Jedes Softwareteam hat einen Prozess, nach dem es seine Aufgaben abarbeitet. Wird dieser Prozess als Workflow eingerichtet, sorgt dies für Struktur, Reproduzierbarkeit und Skalierbarkeit. In Kombination mit einem klar definierten Projektumfang tragen Workflows dazu bei, die Projektplanung und andere Projektmanagementphasen zu verbessern.
Workflows unterstützen dich bei der Entscheidungsfindung. Außerdem helfen sie dir, Projektziele effizienter zu erreichen und Ergebnisse zu liefern, die genau auf die Anforderungen und Ziele des Unternehmens abgestimmt sind.
In diesem Artikel werden verschiedene Arten von Workflows vorgestellt. Du erfährst mehr über die wichtigsten Phasen effektiver Projektmanagement-Workflows und lernst Vorgehensweisen und Best Practices kennen, mit denen du gemeinsam mit deinen Teams effiziente Projekt-Workflows entwickeln kannst.
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Was ist ein Workflow?
In einem Workflow wird eine Abfolge von Projektaufgaben von Anfang bis Ende festgelegt. Zusätzlich werden die Rollen, Prozesse und Zeitpläne für das Erreichen der Projektziele angegeben.
Arten von Workflows
In der Softwareentwicklung kommen mehrere beliebte Projektmanagement-Methoden zum Einsatz, darunter Agile, DevOps, Kanban, Lean, das Wasserfallmodell und hybride Varianten. Jede Methode hat ihre speziellen Funktionen und Workflows und ist für bestimmte Arten von Projekten und Geschäftsanforderungen besonders gut geeignet.
Kanban-, Lean-, Wasserfall- und hybride Workflows sind besonders bei Fertigungs- und Dienstleistungsunternehmen beliebt. Softwareentwickler verwenden sie auch, bevorzugen aber in der Regel Agile. Daher steht diese Methode im Mittelpunkt dieses Artikels.
Die Bedeutung agiler Workflows im Projektmanagement
Agile Workflows helfen Entwicklerteams, während des gesamten Projektlebenszyklus Klarheit, Effizienz und Koordination zu erreichen und sicherzustellen. Agile Teams nutzen Workflows, um Deadlines zuverlässig einzuhalten, Ressourcen effektiv zuzuweisen und Risiken zu managen und zu mindern. Daher sind Workflows für die agile Entwicklung und das agile Projektmanagement unverzichtbar.
Phasen eines effektiven Projektmanagement-Workflows
Ein Projektmanagement-Workflow besteht in der Regel aus folgenden vier Phasen:
- Initiierung: In dieser Phase werden die Projektziele, der Umfang und die anfänglichen Ressourcen definiert.
- Planung: In dieser Phase teilt das Team Aufgaben in kleinere Einheiten auf, erstellt Zeitpläne und weist Ressourcen zu.
- Ausführung: In dieser Phase werden die Aufgaben gemäß dem Plan umgesetzt und die Teamleistung gesteuert.
- Überwachung und Kontrolle: In dieser Phase wird der Fortschritt verfolgt. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen, um den Projekterfolg und kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen.
So erstellst du einen agilen Workflow für erfolgreiche Projektabwicklung
Agile Workflows bestehen aus fünf Schritten, die effektives Projektmanagement ermöglichen und zum Erfolg beitragen: Projektziele definieren, Arbeit in kleinere Aufgaben und Meilensteine aufteilen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuweisen, eine Zeitleiste und einen Zeitplan erstellen sowie den Fortschritt überwachen und Anpassungen vornehmen.
Projektziele definieren
Halte die Ziele, Ergebnisse und Einschränkungen des Projekts fest. Arbeite mit Teammitgliedern, Stakeholdern und Führungskräften zusammen, um deren Erwartungen zu ermitteln und deine Projektziele optimal auf die Anforderungen und Ziele des Unternehmens abzustimmen.
Arbeit in kleinere Aufgaben und Meilensteine aufteilen
Teile das Projekt in überschaubare Aufgaben auf und lege ehrgeizige, aber erreichbare Meilensteine fest. Wäge den Wunsch nach schnellen Ergebnissen sorgfältig gegen die verfügbaren Ressourcen ab. Überlege, wie du Ergebnisse im Einklang mit den erwarteten Zielen und Vorgaben bei minimaler Fehlerquote und Nacharbeit liefern kannst.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuweisen
Weise den Teammitgliedern auf der Grundlage ihrer Kompetenzen und ihrer Verfügbarkeit Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu. Nutze Tools für das Ressourcenmanagement, um für genaue und vollständige Informationen über die Verfügbarkeit der Teammitglieder zu sorgen. So kannst du Kollisionen und Überschneidungen bei den Aufgaben wichtiger Personen besser vermeiden.
Eine Zeitleiste und einen Zeitplan erstellen
Erstelle eine detaillierte Zeitleiste mit klaren Fristen und Abhängigkeiten. Kennzeichne alle bekannten und erwarteten potenziellen Konflikte oder Verzögerungen.
Den Fortschritt überwachen und Anpassungen vornehmen
Stelle sicher, dass du über effektive Workflows und Prozesse verfügst, um den Fortschritt zu überwachen, Probleme zu identifizieren und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, um dein Projekt auf Kurs zu halten. Wo immer möglich und angemessen, solltest du auch Maßnahmen zugunsten der kontinuierlichen Verbesserung vorsehen.
Best Practices für Workflows
Mit effektiven Workflows kannst du verschiedene Projektmanagementaufgaben und -prozesse automatisieren und standardisieren. Die Automatisierungsfunktionen von Jira können dir helfen, Workflows zu straffen und deine Prozesse zu optimieren, indem du Engpässe behebst und den Projektbetrieb skalierst, wodurch das Projektmanagement in deinem Unternehmen effizienter und konsistenter wird. Diese Best Practices steigern den Wert deiner Workflows noch weiter:
- Gestalte Workflows so einfach wie möglich. Komplexe Prozesse sind schwer zu verstehen, umzusetzen und anzupassen. Hier sind einige empfohlene Workflow-Status:
- Zu erledigen: Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden
- In Arbeit: Aufgaben, an denen das Team gerade arbeitet
- Code-Review: Abgeschlossene Aufgaben, die überprüft werden müssen
- Erledigt: Aufgaben, die der teameigenen Definition von "Erledigt" entsprechen
- Auf QS wartend: Umgesetzte Aufgaben, die auf Prüfung durch einen Tester warten
- Bereit für den Merge: Code, der geprüft wurde und in den Master- oder Release-Branch gemergt werden kann
Es ist nicht nötig, für jeden Status im Workflow andere Personen vorzusehen. Wenn ein agiles Team reift, übernehmen Entwickler einen immer größeren Teil der Aufgaben – vom Design bis hin zur Auslieferung. Schließlich ist ein autonomes Team, das heterogene Aufgaben handhaben kann, eines der Kennzeichen von Agilität.
- Kommuniziere klar. Sorge für eine häufige und regelmäßige Kommunikation mit deinen Teams. Ermutige sie, dir alles mitzuteilen, was das Projekt vom Kurs abbringen könnte.
- Pflege den Kontakt mit Stakeholdern. Stakeholder, die von deinen Projekten betroffen sind, haben ihrerseits ebenfalls Einfluss. Halte sie in allen Projektphasen auf dem neuesten Stand, ermutige sie zu weiterer Unterstützung und gehe schnell und glaubwürdig auf ihre Bedenken ein.
- Strebe nach kontinuierlichen Verbesserungen. Hole Feedback von Entwicklern und Stakeholdern ein. Notiere dir genau, was gut gelaufen ist und was nicht. Nutze diese Informationen, um schrittweise Anpassungen und Verbesserungen der Ergebnisse, Workflows und Prozesse voranzutreiben.
Optimierung von Projektmanagement-Workflows mit Jira
Effektive Workflows können eine solide, flexible Grundlage für durchweg erfolgreiche agile Entwicklungsprojekte und Fortschritte in Richtung kontinuierlicher Verbesserung und Continuous Delivery schaffen. Gut durchdachte Prozesse machen es dir und deinen Teams leichter, diese Workflows zu entwickeln, auszuführen und zu verwalten und ihren Nutzen für dein Unternehmen zu maximieren.
Jira-Workflows können dir und deinen Teams helfen, das agile Projektmanagement zu optimieren. Jira erleichtert die Aufgabenverfolgung, die Teamzusammenarbeit, das Vorgangsmanagement und die Berichterstellung und unterstützt Agile und andere Projektmanagementmethoden.