Comment prospérer dans la gestion de produits à distance

Cette année a été pour le moins difficile. Alors que le monde fait face à une pandémie, Atlassian a décidé que tous ses employés travailleraient à distance jusqu'à la fin de l'année 2020. Plus récemment, Atlassian a annoncé l'initiative « TEAM Anywhere », qui permet à tous les employés de choisir leur lieu de travail, que ce soit depuis chez eux, au bureau ou un mélange des deux. Travailler seul de chez soi est une chose, mais travailler en tant que membre d'une équipe distribuée en est une autre.

Lorsque l'annonce du télétravail généralisé a été faite, j'étais en train de créer une stratégie commerciale sur trois ans avec des objectifs d'alignement dans toute l'entreprise. Même si mes objectifs n'ont pas changé, la manière de les atteindre a dû être repensée. Notre équipe de gestion de produits a adopté de nouvelles méthodes de travail et de collaboration à distance entre collègues et avec les clients. Bien que la gestion de produits nécessite une collaboration étroite avec les parties prenantes et les collègues, il est possible d'adopter de nouvelles pratiques collaboratives et d'assurer la réussite des responsables produit à distance.

Nous avons rapidement réalisé que nous ne pouvions pas travailler de la même manière que nous l'avions toujours fait. Travailler depuis chez soi est synonyme de distractions et de défis multiples. Les enfants, les conjoints, les colocataires et/ou les animaux de compagnie peuvent interférer avec le travail et les réunions. En fait, lors d'une présentation que j'ai donnée par vidéoconférence, mon chien s'est faufilé derrière moi et m'a collé un jouet sur la tête.

Chez Atlassian, nous pensons qu'il est essentiel de nous focaliser sur le client pour développer des produits d'exception. Normalement, les responsables produit passent beaucoup de temps en personne avec le client pour tisser une relation, voir l'environnement de travail du client et comprendre comment un produit peut répondre au mieux à ses besoins. Cependant, nos responsable produit distribués doivent communiquer, collaborer et nouer des relations par vidéoconférence, plutôt qu'en face à face.

Même si Zoom a largement contribué à nous donner l'impression d'interagir avec une personne à proximité, les signaux visuels sont totalement différents. Lors d'une conversation en personne, la plupart des gens ont tendance à regarder autour d'eux pendant qu'ils parlent. La discussion est ciblée, mais pas non plus intense. Pourtant, avec Zoom, la caméra est fixée sur votre visage. Toute pause peut être comprise comme un signal donnant la parole à l'autre personne.

De plus, comme les réunions par vidéoconférence peuvent s'accumuler tout au long de la journée, vous ne profitez pas de la pause habituelle lorsque vous marchez vers la salle de réunion pour rassembler vos idées. Donner une présentation en vidéoconférence comporte ses propres défis sans feedback en personne. Nous avons même téléchargé une extension Zoom pour les applaudissements lorsque des personnes font des présentations.

Personnellement, j'ai constaté que des limites claires sont importantes dans le cadre du télétravail. J'ai créé une page Confluence qui indique clairement lorsque je travaille, lorsque je suis disponible (et dans quel fuseau horaire), et quelles sont mes priorités pour la semaine. Bien que Slack soit un outil utile pour le télétravail, il peut également être une source de distraction, c'est pourquoi je préviens que je ne me connecterai pas les lundis (il en va de même pour les e-mails).

Une manière de surmonter les défis liés à la communication en télétravail est de s'assurer de communiquer à l'excès, comme l'a remarqué mon collègue Dan Radigan. Lorsqu'une décision est prise, chaque membre de l'équipe doit la comprendre et, dans l'idéal, en cerner les raisons. C'est possible grâce à un système de gestion de contenu, tel qu'un Wiki, où les membres de l'équipe peuvent facilement rechercher les dernières informations au sein de l'équipe. Ils peuvent être alertés par le biais d'une discussion de groupe sur Slack.

La gestion de produit nécessite un contact rapproché avec les clients et est particulièrement importante dans le cadre du télétravail. Même avant la pandémie de COVID-19, chez Atlassian, la majorité du travail de recherche était réalisée à distance. En utilisant Zoom, nos clients peuvent partager leurs espaces de travail et montrer comment cela fonctionne réellement pour eux.

Maintenant que nous télétravaillons intégralement, nous avons réfléchi à la façon dont nous gérons les membres de l'équipe pour la recherche sur les produits à distance. Même si pour nous, suivre une session de recherche est une expérience d'équipe fantastique, cela peut être intimidant pour le client si de nombreux membres de l'équipe y participent. Nous limitons donc à présent le nombre d'observateurs et de participants de notre équipe pour chaque appel. Pour ceux n'ayant pas participé à l'appel, nous organisons des « visionnages groupés » après les sessions afin que l'intégralité de l'équipe puisse regarder les vidéos de la session de recherche et en discuter. Nous utilisons des outils tels que Trello et Mural pour consigner ce que nous apprenons durant ces sessions, ce qui facilite l'analyse collaborative à distance.

Il est important d'avoir une vision du produit claire et documentée de façon concise, limpide, convaincante et visuellement attrayante (grâce à des diagrammes ou des graphiques, par exemple). Un responsable produit doit donner une présentation qui articule clairement la valeur du produit, les éléments du produit, les attentes, ainsi qu'un parcours clair vers la réussite. Cela permet de réduire la durée des réunions.

Durant la présentation, nous gardons un œil attentif sur le chat et répondons à une discussion ou aux questions. Cela donne une idée de la réaction du public et permet de rendre les présentations Zoom plus interactives. À présent, nous partageons également les présentations en interne à l'aide de pages de Q&R, ce qui permet aux membres de notre équipe de les consulter à leur convenance et de continuer à donner du feedback ou à obtenir des clarifications.

Chaque vendredi, toute l'équipe marketing participe à une réunion en vidéoconférence et partage les réalisations, défis, inquiétudes, et plus encore. Nous organisons également chaque semaine une réunion du marketing produit réunissant les travailleurs en contact avec les clients, ainsi qu'un membre de l'équipe de support et de l'équipe de Technical Account Managers (TAM). Lors de cette réunion, tout le monde partage les cinq points qui intéressent le plus les clients. En résulte un résumé détaillé de ce qui se passe dans chaque équipe. Vous pouvez ainsi déterminer si les schémas sont communs à plusieurs domaines.

Nous sommes très rigoureux lorsqu'il s'agit de documenter l'engagement de chaque membre de nos équipes envers les différentes dépendances. Plutôt que d'organiser une réunion pour évoquer ces dépendances, nous commençons par les documenter, puis nous organisons une réunion pour en discuter, ce qui permet de réduire le temps passé en réunion.

Nous sommes également très rigoureux quant à la définition des bons objectifs individuellement et pour nos équipes. Lors de nos assemblées virtuelles, nous identifions dans un premier temps la mission de l'équipe, les objectifs de l'entreprise ainsi que nos progrès vers la réalisation des objectifs. Une compréhension commune des objectifs permet à tout le monde de collaborer dans la bonne direction, même si nous ne pouvons pas nous réunir pour rattraper ce que nous avons manqué au bureau.

Fort heureusement, Atlassian développe des outils qui aident les équipes à mieux collaborer. Dans un sens, nous étions donc bien équipés pour gérer le télétravail généralisé. Nous utilisons à présent un mélange de nos propres outils et d'outils tiers. Voici les outils que nous utilisons actuellement :

Zoom a aidé le monde entier à tisser des liens grâce à l'un des meilleurs outils de vidéoconférence disponible. C'est idéal pour les réunions individuelles, les appels client, les réunions en petits groupes, les réunions d'équipes, et plus encore. Je suggère d'utiliser un chronomètre durant les réunions sur Zoom afin de ne pas dépasser les heures limites.

Lorsque nous avons besoin de réponses à de simples questions, Slack est la solution. Grâce à la possibilité de créer des canaux, Slack permet aux équipes de partager et de faire du brainstorming. Pour rendre la communication plus amusante et plus personnelle, bon nombre d'entre nous installent Giphy. Cela peut aussi aider à renforcer l'empathie et la camaraderie au sein de l'équipe. Dans notre équipe, certaines personnes envoyaient des chansons en rapport avec leur ressenti du jour ainsi que des playlists musicales complètes. Nous avons également conçu une intégration sur Slack qui envoie un sondage à l'équipe pour identifier si ses membres ont compris la finalité de l'équipe, les objectifs, les valeurs, et plus encore.

Les travailleurs d'aujourd'hui ont besoin d'outils en ligne intuitifs et fiables pour partager, collaborer et réviser le contenu. C'est particulièrement important pour les équipes distribuées. Voici les outils que nous utilisons :

Google Drive et Google Docs fournissent une source de référence unique pour nos efforts de partage de contenu, nous permettant de créer, de partager et de collaborer sur des documents. Tous les membres de l'équipe peuvent facilement accéder au contenu, commenter et vérifier les fichiers.

Sans vouloir paraître trop partiale, je pense que Confluence est l'une des meilleures apps de collaboration disponible. Cela permet à nos équipes distribuées de surveiller et mettre à jour les détails spécifiques des projets. Les membres de notre équipe produit peuvent intégrer les feuilles de route produit aux pages Confluence, les lier à des documents supplémentaires, y compris les tickets Jira, et bien plus encore. Confluence permet de maintenir tout le monde informé quant aux stratégies produit et à l'avancement.

Confluence est une excellente source de référence pour les décisions prises. C'est d'autant plus important dans le cadre du télétravail, car des décisions sont prises lorsque certaines personnes ne sont pas disponibles. Pourtant, en utilisant Confluence, nous sommes à jour et nous donnons un feedback rapide si nécessaire. Cela fonctionne également comme un Wiki pour nos équipes. Par exemple, nous avons créé une page pour les questions les plus courantes qui revenaient sans cesse. Nous avons également créé des modèles Confluence pour les rétrospectives d'équipe que nous partageons avec l'ensemble de l'équipe.