Maximale Produktivität mit GTD-Vorlagen
Vorsprünge, unlautere Vorteile, kluge Entscheidungen – das will jeder haben. In einer Welt, die von Tag zu Tag einheitlicher wird, muss man auffallen, um erfolgreich zu sein. Mit GTD-Vorlagen können Projektmanager direkt Fortschritte machen, anstatt sich in Details zu verlieren.
Eine GTD-Vorlage bietet eine Plug-and-Play-Lösung, wenn die Zeit drängt. Basierend auf David Allens "Getting Things Done"-Prozess (GTD) bieten die Vorlagen eine klare Roadmap für den erfolgreichen Projektabschluss.
Im Kern verschafft die GTD-Methode mehr Freiraum für Kreativität und hält gleichzeitig Projekte auf Kurs, damit sie erfolgreich abgeschlossen werden können. Sie kann besonders effektiv sein, wenn sie mit agilen Projektmanagementpraktiken kombiniert wird.
In diesem Artikel zeigen wir die richtige Anwendung von GTD-Vorlagen und wie Projektmanager sie verwenden können, um mithilfe von Tools wie Confluence und Jira die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Was ist eine "Getting Things Done"-Vorlage?
Eine GTD-Vorlage strukturiert die Produktivitätsprinzipien von David Allen. Die Vorlage schlüsselt die wichtigsten Grundsätze der GTD-Methode auf und bietet eine Roadmap für die schnelle und effektive Implementierung von GTD unter Verwendung eines bewährten Schritt-für-Schritt-Ansatzes für Projektmanagement.
Mit einer GTD-Vorlage erübrigt sich die schwierige Frage, was als Nächstes kommt, sodass sich Fachexperten auf das Hier und Jetzt konzentrieren können. GTD-Vorlagen geben die nächsten Schritte klar vor und können agilen Teams so helfen, das Ziel im Blick zu behalten und eine Überschreitung der WIP-Grenzwerte zu vermeiden.
So wichtig sind GTD-Vorlagen
Egal, ob Wasserfall, Agil oder eine Mischung aus beidem: Das traditionelle Projektmanagement dreht sich hauptsächlich um Aufgaben. Aufgaben sind der letzte Planungsschritt, bevor ein Fachexperte handeln kann.
Kreativen, vielbeschäftigten Fachleuten kann der Anblick einer To-do-Liste Kopfschmerzen bereiten. Hier zeigt sich der wahre Wert der GTD-Vorlagen. Sie beseitigen nicht nur die Auslöser von Stress und Prokrastination und bieten stattdessen Klarheit, Fokus und Freiraum, damit Fachexperten bestmöglich arbeiten können. Sie verbessern auch deutlich das Zeitmanagement und die Priorisierung von Aufgaben.
GTD-Vorlagen helfen dabei, Zeit effektiver zu verwalten, indem sie einen strukturierten Rahmen für die Erfassung, Klärung, Organisation und Überprüfung von Aufgaben bieten. Sie helfen dabei, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. So werden die wichtigsten Dinge sofort behandelt, während weniger dringende Angelegenheiten für später geplant werden.
Darüber hinaus fördern GTD-Vorlagen einen proaktiven Ansatz beim Aufgabenmanagement, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, dass wichtige Aufgaben übersehen werden. Mit einer verbesserten Organisation und einem besseren Überblick über ausstehende Aufgaben lassen sich fundierte Entscheidungen über die Einteilung von Zeit und Ressourcen treffen, was letztendlich die Produktivität steigert und Stress reduziert.
Die Prinzipien von GTD
GTD umfasst fünf Kernprinzipien: Erfassung, Klarheit, Organisieren, Reflexion und Einbindung.
Capture
In diesem Schritt legst du all deine Ideen dar. Das Ziel ist eine Liste von Aufgaben, welche die Ideen, Anforderungen und Bedenken rund um eine bestimmte Funktion, Person oder ein Projekt erfasst. Dies könnten Aufgaben, Projekte, Ideen, Verpflichtungen oder alles andere sein, das deine Aufmerksamkeit erregt. Indem alles an einem Ort festgehalten wird, entsteht mentaler Freiraum und nichts wird übersehen.
Klären
Ordne die Ideen Kategorien zu, basierend auf Wichtigkeit, den notwendigen Schritten und wessen Hilfe nötig ist (falls zutreffend). Dieser Schritt ist wie ein Filter. Sein Zweck ist es nicht, Ideen zu verwerfen, sondern sie in den richtigen Kontext zu stellen.
Organisieren
An dieser Stelle nehmen Projekte langsam Gestalt an. Elemente, die einst Ideen waren, werden in Projekte verwandelt und in eine Warteschlange gestellt oder als Informationen zur Referenz gespeichert.
Überlegungen
Stelle dir regelmäßig die Frage: "Ist das immer noch relevant?". Wie oft du dir diese Frage stellst, entscheidest du selbst. Manche beantworten sie wöchentlich, andere täglich. Auf diese Weise bleiben Aufgaben relevant und Teammitglieder werden durch GTD entlastet.
Agile Berichte können während dieses Reflexionsschritts wertvolle Erkenntnisse liefern.
Interagieren
Jetzt ist es Zeit, an die Arbeit zu gehen. Sobald die Teams alle Punkte geklärt, organisiert und überprüft haben, können Benutzer Aufgaben einzeln bearbeiten, bis sie ihre Projekte abgeschlossen haben.
Der Einsatz von GTD als Projektmethodik bedeutet für Teammitglieder Entspannung. Mit GTD kann man sich sicher sein, stets zur richtigen Zeit an der richtigen Aufgabe zu arbeiten, um die gewünschten Ziele zu erreichen.
Arten von GTD-Vorlagen
GTD-Vorlagen sind vielseitig. Projektmanager schneiden sie auf die Bedürfnisse ihrer Teams, ihrer Stakeholder und ihrer Projekte zu. Einige GTD-Vorlagen sind jedoch Standard und sollten Teil aller GTD-Systeme sein. Dazu gehören:
Tägliche Aufgabenlisten
Bei GTD werden tägliche Aufgabenlisten von der Vorlage "Nächste Aktionen" abgedeckt. Damit haben GTD-Benutzer einen schnellen Bezugspunkt, um Aktionspunkte durchzugehen und das zu erledigen, was wichtig ist, wenn es darauf ankommt. Benutzer verbinden tägliche Aufgaben in der Kalendervorlage und isolieren die nächsten Aktionspunkte für die täglichen Aufgaben.
Wochenplaner
Die Vorlage "Wochenplaner" ist wichtig, um die täglichen Aufgaben mit umfassenderen Aufgabenbereichen in Einklang zu bringen. Erfahrene GTD-Benutzer nutzen wöchentliche Planungssitzungen, um ihre Liste der nächsten Aktionen neu zu bewerten und neu zu strukturieren und sicherzustellen, dass jede Aufgabe für ihre Gesamtziele relevant bleibt.
Vorlagen für die Projektorganisation
Die Auflistung der Themen oder Agendapunkte nach Priorität oder Relevanz für die Ziele des Meetings ergibt eine gut strukturierte Agenda, die produktive Diskussionen erleichtert.
Nutze die flexiblen Seitenlayouts von Confluence, um deine Agendapunkte zu beschreiben und zu organisieren.
Posteingang
Die Stärke der Vorlage "Posteingang" liegt in der Freiheit, alle Gedanken, Ideen, Konzepte und Moonshots an einem Ort sammeln zu können. GTD-Profis betrachten diese Elemente auch als zufällige Eingebungen des Lebens. Andere sagen dazu einfach "Zeug". In diesem Fall landen all diese verschiedenen Einfälle, die sich auf ein Projekt beziehen, im Posteingang. Mit diesem Prozess lassen sich die Punkte aus dem Posteingang an ihre relevanten Stellen in anderen Vorlagen verschieben.
1. Liste erstellen: Der erste Schritt zur Verwendung der Posteingang-Vorlage ist das Erstellen der Liste, auch Mindsweep genannt.
2. Liste sichten: Ordne Elemente in die richtige Kategorie ein. Wie erkennst du die richtige Kategorie? Der GTD-Workflow bestimmt, welcher Listenpunkt wohin gehört.
Ist das Element umsetzbar?
Ja: Platziere umsetzbare Elemente an einer von zwei Stellen:
- Die Warteliste: Sende Elemente hierher, falls der Abschluss der Aktion die Mitwirkung einer anderen Person erfordert.
- Die Liste der nächsten Aktionen: Füge Elemente hier ein, wenn sie eine Frist haben und mindestens ein weiterer Schritt nötig ist, bevor du sie als erledigt markieren kannst.
Nein: Verschiebe Elemente, die nicht bearbeitet werden können, in den Papierkorb, auf eine "Für später"-Liste oder auf eine Referenzliste.
- Die "Für später"-Liste: Auf diese Liste gehören Elemente, die jetzt gerade nicht relevant sind, es aber in Zukunft sein werden. Ein Beispiel dafür ist ein Element ohne Fälligkeitsdatum oder Aufgaben.
- Die Referenzliste: Diese Liste enthält zwar keine Aktionen, jedoch wichtige Informationen für den Abschluss von Elementen auf der Warteliste und der Liste der nächsten Aktionen.
Über den Einsatz von GTD-Vorlagen
Die Reise eines Elements ist nach der Sichtung noch nicht beendet. Viele Elemente aus dem Posteingang werden in die Projektliste aufgenommen. Jedes Projekt beinhaltet einen wöchentlichen Übersichtsplaner.
Die Checkliste für die wöchentliche Überprüfung beinhaltet Folgendes:
- Räume physischen und digitalen Raum frei, um dich auf das aktuelle Projekt zu konzentrieren.
- Schreibe alle Projekte, Aktualisierungsanfragen und Aktionspunkte, die noch nicht im Projektplaner enthalten sind, auf und strukturiere sie.
- Überprüfe die Kalenderliste. Stelle sicher, dass du jeden Aktionspunkt früher oder später eingeplant hast.
- Sieh dir die Liste der nächsten Aktionen an. Markiere alle abgeschlossenen Elemente entsprechend. Überprüfe die verbleibenden Aktionspunkte auf der Liste und bestimme, ob sie zu separaten Projekten werden müssen oder auf der Liste bleiben können.
- Innovationen und Ideen notieren, die getestet werden sollen
- Überlegen, was gut gelaufen ist
- Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren
Werfen wir als Nächstes einen kurzen Blick auf die einzelnen Listen in einem GTD-Projekt.
Die Liste mit den nächsten Aufgaben
Überprüfe die Elemente aus dieser Liste und stelle die folgenden Fragen, um die Elemente dem Abschluss näher zu bringen:
Kann ich dieses Element in einem Schritt abschließen? Wenn die Antwort "ja" lautet und du die Aufgabe in weniger als zwei Minuten abschließen kannst, markiere sie als erledigt.
Sind mehrere Schritte erforderlich, bis das Element abgeschlossen ist? Mache ein Projekt daraus und liste die Schritte zur Fertigstellung auf.
Das Element besteht nur aus einem Schritt, ist aber nicht in weniger als zwei Minuten zu erledigen? Lass es auf der Liste mit den nächsten Aufgaben stehen und plane die Fertigstellung für einen späteren Zeitpunkt ein.
Hinweis: Du musst nicht befürchten, verschobene Elemente aus den Augen zu verlieren, da die GTD-Methode eine regelmäßige Überprüfung aller Listen vorsieht. Bei dieser Gelegenheit können GTD-Profis den Status eines Elements ändern und es von einer Liste in eine andere verschieben, bis es abgeschlossen, geparkt oder gelöscht wurde.
Die Warteliste
Gib zu den Elementen aus dieser Liste den Namen der Person an, die mit dem Verschieben des Elements zu "Erledigt" verknüpft ist. Gib ein Fälligkeitsdatum für das Element an und verfolge es, bis es abgeschlossen ist.
Die "Irgendwann"-Liste
Diese Liste enthält Elemente, für die es keine konkreten Aufgaben oder dringenden Fristen gibt. Bei den regelmäßigen Überprüfungen solltest du diese Liste durchgehen und nach potenziellen Projekten, nach mit nur einem Schritt zu erledigenden Elementen und nach Elementen, für die du die Unterstützung anderer benötigst, suchen.
Die Referenzliste
Ohne diese Liste geht gar nichts. Betrachte sie als die Wissensdatenbank oder das Verzeichnis für den Kontext zu den einzelnen Elementen. Verknüpfe Elemente der Referenzliste mit mindestens einem Element aus einer anderen Liste. Beispiele für Referenzlistenelemente: Geburtsdaten von Personen, Kontaktinformationen, Einblicke in ein Projekt aus einem Meeting, ein Zitat aus einem Buch, ein Textblock oder ein Link zu einem PDF-Dokument.
Die Kalenderliste
GTD-Erfahrene halten in dieser Liste wichtige Datumsangaben im Zusammenhang mit Listenelementen fest. An Elemente aus der Liste mit den nächsten Aufgaben und der Warteliste sollten Datumsangaben angehängt sein. Du findest diese Elemente dann in der Kalenderliste.
Verschiebe die Datumsangaben bei den regelmäßigen Überprüfungen nach Bedarf, um sicherzustellen, dass der Workflow deiner Kapazität entspricht.
So wählst du die richtige GTD-Vorlage aus
Diese Methode ist unkompliziert und bietet den Benutzern Flexibilität. Mit dieser Flexibilität gehen Überlegungen wie diese einher:
Persönliche Präferenzen
Vielleicht möchtest du die Elemente aus der Liste mit den nächsten Aufgaben täglich und die Projektlisten wöchentlich überprüfen. Oder es passt dir besser, Überprüfungen für dringende und wichtige Projekte zweimal wöchentlich einzuplanen.
Wenn diese Überprüfungen fest eingeplant sind, können sich die Benutzer besser auf ihre gerade aktuelle Aufgabe konzentrieren, weil sie wissen, dass sie nichts vergessen oder übersehen.
Workflow-Anforderungen
Projektmanager wissen, dass sich die Anforderungen von Stakeholdern manchmal ändern. Mit GTD-Vorlagen kann die Anpassung an diese Anforderungen unkompliziert erfolgen. Voraussetzung dafür sind allerdings die richtigen Ressourcen, die deine Bemühungen unterstützen.
Confluence bietet eine Reihe von GTD-Vorlagen, die anpassbar sind, um dir bei der Umstellung zu helfen, ohne dass dein Projekt an Dynamik verliert.
Verwendung von Confluence- und Jira-GTD-Vorlagen
Mit Jira und Confluence-Datenbanken haben Projektmanager einen einheitlichen, zentralen Ort für die Organisation rund um die GTD-Methode zur Verfügung. Confluence-Datenbanken bieten eine strukturierte Möglichkeit, verschiedene Arten von Informationen zu speichern, miteinander zu verbinden und zu verwalten. Zusätzlich zur Synchronisierung und Organisation in Echtzeit kannst du in Confluence-Datenbanken Beziehungen zwischen Daten definieren, benutzerdefinierte Ansichten erstellen und Datenbankinformationen überall auf Confluence-Seiten referenzieren.
Du kannst zum Beispiel Datenbanken erstellen, um Projektanforderungen zu verfolgen, Besprechungsnotizen zu speichern, Teamaufgaben zu verwalten und Kundenrecherchen zu organisieren – alles an einem Ort. Datenbanken unterstützen auch verschiedene Feldtypen, darunter Text, Datum, Personen und Seiten. Dank dieser Flexibilität kannst du Informationen so modellieren, dass sie zu deinem speziellen Anwendungsfall passen.
Darüber hinaus ermöglicht die nahtlose Integration zwischen Confluence-Datenbanken und Jira einen leistungsstarken Projektmanagement-Workflow. Du kannst Jira-Vorgänge mit einer Confluence-Datenbank synchronisieren, um dir einen vollständigen Überblick über den Projektstatus, die Prioritäten und Abhängigkeiten zu verschaffen. Alle in den verknüpften Jira-Vorgängen vorgenommenen Änderungen werden automatisch in die Datenbank übernommen, wodurch sichergestellt ist, dass die Informationen immer auf dem neuesten Stand sind. Diese Integration überbrückt die Lücke zwischen der Planung in Confluence und der Ausführung in Jira.
Komplexe Projekte erfordern intelligente Systeme
Wenn du Confluence mit Jira verbindest, gelingt die Ausführung komplexer Projekte leichter. Nutze Jira-Boards, um deine Arbeit durchgehend zu priorisieren, nachzuverfolgen und zu verwalten. Zum Beispiel kannst du Confluence und Jira über intelligente Links miteinander verbinden, um ein effizientes Projektmanagement mit beiden Tools zu ermöglichen.
Der Hauptvorteil dabei ist, dass du weißt, dass komplexe Elemente aus GTD-Listen über die Schnittstelle mit Jira einen klaren, koordinierten Lieferplan erhalten. Darüber hinaus ermöglicht die Sichtbarkeit der Aktionen zwischen beiden Tools umfassende Statusaktualisierungen und reibungslose Überprüfungszyklen.
Confluence beinhaltet auch Seitenelemente wie Tabellen, Status, Aufgabenelemente, Datumsangaben, zugewiesene Personen und Entscheidungen.
Häufig gestellte Fragen zu GTD-Vorlagen
Wie oft sollte ich meine GTD-Vorlagen aktualisieren?
Bitte bei deinen regelmäßigen Überprüfungen um Feedback zur Struktur der "Getting Things Done"-Listenvorlagen. Überlege, ob du genug Informationen erfasst, um Projekte abschließen zu können, und passe die Vorlagen an die Bedürfnisse deines Teams an.
Was ist der Unterschied zwischen der GTD-Methode und dem Agile-Framework?
GTD und Agile haben zwar einige Gemeinsamkeiten, aber es handelt sich um grundlegend unterschiedliche Methoden. GTD ist ein Produktivitätssystem, das Einzelpersonen dabei helfen soll, ihre Aufgaben zu erfassen, zu klären, zu organisieren, zu reflektieren und sich mit ihnen zu beschäftigen, um Stress abzubauen und die Effizienz zu steigern. Im Gegensatz dazu ist Agile ein Projektmanagement-Framework, das für Teams entwickelt wurde, um Produkte in kurzen Zyklen, sogenannten Sprints, iterativ zu entwickeln, wobei der Schwerpunkt auf Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit liegt.
Die beiden Methoden überschneiden sich jedoch an bestimmten Punkten, beispielsweise mit Blick auf die Definition von "Erledigt", den Einsatz von Brainstorming (Agile) bzw. Mindsweeps (GTD) zur Ideengenerierung und die Kategorisierung von Elementen in Form von User Storys (Agile) bzw. Projekten (GTD).