Strukturierte Daten mithilfe von Datenbanken organisieren
Confluence-Datenbanken befinden sich derzeit in der Beta-Phase und werden später in diesem Jahr für alle Confluence-Benutzer allgemein verfügbar sein. (Mehr erfahren)
Laut Gartner verwendet der durchschnittliche Büroangestellte 11 Anwendungen, um die täglichen Aufgaben zu erledigen. Bei so vielen Tools, die uns zur Verfügung stehen, ist es kein Wunder, dass es vielen Arbeitnehmern schwerfällt, organisiert und produktiv zu bleiben. Das ständige Hin- und Her zwischen den verschiedenen Apps kann zu Ablenkungen, Verwirrung und letztlich zu einem Rückgang der Effizienz führen.
Hier kommen die Confluence-Datenbanken ins Spiel: Sie bieten eine zentrale Lösung, mit der du alle wichtigen Informationen übersichtlich und organisiert erstellen, verwalten und in einen Kontext bringen kannst.
Im Folgenden werden wir uns mit den Grundlagen für den Einstieg in Confluence-Datenbanken beschäftigen. Egal, ob du neu in Confluence bist oder deine bestehenden Workflows optimieren möchtest - wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du das volle Potenzial von Confluence-Datenbanken freischalten kannst.
Was sind Confluence-Datenbanken?
Eine Datenbank ist eine strukturierte Sammlung von Informationen. Die Datenbanken in Confluence dienen als organisierte Repositorys innerhalb der Plattform und erleichtern das systematische Speichern, Abrufen und Verwalten verschiedener Datensätze. Mit diesen strukturierten Datenbanken können Teams Informationen effizient strukturieren, referenzieren und anzeigen und so eine zentralisierte und anpassbare Lösung für kollaborative Arbeitsbereiche anbieten.
Mithilfe von Confluence-Datenbanken können Teams eine umfassendes Informationsrepository erstellen und Tools, Links und Daten aus internen und externen Quellen zusammenführen. Diese kombinierte Ansicht kann an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden und dient als zentraler Knotenpunkt für den Zugriff auf und die Verwaltung von Inhalten.
Beispielsweise kannst du Datenbanken verwenden, um Informationen zu verschiedenen Projekten zu speichern und zu kategorisieren, z. B. Projektpläne, Besprechungsnotizen, Besitzer und relevante Jira-Links. Du kannst die Datenbanken auch verwenden, um wichtige Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Richtlinien zu speichern und zu teilen.
Confluence-Datenbanken bieten mehrere Vorteile:
- Informationen nahtlos verbinden und strukturieren: Mit den Confluence-Datenbanken können mehrere Teams schnell und einfach gleichzeitig Daten speichern und darauf zugreifen. Das strukturierte Format und die vordefinierten Feldtypen sorgen für konsistente Eingaben sowie Einheitlichkeit und Klarheit bei allen Einträgen.
- Kuratierte Ansicht der relevanten Arbeit erhalten: Mit Confluence-Datenbanken kannst du Informationen aus verschiedenen Quellen, einschließlich Jira-Aufgaben, Confluence-Seiten und externen Daten, in einer kuratierten Ansicht zusammenführen. Diese kuratierte Ansicht bietet dir eine umfangreiche Perspektive auf deine Projekte und ermöglicht es dir, dich auf die Arbeit zu konzentrieren, die für deine Ziele am wichtigsten ist. Durch das Zusammenfassen und Organisieren von Daten in einer zentralen Datenbank kannst du leicht auf die Informationen, die für den Erfolg deines Teams am wichtigsten sind, zugreifen und diese verwalten.
- Auf dem neuesten Stand bleiben: Dank der Echtzeit-Synchronisierung zwischen den Einträgen haben du und dein Team immer Zugriff auf die aktuellsten Informationen – veraltete Tabellenkalkulationen und manuelle Aktualisierungen gehören der Vergangenheit an.
- Datenanzeige anpassen: Passe die Anzeige von Informationen an deine Präferenzen an. Mit den Sortier- und Filteroptionen hast du die Möglichkeit, eine personalisierte Ansicht zu erstellen, die deinen individuellen Anforderungen entspricht. Egal ob in Tabellen, Karten oder Boards, Confluence-Datenbanken bieten flexible Optionen zur Informationsdarstellung, die die Datenvisualisierung verbessern.
Mit den Confluence-Datenbanken kannst du dich von der Informationsflut verabschieden – stattdessen erhältst du einen rationalisierten, organisierten und gemeinschaftlichen Arbeitsbereich. Übernimm die Kontrolle über deine Inhalte und steigere die Produktivität deines Teams in neue Dimensionen.
Schritte zur Verwendung von Confluence-Datenbanken
Bist du bereit, das volle Potenzial von Confluence-Datenbanken auszuschöpfen? Befolge diese sechs einfachen Schritten, um loszulegen.
Schritt 1: Eine Datenbank erstellen
Es gibt drei Möglichkeiten, eine Datenbank in Confluence zu erstellen:
Option 1: Gehe im Navigationsmenü zur Schaltfläche "Erstellen" und wähle "Datenbank" aus. Dies erstellt eine Datenbank in deinem aktuellen Bereich oder standardmäßig in deinem persönlichen Bereich, wenn du Bearbeitungsrechte hast.
Option 2: Öffne den Abschnitt "Inhalt" in der Seitenleiste des Bereichs und klicke auf die Schaltfläche "+". Klicke auf "Datenbank", um eine Datenbank in deinem Bereich zu erstellen. Du kannst auch eine Datenbank unter einem bestimmten Element in der Inhaltshierarchie erstellen, indem du mit dem Mauszeiger über den Titel des Elements in der Seitenleiste fährst und auf die Schaltfläche "+" klickst.
Option 3: Klicke während der Bearbeitung einer Seite auf die Schaltfläche "+" in der Symbolleiste. Suche nach der Option "Datenbank erstellen" oder gib einfach "/database" ein. Dies erstellt eine neue Datenbank als untergeordnetes Element der Seite, die du gerade bearbeitest, und fügt sie automatisch als intelligenten Link zu dieser Seite hinzu.
Schritt 2: Feldtypen hinzufügen
Sobald du in deinem Bereich eine Datenbank erstellt hast, kannst du Feldtypen hinzufügen, um deine Daten zu organisieren und zu strukturieren. Über Feldtypen kannst du den Datentyp definieren, der in einem bestimmten Feld gespeichert werden kann, z. B. Text, Zahlen, Daten oder Bilder. Mithilfe von Feldtypen kannst du ganz einfach sortieren, filtern und nach bestimmten Informationen in deiner Datenbank suchen.
So fügst du ein neues Feld hinzu:
- Klicke im Tabellenlayout auf die Schaltfläche "+" in der oberen rechten Ecke der Datenbank.
- Suche nach dem gewünschten Feldtyp oder wähle ihn aus den verfügbaren Optionen aus.
- Weise dem Feld einen Namen zu.
Schritt 3: Confluence zur Datenbank hinzufügen
Auf den Seiten kannst du alle wichtigen und unwichtigen Informationen festhalten. Du brauchst nur eine Seite aus einer Datenbank zu erstellen und schon kannst du loslegen.
Wenn du eine Seite aus einer Datenbank erstellst, verknüpfst du deine Seiten automatisch mit einem Eintrag. Dieser Prozess zentralisiert nicht nur all deine Informationen an einem Ort, sondern macht sie auch für jeden mit Zugriff auf die Datenbank leicht zugänglich. Besonders vorteilhaft ist dieser zentralisierte Ansatz für Gemeinschaftsprojekte, da Teammitglieder leicht auf die gemeinsame Datenbank zugreifen und an ihr zusammenarbeiten können.
Du kannst außerdem den Kontext und die verfügbaren Informationen für deine Daten verbessern, indem du Confluence-Seiten mit bestimmten Einträgen in deiner Datenbank verknüpfst. Diese Integration ermöglicht es dir, Metadaten von diesen Seiten abzurufen, wie Seitenstatus, Stichwörter und Details. So wird das Verständnis für deine Daten in der Datenbank verbessert. Diese Funktion stellt sicher, dass deine Datenbankeinträge mit relevanten und aktuellen Informationen aus den verlinkten Confluence-Seiten angereichert werden.
Schritt 4: Einträge und Werte hinzufügen
Wenn du mit Datenbanken auf einer Seite arbeitest, hast du die Möglichkeit, Einträge und ihre entsprechenden Werte hinzuzufügen oder zu ändern.
Jedes Feld steht für ein bestimmtes Element oder eine Kategorie und die entsprechenden Werte liefern Informationen über dieses Element oder diese Kategorie. Du kannst mehrere Einträge und Werte zu deiner Datenbank hinzufügen – sie wird so zu einem umfassenden und organisierten Werkzeug für die Speicherung und Verwaltung deiner Daten.
So fügst du einen Eintrag zur Datenbank hinzu:
- Klicke unten in der Datenbank auf "+ Eintrag hinzufügen".
- Gib die Werte für den neuen Eintrag ein.
- Im Tabellenlayout kannst du Werte direkt in die Tabelle eingeben oder aktualisieren.
- Für das Karten- oder Boardlayout wird ein Eingabefeld angezeigt, in das du die nötigen Informationen eingeben kannst.
Schritt 5: Layouts und Ansichten erstellen
Die Art und Weise, wie deine Informationen präsentiert werden, kann die Effizienz deines Teams stark beeinflussen. Datenbanklayouts und -ansichten bieten dir die Möglichkeit, die Darstellung deiner Datenbank zu personalisieren und die Interaktion mit den Daten zu optimieren.
Layouts: Wähle aus, wie deine Datenbank angezeigt werden soll, indem du im Menü eines der Layouts auswählst:
- Tabelle: Inhalte werden für eine klare und gut organisierte Ansicht der Einträge im Tabellenformat dargestellt.
- Karte: Einträge werden als separate Karten angezeigt, was eine visuellere Darstellung der Daten ermöglicht.
- Board: Du kannst einfache Kanban-Workflows mit Spalten erstellen, die auf einem einzelnen Feld in deiner Datenbank basieren, damit du den Fortschritt der Einträge verfolgen kannst.
Ansichten: Zusätzlich zu Layouts kannst du gespeicherte Ansichten erstellen, um mehr Kontrolle über die Darstellung deiner Datenbank zu haben. In gespeicherten Ansichten kannst du verschiedene Optionen wie Layout, Filter, Sortierung und sichtbare Felder definieren, die einheitlich auf alle Instanzen dieser Datenbank angewendet werden.
So erstellst du gespeicherte Ansichten:
- Navigiere zur gewünschten Datenbank.
- Definiere deine bevorzugten Optionen für Layout, Filter, Sortierung und sichtbare Felder.
- Öffne über die Symbolleiste das Auswahlmenü für die Ansicht.
- Klicke auf "Ansicht hinzufügen".
- Gib deiner neuen Ansicht einen Namen.
Durch das Anpassen der Ansichten kannst du die Darstellung deiner Daten an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen. Änderungen, die du an einer Ansicht vornimmst, werden bei allen Links und Einbettungen berücksichtigt, die diese Ansicht verwenden. So ist die Konsistenz deiner Confluence-Seiten und -Bereiche gewährleistet. Auf diese Weise kannst du deine Datenbank für verschiedene Anwendungsfälle optimieren und einfach zwischen den Ansichten wechseln, um auf die Informationen zuzugreifen, die du benötigst.
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