Confluence-Whiteboards für Produktmanager: Dein Team auf Erfolgskurs bringen
Die Grundlage für eine erfolgreiche Produkteinführung ist das Verständnis und die Definition des Problems oder der Gelegenheit, die das Produkt angehen soll. Laut den meisten Produktteams ist dies gleichzeitig auch der schwierigste Teil des Prozesses.
In einer kürzlich von Duo Loop durchgeführten Umfrage gaben Produktmanager an, dass die Planung und Priorisierung von Initiativen die größten Herausforderungen darstellten. Sie suchen außerdem nach besseren Tools für diesen Prozess. Eine Studie von Product Management Festival ergab, dass sich 51 % der Produktmanager ausgefeiltere Tools zur Visualisierung und strategischen Planung ihrer Arbeit wünschten.
Confluence ist ein vertrauter Verbündeter von Produktmanagern. Eine Umfrage von Product Focus aus dem Jahr 2023 ergab, dass Produktmanager Confluence als eines der fünf wichtigsten Tools betrachten (neben Jira). Und mit der Einführung virtueller Whiteboards ist Confluence zu einem noch besseren Ort für Produktideen, Diskussionen und Planung geworden.
Virtuelles Brainstorming mit Whiteboards
Einige Vorteile virtueller Whiteboards liegen auf der Hand. Du musst sie nicht abwischen, du wirst keine Farbflecken auf deinen Fingern bekommen und deine Notizzettel werden nicht wegfliegen, wenn jemand ein Fenster öffnet. Wusstest du, dass virtuelles Brainstorming Studien zufolge produktiver ist als persönliche Meetings?
Eine Studie ergab, dass die Anzahl der pro Person präsentierten neuen Ideen steigt, wenn eine virtuelle Brainstorming-Gruppe wächst, während das Gegenteil bei wachsenden persönlich anwesenden Teams der Fall ist. Die Studie zeigte, dass virtuelles Brainstorming oft bessere Ergebnisse liefert, weil es die gleichen Ausgangsbedingungen bietet. Während extrovertierte und hochrangige Teammitglieder eine Real-Life-Sitzung dominieren können, ermöglicht virtuelles Brainstorming, dass auch weniger kontaktfreudige Teammitglieder gleichermaßen teilnehmen können.
Eine Brainstorming-Sitzung sollte locker sein. Sie sollte als sicherer Ort betrachtet werden, an dem Teammitglieder frei Ideen einbringen können, ohne sich Gedanken über die Genehmigung machen zu müssen. Brainstorming mit virtuellen Whiteboards bietet das Beste aus beiden Welten – einen Ort, an dem du ohne Hemmungen kreativ werden kannst und ein Tool mit dem du eine Sammlung von Ideen in eine neue Initiative oder ein Projekt strukturieren kannst.
Auf Confluence-Whiteboards kannst du Ideen verknüpfen, indem du mit Linien und Formen Diagramme erstellst, genau wie du es auf einem echten Whiteboard tun würdest – abzüglich des ständigen Wegradierens und Abwischens. Confluence hat virtuelle Versionen von allem, was normale Whiteboards bieten, einschließlich Notizzettel und Stempel.
Du kannst auch Kommentare auf dem Whiteboard hinterlassen, um eine Konversation anzuregen. Versuchst du immer noch herauszufinden, wo du anfangen sollst? Es gibt auch Whiteboard-Vorlagen für Brainstorming. Brainwriting ist eine davon.
Beim Brainwriting schreiben deine Teammitglieder Antworten auf Aussagen, die normalerweise vom Produktmanager erstellt werden. Eine typische Vorlage zum Brainwriting würde mit einer Einführung beginnen, die den Zweck und die Richtlinien der Übung definiert.
Die Teammitglieder haben dann Zeit, Ideen zu entwickeln, die sie einem Notizzettel hinzufügen. Der Notizzettel wird dann an jedes Teammitglied weitergegeben und fordert alle auf, die Ideen weiterzuentwickeln und möglicherweise zu verbessern.
Sobald die Notizzettel die Runde gemacht haben, werden alle Ideen vom Team überprüft und besprochen. Die Vorlage ermöglicht es sogar, mit unserer Stempelfunktion abzustimmen und die besten Ideen auszuwählen.
Erinnerst du dich, wie wir sagten, mit Whiteboards könne man aus freier Assoziation strukturierte Ideen ableiten? Du kannst Whiteboard-Elemente wie Notizzettel in umsetzbare Jira-Tasks umwandeln oder Jira-Vorgänge selbst auf ein Whiteboard importieren. Um zu sehen, wie einfach das ist, sieh dir diese Ressource an.
Ideenfindung priorisieren
Priorisierung ist eine Herausforderung. PMs müssen Anfragen nach neuen Funktionen, Bugfixes und mehr berücksichtigen. Welche wirkungsvollen Maßnahmen müssen wir sofort ergreifen, um Kunden zufrieden zu stellen und ihr Erlebnis zu verbessern, und was kann warten? Bei der Priorisierung geht es vor allem darum, sich mit allen abzustimmen – Produkt, Technik, Marketing und Vertrieb – und zu entscheiden, was angeschoben werden soll und welche Brände zuerst gelöscht werden müssen.
Zum Glück bieten dir Confluence-Whiteboards tolle Vorlagen für einige beliebte Priorisierungsmethoden. Die RICE-Vorlage hilft dir zum Beispiel dabei, Aufgaben danach zu priorisieren, wie viele Nutzer betroffen sein werden (Reach = Reichweite), welche Bedeutung die Vorteile haben (Impact = Auswirkung), wie überzeugt dein Team von der Reichweite und Wirkung dieser Aufgaben ist (Confidence = Selbstvertrauen) und wie viel Zeit und Mühe es kosten wird, diese Aufgaben zu erledigen (Effort = Aufwand).
Mit der Vorlage für die 2x2-Priorisierungsmethode in Confluence-Whiteboards kannst du Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren.
Ähnlich wie bei der Vorlage für die Brainwriting-Ideenfindung kannst du Aufgaben als Notizzettel zu deinem Whiteboard hinzufügen und die Teammitglieder darüber abstimmen lassen, welche Aufgaben zuerst priorisiert werden sollen.
Der wirkliche Vorteil von Whiteboards für das Produktmanagement ist jedoch, dass sie mit all den anderen Atlassian-Tools, die dein Produkt- und Entwicklerteam verwendet, vernetzt sind.
Du kannst zum Beispiel Vorgänge aus Jira Product Discovery importieren und so aufgabenbezogenen Kontext in dein Whiteboard bringen, damit du Aufgaben priorisieren kannst, ohne ständig zwischen Jira und deinem Whiteboard hin- und herspringen zu müssen.
Für weiteren Kontext kannst du Smart Links von Jira direkt in dein Whiteboard einbetten, um wichtige, für die anstehenden Aufgaben relevante Daten wie Teamziele, langfristige Unternehmensprioritäten und Kundenfeedback abzurufen.
Priorisierte Projekte und Aufgaben planen
Sobald deine Priorisierung abgeschlossen ist, kannst du mit der Planung deiner Arbeit am besten anhand von Story Points beginnen. Diese Punkte bestimmen, wie lange die Erledigung von Aufgaben dauert, welche Teams oder Teamkollegen die einzelnen Aufgaben besitzen und welche Abhängigkeiten jede Aufgabe mit sich bringt.
Um mit der Planung zu beginnen, kannst du erneut alle Notizzettel aus deinen Priorisierungssitzungen in Jira-Vorgänge umwandeln oder deine relevanten Jira-Vorgänge direkt in das Whiteboard importieren. Hier erfährst du, wie das geht.
Die Ideenfindung und Priorisierung, die du auf Whiteboards vorgenommen hast, lässt sich am besten mithilfe von intelligenten Abschnitten und Smart Connectors integrieren. Intelligente Abschnitte ermöglichen es dir, Jira-Vorgänge nach Planungssitzungen schnell und einfach zu aktualisieren. Wenn du einen intelligenten Abschnitt auf deinem Whiteboard erstellst und Jira-Vorgänge hineinziehst, werden Änderungen an Feldern (wie zugewiesene Person, Story Points und Stichwörter) in Echtzeit vom Whiteboard aus aktualisiert und sofort in Jira wiedergegeben, was einen reibungslosen Übergang von der Planung zur Ausführung ermöglicht.
Darüber hinaus ermöglichen dir Smart Connectors, auf deinem Whiteboard Grenzen zwischen Jira-Vorgängen zu ziehen und Beziehungen und Abhängigkeiten zu visualisieren. Diese Konnektoren wandeln Linien in Vorgangslinks um und aktualisieren automatisch das Jira-Feld "Verknüpfte Vorgänge".
Darüber hinaus ermöglichen dir Smart Connectors, Beziehungen zwischen Jira-Vorgängen auf deinem Whiteboard herzustellen, die dann in Jira wiedergegeben werden. Zeichne einfach eine Linie, um Vorgänge visuell zu verbinden, und wähle dann "Vorgänge verknüpfen", um sie in Smart Connectors umzuwandeln. Jetzt kannst du während deiner Planungssitzung alle verknüpften Jira-Vorgänge direkt in deinem Whiteboard ändern oder aktualisieren.
Confluence-Whiteboards enthalten auch Vorlagen, die bei der Planung helfen können. Die Workflow-Zeitleisten-Vorlage zum Beispiel erleichtert die Planung, indem sie den gesamten Projektzeitplan visualisiert und offen Diskussionen mithilfe von Whiteboard-Elementen wie Notizzettel, Stempeln und Abstimmungen ermöglicht.
Die Swimlane-Prozessvorlage hilft dir dabei, deine Planung zu verdeutlichen und komplexe Prozesse abzubilden, damit sie leicht zu verfolgen und zu verstehen sind. Flussdiagramme ermöglichen es dir, die Schritte jeder Aufgabe oder jedes Produktentwicklungsprozesses visuell darzustellen. Du kannst mit ihnen Abhängigkeiten ermitteln und sicherstellen, dass deine Planung mit deinen strategischen Zielen übereinstimmt.
Mühelos alle in Retrospektiven einbeziehen
Nach jeder Arbeitsiteration ist es wichtig, Retrospektiven abzuhalten – ein üblicher Prozess in der agilen Softwareentwicklung, bei dem die Teams jedes Projekt darauf überprüfen, was gut gelaufen ist und was nicht.
Confluence-Whiteboards können bei diesem Prozess ebenfalls helfen. Auch für Retrospektiven stehen viele Whiteboard-Vorlagen zur Auswahl.
Du kannst die einfache Vorlage für Retrospektiven verwenden, um die Meinung des Teams dazu einzuschätzen, was jedes Teammitglied an den letzten Produktentwicklungsprozessen für gut hielt und was seiner Meinung nach verbessert werden könnte.
Die Vorlage gibt den Teammitgliedern auch die Möglichkeit, Maßnahmen vorzuschlagen, die ihrer Meinung nach für zukünftige Priorisierungs- und Planungssitzungen hilfreich wären.
Ähnliche Ergebnisse erzielst du auch mit der 4L-Retrospektive. Die klar und einfach gehaltene Vorlage ermöglicht es den Teammitgliedern, mitzuteilen, was sie während eines Projekts gut oder schlecht fanden und was sie sich gewünscht hätten.
Es gibt auch eine Vorlage für eine Segelboot-Retrospektive. Mit dieser Vorlage können Teammitglieder mitteilen, was das Projekt verlangsamt hat und was es hätte beschleunigen können, indem sie Notizzettel an relevante Abschnitten der Vorlage anbringen. Die Vorderseite des Segelboots bildet alles ab, was den Fortschritt behindert, während der Wind in den Segeln für Ideen steht, die Prozesse hätten beschleunigen können.
Whiteboard-Vorlagen bieten eine Vielzahl von Ansätzen, die dazu beitragen können, dass deine retrospektiven Prozesse nicht stagnieren und langweilig werden.
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