Tipps und Tricks für die optimale Nutzung von Confluence-Datenbanken
Da Remote-Arbeit inzwischen an der Tagesordnung ist, erwarten Mitarbeiter heute Tools, die eine unkomplizierte, asynchrone Zusammenarbeit ermöglichen.
Laut einer aktuellen Microsoft-Umfrage ist die Mehrheit der Mitarbeiter unzufrieden mit der Funktionsweise der Tools:
- 59 % geben an, dass ihre Zusammenarbeitstools nicht zu den bevorzugten Arbeitsweisen ihrer Teams passen.
- 72 % geben an, dass die Inkompatibilität ihrer Zusammenarbeitstools die teamübergreifende Zusammenarbeit erschwert.
Wenn du nach einer Möglichkeit suchst, die teamübergreifende Zusammenarbeit zu vereinfachen, sind Confluence-Datenbanken vielleicht genau das Richtige. Du kannst dir Confluence-Datenbanken als die ultimative Arbeitsbibliothek vorstellen, die es Teams ermöglicht, wichtige Daten aller Teams an einem zentralen Ort zu erstellen, zu verwalten und in einen Kontext zu bringen.
Sehen wir uns Confluence-Datenbanken einmal näher an: Worum handelt es sich, wie werden sie verwendet und welche Tipps und Tricks können deinem Team helfen, sie optimal einzusetzen?
Was sind Confluence-Datenbanken und wie funktionieren sie?
Confluence-Datenbanken sind in die Confluence-Plattform integrierte Repositorys, die dir helfen, eine Fülle von Daten aus allen Teams deiner Organisation zu speichern und zu verwalten. Sie erleichtern deinen Teams das Strukturieren und Organisieren von Informationen und sorgen dafür, dass die Daten leicht zu referenzieren, zu teilen, anzuzeigen und mit anderen Daten zu verbinden sind, was eine besonders effiziente funktionsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.
Die Datenbanken dienen als zentraler Dreh- und Angelpunkt. Du kannst sie mit externen und internen Daten jeder Art (Links, Tools, Videos, Dokumente usw.) füllen und diese Daten effizient organisieren. Du kannst auch eine benutzerdefinierte Ansicht der Daten erstellen, die zu den konkreten Wissensmanagementanforderungen deines Teams passt.
Mithilfe von Confluence-Datenbanken können Teams eine umfassendes Informationsrepository erstellen und Tools, Links und Daten aus internen und externen Quellen zusammenführen. Diese kombinierte Ansicht kann an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden und dient als zentraler Knotenpunkt für den Zugriff auf und die Verwaltung von Inhalten.
Confluence-Datenbanken vereinfachen Folgendes:
- Effizientes Verbinden und Strukturieren von Daten für mehrere Teams mit strukturierten Formaten und vordefinierten Feldtypen, die für Konsistenz und Klarheit bei allen Eingaben sorgen.
- Kuratieren deiner Aufgabenansicht, indem du alle notwendigen Informationen aus verschiedenen Quellen (z. B. Jira-Aufgaben, Confluence-Seiten und sogar externen Tools) integrierst, um deinem Team zu helfen, Ziele und Vorgaben konzentriert anzugehen.
- Anpassung der Datenanzeige, indem du mithilfe von Sortier- und Filteroptionen personalisierte Ansichten erstellst und so die Datenvisualisierung über Tabellen, Karten oder Boards hinweg verbesserst.
- Bereitstellung von Updates in Echtzeit für alle Stakeholder und ohne manuellen Aufwand – dank Funktionen zur automatisierten Synchronisierung in Echtzeit und intuitiver Freigabeoptionen.
Wenn dein Team mit einer Vielzahl von Tools, einer regelrechten Informationsflut und mehreren Informationsquellen zu kämpfen hat, könnten Confluence-Datenbanken die perfekte Lösung sein, um die Zusammenarbeit auf ganzer Linie zu rationalisieren und zu verbessern. Die Lösung ist dabei besonders benutzerfreundlich.
In diesem detaillierten Leitfaden findest du eine Anleitung für die ersten Schritte mit Confluence-Datenbanken (Erstellen einer Datenbank, Hinzufügen von Feldtypen usw.).
Gehen wir über die Grundlagen hinaus und besprechen wir einige fortgeschrittenere Funktionen und Best Practices, um das gesamte Potenzial von Confluence-Datenbanken auszuschöpfen.
Tipps und Tricks für Confluence-Datenbanken
Sehen wir uns zunächst die Benutzeroberfläche von Datenbanken an, um besser zu verstehen, um welche Funktionen es geht.
- Mithilfe von Datenbankansichten lässt sich die Anzeige von geteilten Datenbanken anpassen. Verwende Ansichten, um das Layout, die Filterung, die Sortierung und die sichtbaren Felder einer Datenbank zu definieren.
- Über die Schnellsuche kannst du Einträge in der Datenbank im Handumdrehen finden.
- Das Menü "Mehr" umfasst Datenbankaktionen wie "Rückgängig", "Wiederholen", "Struktur sperren" oder "Struktur kopieren", "Importieren", "Exportieren", "Hilfe" und "Feedback geben".
- Layouts definieren die Anzeige einer Datenbank. Zur Auswahl stehen Tabellen-, Karten- und Board-Layouts.
- Mithilfe von Einträge filtern kannst du bestimmte Kriterien für die Anzeige von Daten definieren. Wenn du mehrere Filter definierst, kannst du auswählen, ob bei der Anzeige deiner Einträge alle oder nur bestimmte Filter berücksichtigt werden sollen.
- Nach Feld sortieren ermöglicht es, die Reihenfolge deiner Einträge anhand von Feldwerten wie "Aufsteigend" (Pfeil nach oben) oder "Absteigend" (Pfeil nach unten) zu definieren.
- Mit Felder ausblenden kannst du die Auswahl der Felder in einer Ansicht aufheben und auf diese Weise ausblenden.
Das sind die wichtigsten Datenbankoptionen. Sehen wir uns nun genauer an, wie du sie verwenden kannst.
Felder für Confluence-Seiten und Jira-Vorgänge hinzufügen
Jede Confluence-Datenbankstruktur wird durch konfigurierte Feldtypen definiert.
Mit Feldtypen wird definiert, welche Art von Daten in einem bestimmten Feld gespeichert werden soll (Text, Zahlen, Daten, Bilder). Mithilfe von Feldtypen kannst du ganz einfach sortieren, filtern und nach bestimmten Informationen in deiner Datenbank suchen.
In der Ressource Erste Schritte hast du gelernt, wie du Felder erstellst und grundlegende Daten wie Text, Bilder, Daten und Benutzer hinzufügst.
Befassen wir uns nun mit einigen der komplexeren Feldtypen, die in Confluence-Datenbanken zur Verfügung stehen.
Seitenfelder
Seitenfelder sind ein Feldtyp zum Verknüpfen deiner Datenbanken mit relevanten Confluence-Seiten.
Verwende Seitenverknüpfungsfelder, um Einträge mit Confluence-Seiten zu verbinden oder im Handumdrehen neue Seiten direkt in deiner Datenbank zu erstellen. Wenn du zum Beispiel Projekte verwaltest, kannst du eine Verbindung herstellen und mit jedem Projekteintrag eine detailliertere, projektspezifische Seite direkt in der Datenbank erstellen.
Sobald du das Feld für die Seitenverknüpfung erstellt hast, suche einfach die gewünschte Confluence-Seite und füge sie der Datenbank hinzu.
Seitendetails
Im Feld "Seitendetails" kannst du die Metadaten einer verknüpften Confluence-Seite anzeigen. Es kann zum Beispiel den Autor einer Seite und den Zeitpunkt ihrer Erstellung hervorheben oder Rich-Text aus deinem Auszugsmakro anzeigen.
Du kannst auch den Status jedes Felds in Datenbanken ändern, indem du auf das Feld "Seitenstatus" klickst und einen der benutzerdefinierten oder vorgeschlagenen Status auswählst.
Sobald du den Status in Datenbanken änderst, wird die Änderung auch auf der entsprechenden Confluence-Seite angezeigt.
JIRA-Felder
Verwende das Feld "Jira-Vorgänge", um deine Datenbankeinträge mit einem oder mehreren Jira-Vorgängen zu verknüpfen und eine Roadmap der Vorgänge zu erstellen, die bearbeitet werden müssen.
Klicke in das Feld "FELDNAME" und wähle "Jira-Vorgangsfeld" aus.
Wähle im Drop-down-Menü "JIRA-INSTANZ" die Option "System-Jira" aus.
Dadurch wird ein Jira-Vorgangsfeld in deiner Datenbank erstellt, in dem du bestehende Jira-Vorgänge finden und mit deiner Datenbank verknüpfen kannst.
Das Feld "Jira-Vorgangsdetails" ermöglicht es dir, in einem Eintrag Jira-Felddetails aus einem verknüpften Jira-Vorgang anzuzeigen, um Vorgänge besser verwalten zu können. Du kannst dieses Feld zum Beispiel einrichten, um zu sehen, wann ein Jira-Vorgang zuletzt aktualisiert wurde.
Dieser Status ändert sich automatisch, wenn ein Vorgang aktualisiert wird.
Benutzerdefinierte Layouts erstellen
Confluence-Datenbanken sind leicht anpassbar, sodass jedes Team oder jede Einzelperson eine Ansicht erstellen kann, die perfekt zu ihren Bedürfnissen passt.
Du kannst zwischen diesen drei Layouts wählen:
Kartenansicht:
Board-Ansicht:
Tabellenansicht:
Du kannst auch zwischen den drei verschiedenen Ansichten wechseln, indem du auf das Ansichten-Symbol klickst und dann eine Ansicht auswählst.
Sobald du deine Ansicht ausgewählt hast, kannst du sie weiter anpassen, indem du Zeilen, Spalten, Boards und Karten neu anordnest. Klicke dazu einfach auf das obere Menüsymbol (Kebab, Überlauf) des zu verschiebenden Felds und ziehe es dann per Drag-and-Drop an den gewünschten Ort.
Du kannst jedes Feld, das du erstellt hast, über Zeilen und Spalten verschieben, um die perfekte Stelle dafür in deiner Karten-, Board- oder Tabellenansicht zu finden.
Gespeicherte Ansichten
Mit der Funktion "Ansicht speichern" kannst du benutzerdefinierte Ansichten erstellen und anzeigen, die für alle zugänglich sind (oder ausgewählte Personen). Wähle einfach die Option "Ansicht speichern" aus und klicke auf "Als neue Ansicht speichern".
Du wirst dann aufgefordert, die neu erstellte Ansicht zu benennen, damit du sie in Zukunft einfach über das Drop-down-Menü "Alle Einträge" aufrufen kannst.
Wenn du die neue gespeicherte Ansicht mit jemandem in deinem Unternehmen teilen möchtest, klicke einfach auf die Schaltfläche "Kopieren" und sende die kopierte URL.
Sortieren und Filtern
Mit Datenbanken kannst du Daten auf die für dich logischste Weise darstellen. Mit den Funktionen zum Sortieren oder Filtern kannst du die relevantesten Informationen in jeder Datenbank anzuzeigen, die du erstellst.
Du kannst deine Ansicht nach dem Seitenverknüpfungsfeld und den von dir erstellten Tags sortieren.
Es ist auch möglich, Filter zu erstellen. So kannst du beispielsweise die Daten nach Einträgen filtern, die einem bestimmten Benutzer gehören.
