Sinnvoller Einsatz von Whiteboards
Schon immer ging es bei Confluence um einfachere Zusammenarbeit und das Teilen von Wissen für Teams, insbesondere für Remote-Teams. Und wir wissen, dass unsere Kunden Tools lieben, die einen visuellen Ansatz für die Zusammenarbeit bieten. Warum also nicht unseren eigenen visuellen Arbeitsbereich schaffen?
Da Whiteboards wohl die beliebtesten visuellen Tools für die Zusammenarbeit und das Lernen überhaupt sind, haben wir genau solche entwickelt.
Wenn du dich noch nicht mit Confluence-Whiteboards oder virtuellen Whiteboards im Allgemeinen auskennst, erfährst du hier, worum es sich dabei handelt, und erhältst einige Tipps und Best Practices, mit denen du die Zusammenarbeit im Team mit Whiteboards in jeder Phase deines Projekts verbessern kannst.
Was sind Confluence-Whiteboards?
Mit den Confluence-Whiteboards kann dein Team visuell und in enger Zusammenarbeit Ideen entwickeln und diese sofort in umsetzbare Aufgaben verwandeln.
Auf virtuellen Whiteboards kannst du Konzepte, Diagramme und Workflows mit digitalen Linien, Formen und Stempeln oder vorgefertigten Vorlagen festhalten. Füge Text, Bilder und Kommentare hinzu, um deine Ideen weiter zu verdeutlichen.
Verwendungszweck
Whiteboards eignen sich in jeder Projektphase, um Diskussionen anzuregen und die Kreativität zu fördern. Du kannst sie während der Ideenfindung einsetzen, um Ideen zusammenzutragen, Projektmeilensteine zu planen oder Strategien zu entwerfen.
Mit Whiteboards lassen sich Workflows, Prozessdiagramme oder Systemarchitekturen leicht planen und durchführen. Entwerfe Wireframes, Mockups von Benutzeroberflächen (UI) oder Konzeptentwürfe für neue Funktionen.
Whiteboards eignen sich sogar perfekt für die Unterstützung von Projekten bis zum Abschluss und darüber hinaus. Sie bieten eine Vielzahl von vorgefertigten Vorlagen für die Durchführung von integrierten und kooperativen Scrum-Meetings, Stand-ups und Retrospektiven.
Da es sich bei Whiteboards um einen nativen Inhaltstyp handelt, der eng mit allen sonstigen Confluence-Dokumenten verbunden ist, lassen sie sich leicht zur Bereitstellung von Kontext, zur Verbesserung des Trainings, zur Rationalisierung des Onboardings und zur Erleichterung des Wissensaustauschs verwenden.
Verwendungszweck
Mit Confluence-Whiteboards können Teammitglieder sowohl in Echtzeit als auch asynchron zusammenarbeiten, was die Erfassung und das Teilen kreativer Erkenntnisse in Remote-Teams vereinfacht.
Vor allem aber bieten sie deinem Team eine nahtlose Verknüpfung der Planungs- und Ausführungsphasen deiner Projekte, indem sie Confluence und Jira miteinander integrieren.
Verwandle deine Whiteboard-Konzepte und andere sinnvolle Ideen mit nur einem Klick in ein Jira-Ticket. Damit ist dein gesamter Projektverwaltungsprozess tatsächlich verbunden und leicht zugänglich, da sich alles an einem zentralen Ort befindet.
Tipps und Tricks für die optimale Nutzung von Whiteboards
Die ersten Schritte mit Whiteboards sind ein Kinderspiel – sie sind sehr intuitiv. Wenn du ein Whiteboard erstellen möchtest, klicke in der Confluence-Navigation auf "Erstellen" und wähle dann die Option "Whiteboard" aus.
Im Folgenden findest du einige wichtige Funktionen, mit denen du sofort mit Whiteboards loslegen kannst, um deren Wert schnell zu erkennen.
Vorlagen
Die Vorlagen enthalten Aufforderungen, Fragen oder visuelle Hilfsmittel, die zum kreativen Denken anregen und dich zu neuen Ideen oder Perspektiven ermutigen. Mit der Struktur oder dem Rahmen, den sie schaffen, kommst du auf großartige Ideen und kannst deine Ideenfindung vorantreiben.
Bei der Erstellung eines neuen Whiteboards wirst du sofort zum Auswählen einer Vorlage aus unserer Vorlagenauswahl aufgefordert.
Wir haben zahlreiche Whiteboard-Vorlagen für jede Phase der Verwaltung erstellt, z. B. für Ideenfindung und Brainstorming, Entdeckung und Recherche, Planung, Meetings und Workshops, Retrospektiven und Evaluationen und vieles mehr.
Du kannst je nach Projektphase und Aufgabe aus einer breiten Palette von Vorlagen wählen:
- Retrospektive
- Priorisierungsmatrix
- Brainwriting
- Nachbearbeitung und Störungsanalyse
- Tägliche Synchronisierung
- Disruptive Brainstorming
- Leitfaden zur Teamzusammenstellung
- Konzeptkarte
- Lückenanalyse
- Board für die Produktvision
- Und viele weitere
In Kürze findest du hier auch "benutzerdefinierte Vorlagen".
Tastenkombinationen
Wenn du schon Benutzer von Confluence und Jira bist, kennst du dich vermutlich bereits mit den Tastenkombinationen aus. Confluence und Jira bieten seit langem Tastenkombinationen und Optionen zur automatischen Vervollständigung an, mit denen du in deinem Arbeitsbereich auch ohne Maus navigieren kannst.
Außerdem bieten Whiteboards Tastenkombinationen, mit denen du schnell bearbeiten, navigieren und Aktionen ausführen kannst. Um sich mit den Tastenkombinationen des Whiteboards im Panel "Tastenkombinationen" vertraut zu machen, wählst du das Menü "Mehr" in der oberen rechten Ecke und dann "Tastenkombinationen" aus. Über die Tastenkombinationen "H" und "V" kannst du einfach und schnell zwischen dem Hand- und dem Auswahlwerkzeug wechseln und so auf deinem Whiteboard navigieren.
Smart Links
Das Potenzial von Confluence-Whiteboards wird erst durch die Verbindung mit deinen Jira-, Confluence- und Trello-Workflows vollständig ausgeschöpft. Über intelligente Links kannst du deine Whiteboards in Jira und Confluence einbetten oder Inhalte aus Apps von Drittanbietern (wie Figma, Google Docs und YouTube) in deine Whiteboards integrieren.
Jira-Vorgänge auf dein Whiteboard importieren
Um Jira-Vorgänge auf ein Whiteboard zu importieren, musst du nur den Link des Vorgangs kopieren und in dein Whiteboard einfügen.
Wenn du Cloud-Versionen von Jira Software verwendest (Jira Work Management, Jira Service Management, Jira Product Discovery), findest du über das Dialogfeld für den Jira-Vorgangsimport auch Jira-Vorgänge, die du in dein Whiteboard einfügen kannst.
Um den gewünschten Jira-Vorgang zu finden, kannst du sowohl die einfache Suche als auch die JQL-Suchoptionen verwenden. Weitere Informationen findest du in dieser Ressource zur JQL-Suche.
Verwendest du die einfache Textsuche, gibst du deine Suchanfrage in das Suchfeld ein, wählst beliebig viele Vorgänge aus der Liste aus und klickst dann auf "Vorgänge importieren". Gib im Suchfeld deine Abfrage ein.
Jira-Vorgänge von deinem Whiteboard aus erstellen
Du kannst auch Ideen von deinem Whiteboard aufgreifen und sie in umsetzbare Jira-Aufgabenelemente verwandeln.
Wähle dein Whiteboard-Element (Notizzettel oder Form mit Text darin) und dann "+ Erstellen" in der schwebenden Symbolleiste aus. Wähle eine Website, ein Projekt und einen Vorgangstyp aus den Optionen in der Auswahl aus, fülle alle erforderlichen Felder aus und klicke dann auf "Erstellen". Glückwunsch! Jetzt kannst du Jira-Vorgänge direkt von deinem Whiteboard aus verwalten.
Best Practices für die Organisation deiner Whiteboards
Wenn du einmal angefangen hast, Whiteboards zu erstellen, kann es schwierig sein, wieder damit aufzuhören. Dank der folgenden Best Practices kannst du deine Whiteboards einfach organisieren und im Blick behalten.
Whiteboard-Suche
In Confluence gibt es verschiedene Möglichkeiten, gesuchte Whiteboards leicht zu finden: Schnellsuche, erweiterte Suche und das Durchsuchen deiner letzten Aktivitäten.
Schnellsuche
Wo auch immer du dich in Confluence befindest – über die Verknüpfung mit dem Schrägstrich (/) kannst du den Suchbrowser öffnen.
Konzentriere dich auf das Suchfeld und gib den Titel des Whiteboards ein, das du finden möchtest.
Deine zuletzt aktualisierten Whiteboards werden in den Abfrageergebnissen als erstes angezeigt.
Erweiterte Suche
Wenn du in der Schnellsuche nicht fündig wirst, drücke "Eingabe" oder wähle unter den Ergebnissen der Schnellsuche die Option "Erweiterte Suche" aus.
In der erweiterten Suche werden neben dem Namen deines Whiteboards weitere Daten angezeigt und du kannst zahlreiche Filteroptionen nutzen, um deine Whiteboards leichter zu finden – insbesondere, wenn viele von ihnen ähnlich benannt sind.
Eine vollständige Liste der Filteroptionen findest du in dieser Ressource für die erweiterte Suche.
Letzte Aktivitäten
Suchst du nach einem Whiteboard, an dem du kürzlich gearbeitet hast, findest du es am einfachsten über das Menü "Zuletzt verwendet".
Wenn du die letzten Whiteboards über die Navigation anzeigen möchtest, wähle "Zuletzt verwendet" in der Navigation und dann "Bearbeitet" oder "Von mir erstellt" aus, um eine Liste mit Whiteboards und Seiten zu sehen, auf die du zugegriffen und die du bearbeitet hast.
Durchführen von Mehrfachaktionen mit intelligenten Abschnitten
Mit den intelligenten Abschnitten kannst du dein Projektmanagement optimieren, indem du Updates für mehrere Jira-Vorgänge direkt von deinem Whiteboard aus vornimmst. Dank der intelligenten Abschnitte kannst du Initiativen, die in Planungssitzungen erstellt wurden, in Sekundenschnelle in umsetzbare Jira-Aufgaben verwandeln.
Wähle das Abschnittselement in der globalen Symbolleiste aus, um einen Abschnitt zu deinem Whiteboard hinzuzufügen. Anschließend wählst du den Abschnitt aus, um das Element/die schwebende Symbolleiste auszulösen.
Klicke nun auf die Schaltfläche "Aktion erstellen", um das Konfigurationspanel zu offen.
Wähle aus den Optionen in der Auswahl eine Site, ein Projekt und einen Vorgangstyp aus, um eine Aktion zu konfigurieren. Fülle dann alle Felder aus und wähle "Speichern" aus.
Nun kannst du Jira-Vorgänge in den Abschnitt ziehen. Alle Updates werden in Echtzeit in Jira wiedergegeben.
In dieser Ressource für intelligente Abschnitte findest du eine umfassende Anleitung nicht nur zum Erstellen von intelligenten Abschnitten, sondern auch zum Bearbeiten und Löschen von Abschnitten.
Organisieren von Whiteboards mithilfe der Inhaltshierarchie
In Confluence wird eine hierarchische Struktur verwendet, um Inhalte in Bereichen zu organisieren. Seiten werden hierarchisch innerhalb eines Bereichs angeordnet. Whiteboards können genau wie Seiten innerhalb der Inhaltshierarchie und zwischen verschiedenen Confluence-Bereichen verschoben werden.
Du kannst deine Whiteboards problemlos durch Bereiche bewegen, ohne dass sich ihr Inhalt ändert – die gesamte Hierarchie der eingehenden Links, die mit dem Whiteboard verbunden sind, bleibt beim Verschieben erhalten. Confluence leitet also automatisch alle Links an den neuen Ort weiter.
Um die Anordnung deiner Whiteboards zu ändern, öffne die Startseite des Bereichs und erweitere die Seitenleiste, um die Inhaltshierarchie aufzurufen. Erweitere nun die Elemente in der Hierarchie, um das Whiteboard zu finden, das du verschieben möchtest. Anschließend ziehst du das Whiteboard per Drag-and-drop an eine neue Position in der Hierarchie.
Eine komplette Anleitung zum Verschieben von Whiteboards in und zwischen Bereichen findest du in dieser Ressource zur Organisation von Whiteboards in der Inhaltshierarchie.
Confluence-Whiteboards ausprobieren
Du kannst am besten verstehen, wie Whiteboards deine Projektverwaltung verbessern können, wenn du sie sofort einsetzt.
Whiteboards lassen sich nahtlos in deine Jira- und Confluence-Workflows integrieren und bieten dir erweiterte Visualisierungs- und Kollaborationsoptionen, die deine agilen Prozesse dynamischer und integrierter gestalten können.
Melde dich noch heute an und teste Confluence kostenlos, um die Whiteboards auszuprobieren.
Unkomplizierte Tabellenverwaltung
Erfahre, wie du Tabellen in Confluence erstellst und formatierst.
Teamposter für bessere Teamarbeit
Erfahre, wie du Teamposter in Confluence erstellst, um die Zusammenarbeit zu fördern.