Brauchst du Hilfe wegen Ineffizienz und schlechter Organisation? Bist du es leid, mit Aufgaben zu jonglieren, Fristen zu verpassen und mit E-Mails überhäuft zu werden? Wenn ja, benötigst du ein Workflow-Management-Tool.
Ein Workflow-Tool für das Projektmanagement geht Ineffizienzen direkt an. Es kann deinem Team helfen, Prozesse zu rationalisieren, die Kommunikation zu verbessern und den Überblick über Projektdetails zu behalten.
In diesem Artikel werden Workflow-Management-Tools definiert, ihre Vorteile erläutert und es werden einige der besten Tools vorgestellt, die für Teams verfügbar sind.
Was sind Workflow-Management-Tools?
Workflow-Management-Tools helfen Teams bei der Planung, Organisation und Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten. Sie schaffen einen strukturierten Ansatz zur Aufgabenverwaltung und zur klaren Definition und Zuweisung von Aufgaben.
Erstklassige Workflow-Management-Tools automatisieren sich wiederholende Aufgaben und reduzieren den manuellen Aufwand, wodurch eine konsistente und effiziente Leistung gewährleistet wird. Diese Tools bieten auch eine zentrale Plattform für die Teamkommunikation, die den Datei- und Wissensaustausch sowie gleichzeitig sofortiges Feedback ermöglicht.
Workflow-Management-Tools optimieren Prozesse, die die kollaborative Kommunikation und Effizienz verbessern.
Vorteile von Workflow-Management-Tools
Deine Geschäftsprozesse profitieren folgendermaßen von einem Workflow-Management-Tool:
- Lösungen zur Workflow-Automatisierung weisen routinemäßige Aufgaben zu und senden Benachrichtigungen und Statusmeldungen, sodass sich dein Team auf komplexere und strategische Aufgaben konzentrieren kann.
- Sie minimieren den Bedarf an manueller Eingabe, reduzieren Fehler und sparen Zeit, sodass deine Teams in kürzerer Zeit mehr erreichen können.
- Sie bieten gemeinsame Plattformen und stellen Updates in Echtzeit bereit, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Durch regelmäßige Updates werden alle Teammitglieder über Fortschritte und Veränderungen informiert.
- Sie ermöglichen eine optimierte Kommunikation, die ein kollaboratives Umfeld fördert, in dem Teammitglieder effizienter zusammenarbeiten können.
Einige der besten Workflow-Management-Tools auf dem Markt
Zu den wichtigsten Workflow-Management-Tools gehören Jira, Trello und Confluence – sie alle helfen Teams dabei, ihre Arbeit effektiv zu planen, zu organisieren und zu verfolgen. Da jedes Tool jedoch einen bestimmten Zweck erfüllt und einzigartige Funktionen bietet, ist es wichtig, dass du deine Optionen abwägst und entscheidest, welches für dein Unternehmen am besten geeignet ist.
Jira: insgesamt eines der besten Workflow-Management-Tools
Jira gilt als eines der besten Workflow-Management-Tools, weil es die Fertigstellung komplexer Projekte erleichtert. Es bringt dein gesamtes Team und deine Ressourcen unter einem Dach zusammen und ermöglicht es Projektmanagern, den Fortschritt jedes Teams in einer einzigen Zeitleiste zu verfolgen.
Jiras Funktion zur Vorgangsverfolgung identifiziert kritische Aufgaben und zeigt, wie sich verschiedene Maßnahmen auf die Unternehmensziele auswirken. Da Jira auch agile Methoden wie Kanban Boards unterstützt, ist es perfekt für die Softwareentwicklung und andere iterative Projektumgebungen geeignet.
Confluence: eine der besten Lösungen für die Dokumentation
Confluence erleichtert das Erstellen und Teilen von Dokumenten und Wissensdatenbanken sowie die damit verbundene Zusammenarbeit. Das Tool bietet eine zentrale Plattform, auf der Teams detaillierte Projektdokumentationen, Besprechungsnotizen und Wissensartikel erstellen.
Es ermöglicht es Benutzern, dynamische Whiteboards, Datenbanken und Videos zu erstellen. Integrierte KI-Tools fassen umfangreiche Dokumente zusammen, um das Projektmanagement effizienter zu gestalten.
Eine der effektivsten Funktionen von Confluence ist die nahtlose Integration in andere Atlassian-Tools wie Jira. Dein Team kann verschiedene Aufgaben und Ressourcen zwischen Programmen verknüpfen und erhält so einen einheitlichen Workflow.
Jira: eines der besten Tools für visuelles Aufgabenmanagement
Jira ist eine optimale Wahl für visuelles Aufgabenmanagement. Teams können Aufgaben und Projekte mithilfe von Boards, Listen und Karten organisieren. Boards stehen für Projekte, Listen stehen für Projektkategorien oder -phasen und Karten stehen für einzelne Aufgaben.
Die intuitive Oberfläche von Jira ist so benutzerfreundlich, dass Teams sie ohne umfangreiche Schulung verstehen und verwenden können. Anpassungsoptionen mit Integrationen ermöglichen es Teams darüber hinaus, Jira an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.
Jira Product Discovery: Beste Lösung für Priorisierung
Jira Product Discovery hilft Teams dabei, Produktideen und Einblicke effektiv zu erfassen, zu priorisieren und zu verwalten. Es bietet einen strukturierten Bereich zum Sammeln von Ideen, damit nichts übersehen wird.
Dein Team kann Ideen prüfen und bewerten, um die praktikabelsten zuerst zu verfolgen. Mithilfe der Tools für die Zusammenarbeit in Jira Product Discovery können Teammitglieder kommentieren, abstimmen oder auf Ideen reagieren. Die Integration mit Jira ermöglicht einen nahtlosen Übergang vom Ideenmanagement zur Projektausführung.
Confluence-Whiteboards: die beste Lösung für visuelle Zusammenarbeit
Confluence Whiteboards unterstützen mit einer intuitiven visuellen Oberfläche Brainstorming und Planung in Echtzeit. Dein Team kann Ideen sammeln und Pläne mit digitalen Notizzetteln, Zeichnungen und Diagrammen erstellen. Whiteboards machen es einfach, Ideen einzubringen und visuell zu organisieren.
Whiteboard-Inhalte sind dank der Integration mit Confluence-Seiten leicht zugänglich. So kannst du schnell auf Brainstorming-Sitzungen und Planungsgrafiken zugreifen, um die Effizienz des Workflows zu maximieren.
Jira Service Management: eine der besten Lösungen für das IT-Servicemanagement
Jira Service Management bietet dynamische Tools für die Verwaltung von IT-Serviceanfragen, Vorfällen und Änderungen. Zu den Funktionen gehören anpassbare Warteschlangen, Automatisierung und Service Level Agreements.
Jira Service Management entspricht den ITIL-Standards für Vorfalls-, Problem- und Änderungsverwaltung und ermöglicht so eine effektive Bereitstellung von IT-Services und die Einhaltung von Best Practices. Die Integration mit Jira ermöglicht nahtlose Workflows zwischen Servicemanagement- und Entwicklerteams
Atlas: die beste Lösung für Projektkommunikation
Atlas bietet eine zentrale Plattform für Projektaktualisierungen, auf der Stakeholder auf die neuesten Projektdetails und den aktuellen Projektfortschritt zugreifen können.
Dein Team kann Updates in Tweet-Größe posten, Meilensteine überwachen und umfassende Projektübersichten einsehen. Durch die Integration mit anderen Tools und die automatische Synchronisierung von Plattform-Updates und Fortschrittsberichten unterstützt Atlas auch den Wissensaustausch.
Confluence: eine der besten Lösungen für funktionsübergreifende Zusammenarbeit
Confluence-Seiten erleichtern die kollaborative Kommunikation zwischen verschiedenen Teams. Bleibe mit Benachrichtigungen und Kommentaren bei deinem Projekt auf dem Laufenden, um die Zusammenarbeit zwischen funktionsübergreifenden Teams zu verbessern und Projekte effizient und effektiv abzuschließen.
Jira Align: eine der besten Lösungen für die Unternehmensplanung
Jira Align verbindet Strategie und Umsetzung und hilft Unternehmen so dabei, agile Transformationen in großem Maßstab zu planen und zu verwalten. Die umfassende Plattform kombiniert allgemeine strategische Ziele und die täglichen Aufgaben.
Jira Align bietet Sichtbarkeit in Echtzeit sowie andere wichtige Funktionen für die Unternehmensplanung. Führungskräfte und Stakeholder erhalten durch aktuelle Fortschrittseinblicke mehr Transparenz und können sich besser abstimmen.
Wie du das passende Workflow-Management-Tool für dein Unternehmen auswählst
Um das richtige Workflow-Tool für das Projektmanagement in deinem Unternehmen auszuwählen, musst du die Bedürfnisse und die Workflow-Anforderungen deines Teams kennen.
Bewerte zunächst die Komplexität deines Projekts, die Teamgröße und die Art deiner Aufgaben. Identifiziere dann wichtige Workflow-Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Tools für die Zusammenarbeit, Automatisierung und Berichtsfunktionen. Denke auch an die Benutzerfreundlichkeit. Eine benutzerfreundliche Oberfläche kann die Lernkurve verkürzen und die Akzeptanz bei den Teammitgliedern verbessern.
Integrationsmöglichkeiten sollten ebenfalls unbedingt berücksichtigt werden. Jedes Tool, das du auswählst, muss mit den anderen Softwareprodukten deines Teams kompatibel sein. Außerdem muss es skalierbar sein, um mit deinen Geschäftsprozessen wachsen zu können.
Jira-Workflows unterstützen effizientes Workflow-Management, indem sie Workflows an die individuellen Prozesse deines Teams anpassen.
Einstieg in das Workflow-Management in Jira
Alle oben genannten Workflow-Management-Tools machen das Projektmanagement bequemer und einfacher. Jira kann jedoch fast alle Workflow-Management-Anforderungen erfüllen.
Verbessere die Aufgabenvisualisierung mit Jira Boards, um den Fortschritt einfach zu verfolgen. Nutze Sprint-Boards und Backlogs, um Sprints zu verwalten, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt in Echtzeit zu überwachen. Nutze die Berichts- und Dashboard-Funktionen von Jira, um Projekte auf Kurs zu halten.
Bist du bereit, die Effizienz des Workflow-Managements in deinem Team zu verbessern und die Produktivität zu steigern? Hol dir Jira noch heute kostenlos, um dein Workflow-Management zu revolutionieren.