Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?

Un tableau Kanban est un outil de gestion de projet Agile conçu pour aider à visualiser le travail, limiter le travail en cours et maximiser l'efficacité (ou le flux). Ces tableaux peuvent aider les équipes Agile et DevOps à mettre de l'ordre dans leur travail quotidien. Les tableaux Kanban ont recours à des cartes, à des colonnes et à l'amélioration continue pour aider les équipes technologiques et de service à s'engager sur une quantité de travail appropriée, puis à la réaliser !

Kanban a parcouru un long chemin depuis ses origines dans la fabrication Lean grâce à un groupe petit, mais puissant, d'amateurs. Le travail de David Anderson sur la définition de la méthode Kanban a permis d'introduire Kanban dans le secteur des logiciels et des services, et Personal Kanban, de Jim Benson et Tonianne DeMaria, a contribué à étendre les applications de Kanban au-delà de ce que vous pouvez imaginer.

J'utilise des tableaux Kanban tous les jours et je ne pourrais pas imaginer la vie sans eux. Les idées et les bonnes pratiques que j'ai eues ici sont le fruit de mes expériences personnelles, de mes recherches et de mes discussions avec Zach Nies, Keith Nottinson et Jim Benson.

Ce qui me fait revenir au Kanban, ce sont les valeurs Kanban et l'absence (surprenante) de règles. Les valeurs Kanban sont le respect des personnes et l'amélioration continue.

David Anderson a établi que les tableaux Kanban pouvaient être divisés en cinq composantes : signaux visuels, colonnes, limites de travail en cours, point d'engagement et point de livraison.

1. Signaux visuels : l'un des premiers éléments que vous remarquerez sur les tableaux Kanban sont les cartes visuelles (post-its, tickets ou autre). Les équipes Kanban notent tous leurs projets et tâches sur des cartes, généralement un par carte. Pour les équipes Agile, chaque carte peut intégrer une user story. Une fois sur le tableau, ces signaux visuels aident les membres de l'équipe et les parties prenantes à comprendre rapidement ce sur quoi l'équipe travaille.
2. Colonnes : il s'agit d'une autre caractéristique des tableaux Kanban. Chaque colonne représente une activité spécifique, qui forment ensemble un « workflow ». Les cartes suivent le workflow jusqu'à leur achèvement. Les workflows peuvent être aussi simples que « à faire », « en cours », « terminé » ou être beaucoup plus complexes.
3. Limites du travail en cours (WIP) : ces limites plafonnent le nombre de cartes qui peuvent se trouver simultanément dans une même colonne. Une colonne ayant une limite WIP de trois ne peut pas contenir plus de trois cartes. Lorsqu'une colonne a « atteint son maximum », l'équipe doit swarmer sur ces cartes et les faire avancer avant que de nouvelles cartes n'arrivent à cette étape du workflow. Ces limites WIP sont essentielles pour identifier les goulots d'étranglement du workflow et optimiser le flux. Les limites WIP vous fournissent un signal d'alerte précoce quant à la quantité de travail que vous vous êtes engagé à réaliser.
4. Point d'engagement : les équipes Kanban ont souvent un backlog pour les tableaux. Il s'agit de l'endroit où les clients et les membres de l'équipe proposent des idées pour les projets dont l'équipe peut se charger lorsqu'elle est prête. Le point d'engagement correspond au moment où une idée est reprise par l'équipe et où le travail sur le projet démarre.
5. Point de livraison : il correspond à la fin du workflow Kanban d'une équipe. Pour la plupart des équipes, le point de livraison correspond au moment où le produit ou service est livré au client. L'objectif de l'équipe est de faire passer les cartes du point d'engagement au point de livraison le plus rapidement possible. Le temps écoulé entre les deux points s'appelle le délai d'exécution. Les équipes Kanban s'améliorent continuellement pour que leur délai d'exécution soit le plus court possible.

Un tableau Kanban avec ces cinq éléments constituera sans aucun doute la base du succès de votre équipe. Mais maintenant, je vais présenter un point de vue opposé.

Jim Benson dit que Kanban n'a que deux règles : limiter le travail en cours et visualiser votre travail. Si vous commencez par ces règles et que vous les appliquez à votre travail, votre tableau Kanban sera très différent de celui décrit ci-dessus. Et ce n'est pas un problème. Jim préconise de ne commencer qu'avec ces deux règles parce que, dit-il, « Plus on ajoute de règles, moins il y a de contextes dans lesquels elles s'inscrivent. »

Kanban peut être adapté à de nombreux environnements, de la fabrication aux ressources humaines, en passant par le développement de logiciels Agile et DevOps. Le type d'environnement adaptant Kanban détermine souvent si le tableau est physique ou numérique. Au cours de mes recherches, j'ai découvert un projet de construction de 58 millions de dollars géré avec un tableau physique dans une remorque, et j'ai parlé à de très nombreuses équipes de développement qui utilisent des tableaux Kanban numériques.

Les tableaux Kanban les plus simples sont des tableaux physiques divisés en colonnes verticales. Les équipes dessinent sur un tableau blanc ou sur un tableau noir et placent des post-its sur le tableau. Ces post-its se déplacent dans le workflow et indiquent les progrès réalisés.

L'un des avantages d'un tableau physique est qu'il est « toujours allumé ». Vous ne pouvez pas ouvrir un nouvel onglet sur un tableau blanc à roulettes géant placé à côté de votre bureau. Ce type de tableau est facile à mettre en place, simple à montrer aux autres, et représente souvent le meilleur moyen de communiquer avec certaines équipes. Toutefois, les tableaux physiques ne sont pas idéaux pour les équipes distantes ou les personnes dont l'écriture est terrible, comme moi.

Optimizely développe des logiciels pour aider les entreprises à déterminer quelles variantes d'une page web ou d'un produit les utilisateurs préfèrent. Ces logiciels utilisent Jira pour assurer le suivi des tâches, grandes et petites, mais Keith Nottonson, Senior Director of Development, a constaté une lacune.

Les équipes individuelles fredonnaient dans Jira, mais elles ne se parlaient pas entre elles. Pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, Keith a érigé un énorme tableau Kanban physique appelé « le mur du travail ».

Leur tableau contient tous les projets sur lesquels l'équipe d'ingénierie travaille, avec les indicateurs, les membres de l'équipe et l'état d'avancement pour tous. Bien que le tableau ait été utile pour comprendre l'ensemble de leur portefeuille de travail, une valeur encore plus intéressante a commencé à se manifester.

« Au début, le mur n'était qu'un ensemble de tâches "À faire", "En cours" et "Terminées", mais avec le temps, les gens ont commencé à discuter de notre façon de travailler », explique Keith Nottonson. Selon lui, grâce à ces conversations, le mur s'est agrandi et a évolué et en quelques semaines. Optimizely a ainsi eu une idée plus claire que jamais de la façon dont le travail était effectué.

Le tableau d'Optimizely est particulièrement génial parce qu'il a un point d'engagement et de livraison. Une fois qu'un projet est défini et répond à certains critères, une équipe d'ingénieurs prend en charge le projet et s'engage à le mener à bien. À ce stade, le projet est intégré à Jira afin de capturer toutes les données importantes et les interactions impliquées dans la livraison finale.

Keith recommande que les équipes commencent avec un tableau Kanban physique, car ces premières conversations entraîneront des itérations rapides du workflow et du tableau.

Au fur et à mesure que le système Kanban a gagné en popularité auprès des équipes de développement et techniques, les tableaux Kanban ont subi une transformation numérique. Les tableaux numériques permettent aux équipes qui ne partagent pas un espace de bureau physique d'utiliser les tableaux Kanban à distance et de manière asynchrone.

Trello est un moyen simple et rapide de créer un tableau Kanban numérique. La configuration se fait en quelques clics pour créer des listes numériques, qui représentent les étapes de votre processus Kanban, sur une vue du tableau à laquelle toute votre équipe peut accéder et qu'elle peut gérer.

Par exemple, vous pouvez créer des listes pour « Backlog », « Suivant », « En cours » et « Terminé ! ». Chaque tâche est organisée sous la forme d'une carte que vous déplacez dans les listes au fur et à mesure qu'elles sont mises en file d'attente, traitées et terminées.

Les avantages d'un tableau Kanban numérique comme celui-ci sont sa rapidité de configuration, la facilité avec laquelle il peut être partagé et la possibilité de suivre de manière asynchrone un nombre infini de conversations et de commentaires tout au long du projet. Peu importe où et quand les membres de l'équipe se connectent au tableau Kanban, ils verront l'état d'avancement le plus récent du projet. De plus, vous pouvez même utiliser un workflow Kanban Trello pour vos tâches personnelles, comme le montre cet exemple de tableau.

Certains tableaux Kanban numériques sont simples et d'autres sont plus robustes et personnalisables. Les équipes qui ont besoin de fonctionnalités supplémentaires, comme des limites WIP et des graphiques de contrôle, devraient opter pour un outil plus puissant comme Jira. Jira est fourni prêt à l'emploi avec un modèle de tableau Kanban qui facilite la mise en place et le fonctionnement d'une équipe Kanban. L'équipe peut se lancer dans le projet, puis personnaliser son workflow et son tableau, définir des limites WIP, créer des swimlanes, et même activer un backlog s'il lui faut une meilleure façon d'établir ses priorités.

La différence entre Kanban et Scrum est en fait assez subtile. Selon la plupart des interprétations, les équipes Scrum utilisent un tableau Kanban, uniquement avec les processus Scrum, les artefacts et les rôles qui l'accompagnent. Il y a cependant des différences clés.

• Les sprints Scrum ont des dates de début et de fin, alors que Kanban est un processus continu.
• Dans Scrum, les rôles de l'équipe sont clairement définis (Product Owner, équipe de développement et Scrum Master), contrairement à Kanban où il n'y a pas de rôles formels. Les deux équipes sont auto-organisées.
• Un tableau Kanban est utilisé tout au long du cycle de vie d'un projet, alors qu'un tableau Scrum est nettoyé et recyclé après chaque sprint.
• Un tableau Scrum possède un nombre de tâches définies ainsi que des échéances strictes pour les effectuer.
• Les tableaux Kanban sont plus flexibles en termes de tâches et d'échéances. Les tâches peuvent être hiérarchisées à nouveau, réassignées ou mises à jour si besoin.

Kanban et Scrum sont des frameworks Agile populaires auprès des développeurs de logiciels. Pour plus d'informations à ce sujet, consultez notre comparaison exhaustive de Kanban et Scrum.

Kanban est une méthode qui consiste à « commencer par ce que vous faites maintenant ». Autrement dit, vous n'avez pas à arrêter ce que vous faites pour commencer à utiliser Kanban. La méthode Kanban suppose trois choses :

1. Vous comprenez les processus actuels, tel qu'ils sont réellement mis en pratique, et vous respectez les rôles, les responsabilités et les intitulés de poste actuels.
2. Vous vous engagez à poursuivre l'amélioration continue par le changement évolutif.
3. Vous encouragez les actes de leadership à tous les niveaux : des collaborateurs individuels aux dirigeants.

Il s'agit d'un processus d'équipe, donc la première chose que votre équipe devrait faire est de se réunir ! Vous devrez essayer de diviser votre travail en activités distinctes qui composent le workflow (colonnes). À partir de là, vous pouvez savoir quand et comment de nouvelles cartes sont ajoutées au tableau. Disposerez-vous d'un centre de services où les clients soumettront leurs idées ou l'équipe organisera-t-elle une réunion pour noter et afficher leurs cartes ?

Vous devrez également décider de la taille et du périmètre d'une carte. Essayez de trouver une estimation de temps ou une estimation de complexité qui sera uniforme pour toutes les cartes. Si un élément est trop volumineux ou trop difficile, essayez de le diviser en plusieurs cartes.

Une fois que vous avez choisi un point d'engagement et un point de livraison, vous êtes prêt à vous mettre au travail. Au fur et à mesure que le temps passe, faites confiance à votre équipe pour critiquer et améliorer le processus. Rappelez-vous que Kanban exige des actes de leadership à tous les niveaux sur une base continue, un concept appelé Kaizen. Avec les valeurs Kanban de respect des personnes et d'amélioration continue à l'esprit, vous prendrez le rythme en un rien de temps.