Erste Schritte mit Jira, Confluence und dem Scrum-Framework

Der Einstieg in die Implementierung agiler Tools kann auf den ersten Blick überfordernd erscheinen. Um dem entgegenzuwirken, haben wir einige Begriffe zusammengestellt und erklärt, damit dein Team in kürzester Zeit auf Sprints umstellen kann. Werfen wir einen Blick auf zwei der häufigsten Scrum-Ereignisse, die beim agilen Projektmanagement vorkommen.

Ein Sprint ist ein kurzer, festgelegter Zeitraum, in dem ein Scrum-Team ein bestimmtes Arbeitskontingent erledigt. Sprints sind im Scrum-Framework sehr effektiv, da sie Projekte überschaubarer machen und es den Teams ermöglichen, schnell und effizient zu arbeiten. Die Länge des Sprints liegt normalerweise zwischen einer und vier Wochen, am häufigsten jedoch sind es zwei Wochen. Unabhängig davon, welchen Zeitrahmen du wählst, sollte er kurz genug sein, um Risiken zu mindern, aber lang genug, damit dein Team die Arbeit abschließen kann.

Jira eignet sich sehr gut zum Visualisieren und Verwalten der Arbeit agiler Teams. Das Ziel eines Sprints besteht darin, im Team ein Inkrement eines zu entwickelnden Produkts zu erstellen. Jira optimiert Sprints in Echtzeit, indem es deinem Team ermöglicht, das Backlog visuell zu organisieren, User Storys abzuschätzen, den Sprint-Umfang und die Geschwindigkeit anzupassen sowie Probleme neu zu priorisieren. Sobald dein Team mit der Software vertraut ist, bietet Jira die erweiterte Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren und den Sprint-Workflow zu optimieren.

Scrum ist ein Framework, das die agile Denkweise nutzt, um Teams dabei zu helfen, jeden Arbeitstag des Sprints zu organisieren, zu reflektieren und zu planen. Der Daily Scrum ist eine kurze Zusammenkunft von 10 bis 15 Minuten, bei der das Team seinen Fortschritt grob besprechen kann. Diese Meetings ermöglichen es den Mitgliedern, wichtige Informationen auszutauschen, Blocker oder Probleme zu besprechen und sich gegenseitig für ihre Aufgaben zur Verantwortung zu ziehen. Daily Scrums sorgen auch dafür, dass die Mitarbeiter motiviert bleiben und miteinander interagieren, was die allgemeine Zufriedenheit des Teams erhöht.

Vielleicht ist dein Team von der Vorstellung täglicher Meetings erst einmal nicht begeistert. Es sollte jedoch wissen, dass ein Daily Scrum wenig mit herkömmlichen Meetings gemeinsam hat. Daily Scrums sind eher als kurze "Check-ins" statt ausführliche Besprechung zu verstehen. Achte darauf, dass daraus kein einstündiges Meeting wird, das anderen Arbeiten im Wege steht! Diese Stand-ups sind eine Praxis zur Risikominderung, die sicherstellt, dass alle auf demselben Stand bleiben.

Ein erfolgreicher, sinnvoller Daily Scrum beinhaltet Rückmeldungen zu den gerade im Team laufenden Aufgaben, zu eventuell benötigter Unterstützung und zu potenziellen Blockern für Aufgaben. Dein Team sollte den aktuellen Fortschritt in Richtung des Sprint-Ziels überprüfen und einen Plan für den Tag erstellen. Es gibt drei wichtige Fragen, die deine Teammitglieder bei jedem Scrum-Meeting beantworten sollten:

1. Woran habe ich gestern gearbeitet?
2. Woran arbeite ich heute?
3. Welche Issues behindern mich?

Um während des Scrum zusätzliche Einblicke zu erhalten, kann dein Team ein Scrum Board in Jira oder ein Burndown-Chart verwenden, um zu verdeutlichen, wie viele Aufgaben bereits im Rahmen des Sprints abgeschlossen wurden und wie viel insgesamt noch zu erledigen ist. Darüber hinaus haben wir eine umfangreiche Liste mit barrierefreier Dokumentation zusammengestellt, die deinem Team hilft, den agilen Prozess zu optimieren und das Beste aus euren Daily Scrums herauszuholen.

Der Zweck dieser Stand-ups bleibt zwar relativ konsistent, doch es gibt keine feste Schablone für Scrum-Meetings. Die Scrums deines Teams sollten so angepasst sein, dass sie für jedes Teammitglied funktionieren und alle für den bevorstehenden Arbeitstag motivieren.

Jetzt, da dein Team weiß, inwiefern Sprints und Daily Scrums für den agilen Entwicklungsprozess relevant sind, ist es an der Zeit, sich die Zeremonien oder Ereignisse im Scrum-Framework genauer anzusehen. Diese Zeremonien schaffen Regelmäßigkeit und helfen Teams, eine transparente Kommunikation aufrechtzuerhalten. Normalerweise laufen zwei Prozesse gleichzeitig ab: die Vorbereitung auf den Sprint und der Sprint an sich. Zusätzlich gibt es die Phase nach dem Sprint.

Jeder Sprint sollte mit der Sprint-Planung beginnen. Bei dieser Zeremonie definiert das gesamte Scrum-Team, was es im Sprint leisten kann und wie dies erreicht werden soll. Zu Beginn eines neuen Projekts haben Teams meist eine lange Liste von Aufgaben und Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Diese Informationen werden im Produkt-Backlog festgehalten, einer fortlaufend aktualisierten Aufgabenliste.

Danach beginnt der Sprint. Am Ende trifft sich das Team, um das Backlog noch einmal zu betrachten und zu klären, was tatsächlich erledigt wurde. Diese Zeremonie wird als Sprint-Review bezeichnet und ist ein guter Zeitpunkt, um eine Produktversion zu demonstrieren und Feedback von Teammitgliedern zu erhalten. Das Backlog wird während dieser Überprüfung ebenfalls überarbeitet, damit es als Ausgangspunkt für den nächsten Sprint dienen kann.

Der letzte Schritt jedes Sprints ist die Team-Retrospektive, eine Zeremonie nach dem Sprint, bei der das Team zusammenkommt, um festzustellen, was gut funktioniert hat und was nicht. Diese Retrospektive ist eine großartige Möglichkeit, einen sicheren Ort zu schaffen, an dem die Teammitglieder besprechen können, was während des Sprints passiert ist. Teams können die Retrospektive nutzen, um über fast alles zu sprechen und künftige Prozesse zu verbessern.

Wie genau passen nun Jira und Confluence in diesen agilen, von Zeremonien geprägten Entwicklungsprozess?

Schon einzeln sind Confluence und Jira zwei sehr mächtige Werkzeuge. Gemeinsam jedoch können sie die Art und Weise, wie Teams Projekte gemeinsam bearbeiten, Software erstellen und wichtige Entscheidungen treffen, grundlegend verändern.

Wie erwähnt laufen üblicherweise zwei Prozesse gleichzeitig ab: die Vorbereitung auf den Sprint und der Sprint an sich. Teams verwenden Jira, um diese Prozesse zu visualisieren, indem sie einen benutzerdefinierten Workflow auf zwei Jira-Boards einrichten. Diese Boards sind als Refinement-Board und Sprint-Board bekannt. Die meisten Teams haben ein Sprint-Board, aber nur wenige verfügen über ein effektives Refinement-Board. Das Refinement-Board soll sicherstellen, dass Aufgaben ordnungsgemäß vorbereitet und geplant werden, um einen erfolgreichen Sprint durchzuführen.

Confluence fungiert als Dreh- und Angelpunkt für alle Anforderungen deines Teams an die Zusammenarbeit. Die Sprint-Abfolge kann in Team Calendars angezeigt und verfolgt werden, wodurch das gesamte Projekt und das Team transparent werden. Team Calendars bleiben automatisch auf dem Stand des Backlogs und können einfach mit den Projektbeteiligten geteilt werden.

Mit erweiterten Berechtigungen können Teammitglieder oder kleine Gruppen privat an einem Dokument arbeiten, solange es noch in Bearbeitung ist. Besprechungsnotizen, Projektpläne, kollektive Wissensdatenbanken und vieles mehr werden an einem Ort vereint. Das macht Confluence zum optimalen Arbeitsbereich für agile Teams jeder Art.

Einer der größten Vorteile der gemeinsamen Verwendung von Jira und Confluence liegt darin, dass die Tools und Tarife so konzipiert sind, dass sie mit deinem Team wachsen. Hier sind einige zusätzliche Funktionen, die dein Team bei der Verwendung dieser leistungsstarken Tools nutzen kann:

Jira:

• Verfolgung der Velocity: Das Velocity-Chart zeigt, wie viel Mehrwert pro Sprint geschaffen wurde. So kannst du vorhersagen, wie viel Arbeit dein Team in zukünftigen Sprints erledigen kann. Bei Besprechungen zur Sprint-Planung hilft es deinem Team bei der Entscheidung, wie viel Arbeit es maximal annehmen kann.
• Gesundheitscheck für Teams: Beim Gesundheitscheck wird dein Team anhand der acht Attribute bewertet, die bei gut funktionierenden Teams am häufigsten zu finden sind. Am Ende der Gesundheitscheck-Sitzung ermittelst du Stärken, die dein Team nutzen kann, sowie Bereiche mit Herausforderungen, an denen ihr wachsen könnt.

Confluence:

• Vorlagen: Confluence ist das Canva des Projektmanagements! Von Produktanforderungen bis hin zu Marketingplänen – in Confluence kannst du sämtliche Dokumente erstellen. Es gibt zu jedem Projekt die passende Vorlage.
• Makros: Makros erweitern die Funktionen deiner Confluence-Seiten, sodass du zusätzliche Funktionen hinzufügen oder dynamische Inhalte einbeziehen kannst. Du kannst Makros verwenden, um das Format und das Layout einer Seite zu ändern, Medien anzuzeigen und Inhalte zu organisieren.

Jira und Confluence helfen Teams dabei, organisiert zu bleiben und reibungslos von der Planung zur Ausführung überzugehen. Diese Tools bieten alles, was dein Team benötigt, um gleich als leistungsstarkes agiles Team durchzustarten. 76 % der Jira-Kunden gaben an, dass die Integration mit Confluence dazu beigetragen hat, Produkte schneller auszuliefern und die Kommunikation zwischen Entwicklerteams und nichttechnischen Stakeholdern zu vereinfachen.

Wenn du interessiert bist und gerne mehr erfahren möchtest, ist es an der Zeit, einen genaueren Blick auf die Verwendung von Confluence und Jira für jede Phase eines Agile-Sprints zu werfen.