ramy, dzięki którym projekty są dobrze zaplanowane, sprawnie realizowane i zgodne z ogólnymi celami firmy. Gdy członkowie zespołu nie rozumieją, w jaki sposób ich praca stanowi część projektu i ogólnych celów firmy, spadają ich motywacja i zaangażowanie. Jasno określone szczegółowe cele projektu pozwalają członkom zespołu na konsekwentną ocenę swojej pracy i dokonanie korekty w przypadku wystąpienia odchyleń, co przyczynia się do ogólnego sukcesu projektu.

Wskazówki i pomoc w koncentracji

Szczegółowe cele zapewniają jasny wyznacznik zakresu prac, prowadząc zespół do tego, co musi osiągnąć. Stanowią plan działań, który pomaga skoncentrować wysiłki na konkretnych założeniach.

Wymierne wyniki

Szczegółowe cele często obejmują wymierne kryteria i wskaźniki KPI. Pozwalają one określić ilościowo, czy projekt realizuje przyjęte zamierzenia.

Koordynacja interesariuszy

Dobrze zdefiniowane szczegółowe cele pomagają skoordynować oczekiwania i wysiłki różnych interesariuszy zaangażowanych w projekt, zapewniając, że wszyscy pracują na rzecz realizacji ogólnych celów. Ma to kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu i zadowolenia wszystkich interesariuszy.

Lepsze podejmowanie decyzji

Szczegółowe cele stanowią podstawę do podejmowania świadomych decyzji w całym cyklu życia projektu. Dzięki ich jasnemu zrozumieniu kierownicy projektu i członkowie zespołu mogą podejmować przemyślane decyzje, które są zgodne z ogólnymi celami i priorytetami.

Jak skutecznie ustalić szczegółowe cele projektu

Skuteczne ustalenie szczegółowych celów jest kluczowym krokiem w procesie zarządzania projektem. Należy to zrobić na etapie planowania projektu i zaangażować kluczowych interesariuszy, aby upewnić się, że te cele odpowiadają zespołowi.

Typowym modelem używanym do ustalania skutecznych szczegółowych celów projektu są kryteria SMART w zakresie wyznaczania ogólnych celów, ponieważ gwarantują, że każdy z nich jest jasny i możliwy do zrealizowania. Należy stawiać ogólne cele, które spełniają następujące kryteria:

• Ogólne cele powinny być zarazem konkretne i jasno definiować to, chcemy osiągnąć.
• Powinny być wymierne i ustanawiać kryteria pozwalające na ilościowe określenie i pomiar postępów realizacji szczegółowego celu.
• Ogólne cele powinny być osiągalne, realistyczne i możliwe do zrealizowania w ramach ograniczeń projektu, związanych m.in. z czasem, zasobami i wiedzą specjalistyczną.
• Powinny być istotne, tak by szczegółowy cel był skoordynowany z ogólnymi celami projektu i misją firmy.
• Ogólne cele powinny być określone w czasie, z uwzględnieniem konkretnych ram czasowych lub terminu osiągnięcia szczegółowego celu.

Ramy te zwiększają przejrzystość i stanowią podstawę skutecznego planowania, monitorowania i dokonywania oceny w całym cyklu życia projektu.

Przykłady skutecznych szczegółowych celów projektu

Aby zapewnić skuteczność, szczegółowe cele w zarządzaniu projektami powinny być zgodne z powyższymi kryteriami SMART. Przykłady szczegółowych celów projektu obejmują:

Przykład A

Konkretny: zwiększenie zadowolenia klientów o 20% w ciągu następnego kwartału.

Wymierny: monitorowanie wskaźników KPI dotyczących zadowolenia klientów z poprzednich kwartałów i porównywanie ich ze wskaźnikami KPI w bieżącym kwartale.

Osiągalny: skupienie się na konkretnych aspektach obsługi klienta i procesach wsparcia.

Istotny: podniesienie poziomu zadowolenia klientów w celu osiągnięcia szerszego celu, jakim jest zapewnienie doskonałej obsługi klienta.

Określony w czasie: przeprowadzenie oceny tego szczegółowego celu na koniec kwartału.

Przykład B

Konkretny: zakończenie projektu przebudowy strony internetowej do końca roku podatkowego.

Wymierny: osiągnięcie kamieni milowych i ukończenie wszystkich prac przed upływem terminu.

Osiągalny: dodanie elementów i funkcjonalności w ramach możliwości zespołu odpowiedzialnego za przebudowę strony.

Istotny: zwiększenie skuteczności strony internetowej w celu dostosowania jej do zobowiązania firmy, by opracować nowoczesny i przyjazdny dla użytkownika interfejs.

Określony w czasie: wyznaczenie jasnego terminu zakończenia projektu — do końca roku podatkowego.

Narzędzia do definiowania szczegółowych celów projektu

Kilka narzędzi i technik może pomóc w skutecznym definiowaniu szczegółowych celów projektu. Zespoły mogą przeprowadzić analizę SWOT (mocne strony, słabe strony, możliwości i zagrożenia; ang. strengths, weaknesses, opportunities, and threats), aby zidentyfikować wewnętrzne i zewnętrzne czynniki, które mogą mieć wpływ na projekt. Narzędzia do tworzenia map myśli mogą pomóc w wizualnym przeprowadzeniu burzy mózgów i uporządkowaniu pomysłów, a zaangażowanie interesariuszy — w zgromadzeniu informacji na temat szczegółowych celów projektu.

Aby to wszystko ułatwić, zespoły mogą korzystać z platform do współpracy online, takich jak narzędzia Confluence do zarządzania projektami, które umożliwiają współpracę zespołową w czasie rzeczywistym i sprzyjają środowisku do definiowania i redefiniowania szczegółowych celów projektu.

Definiowanie szczegółowych celów projektu za pomocą Confluence

Confluence to połączona przestrzeń robocza, która umożliwia zespołom tworzenie, organizowanie, wyszukiwanie i udostępnianie informacji. Produkt ten jest podzielony na przestrzenie zawierające strony, tablice, wiadomości wideo i bazy danych. Dzięki Confluence informacje pomagają zespołom usprawniać, łączyć i upraszczać pracę prowadzącą do realizacji ich celów.

Dzięki funkcjom takim jak tablice do wizualizacji pracy, możliwości edycji i komentowania w czasie rzeczywistym, powiadomienia i szablon celów SMART platforma Confluence działa jako pojedyncze źródło wiedzy w zakresie współpracy projektowej umożliwiające definiowanie i realizację szczegółowych celów projektu.

Confluence oferuje typy treści dostosowane do wszystkich etapów procesu zarządzania projektem. Na przykład na etapie tworzenia pomysłów, gdy cele są nadal definiowane, świetnym rozwiązaniem mogą być tablice. Po ustaleniu szczegółowych celów informacje można udostępnić na stronie Confluence wraz z filmem podsumowującym (za pośrednictwem Loom), aby upewnić się, że cały zespół gra do jednej bramki.

Wypróbuj rozwiązanie Confluence

Szczegółowe cele projektu: często zadawane pytania

Jaka jest różnica między szczegółowymi celami, ogólnymi celami i zakresem projektu?

Szczegółowe cele projektu są konkretne i wymierne; wyznaczają one kierunek działań projektowych i oceny ich skuteczności. Ogólne cele projektu są szersze i nakreślają jego całościową wizję. Zakres projektu definiuje jego granice, określając, co wchodzi w jego skład, a co nie.

Dlaczego szczegółowe cele są niezbędne w zarządzaniu projektem?

Szczegółowe cele projektu mają kluczowe znaczenie dla określenia kierunku jego realizacji i kryteriów sukcesu. Kierują one procesem podejmowania decyzji, ułatwiają skuteczne planowanie i przyczyniają się do ogólnej efektywności i wydajności realizacji projektu.

Jakie są typowe wyzwania związane z definiowaniem szczegółowych celów projektu?

Definiowanie szczegółowych celów projektu jest kluczowym krokiem w procesie zarządzania projektem, ale może być trudne ze względu na różne czynniki. Brak zaangażowania interesariuszy może skutkować niekompletnymi celami; wyzwanie to można jednak przezwyciężyć, przeprowadzając spotkania zespołu na wczesnym etapie projektu. Niejasne oczekiwania mogą prowadzić do nieporozumień i rozbieżności. W przezwyciężeniu tego wyzwania pomagają częsta komunikacja, jasno określone rezultaty i koncepcja SMART.

Ponadto jeśli szczegółowe cele projektu są nierealistyczne, może to prowadzić do frustracji, demotywacji i niepowodzeń. Wyzwania związane z nierealistycznymi celami można przezwyciężyć poprzez regularną ponowną ocenę celów projektu, angażowanie interesariuszy w ich ustalanie oraz otwartą komunikację w zakresie ograniczeń i oczekiwań.