Selbst kleine Projekte können heute in einer hochintegrierten, schnelllebigen Umgebung komplex sein. Eine Projekt-Roadmap dient als umfassender Ansatz für die Definition und Verwaltung der Arbeit bis zu ihrem erfolgreichen Abschluss. Sie beantwortet die Fragen nach dem Was, Wie und Warum rund um deinen Entwicklungsprozess. Im Gegensatz zu einem Projektplan, der detaillierter ist und den Fortschritt nachverfolgt, kommuniziert die Projekt-Roadmap übergeordnete Ziele, den Projektumfang und Ressourcenbedarf.
Eine gut ausgeführte Projekt-Roadmap ist ein wichtiges Tool für das Projektmanagement, damit Teams und Stakeholder während des gesamten Prozesses mit einem visuellen, leicht verständlichen Dokument konzentriert arbeiten. Finde anhand dieses Leitfadens heraus, wie du eine Projekt-Roadmap erstellst, um Teams bei der Planung, Definition und Kommunikation der wichtigsten Informationen zu jedem Projekt zu unterstützen.
So erstellst du eine Projekt-Roadmap in acht Schritten
Am einfachsten erstellst du eine visuelle Projekt-Roadmap, indem du sie in Schritte unterteilst, beginnend mit den Zielen und dem Umfang. Auf dieser Grundlage identifizierst du Stakeholder, erfasst du die Anforderungen, unterteilst die Arbeit in Phasen, definierst Aufgaben und Ressourcen, schätzt die Bearbeitungszeit und ordnest Abhängigkeiten zu. Das Ergebnis ist eine Roadmap, aus der hervorgeht, was du wie und weshalb erstellst. Nachfolgend erfährst du, wie du in acht einfachen Schritten eine Projekt-Roadmap erstellst.
Jira bietet eine Top-down-Transparenz, damit Teams ihre Arbeit planen, den Fortschritt nachverfolgen und Abhängigkeiten abbilden können. Die bewährte Plattform von Jira mit integrierter Flexibilität für das Erstellen von Roadmaps bietet die Tools für die Projektverwaltung von der Idee bis zur Markteinführung – unabhängig vom genauen Prozessablauf. Von den Stakeholdern bis zu den Entwicklern – die visuelle Präsentation beschleunigt das Verständnis und fördert fundierte Entscheidungen.
Schritt 1: Definiere die Projektziele und den Umfang
Als erster Schritt beim Erstellen einer Projekt-Roadmap definierst du deine Projektziele. Dadurch bestimmst du, was in die Roadmap aufgenommen und für später aufgehoben werden soll. Unternehmen, die hochwertige Produkte liefern, kennen die Vorteile der Ausrichtung von Projekten auf SMART-Ziele. Obwohl das Ergänzen von Funktionen und Optionen, die nicht Teil der Anforderungen sind, verlockend sein mag, solltest du mehrere kleinere Projekte planen, jedes mit eigenem Schwerpunkt. Dadurch steigt die Gesamtqualität und wird die Markteinführungszeit beschleunigt, damit die Kundenbedürfnisse vollständig erfüllt werden.
Der Umfang ist die Arbeit, die mit dem Projekt verbunden ist. Nehmen wir als Beispiel an, du verfolgst das Ziel, die Kostenschätzung für den Bau neuer Häuser auf eine Marge innerhalb von fünf Prozent der tatsächlichen Kosten zu verbessern. In diesem Fall kann der Projektumfang das Integrieren aktueller Lieferantendaten, das Implementieren von Trendmodellen künstlicher Intelligenz und das Einbinden von Updates in Echtzeit beinhalten.
Damit das Projekt fokussiert und erreichbar bleibt, kann der Umfang Verbesserungen der Benutzererfahrung ausschließen, um Scope Creep zu verhindern.
Schritt 2: Ermittle, wer die Stakeholder sind
Ermittle die Stakeholder, Teammitglieder, Sponsoren, Kunden und andere wichtige Parteien. Teams, die eng zusammenarbeiten, verbessern die Produktivität, weil die Verantwortlichkeiten für jedes Projektelement geklärt sind. Dadurch wird die Entscheidungsfindung beschleunigt und überflüssige Arbeit vermieden. Das fördert auch von Anfang an eine effektive Kommunikation.
Schritt 3: Lege die Anforderungen fest
Die Anforderungen geben klare Richtlinien darüber vor, welche Ziele mit dem Endprodukt zu erreichen sind. Wenn der Umfang strategische Partnerschaften beinhaltet, werden in den Anforderungen der Partner, die Art der zu integrierenden Daten, die Art und Weise des Einbeziehens der Daten und die erwarteten Projektergebnisse genannt.
Beispielaussage: Die Funktion zur Kostenschätzung ruft über eine offene API Bestandsdaten in Echtzeit von einem Lieferanten ab, sodass Benutzer aus verfügbaren Optionen auswählen und die aktuellen Kosten sehen können.
Ordne die Anforderungen gemeinsam nach Priorität und Machbarkeit. Basierend auf der Projektzeitleiste, dem Aufwand und den verfügbaren Ressourcen hilft das dem Team bei der Entscheidung, wofür Zeit geplant und was für später aufzuheben ist.
Schritt 4: Unterteile das Projekt in einzelne Phasen
Teile die Arbeit in Phasen oder Meilensteine auf. Jede Phase ist eine wichtige Etappe des Projekts mit einem klar definierten Ergebnis.
Zum Beispiel kann Phase 1 das zuverlässige Abrufen aller Partnerdaten auf Anfrage sein. Phase 2 kann das Vervollständigen der Benutzeroberfläche der Anwendung auf der Grundlage der Interaktion des Benutzers mit den Daten sein. Phase 3 kann das Standardisieren von Berichten für die laufende Benutzeranalyse sein. Und so weiter.
Schritt 5: Definiere die Tasks und Aktivitäten
Teile die Tasks und Aktivitäten zum Erreichen des Ziels innerhalb der Phasen auf. Phase 1 kann zum Beispiel das Implementieren von API-Schlüsseln und das Validieren von Datenzugang und -integrität beinhalten.
Das Team muss in die Projektzusammenarbeit einbezogen werden, um die kollektive Erfahrung aller Mitglieder zu nutzen. Dieser Schritt verfeinert die Projektplanung, indem alle Aktivitäten einbezogen werden. Identifiziere, wer für jede Aktivität verantwortlich ist, um den nächsten Schritt vorzubereiten.
Schritt 6: Schätze die Zeit und die Ressourcen
Du hast die Ziele, Phasen und Aktivitäten festgelegt. In diesem Schritt hilft eine visuelle Präsentation dabei, die Einschätzungen für den Zeit- und Ressourcenbedarf zu veranschaulichen. Zu den Ressourcen gehören Mitarbeiter, Technologie, Materialien und Budgets – alles Nötige für die Fertigstellung des Projekts.
Schätze die Zeit und Ressourcen mithilfe der Erfahrung deines Teams ab. Dein Datenexperte weiß wahrscheinlich, wie lange die Datenintegration dauert – je nach Art, Umfang und Reifegrad der Quelle. Mitglieder des Sicherheitsteams können Hardware oder Richtlinien ermitteln, die erforderlich sind, um Vorschriften einzuhalten. Diese können sich auf das Budget und die Zeitleiste auswirken, weshalb sie jetzt zu identifizieren sind.
Schritt 7: Identifiziere die Abhängigkeiten
Ordne die Abhängigkeiten zu, um eine Projektzeitleiste mithilfe eines Gantt-Diagramms, eines Kanban Boards oder einer anderen visuellen Präsentation der Tasks zu erstellen. Zum Beispiel hängt der Aufbau einer Schnittstelle für den Abruf externer Daten von der Entwicklung einer API oder anderen Integration ab. Mithilfe einer visuellen Präsentation lassen sich Engpässe, Einschränkungen und Ressourcenbelastungen schnell erkennen.
Schritt 8: Kommuniziere und überwache den Fortschritt
Teile deine Projekt-Roadmap mit den Stakeholdern und hole vor dem Beginn des Projekts deren Genehmigung ein. Die Ergebnisse müssen ihren Bedürfnissen entsprechen, und die Anpassung des Umfangs oder des Ansatzes wird einfacher sein, da es bereits eine Roadmap gibt. Projektmanager veranstalten oft ein Kickoff-Meeting, bei dem alle zusammenkommen, die Arbeit besprechen und Fragen stellen können.
Mit dem Ende des Kickoff-Meetings sollte jedoch nicht auch die Kommunikation vorbei sein. Behalte den Projektfortschritt im Auge und bleibe über Vorgänge auf dem Laufenden. Halte regelmäßige Statusbesprechungen mit den Stakeholdern ab, damit diese während des gesamten Projekts informiert bleiben.
Wesentliche Komponenten einer Projekt-Roadmap
Zu einer umfassenden Projekt-Roadmap gehört Folgendes:
- Ziele leiten die Arbeit des Teams bei der Definition dessen, was aus welchen Gründen erstellt wird.
- Meilensteine unterstützen das Team dabei, die Arbeit in erreichbare Phasen zu unterteilen und Fortschritte aufzuzeigen.
- Anforderungen sind der Erfolgsmaßstab für Meilensteine und Tasks.
- Tasks identifizieren alle notwendigen Arbeiten für die Fertigstellung des Projekts.
- Zeitleisten geben die Dauer und Reihenfolge für jeden Meilenstein und jeden Task an.
- Abhängigkeiten helfen beim Ermitteln der logischen Abfolge von Tasks und präziseren Einschätzung des Zeitbedarfs.
Die Wahl des richtigen Tools für das Erstellen von Projekt-Roadmaps
Die Auswahl des richtigen Tools hängt von deinen Projektanforderungen und Präferenzen ab. Funktionen wie Gantt-Diagramme und Kanban Boards stellen Projektinformationen in einem visuellen Layout dar, das Abhängigkeiten und Zeitleisten leichter verständlich macht. Jira bietet umfassende Tools für das Projektmanagement und die folgenden Roadmap-Funktionen:
- Boards helfen Teams dabei, die Arbeit zu planen, zu visualisieren und zu verwalten, indem sie Teile der Arbeit als visuelle Karten darstellen, die du zwischen Spalten oder Phasen verschieben kannst und mit denen du automatisch die Informationen der Zeitleisten aktualisieren kannst.
- Mit Vorgängen werden große Arbeitsaufgaben in kleinere, überschaubare Teile zerlegt. Nutze Vorgänge, um relevante Informationen zu Tasks und Status zu erfassen, damit dein gesamtes Team auf dem Laufenden bleibt.
- Zeitleisten ermöglichen Teams das Ergänzen von Epics und Zuordnen von Aufgabenelementen, Abhängigkeiten und Releases.
Wenn du bereit bist, heute eine Projekt-Roadmap zu erstellen, nutze die kostenlose Vorlage für eine Projekt-Roadmap von Jira, um Teams nahtlos aufeinander abzustimmen und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Best Practices für das Erstellen von Projekt-Roadmaps
Das Einbinden der Stakeholder in den Planungsprozess trägt dazu bei, dass deren Bedürfnisse durch deine Entwicklung abgedeckt werden. Wenn du deine Roadmap einfach und visuell ansprechend hältst, bleiben Teams und Stakeholder über den Projektfortschritt informiert, und durch die regelmäßige Aktualisierung der Roadmap bleibt das Team flexibel. Erwarte Änderungen und passe dich ihnen an.
Jira kann Teams dabei helfen, Best Practices zu befolgen. Die Aufschlüsselung komplexer Arbeitsaufgaben in Vorgänge bietet die Flexibilität, Prioritäten zu ändern, Probleme frühzeitig zu erkennen und auf Kurs zu bleiben, indem kleinere Arbeitsschritte zu verwalten sind. Teams können Confluence-Seiten direkt aus Jira erstellen und erhalten so eine zentrale Informationsquelle, die das Projekt von Anfang bis Ende organisiert.
Projekt-Roadmaps mit Jira erstellen
Übergeordnete Ziele zu sehen und zu verstehen, hilft dir bei der effektiven Arbeitsplanung und -priorisierung, beim Zuordnen von Abhängigkeiten, Verwalten von Ressourcen und Nachverfolgen von Fortschritten. Jira ermöglicht eine flexible visuelle Präsentation, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Teams sehen im Kontext der Projektziele, woran sie arbeiten und was als Nächstes kommt, und arbeiten mithilfe eines zentralen Repositorys effektiv im gesamten Unternehmen zusammen.
Projekt-Roadmap: häufig gestellte Fragen
Was sollte Teil einer Projekt-Roadmap sein?
Fast jede Projekt-Roadmap beinhaltet dieselben Elemente, unabhängig von ihrer Größe: Ziele, Meilensteine, Anforderungen, Aufgaben, Ressourcen, Zeitleisten und Abhängigkeiten.
Wie sieht eine Projekt-Roadmap aus?
Das Format einer Projekt-Roadmap kann je nach Art des Projekts variieren. Eine Roadmap für die Softwareentwicklung kann Planungs-, Entwicklungs-, Test- und Deployment-Phasen beinhalten. In jeder Phase kann es bestimmte Meilensteine geben, die auf den jeweiligen Aufgaben und Fristen basieren.
Zum Beispiel kann die Entwicklungsphase Meilensteine für die Datenstandardisierung, die Integration von Drittanbieterlösungen sowie Preis- und Rabattberechnungen umfassen. Detaillierte Aufgaben, Abhängigkeiten, Ressourcenzuweisungen und Zeitleisten liegen innerhalb dieser Meilensteine.
Kann man eine Vorlage verwenden, um Projekt-Roadmaps zu erstellen?
Teams verwenden häufig Vorlagen, um die Erstellung einer Projekt-Roadmap zu beschleunigen. Die Wahl des zu verwendenden Tools sollte auf deinen spezifischen Projektanforderungen basieren. Sehr flexible Tools ermöglichen dir, den Prozess unabhängig von Größe und Umfang deiner Projekte individuell anzupassen.
Jira bietet die Flexibilität, deine Projekt-Roadmap unter anderem mit Vorlagen anzupassen, und bietet umfassende Projektmanagement-Tools, die dir helfen, über ein einziges zentrales Tool von der Ideenfindung über die Projektumsetzung bis zum Support zu gelangen.