Du bist Projektmanager und dein Team steht kurz vor dem nächsten Sprint. Aber sind die Aufgaben soweit, dass dein Team daran arbeiten kann?
Mit einer "Definition of Ready" (DoR), die für agiles Projektmanagement unverzichtbar ist, kannst du dies leicht feststellen. So kannst du sicher sein, dass dein Team die Aufgabe effektiv angehen kann und zusätzlich Unterstützung bei der Backlog-Verfeinerung erhält.
Auf dieser Seite gehen wir näher auf die "Definition of Ready" in Scrum- und Agile-Ansätzen ein und erklären, wie du beurteilen kannst, ob eine Aufgabe diese Kriterien erfüllt.
Was ist die "Definition of Ready"?
Eine "Definition of Ready" (DoR) ermöglicht dir eine Evaluierung der Arbeit, bevor dein Team mit dieser beginnt. Die DoR definiert eine Aufgabe, eine User Story oder einen Story Point für dein Team. Wenn du einen Scrum-Ansatz verwendest, bedeutet die DoR, dass du sofort mit der Arbeit beginnen kannst. Bevor du ein Projekt startest, muss dein Team Folgendes wissen:
- Deine Zielkunden: Was sind ihre Beweggründe, Probleme und Bedürfnisse?
- Die Projektziele: Was ist der Zweck des Projekts?
- Die erforderlichen Aufgaben: Liefern sie Mehrwert, sowohl für das Unternehmen als auch für den Benutzer? Sind sie klar und machbar?
- Technische Anforderungen: Sind die notwendigen Ressourcen vorhanden? Ist der technische Ansatz oder die Lösung nachvollziehbar? Kannst getestet werden?
- Zeitschätzungen: In welchem Zeitrahmen soll die Arbeit abgeschlossen werden? Haben sich die Beteiligten und das Team auf ein Enddatum geeinigt?
- Die "Definition of Done" (DoD): Wie sieht der Projektabschluss bzw. die DoD aus? Welche Scrum-Metriken willst du zur Bewertung des Erfolgs verwenden?
Erst wenn das Team den Umfang des Projekts verstanden hat, kann die Arbeit vom Produkt-Backlog in die aktive Phase übergehen. Das Team muss sich gemeinsam einig werden, ob die Arbeit abgeschlossen ist. Auf diese Weise reduzierst du jegliches Hin und Her bei der Arbeitsbelastung des Teams.
Wichtige Kriterien einer DoR
Eine DoR umfasst sechs wichtige Kriterien, die du berücksichtigen solltest, denn diese unterstützen dich bei deiner agilen Planung. Diese Kriterien werden im Akronym INVEST zusammengefasst, wobei INVEST für Folgendes steht:
Independent (unabhängig)
Egal, an welchem Backlog-Punkt du gerade arbeitest, er darf nicht von einer anderen Aufgabe abhängig sein, d. h. der Backlog-Punkt muss eigenständig sein. Auf diese Weise kann dein Team unnötige Arbeit vermeiden.
Negotiable (verhandelbar)
Eine Aufgabe sollte nicht starr sein. Du musst flexibel genug sein, um andere Optionen in Betracht zu ziehen, die das Team anbieten könnte.
Valuable (wertvoll)
Deine Arbeit muss einen Zweck haben. Noch wichtiger ist, dass sie dem Produkt, dem Kunden und dem Unternehmen einen Mehrwert liefert.
Estimable (schätzbar)
Die Aufgabe muss machbar, erreichbar und messbar sein. Dein Team muss wissen, wie viel Zeit und Aufwand es einplanen muss. Wenn der Sprint mehrere Aufgaben erfordert, gilt dies für jede einzelne Aufgabe.
Klein
Die Arbeit muss überschaubar sein. Wenn eine Aufgabe komplex ist, solltest du sie in kleinere Aufgaben unterteilen können. Dadurch werden "Brandbekämpfungen" und hektisches Arbeiten zur Einhaltung unangemessener Deadlines verhindert. Außerdem schützt du so dein Team vor einem Burn-out.
Testable (testbar)
Spezifiziere die Erfolgs- und Abschlusskriterien auf Grundlage der Unternehmens- und Benutzeranforderungen. Anhand dieser Kriterien kann dein Team beurteilen, ob die Aufgabe abgeschlossen ist.
Warum ist die "Definition of Ready" wichtig?
Mit einer klaren DoR können du, dein Team und deine Stakeholder selbstbewusst handeln und klare Erwartungen festlegen.
Eine DoR ist für dein Unternehmen aus folgenden Gründen unverzichtbar:
- Verbesserte Kommunikation: Eine DoR hilft deinem Team, besser zu kommunizieren, ob eine Aufgabe bereit zur Bearbeitung ist. Das sorgt für weniger Verwirrung und Verzögerungen.
- Verbesserte Effizienz: Eine DoR ermöglicht es deinem Team, Aufgaben effizient auszuführen, weil Teammitglieder schneller arbeiten können, da sie die technischen Anforderungen verstehen.
- Weniger Fehler: Wenn das Team eine Aufgabe genau versteht, kann es Fehler während des Sprints minimieren.
- Förderung der Zusammenarbeit: Eine DoR kann als eine Arbeitsvereinbarung angesehen werden und fördert die Zusammenarbeit im ganzen Team.
Unterstützung deines Teams: Eine DoR gibt deinem Team die Verantwortung und Kontrolle über seine Aufgaben. "Denke daran, dass die DoR vom Team für das Team geschaffen wurde", so Mark Cruth, Modern Work Coach von Atlassian. "Es geht darum, was das Team braucht, um sich wohlzufühlen und mit der Arbeit beginnen zu können."
So erstellst du eine effektive DoR
Da du jetzt weißt, was eine DoR ist, wird es Zeit, eine zu erstellen. Lass uns schrittweise den Prozess für die Erstellung einer effektiven DoR für dein Unternehmen durchgehen:
- Definiere die Verantwortlichkeiten deines Teams. Stelle sicher, dass jedes Teammitglied weiß, wofür es verantwortlich ist.
- Beziehe wichtige Stakeholder mit ein. Du benötigst ihren Input und ihre Zustimmung zu den DoR-Kriterien, um jeglichen Scope Creep zu minimieren.
- Spezifiziere die DoR-Struktur und das Format. Wofür ist deine Checkliste? Was definiert für die Bearbeitung bereite Aufgaben? Wie bestimmt dein Team, was bereit ist? Dies sind wichtige Fragen, die du dir bei der Erstellung eines DoR stellen solltest.
- Pflege dein Backlog. Nichts geht über ein gut gepflegtes Backlog. Dein Team muss prüfen, ob ein Artikel in die Produkt-Roadmap passt und immer noch relevant ist.
- Identifiziere und definiere User Storys. Bestimme die Kriterien einer User Story und ob diese durchführbar ist.
- Stelle sicher, dass die DoR den INVEST-Kriterien entspricht. Eine DoR-Checkliste bestimmt, ob eine Aufgabe unabhängig, verhandelbar, wertvoll, schätzbar, klein und testbar ist.
- Überprüfe deine DoR regelmäßig. Die Prioritäten ändern sich, und deine DoR muss diesen Änderungen Rechnung tragen. Andernfalls arbeitet dein Team möglicherweise nicht so effizient. "Wenn du feststellst, dass das Team es regelmäßig nicht schafft, alle Aufgaben in einem Sprint zu erledigen, oder wenn es Mühe hat, die Aufgaben innerhalb des Sprints zu verstehen, muss wahrscheinlich deine Definition of Ready überprüft und aktualisiert werden", erklärt Cruth.
Da du nun alle Schritte kennst, kannst du in Jira eine DoR-Checkliste erstellen. So kannst du sicherstellen, dass dein Team weiß, wie eine Aufgabe zu erledigen ist und wie die Erwartungen lauten.
Optimiere die DoR deines Teams mit Jira
Bist du bereit, mit deiner DoR loszulegen? Jira unterstützt die Agilität in deinem Softwareteam und stellt sicher, dass die Arbeit für deine Kunden und das gesamte Unternehmen von Nutzen ist.
Lege deine DoR fest und integriere die Anforderungen in Jira. Erstelle benutzerdefinierte Felder oder lade die Erweiterung herunter, um in Jira Vorgangs-Checklisten für jeden Jira-Vorgang zu erstellen. Wenn du mit unterschiedliche Aufgabentypen arbeitest, kannst du verschiedene DoR erstellen, indem du die Jira-Vorgangstypen anpasst.
Jira vereinfacht außerdem den Prozess der Sprint-Backlog-Verfeinerung. Mit Jira kann dein Softwareteam:
- Bestimmen, welche Aufgaben und User Storys bereit und umsetzbar sind,
- Große Aufgaben in kleinere, überschaubare Sprints aufteilen,
- Sprints effizient ausführen und auf Kurs bleiben,
- Die Geschwindigkeit mit so wenig Reibungspunkten wie möglich verbessern.
"Definition of Ready": Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Beispiel für eine DoR?
Eine DoR informiert dein Team darüber, ob ein Backlog-Item für einen Sprint bereit ist. Hier ist ein Beispiel für eine "Definition of Ready" für einen Bugfix:
Möglicherweise war noch ein Bugfix in deinem Backlog, den du jetzt nach oben verschieben kannst. Das liegt daran, dass dein Team Folgendes getan hat:
- Es hat bestimmt, dass er umsetzbar ist. Das Team ist der Meinung, dass der Bugfix durchführbar und unabhängig von anderen Aufgaben ist.
- Es hat ein gemeinsames Verständnis etabliert. Das gesamte Team versteht, was der Bugfix beinhaltet. Es weiß, was es zur Umsetzung benötigt.
- Es hat den Wert erkannt. Das Team ist sich der Auswirkungen des Bugfixes auf Kunden und das Unternehmen bewusst.
- Es hat Kriterien und eine Zeitleiste für die Fertigstellung festgelegt. Das Team schätzt die Zeit bis zur Fertigstellung des Bugfixes anhand wichtiger Benchmarks.
- Es ist zu der Annahme gekommen ist, dass der Bugfix testbar und überprüfbar ist. Das Team kann den Bugfix testen, um festzustellen, ob er funktioniert, und dies den Stakeholdern demonstrieren.
Wie passt DoR in das agile Projektmanagement?
Eine DoR ermöglicht es deinem Team, agil zu sein. Sie ist perfekt für agiles Projektmanagement, denn es bietet deinem Team folgende Vorteile:
- Es weiß, an welchen Aufgaben es innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens arbeiten kann.
- Es kann effektiv arbeiten, da alle Teammitglieder die Abhängigkeiten und Anforderungen kennen.
- Es hat alle notwendigen Informationen, um einen pünktlichen Abschluss der Arbeit sicherstellen zu können.
Was ist der Unterschied zwischen DoR und DoD?
Sowohl DoR als auch DoD sind wichtige Prüfsteine an beiden Enden eines Sprints. Es gibt jedoch ein paar wichtige Unterschiede:
- DoR: Dies sind die Kriterien, anhand derer bestimmt wird, ob eine Aufgabe oder eine User Story bereit ist, von deinem Team bearbeitet zu werden.
- DoD: Das ist die Benchmark für die Evaluierung, wann eine Aufgabe oder eine User Story abgeschlossen ist.