Résumé : le kata d'amélioration est une méthode où les responsables d'une équipe et ses membres pratiquent continuellement une routine Kata, laquelle développe et canalise leur capacité à résoudre des problèmes. C'est un ensemble de pratiques décrites dans le livre Toyota Kata qui s'appuie sur l'expérimentation pour avancer vers un objectif complexe en le divisant en cibles plus restreintes et immédiates.
Dans les arts martiaux, un kata est un schéma chorégraphié pratiqué par un disciple pour mémoriser et perfectionner les mouvements. Le recours à une routine pour développer une habitude s'étend à présent au-delà des arts martiaux et est appliqué aux entreprises.
En particulier, Toyota Motor Corporation a développé l'amélioration continue grâce à des pratiques répétées. Cette technique, appelée kata d'amélioration, a été découverte et est documentée dans le livre spécialisé Toyota Kata.
Qu'est-ce que le kata d'amélioration ?
Le kata d'amélioration est une méthode où les responsables d'une équipe et ses membres pratiquent une routine Kata en continu, laquelle développe et canalise leur capacité à résoudre des problèmes. Avec le temps, les pratiques deviennent une seconde nature. C'est un ensemble de pratiques décrites dans le livre de référence Toyota Kata qui s'appuie sur l'expérimentation pour avancer vers un objectif complexe en le divisant en cibles plus restreintes et immédiates.
La routine Kata d'amélioration cherche à résoudre les problèmes de façon plus créative, plus encadrée et plus pertinente. Elle utilise pour cela un modèle en quatre parties :
- Comprendre le cap à suivre ou le défi
- Comprendre l'état actuel
- Définir la destination cible
- Avancer vers la cible de manière itérative pour identifier les obstacles à surmonter
Ces techniques sont particulièrement utiles lorsque vous ne savez pas vraiment comment atteindre votre destination, car l'expérimentation peut vous aider à mieux comprendre le problème et à trouver des solutions uniques.
Chaque étape du modèle de kata d'amélioration est faite de routines simples, appelées kata de départ, qui permettent d'exploiter facilement le modèle et de l'enseigner.
Quels sont les avantages du kata d'amélioration ?
L'environnement technologique actuel est incroyablement dynamique et présente des défis plus complexes que jamais. Le kata d'amélioration est une méthode de travail scientifique, axée sur les objectifs, qui permet aux individus et aux équipes de relever ces défis efficacement. De plus, la maîtrise de cette technique peut offrir de nombreux avantages au-delà d'une méthode de fonctionnement structurée. Voici quelques-uns des avantages :
Des équipes alignées sur un seul objectif
Lorsque les équipes partagent la même définition de la réussite, la collaboration est renforcée, il y a moins de confusion et la productivité augmente. En effet, les membres de l'équipe comprennent comment ils peuvent mieux contribuer à un objectif plus large. Les équipes ont ainsi un plus grand sentiment d'appropriation de leur travail, leur engagement en faveur de la vision globale et la prise de décision proactive, qui donne la priorité à la réalisation de l'objectif final, sont renforcés.
L'expérimentation donne des résultats
Lorsque vous connaissez le cap à suivre, mais n'êtes pas sûr de comment y parvenir, se lancer semble toujours être le plus grand défi. Cependant, adopter l'expérimentation comme pratique régulière peut aider à dissiper les doutes et vous aider à atteindre votre destination finale. Formulez des hypothèses quant à la manière d'atteindre votre cap, puis commencez à expérimenter pour déterminer si vous avez raison. Si vous vous êtes trompé, il n'y a pas de mal à rectifier le tir. Dans tous les cas, vous avez à présent une meilleure idée de ce qu'est la bonne direction. L'expérimentation se fonde sur l'apprentissage et la résolution.
Une réduction considérable des pertes
Se concentrer sur des petites améliorations durables peut minimiser le temps et l'énergie gaspillés sur des activités qui ne contribuent pas à la solution. Par exemple, lorsque vous examinez les tâches dans votre backlog, vous devez vous demander si cela va vous rapprocher de votre prochaine étape importante et de votre objectif global. Vous pouvez également aller un peu plus loin et vous demander si, compte tenu du temps consacré à cet incrément, vous pensez avoir les connaissances nécessaires pour éliminer les bloqueurs et gérer les tâches en cours ou si vous devriez les reporter. Je trouve cette technique utile pour éviter de perdre des jours voire des semaines entières sur un problème qui nécessite de contourner les obstacles.
Le kata d'amélioration réduit les pertes pour les développeurs, les responsables et les équipes. Par exemple, les développeurs ne devraient pas se concentrer sur le développement de fonctionnalités supplémentaires qui sont sympas, mais inutiles. Un processus axé sur les étapes importantes peut aider les développeurs à s'assurer que ce qu'ils conçoivent aura une utilité. De même, les responsables ou les responsables techniques qui suivent les principes du kata d'amélioration doivent faire preuve de diligence quant à l'élimination des bloqueurs qui entravent l'avancement immédiat. Enfin, le kata d'amélioration peut être avantageux pour l'ensemble des équipes, puisqu'il favorise la communication constante, des boucles de feedback efficaces et une livraison continue.
Étapes pour implémenter le kata d'amélioration
La coordination entre ce qui va se passer selon nous et ce qui se passe réellement, ainsi que les leçons tirées des différences est au cœur du kata d'amélioration. Bien que cela puisse sembler assez simple, le défi réside dans le fait que tout le monde ne pense pas ainsi. Intégrer le kata d'amélioration à votre workflow demande une pratique cohérente et réfléchie.
Trouvez votre étoile polaire
La première étape consiste à comprendre clairement le cap à suivre ou le défi. Cela permet de documenter les phases de planification et d'expérimentation. Si vous ne parvenez pas à identifier votre étoile polaire, réfléchissez à la manière dont votre équipe pourrait contribuer aux objectifs plus larges de votre organisation ou dont vous pourriez tirer parti des difficultés de votre équipe pour concrétiser une vision particulière.
Définissez l'état actuel
Avant de commencer à travailler sur votre étoile polaire, prenez le temps de documenter les processus et workflows actuels, comparez les performances de votre équipe par rapport aux métriques appropriées et évaluez l'infrastructure de connaissances existante de l'équipe. Soyez honnête quant à votre situation actuelle afin de pouvoir identifier des étapes significatives pour atteindre votre objectif final.
Choisissez votre prochain objectif
Une fois que vous avez une compréhension claire des systèmes et processus actuels, identifiez votre prochain objectif, ou là où vous souhaitez vous trouver après votre prochaine itération. Le prochain objectif doit être un changement unique et tangible, qui peut être terminé en quelques semaines/sprints et peut vous rapprocher de votre étoile polaire.
Menez des expériences jusqu'à atteindre votre objectif
Maintenant que vous avez votre prochain objectif bien en vue, formulez une hypothèse pour y parvenir. Proposez des idées pour vous lancer, formulez des hypothèses à tester et n'ayez pas peur d'échouer !
Atteignez l'objectif de la façon la plus rapide
La vitesse est un facteur important, même si elle implique de faire des économies et d'utiliser des astuces en cours de route. Soit vous obtiendrez rapidement la confirmation que cela est réalisable, soit vous devrez affronter des défis imprévus. Si cela ne fonctionne pas, transformez cette expérience en une opportunité d'apprentissage.
Gommez les aspérités
Une fois que vous avez vérifié que votre hypothèse fonctionne, revenez en arrière pour améliorer le processus et affiner ce qui doit l'être.
Exemples de kata d'amélioration
Supposons que vous souhaitez développer un nouveau service à partir d'une idée, mais vous n'êtes pas sûr que cela va fonctionner. Plutôt que de viser la perfection et d'enrichir progressivement votre service jusqu'à ce qu'il soit terminé, essayez de choisir un objectif qui offre une certaine valeur et vous rapproche du système que vous avez imaginé. Vous rencontrerez certainement de nombreuses inconnues, mais les défis sont une excellente source d'apprentissage. Alors, expérimentez différentes idées jusqu'à trouver celle qui fonctionne. Ensuite, réévaluez la situation, choisissez votre objectif suivant, itérez et réfléchissez à votre avancement.
Autre exemple : supposons que vous maintenez un système interne qui nécessite des améliorations. Choisissez-en une que vous êtes prêt à gérer et réfléchissez à quelques idées pour résoudre ce problème. Expérimentez grâce à différentes approches et essayez de terminer le plus rapidement possible pour commencer à recevoir du feedback. Une fois la qualité suffisante, passez au prochain problème à résoudre.
Quelles sont les différences entre le kata d'amélioration et Lean ?
Le Kata et Lean sont différents, mais se complètent. Ils sont différents à bien des égards. Lean fait référence à des processus à implémenter alors que le Kata fait référence à des techniques à pratiquer. Par conséquent, le Kata est devenu une pratique métier courante lorsque Toyota l'a adopté dans le cadre de son système de production Lean. Lorsqu'ils sont combinés en une approche unifiée, ces deux concepts donnent lieu à de solides résultats.
Les principes Kata et Lean se concentrent tous sur la possibilité d'avancement rapide, mais les approches sont légèrement différentes. Le Kata est un ensemble d'habitudes qui peuvent être adoptées au niveau individuel, et se concentre sur l'amélioration continue et l'apprentissage par l'expérimentation. Il est utile pour résoudre les problèmes d'incertitude, tout en apprenant et en développant des compétences pour répéter les solutions de plus en plus rapidement. Il permet d'accepter l'inconnu, et enseigne comment ne pas avoir peur des défis et obstacles.
Les principes Lean, tels que la gestion de portefeuilles Lean, aident les organisations et les équipes à améliorer les processus et les workflows de manière à obtenir le plus de valeur tout en limitant au maximum le gaspillage. Une fois un processus établi, la priorité est de l'optimiser de façon à ce qu'il soit le plus rapide et le plus efficace possible.
Comment pouvez-vous utiliser conjointement le kata d'amélioration et Lean ?
Le kata d'amélioration désigne des habitudes et techniques que les équipes peuvent utiliser pour renforcer des principes Lean. Bien que les deux approches se concentrent sur différents éléments, elles proviennent toutes deux de Toyota, et peuvent très bien être utilisées conjointement. Par exemple, la philosophie Lean repose sur l'élimination des activités inutiles afin que les équipes puissent livrer le plus de valeur. Le kata d'amélioration soutient cet objectif en minimisant le gaspillage grâce à la routine d'expérimentation. Si une méthode ne fournit pas les résultats escomptés, elle est alors éliminée du processus.
Les apprentissages axés sur les objectifs du kata d'amélioration encouragent la finalisation d'une tâche avant le démarrage d'une autre, le processus est alors continuellement affiné jusqu'à ce que les résultats escomptés soient obtenus. Cela permet ainsi une plus grande efficacité organisationnelle, un autre pilier de la philosophie Lean. Par-dessus tout, le kata d'amélioration offre des outils qui peuvent être utilisés à l'état actuel pour parvenir à un état Lean futur. Le fait de subdiviser de grands objectifs en plus petites tâches signifie que chacune de ces parties sera optimisée pour le but prévu. Enfin, cela signifie que l'ensemble du système sera capable de générer un maximum de valeur.
Conclusion…
Le kata d'amélioration est un outil précieux, qui permet d'atteindre les objectifs de la philosophie Lean. Lorsque les employés et les équipes adoptent une approche axée sur les objectifs, ils peuvent facilement favoriser des changements incrémentiels qui maximisent l'utilisation de ressources tout en minimisant le gaspillage. Utilisés conjointement, le kata d'amélioration et Lean peuvent aider les organisations à être plus efficaces et à développer une culture de l'innovation.
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