L'automatisation des workflows est apparue pour répondre à la nécessité de simplifier les opérations et d'améliorer la prise de décisions. L'automatisation renforce l'efficacité, réduit les erreurs et libère les ressources humaines pour des tâches plus stratégiques. Des stratégies d'automatisation personnalisées peuvent répondre à des défis opérationnels spécifiques, améliorant ainsi la productivité et la satisfaction des clients.
Les entreprises peuvent atteindre une efficacité et une productivité sans précédent en comprenant les fonctionnalités à rechercher dans les solutions d'automatisation des workflows, notamment la facilité d'utilisation, les intégrations, l'évolutivité, et bien plus encore. Dans ce guide, nous allons découvrir comment l'automatisation des tâches répétitives simplifie les opérations et améliore de manière significative les processus de prise de décision.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur l'automatisation des workflows, son fonctionnement et les raisons d'utiliser les puissantes fonctionnalités d'automatisation disponibles dans le logiciel d'automatisation des workflows Jira.
Qu'est-ce que l'automatisation des workflows ?
L'automatisation des workflows est l'approche qui permet d'automatiser divers processus métier, tâches et workflows avec un minimum d'intervention humaine. Elle s'appuie sur un logiciel pour créer une série d'actions automatisées correspondant aux étapes d'un processus métier, ce qui permet aux équipes d'exécuter les projets de manière efficace et cohérente.
Comment fonctionne l'automatisation des workflows ?
L'automatisation des workflows utilise un logiciel de gestion des tâches pour acheminer les tâches et les informations entre les personnes et les systèmes en fonction de règles et de déclencheurs prédéfinis. Par exemple, lorsqu'un système marque une tâche comme terminée, l'automatisation l'envoie à la personne assignée suivante et met à jour les tableaux de bord, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
Pour commencer, suivez ces étapes :
- Recueillez des informations sur la façon dont les tâches sont réparties entre les équipes et sur les rôles et responsabilités actuels pour comprendre le workflow actuel. Concentrez-vous sur la compréhension du lancement des projets, des critères utilisés pour mener à bien une tâche, du périmètre du travail et de la façon dont les goulots d'étranglement surviennent. Déterminez ce qui déclenche le démarrage de chaque tâche et son changement d'état.
- Décrivez visuellement le workflow pour identifier les inefficacités. Élaborez un brouillon de workflow pour mettre en évidence les points de rupture. Donnez aux équipes transverses les moyens de collaborer pour améliorer le brouillon et identifier les pratiques inutiles.
- Identifiez les tâches qui nécessitent l'intégration de données provenant d'autres systèmes et veillez à ce que le logiciel de gestion des workflows les prenne en charge. Envisagez d'ajuster le workflow pour répondre aux exigences d'intégration, par exemple en divisant les tâches en sous-tâches plus petites.
- Résolvez les problèmes d'efficacité du workflow, y compris les problèmes de communication et les tâches en retard. Par exemple, l'ajout de mesures de responsabilisation pour les tâches ou la clarification des informations système qui doivent circuler.
- Utilisez un logiciel d'automatisation des workflows, en décrivant chaque tâche et en assignant des rôles aux utilisateurs. En fonction du périmètre du projet et des besoins de l'équipe, apportez de la visibilité grâce à des graphiques de Gantt, des cartographies des processus, des calendriers, et bien plus encore.
- Créez des déclencheurs et des actions automatisés pour simplifier les tâches récurrentes. Personnalisez les recettes (« recipes ») d'automatisation en fonction de besoins uniques ou utilisez des options prédéfinies.
- Testez et optimisez en permanence le workflow automatisé pour résoudre les problèmes. Fixez des métriques de performance et des indicateurs de performance clés (KPI) pour surveiller l'efficacité. Utilisez des tableaux de bord pour conserver une visibilité générale sur l'avancement et les bloqueurs.
- Formez l'équipe à l'utilisation du nouveau workflow automatisé grâce à des démonstrations pratiques. Préparez les équipes aux changements de processus et aux optimisations du workflow grâce à des plans de gestion des changements.
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Avantages de l'automatisation des workflows
L'automatisation des workflows offre de nombreux avantages pour les opérations métier. Cela améliore considérablement l'efficacité et la productivité afin de garantir l'amélioration continue. Voici quelques-uns des autres principaux avantages de l'automatisation des workflows :
Amélioration de l'efficacité
L'automatisation des tâches répétitives permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, augmentant ainsi la productivité globale. Les processus automatisés accomplissent les tâches plus rapidement et peuvent fonctionner en continu, ce qui augmente considérablement l'efficacité.
Réduction des erreurs
Les workflows automatisés réduisent les erreurs humaines en garantissant une exécution cohérente des tâches selon des règles prédéfinies. Cela permet d'améliorer la précision des tâches telles que la saisie, les calculs et le traitement des données, et réduit le temps et les ressources consacrés à la correction des erreurs.
Outils de collaboration
Votre outil de suivi des tâches doit faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe. Ces outils fournissent une plateforme de dialogue, de partage de documents, de feedback et de coordination, améliorant ainsi le travail d'équipe et la réussite des projets.
Économies
L'automatisation des tâches de routine réduit la nécessité des tâches manuelles. En limitant les erreurs, les entreprises économisent sur les coûts liés à leur correction. L'automatisation des workflows optimise également l'allocation des ressources, en veillant à ce que les équipes dépensent suffisamment, mais pas trop.
Collaboration améliorée
L'automatisation des workflows comporte souvent des fonctionnalités qui favorisent une culture de travail collaborative entre les membres de l'équipe, où qu'ils se trouvent. Les mises à jour en temps réel, les espaces de travail partagés et les notifications automatisées permettent de garder tout le monde sur la même longueur d'onde, d'améliorer le travail d'équipe et de promouvoir les réunions collaboratives.
Évolutivité
L'automatisation des workflows permet aux entreprises de gérer une charge de travail croissante sans augmenter leurs effectifs de manière proportionnelle. Cela soutient la croissance de l'entreprise sans compromettre la qualité ni l'efficacité.
Exemples d'automatisation des workflows
Vous pouvez automatiser les workflows de différentes équipes et différents rôles pour simplifier la planification des projets et améliorer la productivité. Voici quelques exemples spécifiques d'automatisation des workflows qui peuvent vous aider à comprendre comment les différentes équipes utilisent l'automatisation :
Responsables produit
Les responsables produit peuvent utiliser l'automatisation des workflows pour améliorer la prise de décisions et simplifier les processus de développement des produits. Par exemple, ils peuvent mettre en place un système automatisé de collecte et d'analyse de feedback sur les produits, qui recueille les commentaires des utilisateurs sur plusieurs canaux. Ce système peut classer automatiquement les commentaires en fonction des sentiments et des fonctionnalités, afin de fournir des informations qui permettront d'améliorer les produits.
Un autre moyen efficace d'automatiser les workflows en tant que responsable produit est de prioriser les demandes de fonctionnalités. Les responsables produit peuvent mettre en place un système de notation automatique qui évalue les demandes de fonctionnalités sur la base de critères prédéfinis tels que l'impact potentiel, les efforts de développement et l'alignement sur la stratégie produit. Cette automatisation des workflows garantit que la priorité sera donnée aux fonctionnalités les plus utiles lors du développement.
De plus, la planification du sprint et l'attribution des tâches peuvent être automatisées. Les backlogs de sprint peuvent être générés en fonction des scores de priorité et de la capacité de l'équipe, et les tâches peuvent être assignées aux membres de l'équipe en fonction de leurs disponibilités.
Ingénieurs en chef
Les ingénieurs en chef peuvent utiliser l'automatisation des workflows pour améliorer la qualité du code et simplifier les processus de développement. Par exemple, ils peuvent mettre en place un processus automatisé de revue de code qui assigne les revues aux membres de l'équipe en fonction de leur expertise et de leur charge de travail, avec des rappels intégrés pour les revues en attente. Cela permet de s'assurer que le code est révisé dans les plus brefs délais par les membres les plus compétents de l'équipe.
L'intégration continue et les pipelines de déploiement sont un autre domaine dans lequel l'automatisation peut être utile. Les ingénieurs en chef peuvent réduire les erreurs manuelles et accélérer le cycle de développement en mettant en place un système qui demande automatiquement à la bonne personne d'effectuer des tests et de procéder au déploiement dans des environnements de test.
Le suivi et la résolution des bugs peuvent également être automatisés grâce à un système de triage qui classe les signalements de bugs entrants, les assigne aux membres compétents de l'équipe et fait remonter les tickets critiques.
Chefs de projet
Les chefs de projet peuvent utiliser l'automatisation des workflows pour améliorer la visibilité des projets et la gestion des ressources. Par exemple, ils peuvent mettre en place des rapports d'état de projet automatisés, qui collectent des informations sur l'avancement auprès des membres de l'équipe, les compilent dans un rapport standardisé et les communiquent régulièrement aux parties prenantes.
L'allocation des ressources et la planification des capacités peuvent également être automatisées afin d'optimiser les performances de l'équipe. Vous pouvez mettre en place un système pour suivre la charge de travail des membres de l'équipe et suggérer automatiquement des réassignations de tâches afin d'équilibrer la charge de travail et de gérer le calendrier du projet.
Les chefs de projet peuvent également automatiser les workflows d'évaluation et d'atténuation des risques, ce qui permet aux membres de l'équipe d'identifier les risques et en de déclencher des mesures d'atténuation pour les risques prioritaires. Les défis rencontrés au cours des projets sont ainsi gérés de manière proactive.
Automatisation des campagnes marketing
Les équipes marketing peuvent considérablement améliorer leur efficacité grâce à l'automatisation des workflows. Par exemple, chaque fois qu'une tâche est créée pour des projets de marketing par e-mail, Jira peut créer automatiquement des tickets de design et de copywriting avec des spécifications et des directives, puis les associer. Cette automatisation simplifie l'exécution des campagnes marketing et permet à tous les membres de l'équipe de rester sur la même longueur d'onde.
La gestion de contenu est un autre domaine dans lequel l'automatisation des workflows peut être utile. Les équipes en charge du contenu peuvent implémenter des workflows qui affectent automatiquement les collaborateurs à des tâches en fonction de leur disponibilité et de leur charge de travail. Le contenu passe ensuite par un pipeline en fonction des personnes responsables de chaque aspect du processus de création de contenu.
Bonnes pratiques pour implémenter l'automatisation des workflows
Pour tirer le meilleur parti des logiciels d'automatisation des workflows, tenez compte des bonnes pratiques suivantes :
- Commencez petit et évoluez progressivement : commencez par fixer des objectifs pour un processus simple. Au fur et à mesure que vous apprenez et que vous voyez des résultats, passez à des workflows plus complexes.
- Impliquez les parties prenantes clés dans le processus : incluez les membres de l'équipe qui utiliseront les workflows automatisés. Ils contribueront à créer des systèmes efficaces et à améliorer l'adoption.
- Surveillez et optimisez en permanence les workflows automatisés : contrôlez régulièrement les performances et effectuez les ajustements nécessaires le cas échéant. Effectuez un suivi de certaines métriques telles que le temps gagné et la satisfaction des utilisateurs pour affiner votre automatisation.
- Maintenez un équilibre entre automatisation et supervision humaine : concevez vos workflows en permettant un contrôle humain sur certains points, en particulier les décisions critiques. Vous permettez ainsi à l'automatisation d'améliorer le jugement humain au lieu de le remplacer.
Fonctionnalités à rechercher dans les logiciels d'automatisation des workflows
Il est crucial de sélectionner le bon logiciel d'automatisation des workflows pour obtenir les avantages escomptés. Voici quelques fonctionnalités essentielles à prendre en compte dans les solutions d'automatisation des workflows :
Facilité d'utilisation
Une interface conviviale et un design intuitif permettent aux collaborateurs de naviguer facilement dans l'outil, favorisent une adoption rapide et accélèrent le retour sur investissement.
Les fonctionnalités d'automatisation des workflows Jira ont été conçues dans un souci de simplicité. Elles permettent aux équipes de créer des workflows personnalisés qui reflètent des processus réels sans aucune complexité. Essayez les workflows Jira pour découvrir notre approche conviviale.
Capacités d'intégration
Une intégration parfaite aux systèmes et applications existants est vitale pour garantir la circulation fluide des données entre les différents outils et plateformes. Cela empêche également les silos de données et optimise les workflows automatisés.
Le puissant moteur d'automatisation de Jira s'intègre parfaitement à divers outils tels que Slack, Teams, Figma, GitHub et bien d'autres, permettant à votre équipe de réduire les tâches manuelles et de développer les opérations.
Personnalisation et flexibilité
La possibilité de personnaliser les workflows en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise est cruciale. Un outil flexible d'automatisation des workflows s'adapte à vos exigences opérationnelles uniques, garantissant ainsi l'alignement sur les objectifs stratégiques.
Les workflows Jira permettent aux équipes de créer des workflows personnalisés afin de réduire les frictions et d'accélérer les livraisons.
Évolutivité
Les solutions d'automatisation des workflows devraient gérer des volumes de travail croissants à mesure que l'entreprise se développe. Cela inclut la prise en charge de multiples workflows, utilisateurs et données sans compromettre les performances ni la fiabilité.
La plateforme robuste de Jira est conçue pour évoluer avec votre équipe, afin de répondre à vos besoins d'automatisation des workflows au fur et à mesure de votre croissance.
Rapports et analyses
Des rapports et des analyses pertinents sont indispensables pour évaluer l'efficacité des workflows. Ces fonctionnalités mettent en évidence les domaines d'amélioration et permettent de prendre des décisions fondées sur les données grâce à l'accès à des informations en temps réel.
Jira fournit des outils de reporting complets pour permettre aux équipes de suivre l'avancement et d'identifier les domaines dans lesquels des optimisations sont possibles.
Sécurité
Les outils d'automatisation doivent être dotés de puissantes mesures de sécurité, telles que le chiffrement, les contrôles d'accès et les journaux d'audit, afin d'éviter les accès non autorisés et les violations de données.
Les mesures de sécurité robustes de Jira garantissent la protection de vos données dans l'environnement Atlassian Cloud. Créez et personnalisez des autorisations en contrôlant précisément qui peut accéder à quoi grâce à des rôles personnalisables. Jira propose également des mesures de sécurité renforcées, telles que la liste verte des IP, qui garantit que seules les personnes issues de réseaux fiables peuvent accéder à votre instance.
Accessibilité mobile
L'accessibilité mobile est de plus en plus importante. Elle permet aux équipes de rester productives et d'avancer facilement dans les workflows, quelle que soit leur situation géographique.
L'interface mobile de Jira est conçue pour faciliter la visualisation et la gestion des tickets sur des appareils mobiles. Lorsque vous accédez à Jira depuis un smartphone, les pages vous sont présentées dans une version optimisée.
Grâce à l'interface mobile, vous pouvez consulter les tickets, les commentaires, les pièces jointes, les liens entre tickets et les filtres favoris, mais aussi effectuer des opérations de base telles qu'ajouter des commentaires, suivre des tickets ou voter pour des tickets, et assigner des tâches aux membres de l'équipe.
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Optimisez l'efficacité grâce à l'automatisation des workflows dans Jira
Les outils d'automatisation des workflows de Jira peuvent transformer la façon dont votre équipe travaille. Que vous gériez des produits, que vous dirigiez des équipes d'ingénieurs ou que vous meniez des campagnes marketing, Jira vous aide à rationaliser vos processus et à améliorer votre productivité. La solution est facile à utiliser, s'intègre à d'autres outils que vous utilisez déjà et évolue avec votre équipe. De plus, elle protège vos données tout en vous permettant de travailler de n'importe où.
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