In diesem Artikel beschreibt Dave West, CEO von Scrum.org, die unter Scrum.org dargelegte Zeremonie für die Sprintplanung. Scrum.org vermittelt Scrum gemäß dem Scrum Guide, der als offizieller Leitfaden zum Scrum-Framework in der Agile-Welt gilt. Megan Cook, Head of Product for Jira, erläutert ihre Sicht auf die Sprintplanung in diesem Video:
Was ist die Sprint-Planung?
Die Sprint-Planung ist bei Scrum das Ereignis, mit dem der Sprint gestartet wird. Bei der Sprint-Planung wird definiert, was im Sprint ausgeliefert werden kann und wie dies umgesetzt werden soll. Bei der Sprint-Planung arbeitet das gesamte Scrum-Team zusammen.
Bei Scrum ist ein Sprint ein festgelegter Zeitraum, in dem die Arbeit erledigt wird. Bevor es losgehen kann, musst du jedoch den Sprint vorbereiten. Du musst entscheiden, wie lang er dauern soll, welches Ziel er haben soll und wo ihr beginnen werdet. Die Sprint-Planungssitzung ist der Startschuss für den Sprint, weil dort die Agenda und der Schwerpunkt festgelegt werden. Bei richtiger Umsetzung entsteht so auch ein Umfeld, in dem sich das Team motiviert und herausgefordert fühlt und erfolgreich arbeiten kann. Eine schlechte Sprint-Planung dagegen kann das Team ins Straucheln bringen, weil sie unrealistische Erwartungen schürt.
- Was? Der Produktinhaber beschreibt das Ziel des Sprints und nennt die Elemente aus dem Backlog, die zum Erreichen dieses Ziels beitragen. Das Scrum-Team entscheidet, was im kommenden Sprint erreicht werden kann und wie es dazu vorgehen wird.
- Wie? Das Entwicklerteam plant die zum Erreichen des Sprint-Ziels erforderlichen Aufgaben. Letztlich ist der daraus resultierende Sprint-Plan eine Verhandlung zwischen dem Entwicklerteam und dem Produktinhaber auf der Basis von Wert und Aufwand.
- Wer? In die Sprint-Planung müssen der Produktinhaber und das Entwicklerteam unbedingt einbezogen werden. Der Produktinhaber definiert das Ziel ausgehend vom angestrebten Wert. Das Entwicklerteam muss beurteilen, ob es dieses Ziel erreichen kann. Wenn eine der Parteien fehlt, ist die Sprint-Planung nahezu unmöglich.
- Eingaben: Ein guter Ausgangspunkt für den Sprint-Plan ist das Produkt-Backlog, da es eine Liste potenzieller Aufgaben für den aktuellen Sprint enthält. Das Team sollte sich auch die im Inkrement bereits erledigten Aufgaben ansehen und die Kapazität berücksichtigen.
- Ergebnisse: Das wichtigste Ergebnis des Sprint-Planungsmeetings ist, dass das Team benennen kann, worin das Ziel des Sprints besteht und wie es auf dieses Ziel hinarbeiten wird. Dies wird im Sprint-Backlog visualisiert.
Vorbereitung des Sprint-Planungsmeetings
Für ein erfolgreiches Sprintplanungsmeeting ist etwas Disziplin gefragt. Der Produktinhaber muss vorbereitet sein und die Erkenntnisse aus dem letzten Sprint-Review, das Stakeholder-Feedback und seine eigene Produktvision so kombinieren, dass eine Grundlage für den Sprint entsteht. Aus Transparenzgründen sollte das Produkt-Backlog auf dem neuesten Stand und zugunsten der Klarheit optimiert sein. Die Backlog-Optimierung ist bei Scrum optional, weil nicht alle Backlogs optimiert werden müssen. Bei den meisten Teams ist es aber empfehlenswert, vor der Sprintplanung alle Teammitglieder zu versammeln, um das Backlog gemeinsam zu überprüfen und zu optimieren.
Wenn euer Sprint zwei Wochen dauert, solltest du das Meeting zur Backlog-Optimierung in der Mitte des Sprints ansetzen. Für das Team ist es gut, etwas Abstand vom Sprint zu gewinnen und die nächsten Aufgaben zu betrachten. Dies erleichtert die Sprint-Planung und vermittelt eine andere Sicht auf die laufende Arbeit.
Fester Zeitrahmen für die Sprint-Planung
Veranschlage für die Sprint-Planung maximal zwei Stunden pro Sprint-Woche. So sollte das Sprint-Planungsmeeting bei einem zweiwöchigen Sprint nicht länger als vier Stunden dauern. Mit diesem festen Zeitrahmen legst du fest, wie viel Zeit dem Team maximal für die Sprint-Planung zur Verfügung steht. Der Scrum Master ist dafür verantwortlich, dass das Meeting stattfindet und alle den vorgegebenen Zeitrahmen kennen. Wenn das Team schon vor Ablauf dieser Zeit zufrieden ist, wird das Meeting beendet. Der Zeitrahmen ist nur die Obergrenze – eine Mindestdauer für das Meeting gibt es nicht.
Fokussierung auf Ergebnisse statt auf Aufgaben
Bei der Sprint-Planung besteht die Gefahr, sich zu sehr in der Priorisierung, Zuweisung und Zeitplanung der einzelnen Tasks zu verstricken. Bei komplexen Aufgaben sind zu Beginn möglicherweise nur wenige Informationen vorhanden, sodass ein Großteil der Planung auf Annahmen basiert. Scrum ist ein empirischer Prozess. Du kannst somit nicht vorab planen, sondern gehst nach der Learning-by-Doing-Methode vor und lässt die so gewonnenen Informationen dann wieder in den Prozess einfließen.
Das Sprint-Ziel gibt vor, was generell mit dem Sprint erreicht werden soll. Du kannst auch die Backlog-Elemente mit Blick auf ein konkretes Ergebnis verfassen. User Storys sind eine gute Möglichkeit, die Aufgaben aus Kundensicht zu beschreiben. User Storys, die wie im Beispiel unten geschrieben sind, legen den Fokus bei Mängeln, Vorgängen und Verbesserungen auf das vom Kunden gewünschte Ergebnis statt auf das beobachtete Problem.
Wenn du in der User Story klare, messbare Ergebnisse angibst, weißt du genau, wann ihr fertig seid. Sorge schon im Vorfeld für möglichst viel Klarheit über die im Team anstehende Arbeit, damit alle die nötige Transparenz für ihre konkreten Aufgaben haben. Statt vage zu formulieren, solltest du beispielsweise lieber eine Frage stellen, die im Verlauf des Sprints zu beantworten ist.
Wenn du etwas nicht weißt, ignoriere diese Unbekannten nicht, denn sie sind bei schwierigen Aufgaben an der Tagesordnung. Sei ehrlich, statt dich hinter vagen Worten zu verstecken. Grenze die Aufgabe so ein, dass ihr mehr Informationen erhaltet.
Realistisches Vorgehen bei erforderlichen Schätzungen
Schätzungen sind bei der Sprint-Planung unverzichtbar. Das Team muss festlegen, was es in einem Sprint erreichen kann und was nicht: Dem geschätzten Arbeitsaufwand steht die Kapazität gegenüber. Schätzungen werden oft mit Verpflichtungen verwechselt. Eigentlich sind Schätzungen Prognosen auf der Basis des vorhandenen Wissens. Techniken wie Story Points oder die Aufwandsschätzung mit T-Shirt-Größen (T-shirt sizing) verbessern den Prozess, weil das Team das Problem aus einem anderen Blickwinkel betrachten muss. Sie sind aber keine Kristallkugel, die einen Blick auf die Zukunft offenbart. Je mehr Unbekannte vorhanden sind, umso unwahrscheinlicher ist eine korrekte Schätzung.
Gute Schätzungen erfordern Vertrauensbeziehungen im Team. Informationen müssen unbefangen geteilt und Annahmen frei diskutiert werden, um zu neuen Erkenntnissen und Verbesserungen zu gelangen. Wenn die Schätzungen nach Abschluss der Arbeit negativ ausgelegt werden und zu Vorwürfen führen, werden die nächsten Schätzungen entweder deutlich nach oben korrigiert, um kein Risiko mehr einzugehen, oder das Team benötigt dafür viel Zeit, weil es sich selbst hinterfragt und die Konsequenzen einer falschen Schätzung fürchtet.
Probiere verschiedene Techniken für Schätzungen aus, beispielsweise die Aufwandsschätzung mit T-Shirt-Größen (T-shirt sizing) oder Story Points. So gelangt ihr vielleicht zu unterschiedlichen Sichtweisen auf das Problem.
Best Practices für die Sprint-Planung
Es besteht die Gefahr, sich so in den Details der Sprint-Planung zu verlieren, dass der eigentliche Schwerpunkt dabei auf der Strecke bleibt: Die Erstellung eines Plans, der "gerade gut genug" ist für den nächsten Sprint. Das Team soll nicht Sklave des Plans sein, sondern der Plan soll dem Team wertvolle Ergebnisse vor Augen führen und ihm Leitlinien für die Selbstorganisation an die Hand geben. Ein guter Sprint-Plan motiviert das ganze Team, indem er ein Ergebnis und einen klaren Pfad zum Erfolg vorgibt. Achte darauf, nicht zu viel im Voraus zu planen. Du musst keinen kompletten Sprint-Plan entwickeln, in dem jede Minute des Sprints bereits geregelt ist. Konzentriere dich stattdessen auf das Ziel, und trage im Sprint-Backlog so viele Aufgaben ein, dass es für den Anfang reicht. Sorge als Nächstes dafür, dass das Produkt-Backlog richtig sortiert ist, damit das Team gleich weiterarbeiten kann, wenn es das Sprint-Ziel vorzeitig erreicht.
Scrum ist ein Prozess-Framework zur Lösung komplexer Problemstellungen, die ein empirisches Vorgehen ("Learning by Doing") erfordern. Da empirische Prozesse sehr schwer zu planen sind, solltest du dich von der Vorstellung des perfekten Plans verabschieden. Konzentriere dich stattdessen auf die Ergebnisse, und lege einfach los. Auch bei komplizierten Problemstellungen kann das Planen leicht sein.
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