Vorlage für Stufenlisten

Organisiere und priorisiere Aufgaben, um die Entscheidungsfindung zu vereinfachen und die Abstimmung im Team zu verbessern.

Bei vielen verschiedenen Optionen kann es schwierig sein, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Ob es nun darum geht, Funktionen für deine Produkt-Roadmap zu priorisieren oder Aufgaben für das Quartal zu gewichten – eine Stufenliste hilft dir, den Überblick zu behalten. Du kannst dich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist, indem du Elemente in klare, visuelle Kategorien einteilst, ohne dich in Vergleichen zu verzetteln.

Dieser Ansatz vereinfacht komplexe Entscheidungen und fördert eine bessere Abstimmung zwischen den Teams. Lass uns die Stufenlisten untersuchen und herausfinden, wie du sie mit Confluence-Whiteboards effektiv erstellen kannst, um deinen Entscheidungsprozess transparenter und teamorientierter zu gestalten.

Kostenlos eine Stufenliste mit Confluence-Whiteboards erstellen

Was ist eine Stufenliste?

Wenn du jemals Dinge einordnen musstest, von "unverzichtbar" bis hin zu "ein nettes Extra", dann kennst du bereits die Bedeutung einer Stufenliste. Mit einer solchen Liste lassen sich Elemente visuell nach verschiedenen Ebenen oder Stufen ordnen. Sie ermöglicht dir, deine Aufgaben in verschiedene Kategorien zu sortieren, wobei die oberste Kategorie deine höchsten Prioritäten enthält und die unterste Kategorie Dinge, die warten können.

Teams verwenden Stufenlisten, um komplexe Entscheidungen in überschaubare Abschnitte zu unterteilen. Anstatt sich damit aufzuhalten, die einzelnen Elemente miteinander zu vergleichen, werden ähnliche Elemente in Gruppen zusammengefasst. Dadurch ist es viel einfacher, das große Ganze zu sehen und zu entscheiden, worauf man seine Zeit und Ressourcen konzentrieren möchte.

Was ist eine Vorlage für Stufenlisten?

Eine Vorlage für Stufenlisten gibt dir eine vorgefertigte Struktur für die Erstellung deiner Ranglisten an die Hand. Damit du nicht jedes Mal bei null anfangen musst, bietet sie dir einen Rahmen, der dir bei der Orientierung hilft und dein Team bei der Bewertung von Optionen einheitlich vorgehen lässt. Die Verwendung eines Instruments für die Erstellung von Stufenlisten spart Zeit und hilft allen, die Bedeutung der einzelnen Stufen zu verstehen.

Eine Vorlage für Stufenlisten ist nützlich, wenn du mit einem Team arbeitest. Sie stellt sicher, dass alle dieselben Einstufungskriterien verwenden. Dadurch wird der Prozess objektiver und ist für die Stakeholder verständlicher. Außerdem ermöglicht eine Standardvorlage für Stufenlisten den Vergleich von Rankings im Laufe der Zeit oder über Projekte hinweg.

Wie sieht das richtige Ranking einer Stufenliste aus?

Bist du bereit, mit dem Ranking zu beginnen? Hier erfährst du, wie erfolgreiche Teams effektive Stufenlisten erstellen:

Beginne mit den Grundlagen: Finde heraus, was in deiner Situation wirklich wichtig ist. Es könnte um Kundenwirkung, Dringlichkeit oder beides gehen. Schreib es auf, damit alle im Team auf dem gleichen Stand sind.
Schlüssle jede Option auf: Nimm dir ein Beispiel an der strategischen Planung und verwende Tools wie die Vorlage für eine SWOT-Analyse, um dein Ranking einzuschätzen. Wenn du dir ein vollständiges Bild von jedem Element verschaffst, kannst du es der richtigen Stufe besser zuordnen.
Halte dich an deine Regeln: Anstatt einzelne Elemente zu vergleichen, überprüfe jedes Element anhand deiner ursprünglichen Kriterien. Wenn du nicht aufpasst, kann es schnell passieren, dass alles als "entscheidend" eingeordnet wird.
Binde dein Team ein: Nutze Tools für die Zusammenarbeit an Projekten, um dir ein Bild vom Standpunkt aller Beteiligten zu machen. Manchmal sieht die Person, die direkt an einem Projekt arbeitet, die Dinge anders als alle anderen, und diese Einsicht ist für eine genaue Einstufung unerlässlich.

Arten von Vorlagen für Stufenlisten

Unterschiedliche Situationen erfordern unterschiedliche Ranking-Ansätze. Bei der klassischen Stufenliste werden Buchstaben verwendet, wobei die Stufe S ganz oben steht (dieser Ansatz stammt ursprünglich aus japanischen Rankingsystemen, wo „S“ für "überlegen" steht), gefolgt von A, B, C usw. Sie eignet sich gut für Konkurrenzvergleiche oder wenn du die außergewöhnliche Bedeutung von hochrangigen Elementen hervorheben möchtest.

Im geschäftlichen Kontext empfiehlt es sich, aussagekräftigere Bezeichnungen wie zum Beispiel folgende Beschreibungen zu wählen:

"Kritisch/Hoch/Mittel/Niedrig" für die prioritätsbasierte Projektplanung
"Jetzt/Als Nächstes/Später/Niemals" für die Roadmap-Planung
"Über/Erfüllt/Unter" für Leistungsbewertungen
"Behalten/Verbessern/Entfernen" für die Analyse von Funktionen

Vorteile der Verwendung einer Vorlage für ein Stakeholder-Register

Optimierte Organisation

Eine Stufenliste verwandelt eine unübersichtliche Sammlung von Elementen in eine klare, visuelle Hierarchie. Wenn du ähnliche Elemente oder Aufgaben gruppierst, kannst du Muster erkennen und bei der Ressourcenzuweisung bessere Entscheidungen treffen. Diese organisatorische Übersicht ist besonders wertvoll, wenn sie mit einer Vorlage für einen Projektplan kombiniert wird. So kann alles auf Kurs gehalten werden.

Entscheidungsfindung verbessern

Wenn du vor schwierigen Entscheidungen stehst, hilft eine Stufenliste, den Entscheidungsprozess in überschaubare Schritte zu unterteilen. Anstatt alles auf einmal vergleichen zu wollen und dadurch überfordert zu sein, kannst du dich darauf konzentrieren, jedes Element anhand deiner Kriterien in die entsprechende Kategorie einzuordnen. Du kannst auch die DACI-Vorlage verwenden, um den Weg zu verfolgen, den du eingeschlagen hast und der dich zu einer bestimmten Entscheidung geführt hat.

Verbesserte Zusammenarbeit

Durch das Erstellen einer Stufenliste entsteht eine Kultur der Zusammenarbeit innerhalb deines Teams. Im Ranking-Prozess hat jeder ein Mitspracherecht, wodurch es einfacher wird, einen Konsens zu erzielen. Wenn Teammitglieder verstehen, warum Elemente auf eine bestimmte Weise eingestuft werden, ist es wahrscheinlicher, dass sie die daraus resultierenden Prioritäten unterstützen. Mit Confluence-Whiteboards kannst du das gesamte Team an einen Tisch bringen, um relevante Elemente zu kategorisieren. Es ist ganz einfach: Du musst nur den Link zum Board teilen.

Mehr Flexibilität

Vorlagen sorgen zwar für eine gewisse Struktur, sind aber nicht starr. Du kannst die Anzahl der Stufen ändern, sie umbenennen oder die Kriterien an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen. Diese Flexibilität bedeutet, dass du den gleichen grundlegenden Ansatz für verschiedene Rankingaufgaben verwenden kannst, während du die Details auf jede Situation zuschneidest.

Mehr Klarheit

Durch eine visuelle Organisation können alle auf einen Blick die Prioritäten erkennen. Diese klare Darstellung ist besonders wertvoll bei der Kommunikation mit Stakeholdern, die nicht in die tägliche Arbeit involviert sind. Eine gut organisierte Stufenliste erleichtert es, deine Argumentation zu erklären und bei wichtigen Entscheidungen Zuspruch zu erhalten.

So erstellst du eine Stufenliste

Schritt 1. Wähle ein Thema

Entscheide, was du bewerten möchtest. Geht es um die Priorisierung von Funktionen für die Entwicklung? Möchtest du die Marktchancen ausloten? Suchst du nach passenden potenziellen Lösungen für ein Problem? Ein klarer Fokus hilft dabei, dass deine Stufenliste relevant und wertvoll bleibt – setze dir Ziele für das, was du mit deinem Ranking erreichen möchtest.

Schritt 2. Lege Stufen fest

Definiere, was jede Stufe in deinem Kontext bedeutet. Formuliere genaue Beschreibungen, damit jeder den Unterschied zwischen den Stufen versteht. Wenn du beispielsweise Aufgaben priorisierst, könnten deine Stufen von "Kritisch für die Einführung" bis "Wäre praktisch, wenn es die Zeit erlaubt" reichen.

Schritt 3. Punkte zur Einstufung sammeln

Sammle alles, was du zur Bewertung benötigst. Das könnte ein Brainstorming mit deinem Team oder das Abrufen von Daten aus bestehenden Projekten sein. Achte darauf, ausreichend Informationen zu jedem Punkt zu haben, um ihn korrekt einzuordnen.

Schritt 4. Einstufungskriterien festlegen

Definiere spezifische Kriterien für jede Stufe. Was gilt als Oberliga, was als Mittelklasse? Dokumentiere die Kriterien, um eine konsistente Einstufung zu ermöglichen, besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind.

Schritt 5. Punkte in Stufen einordnen

Beginne, Punkte anhand deiner Kriterien in Stufen einzuteilen. Es muss nicht gleich perfekt sein – du kannst es nach und nach anpassen. Konzentriere dich darauf, klare, begründete Entscheidungen darüber zu treffen, wo jeder Punkt hingehört.

Schritt 6: Überprüfen und verbessern

Tritt einen Schritt zurück und betrachte das Gesamtbild. Ergeben die Einstufungen insgesamt Sinn? Hol dir Feedback von Stakeholdern und nimm bei Bedarf Anpassungen vor. Das ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu entscheiden, ob Punkte aufgeteilt oder kombiniert werden sollten.

Tipps für die Erstellung einer Stufenliste

Möchtest du, dass deine Stufenliste funktioniert? Diese Tipps helfen dir, etwas zu entwickeln, das dein Team sofort in die Tat umsetzen kann:

Einfach und fokussiert: Erstelle nicht mehr Stufen, als du benötigst. Zu viele Optionen verlangsamen Entscheidungen und verwischen die Grenzen zwischen dem, was wirklich wichtig ist und dem, was nicht.
Gedankengänge dokumentieren: Mache dir Notizen zu wichtigen Entscheidungen bezüglich der Einstufung. Zu erläutern, warum etwas in der obersten Stufe gelandet ist, erspart dir später stundenlanges Hin und Her.
Visuelle Hinweise nutzen: Markiere Stufen farblich, damit die Liste auf einen Blick verständlich ist. Rot könnte auf Dringlichkeit hinweisen und Grün könnte bedeuten, dass ein Punkt oder eine Aufgabe fertig ist, was auch immer für dein Team sinnvoll ist.
Regelmäßige Updates planen: Die Prioritäten ändern sich, also nimm dir jedes Quartal Zeit, um deine Einstufungen zu überprüfen und anzupassen, damit sie relevant bleiben.
Die richtigen Perspektiven finden: Erkundige dich bei Teamkollegen, die sich täglich um diese Dinge kümmern. Ihre praktische Erfahrung zeigt oft Prioritäten auf, die du vielleicht verpasst hast.

Erstelle eine Stufenliste mit Confluence-Whiteboards

Die Projektzusammenarbeit mit Confluence macht es einfach, Stufenlisten zu erstellen und mit deinem Team zu teilen. Du kannst dynamische, visuelle Einstufungen mit Confluence-Whiteboards erstellen, auf die jeder zugreifen und in Echtzeit aktualisieren kann. Mit der Drag-and-Drop-Oberfläche kannst du Punkte schnell in Stufen organisieren und du kannst Notizen, Kommentare und Farbkennzeichnungen hinzufügen, um deine Rangliste noch übersichtlicher zu gestalten.

Confluence umfasst Projektmanagement-Tools, um Teams zu helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Egal, ob du Projekte planst, Prioritäten setzt oder Optionen evaluierst: wenn du einen zentralen Ort hast, an dem du Stufenlisten erstellen und teilen kannst, bleiben alle auf dem Laufenden. Außerdem kannst du deine Stufenlisten ganz einfach mit der zugehörigen Dokumentation verknüpfen, sodass du den Kontext und die Argumentation hinter deinen Einstufungen leicht nachverfolgen kannst.

Erstelle kostenlos eine Stufenliste in Confluence

Zugehörige Vorlagen und Ressourcen

DACI

Richtschnur, der andere Teams folgen können, um zu erfahren, wie ihr es geschafft habt

Brainstorming

Leite ein sehr produktives Brainstorm.

Retrospektive

Untersuche mit der Vorlage für Retrospektiven den Projektablauf.