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Maximale Produktivität mit GTD-Vorlagen

Vorsprünge, unlautere Vorteile, kluge Entscheidungen – das will jeder haben. In einer Welt, die von Tag zu Tag einheitlicher wird, muss man auffallen, um erfolgreich zu sein. Mit GTD-Vorlagen können Projektmanager direkt Fortschritte machen, anstatt sich in Details zu verlieren.

Eine GTD-Vorlage bietet eine Plug-and-Play-Lösung, wenn die Zeit drängt. Basierend auf David Allens "Getting Things Done"-Prozess (GTD) bieten die Vorlagen eine klare Roadmap für den erfolgreichen Projektabschluss.

Im Kern verschafft die GTD-Methode mehr Freiraum für Kreativität und hält gleichzeitig Projekte auf Kurs, damit sie erfolgreich abgeschlossen werden können. Sie kann besonders effektiv sein, wenn sie mit agilen Projektmanagementpraktiken kombiniert wird.

In diesem Artikel zeigen wir die richtige Anwendung von GTD-Vorlagen und wie Projektmanager sie verwenden können, um mithilfe von Tools wie Confluence und Jira die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.


Was ist eine "Getting Things Done"-Vorlage?

Eine GTD-Vorlage strukturiert die Produktivitätsprinzipien von David Allen. Die Vorlage schlüsselt die wichtigsten Grundsätze der GTD-Methode auf und bietet eine Roadmap für die schnelle und effektive Implementierung von GTD unter Verwendung eines bewährten Schritt-für-Schritt-Ansatzes für Projektmanagement.

Mit einer GTD-Vorlage erübrigt sich die schwierige Frage, was als Nächstes kommt, sodass sich Fachexperten auf das Hier und Jetzt konzentrieren können. GTD-Vorlagen geben die nächsten Schritte klar vor und können agilen Teams so helfen, das Ziel im Blick zu behalten und eine Überschreitung der WIP-Grenzwerte zu vermeiden.


Arten von GTD-Vorlagen

GTD-Vorlagen sind vielseitig. Projektmanager schneiden sie auf die Bedürfnisse ihrer Teams, ihrer Stakeholder und ihrer Projekte zu. Einige GTD-Vorlagen sind jedoch Standard und sollten Teil aller GTD-Systeme sein. Dazu gehören:

Tägliche Aufgabenlisten

Bei GTD werden tägliche Aufgabenlisten von der Vorlage "Nächste Aktionen" abgedeckt. Damit haben GTD-Benutzer einen schnellen Bezugspunkt, um Aktionspunkte durchzugehen und das zu erledigen, was wichtig ist, wenn es darauf ankommt. Benutzer verbinden tägliche Aufgaben in der Kalendervorlage und isolieren die nächsten Aktionspunkte für die täglichen Aufgaben.

Wochenplaner

Die Vorlage "Wochenplaner" ist wichtig, um die täglichen Aufgaben mit umfassenderen Aufgabenbereichen in Einklang zu bringen. Erfahrene GTD-Benutzer nutzen wöchentliche Planungssitzungen, um ihre Liste der nächsten Aktionen neu zu bewerten und neu zu strukturieren und sicherzustellen, dass jede Aufgabe für ihre Gesamtziele relevant bleibt.

Vorlagen für die Projektorganisation

Die Auflistung der Themen oder Agendapunkte nach Priorität oder Relevanz für die Ziele des Meetings ergibt eine gut strukturierte Agenda, die produktive Diskussionen erleichtert.

Nutze die flexiblen Seitenlayouts von Confluence, um deine Agendapunkte zu beschreiben und zu organisieren.

Posteingang

Die Stärke der Vorlage "Posteingang" liegt in der Freiheit, alle Gedanken, Ideen, Konzepte und Moonshots an einem Ort sammeln zu können. GTD-Profis betrachten diese Elemente auch als zufällige Eingebungen des Lebens. Andere sagen dazu einfach "Zeug". In diesem Fall landen all diese verschiedenen Einfälle, die sich auf ein Projekt beziehen, im Posteingang. Mit diesem Prozess lassen sich die Punkte aus dem Posteingang an ihre relevanten Stellen in anderen Vorlagen verschieben.

1. Liste erstellen: Der erste Schritt zur Verwendung der Posteingang-Vorlage ist das Erstellen der Liste, auch Mindsweep genannt.

2. Liste sichten: Ordne Elemente in die richtige Kategorie ein. Wie erkennst du die richtige Kategorie? Der GTD-Workflow bestimmt, welcher Listenpunkt wohin gehört.

Ist das Element umsetzbar?

Ja: Platziere umsetzbare Elemente an einer von zwei Stellen:

  • Die Warteliste: Sende Elemente hierher, falls der Abschluss der Aktion die Mitwirkung einer anderen Person erfordert.
  • Die Liste der nächsten Aktionen: Füge Elemente hier ein, wenn sie eine Frist haben und mindestens ein weiterer Schritt nötig ist, bevor du sie als erledigt markieren kannst.

Nein: Verschiebe Elemente, die nicht bearbeitet werden können, in den Papierkorb, auf eine "Für später"-Liste oder auf eine Referenzliste.

  • Die "Für später"-Liste: Auf diese Liste gehören Elemente, die jetzt gerade nicht relevant sind, es aber in Zukunft sein werden. Ein Beispiel dafür ist ein Element ohne Fälligkeitsdatum oder Aufgaben.
  • Die Referenzliste: Diese Liste enthält zwar keine Aktionen, jedoch wichtige Informationen für den Abschluss von Elementen auf der Warteliste und der Liste der nächsten Aktionen.

Reference List

The Reference List is your go-to for storing essential information and context. This might include contact details, notes, or useful documents. Use it to link important information to tasks on other lists, ensuring you have all the necessary context.

Calendar List

The Calendar List captures essential dates and scheduled tasks. Assign dates to items from the Next Actions List and Waiting List, and update it regularly to keep your workflow in sync with your schedule.


Über den Einsatz von GTD-Vorlagen

Die Reise eines Elements ist nach der Sichtung noch nicht beendet. Viele Elemente aus dem Posteingang werden in die Projektliste aufgenommen. Jedes Projekt beinhaltet einen wöchentlichen Übersichtsplaner.

Die Checkliste für die wöchentliche Überprüfung beinhaltet Folgendes:

  • Räume physischen und digitalen Raum frei, um dich auf das aktuelle Projekt zu konzentrieren.
  • Schreibe alle Projekte, Aktualisierungsanfragen und Aktionspunkte, die noch nicht im Projektplaner enthalten sind, auf und strukturiere sie.
  • Überprüfe die Kalenderliste. Stelle sicher, dass du jeden Aktionspunkt früher oder später eingeplant hast.
  • Sieh dir die Liste der nächsten Aktionen an. Markiere alle abgeschlossenen Elemente entsprechend. Überprüfe die verbleibenden Aktionspunkte auf der Liste und bestimme, ob sie zu separaten Projekten werden müssen oder auf der Liste bleiben können.
  • Innovationen und Ideen notieren, die getestet werden sollen
  • Überlegen, was gut gelaufen ist
  • Verbesserungsmöglichkeiten dokumentieren

Werfen wir als Nächstes einen kurzen Blick auf die einzelnen Listen in einem GTD-Projekt.


Die Prinzipien von GTD

Capture

In diesem Schritt legst du all deine Ideen dar. Das Ziel ist eine Liste von Aufgaben, welche die Ideen, Anforderungen und Bedenken rund um eine bestimmte Funktion, Person oder ein Projekt erfasst. Dies könnten Aufgaben, Projekte, Ideen, Verpflichtungen oder alles andere sein, das deine Aufmerksamkeit erregt. Indem alles an einem Ort festgehalten wird, entsteht mentaler Freiraum und nichts wird übersehen.

Klären

Ordne die Ideen Kategorien zu, basierend auf Wichtigkeit, den notwendigen Schritten und wessen Hilfe nötig ist (falls zutreffend). Dieser Schritt ist wie ein Filter. Sein Zweck ist es nicht, Ideen zu verwerfen, sondern sie in den richtigen Kontext zu stellen.

Organisieren

An dieser Stelle nehmen Projekte langsam Gestalt an. Elemente, die einst Ideen waren, werden in Projekte verwandelt und in eine Warteschlange gestellt oder als Informationen zur Referenz gespeichert.

Überlegungen

Stelle dir regelmäßig die Frage: "Ist das immer noch relevant?". Wie oft du dir diese Frage stellst, entscheidest du selbst. Manche beantworten sie wöchentlich, andere täglich. Auf diese Weise bleiben Aufgaben relevant und Teammitglieder werden durch GTD entlastet.

Agile Berichte können während dieses Reflexionsschritts wertvolle Erkenntnisse liefern.

Interagieren

Jetzt ist es Zeit, an die Arbeit zu gehen. Sobald die Teams alle Punkte geklärt, organisiert und überprüft haben, können Benutzer Aufgaben einzeln bearbeiten, bis sie ihre Projekte abgeschlossen haben.

Der Einsatz von GTD als Projektmethodik bedeutet für Teammitglieder Entspannung. Mit GTD kann man sich sicher sein, stets zur richtigen Zeit an der richtigen Aufgabe zu arbeiten, um die gewünschten Ziele zu erreichen.

Resource planning template

Effective resource management is critical to keeping projects on time and within budget, and the resource planning template makes it easy. This template provides a structured framework for organizing human, financial, and material resources, ensuring that workloads are balanced and bottlenecks are avoided. Project managers can make informed decisions and adjust allocations as needed by gaining a clear overview of resource availability.

With real-time editing and visual timelines, this template enhances collaboration and integrates seamlessly with tools like Jira, making resource management dynamic and efficient. Use the Resource Planning Template to allocate resources accurately, track progress, and ensure smooth project execution.

SMART goals template

Setting clear, focused goals is crucial to project success, and the SMART goals template provides a structured framework to help teams craft practical, results-driven objectives. The SMART method—Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound—ensures your goals are well-defined and aligned with business benefits and stakeholder needs.

Using this template, teams can create quantifiable, realistic, and deadline-driven goals, helping to improve productivity and collaboration. Whether your goals are ambitious or modest, this template helps ensure they are achievable and contribute to meaningful project outcomes.

SWOT analysis template

A SWOT analysis template is an essential tool for businesses looking to prioritize projects, assess market conditions, and stay ahead of competitors. By analyzing your company’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats, this template helps you make informed decisions and focus on strategic planning. Whether you’re evaluating new projects, product lines, or market expansions, the SWOT template streamlines the process, allowing you to organize critical insights and take action quickly.

Confluence’s free SWOT analysis template enhances collaboration by enabling teams to contribute in real-time, ensuring everyone stays aligned and ready to respond to market changes. Use this template to make smarter, data-driven decisions that support long-term business success.


So wählst du die richtige GTD-Vorlage aus

Diese Methode ist unkompliziert und bietet den Benutzern Flexibilität. Mit dieser Flexibilität gehen Überlegungen wie diese einher:

Persönliche Präferenzen

Vielleicht möchtest du die Elemente aus der Liste mit den nächsten Aufgaben täglich und die Projektlisten wöchentlich überprüfen. Oder es passt dir besser, Überprüfungen für dringende und wichtige Projekte zweimal wöchentlich einzuplanen.

Wenn diese Überprüfungen fest eingeplant sind, können sich die Benutzer besser auf ihre gerade aktuelle Aufgabe konzentrieren, weil sie wissen, dass sie nichts vergessen oder übersehen.

Workflow-Anforderungen

Projektmanager wissen, dass sich die Anforderungen von Stakeholdern manchmal ändern. Mit GTD-Vorlagen kann die Anpassung an diese Anforderungen unkompliziert erfolgen. Voraussetzung dafür sind allerdings die richtigen Ressourcen, die deine Bemühungen unterstützen.

Confluence bietet eine Reihe von GTD-Vorlagen, die anpassbar sind, um dir bei der Umstellung zu helfen, ohne dass dein Projekt an Dynamik verliert.