Pour les équipes de développement logiciel Agile, il est essentiel de bien comprendre le périmètre et le contexte du produit. Les produits déjà mis sur le marché ont souvent un important backlog de user stories qui n'ont pas encore été développées. Les équipes Agile puisent dans le backlog produit lorsqu'elles planifient les sprints, et l'état du backlog joue un rôle important dans la réussite globale du produit.
En termes simples, l'affinement du backlog consiste à maintenir le backlog produit à jour. Les réunions (ou « sessions ») d'affinement du backlog sont des événements qui permettent à une équipe de mettre à jour et de préparer le backlog pour un sprint à venir.
Un backlog produit peut être volumineux et difficile à gérer. Mais pour une gestion de projet Agile efficace, il est essentiel de maîtriser les réunions d'affinement du backlog.
Cet article propose des stratégies éprouvées pour organiser des réunions d'affinement du backlog afin de maintenir votre backlog à jour, propre et organisé. Il explique pourquoi les sessions d'affinement du backlog sont importantes et comment organiser des sessions efficaces, et fournit des conseils utiles que les équipes Agile ont appris en cours de route.
L'objectif des sessions d'affinement du backlog
Lors d'une réunion d'affinement du backlog, une équipe de projet se réunit pour examiner, mettre à jour et nettoyer son backlog produit. C'est crucial dans toute méthodologie Agile, car cela permet de clarifier la charge de travail de l'équipe pour un futur sprint. Ces réunions visent à maintenir l'équivalent de deux sprints d'éléments dans le backlog, afin que l'équipe reçoive en permanence du travail et puisse changer de cap en travaillant sur de nouvelles tâches lorsque les exigences évoluent.
« Cependant, il est important de se rappeler que les réunions d'affinement du backlog ne servent pas uniquement à examiner les nouveaux travaux, mais également à supprimer les tâches du backlog qui ne sont plus nécessaires », explique Mark Cruth, coach en matière de travail moderne chez Atlassian. « Si vous êtes tenté d'« annuler » une réunion d'affinement du backlog parce qu'il n'y a pas de nouveaux travaux, demandez-vous s'il n'y a pas de travaux dans le backlog que l'équipe devrait envisager de supprimer, et apportez ces stories à la réunion d'affinement. »
Lors d'une réunion d'affinement du backlog, comme lors de la planification du sprint, les responsables produit et les membres de l'équipe de développement discutent de chaque élément du backlog, clarifient ses exigences et évaluent sa priorité et sa complexité, afin d'obtenir une liste d'éléments sur lesquels travailler plus clairement définie et plus exploitable.
En organisant régulièrement des sessions de peaufinage du backlog, l'équipe peut s'assurer que le processus de développement reste agile et adapté à l'évolution des besoins et des priorités. Ces environnements dynamiques requièrent des outils de collaboration et de suivi de projets comme Jira, qui dispose d'une fonction de backlog, pour aider les responsables à appliquer ces changements à toutes leurs équipes.
Comment organiser une réunion d'affinement du backlog efficace
La gestion de projet Agile commence par des réunions d'affinement du backlog efficaces. Les étapes suivantes vous aideront à créer un processus fluide et reproductible qui réunit les bonnes personnes, définit les attentes, priorise et évalue les éléments, et définit les prochaines étapes.
1. Examinez et priorisez les éléments du backlog
Avant que la réunion d'affinement du backlog ne puisse avoir lieu, le Product Owner doit passer en revue les éléments existants du backlog produit (comme les user stories, les fonctionnalités ou les tâches) et supprimer ceux qui ne sont plus pertinents. Au fur et à mesure que le produit évolue et que les exigences relatives aux fonctionnalités changent, certains éléments ne correspondent plus à la vision du projet. Le Product Owner doit également implémenter le feedback issu des précédentes revues de sprint et effacer les éléments que l'équipe décide de supprimer.
Le Product Owner doit ensuite prioriser tous les éléments qui restent dans le backlog, sachant que cette priorisation peut changer au fur et à mesure que l'équipe discute de chaque élément lors de la réunion.
« Enfin, le Product Owner doit envoyer la liste des stories qu'il souhaite commenter à l'équipe au moins 24 heures à l'avance », suggère Mark Cruth. « Cela permet à l'équipe de revoir la liste et de préparer des questions. Ce faisant, vous évitez d'affiner la story à de multiples reprises. »
2. Créez et partagez l'ordre du jour de la réunion
Comme toute réunion dans le contexte de la gestion de projet, un ordre du jour est essentiel pour que les discussions restent centrées sur le sujet. Les Product Owners peuvent créer l'ordre du jour des réunions d'affinement du backlog et collaborer avec les membres de l'équipe concernés, ce qui leur permet de donner un feedback rapide et d'estimer le temps nécessaire pour chaque élément, ainsi que de se préparer aux sujets à venir.
L'objectif principal de l'ordre du jour est de permettre à l'équipe de se concentrer sur les éléments du backlog sélectionnés et de mener à bien les activités d'affinement dans les délais impartis pour la réunion. Le modèle d'ordre du jour des réunions d'Atlassian permet aux équipes Agile de définir des ordres du jour, de prendre des notes et de partager des éléments d'action en toute simplicité en fournissant un format prédéfini pour les procès-verbaux de vos réunions.
3. Veillez à ce que les participants nécessaires soient présents
Comme les réunions d'affinement du backlog peuvent impliquer des discussions complexes et durer parfois une heure complète, il est essentiel de n'inviter que les participants nécessaires.
Qui devrait participer à la réunion d'affinement du backlog ? Une session nécessite généralement la présence des membres de l'équipe suivants :
- Le responsable produit
- Des membres de l'équipe de développement (équipe Scrum)
- Le sponsor de projet
- L'animateur de la réunion (Scrum Master)
- Un responsable produit (facultatif)
4. Déterminez le bon moment pour se rencontrer
Le meilleur moment pour se rencontrer dépend de la durée des sprints et de la complexité du projet. Si une équipe organise des sprints hebdomadaires, le chef de projet devrait organiser une session d'affinement du backlog chaque semaine. Si les sprints durent deux semaines, le chef de projet doit planifier une session une semaine sur deux. Si les sprints durent plus de deux semaines, il est toujours préférable d'organiser des sessions tous les quinze jours pour aider l'équipe à se préparer à l'évolution des priorités ou à des imprévus.
Quelle que soit la décision de l'équipe, organisez des réunions d'une heure pour traiter l'ensemble du backlog. Assurez-vous que le responsable produit les planifie sur le calendrier et que l'animateur de la réunion les délimite rigoureusement pour éviter toute perte de temps.
« Il est important de se rappeler que les réunions visant à affiner le backlog peuvent être asynchrones », ajoute Mark Cruth. « Envisagez de demander aux membres de l'équipe de consulter eux-mêmes les stories, de poser des questions et d'utiliser la section des commentaires de Jira pour rendre une story prête. »
5. Évaluez la user story
Pour qu'une équipe Agile puisse évaluer avec succès la complexité d'un élément, elle doit avoir une compréhension commune de la user story. Les user stories sont des explications informelles de ce que fait cette fonctionnalité du point de vue du client.
La réunion d'affinement du backlog est le moment d'examiner les user stories existantes et de déterminer si elles sont toujours pertinentes pour le projet. C'est aussi le moment d'ajouter de nouvelles user stories sur la base de nouvelles informations recueillies ou de diviser les plus grandes user stories en plus petites. Cette amélioration continue des user stories constitue un élément important du processus Agile, car elle permet à l'équipe d'identifier les opportunités d'améliorer le produit progressivement.
Identifiez les étapes suivantes et assurez le suivi
Au cours d'une réunion d'affinement du backlog, l'équipe identifiera les éléments à inclure dans le sprint et supprimera le reste. Dans certains cas, une session peut révéler plusieurs éléments du backlog avec la même priorité, mais il se peut que l'équipe n'ait pas assez de temps pour les terminer tous. Les cartes Planning Poker Agile sont un outil utile pour choisir les éléments à traiter et ceux à conserver pour le sprint suivant.
À la fin de la réunion, assurez un suivi en envoyant le procès-verbal de la réunion à tous les participants et en veillant à ce qu'ils comprennent la priorité des éléments abordés. Décomposer le développement en éléments d'action à l'aide d'un outil comme Jira permet de se concentrer sur les composants essentiels du backlog. Ce backlog priorisé sera ensuite au centre de la prochaine session de planification du sprint.
Avantages des sessions d'affinement du backlog productives
Lorsqu'elles sont effectuées correctement, les réunions d'affinement du backlog produit contribuent à l'efficacité globale et à la productivité de l'équipe, et garantissent l'achèvement des projets. Les sections suivantes présentent certains des avantages des sessions d'affinement du backlog.
Backlog optimisé
Ces sessions permettent de désencombrer et d'optimiser le processus. Elles garantissent que le backlog produit reste pertinent et propre et qu'il ne soit pas encombré par des éléments non pertinents.
Compréhension commune
Comme ces réunions obligent l'équipe à discuter de chaque élément en détail, l'équipe et les parties prenantes développent une compréhension commune des exigences du travail et des éléments à prioriser.
Planification efficace du sprint
Les participants à la réunion peuvent poser des questions et donner leur feedback, ce qui permet de simplifier les réunions de planification du sprint. De plus, la compréhension commune du projet facilite et accélère cette dernière.
Collaboration améliorée
Les membres de l'équipe viennent d'horizons divers et ont des points de vue différents sur les priorités et le temps qu'il faudra pour terminer les éléments. La réunion d'affinement permet aux membres de partager leur point de vue, ce qui les aide à être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les priorités et les délais.
Autonomisez l'équipe
Les membres de l'équipe qui participent aux réunions d'affinement s'approprient le sprint et, par extension, le projet et le travail requis pour le mener à bien. Le résultat ? Une équipe autonome qui assume la responsabilité du résultat de chaque sprint.
Conseils pour réussir les réunions d'affinement du backlog
Il existe de nombreux conseils et stratégies pour organiser des réunions d'affinement du backlog. Cependant, les bonnes pratiques suivantes se sont révélées utiles aux équipes Agile du monde entier.
Votre backlog doit être « DEEP »
Roman Pichler et Mike Cohn ont d'abord utilisé l'acronyme DEEP pour expliquer comment structurer un backlog afin de maximiser son utilité. Les quatre éléments d'un backlog DEEP sont les suivants :
- Detailed appropriately (Suffisamment détaillé) : rendez les éléments utiles en ajoutant des informations.
- Emergent (Émergent) : ajoutez, modifiez ou supprimez des éléments du backlog en fonction de nouvelles informations sur le projet ou de l'évolution des exigences de ce dernier.
- Estimated (Estimé) : donnez une estimation du temps nécessaire pour chaque élément.
- Priorisé : priorisez les tâches du sprint en plaçant les tâches ayant la plus grande valeur en haut de la liste.
Utilisez une définition de « Prêt » pour chaque tâche
Une définition de « Prêt » est un ensemble de critères convenus qui indiquent si un élément du backlog est prêt à être traité par l'équipe. La définition de « Prêt » veille à ce que l'équipe comprenne ce qu'implique le travail et puisse estimer le temps nécessaire pour le terminer.
Séparez les tâches en morceaux faciles à gérer
En règle générale, pour répartir le travail, il faut s'assurer que la réalisation de chaque tâche du backlog ne nécessite jamais plus d'un demi-sprint. Pour un sprint d'une semaine, une tâche qui nécessitera quatre jours peut faire dérailler le calendrier et doit être divisée en deux tâches plus petites d'une durée de deux jours chacune.
Session d'affinement de la répartition
Les premières réunions d'affinement du backlog peuvent prendre plusieurs heures. L'un des moyens de garantir la concentration de l'équipe et d'optimiser les temps de réunion avec les sponsors, les responsables produit et les autres parties prenantes est de diviser les sessions en deux sessions ou plus, d'une durée idéale d'une heure chacune. Cela donne aux participants le temps de passer en revue les éléments en attente et de voir comment ils s'intègrent dans l'ensemble du projet.
« L'affinement du backlog est un processus continu », explique Mark Cruth. « N'ayez pas l'impression que vous devez attendre la réunion officielle pour examiner et affiner le travail. Si vous n'affinez les tâches du backlog qu'au cours de la réunion d'affinement, vous constaterez que l'affinement du backlog est une activité de longue haleine. »
Simplifier les réunions d'affinement du backlog grâce à Jira
Les réunions d'affinement du backlog produit sont essentielles et permettent de maintenir un backlog produit bien géré et priorisé. Mais ces réunions peuvent prendre du temps et être source de confusion, surtout si vous n'utilisez pas les bons outils pour créer votre backlog, enregistrer les décisions et les partager avec l'équipe.
La fonction de backlog de Jira permet de collaborer facilement avec les membres de l'équipe pour peaufiner le backlog. Vous pouvez ajouter des commentaires et des informations à chaque tâche, assigner des tâches aux membres de l'équipe, lister les tâches et les prioriser en fonction de leur valeur ou de leur risque. Jira permet de simplifier facilement les réunions de peaufinage de votre backlog et améliore le processus global de gestion de projet. Découvrez comment il peut améliorer l'efficacité de votre équipe.
Réunion d'affinement du backlog : FAQ
À quelle fréquence les sessions d'affinement du backlog devraient-elles avoir lieu ?
La fréquence des réunions d'affinement du backlog dépendra du cycle de sprint de votre équipe. La fréquence moyenne est hebdomadaire pour les sprints d'une semaine. Pour les sprints d'une durée de deux semaines ou plus, une réunion toutes les deux semaines vous aidera à gérer votre backlog.
Combien de temps devraient durer les réunions d'affinement du backlog ?
Il n'y a pas de durée fixe pour une réunion d'affinement du backlog, car elle dépend de la complexité du projet et de la taille du backlog produit. Une bonne pratique consiste toutefois à prévoir deux heures pour les premières réunions. Une fois qu'un projet est lancé, les réunions d'affinement d'une heure sont courantes, et ces réunions se raccourcissent souvent au fur et à mesure que les sprints avancent.
Comment se préparer pour une session d'affinement du backlog ?
Le Product Owner est en grande partie responsable de la préparation d'une session d'affinement du backlog. Il doit prioriser les tâches en fonction de leur valeur, ajouter les informations nécessaires aux tâches les plus prioritaires et préparer l'ordre du jour de la réunion. Les membres de l'équipe doivent lire l'ordre du jour, puis préparer des questions et des commentaires sur les éléments listés.