La flexibilité occupe une place importante dans le framework Agile. Si quelque chose ne fonctionne pas, vous devez apporter des changements. Si quelque chose fonctionne bien, vous pouvez en tirer des leçons pour les intégrer à votre prochain projet. Contrairement à la gestion de projet en cascade, qui est une approche séquentielle de l'exécution des projets, l'amélioration continue vous permet de faire des ajustements constants pour répondre à l'évolution des demandes de projets.
Ces petits ajustements et changements que vous apportez font partie du processus d'amélioration continue. Mener des rétrospectives de sprint et utiliser l'amélioration des processus Lean peut vous aider à apporter les changements nécessaires pour relancer votre entreprise.
Ce guide abordera tout ce que vous devez savoir sur l'amélioration continue et son rôle dans le framework Agile.
Définition de l'amélioration continue
L'amélioration continue consiste à analyser les performances, à identifier les opportunités et à apporter des changements progressifs aux processus, aux produits et au personnel, et ce de manière constante. En analysant et en peaufinant les processus, votre entreprise peut gagner du temps et proposer un produit globalement meilleur.
Outils et méthodologies d'amélioration continue
Intégrer l'amélioration continue à votre quotidien professionnel implique l'adoption d'outils et de pratiques qui vous aident à réfléchir dans une optique d'amélioration. Les meilleurs outils d'amélioration continue vont de pair avec votre travail et les meilleures pratiques sont celles que vous remettez en question régulièrement.
Rétrospectives
Les rétrospectives Agile sont peut-être le premier outil que vous devriez utiliser pour créer une culture d'amélioration continue. Les rétrospectives des équipes permettent de discuter des points positifs et des points d'amélioration. De nombreuses équipes choisissent d'organiser des rétrospectives une fois les projets terminés ou des rétrospectives ponctuelles axées sur des moments précis. Les équipes les plus efficaces organisent régulièrement des réunions rétrospectives indépendamment des événements. L'organisation d'une rétrospective toutes les deux semaines est un moyen sûr de vous améliorer en continu.
Le principe Planifier-Déployer-Contrôler-Agir (PDCA)
Le principe Planifier-Déployer-Contrôler-Agir, ou PDCA, est l'un des outils les plus utilisés dans le cadre du modèle d'amélioration continue. « Planifier » correspond à la possibilité d'identifier une opportunité et de planifier le changement. « Déployer » correspond à l'implémentation du changement à petite échelle. « Contrôler » correspond au processus qui consiste à utiliser des données pour analyser les résultats du changement et déterminer si cela fait une différence. « Agir » correspond à l'implémentation du changement de manière plus globale et à la poursuite de l'évaluation des résultats. Si une étape n'a pas produit les résultats attendus, il suffit de recommencer.
Les équipes logicielles exécutent des boucles PDCA lorsqu'elles lancent de nouvelles fonctionnalités via le « feature flagging ». Le feature flagging est le processus qui consiste à déployer une nouvelle fonctionnalité auprès d'un sous-ensemble réduit de clients réels dans le cadre d'un test limité. Le test vise à déterminer si les clients qui y participent obtiennent de meilleurs résultats que ceux qui ne bénéficient pas de la nouvelle fonctionnalité. Après avoir vérifié les données des utilisateurs, les équipes déploient cette fonctionnalité pour tout le monde.
Les cinq Pourquoi ou l'analyse des causes racines
Les enfants ont raison lorsqu'ils ne cessent de demander « Pourquoi ? » à leurs parents. Les 5 Pourquoi sont une technique courante d'analyse des causes racines selon laquelle le fait de constamment se demander « Pourquoi » permet d'identifier la cause racine d'un problème en cinq questions maximum. L'analyse des causes racines est utile pour l'amélioration continue, car elle concentre les efforts d'amélioration sur les causes sous-jacentes plutôt que sur les symptômes.
Kaizen et Kata
Ceux qui recherchent le plus de flexibilité peuvent fonder leur processus sur les philosophies du kata d'amélioration et du Kaizen. Le kata d'amélioration est un processus en quatre étapes qui vise à imaginer des solutions à des problèmes dynamiques. L'utilisation d'un modèle de tableau Kanban pour suivre votre avancement au cours de ces quatre étapes permettra à votre équipe de rester sur la bonne voie. Les dix principes du Kaizen constituent un autre framework que vous pouvez utiliser comme source d'inspiration dans le cadre de votre démarche d'amélioration continue.
Fabrication Lean (Lean Manufacturing)
Le Lean Manufacturing est basé sur des principes Lean, qui éliminent les pertes de temps et de ressources pour garantir que les projets sont terminés et livrés dans les délais. Il s'articule autour de cinq principes clés :
- Définition de la valeur
- Cartographie de la chaîne de valeur
- Création d'un flux
- Établissement d'une tension de flux
- Recherche de la perfection
Amazon est un excellent exemple de Lean Management. Les espaces de travail sont organisés de manière à maximiser la productivité, et les produits vendus ou livrés par Amazon sont emballés et prêts à être livrés.
Adidas utilise la livraison directe en magasin pour permettre à ses clients d'accéder à une large gamme de chaussures tout en conservant un plus petit inventaire dans chaque magasin. Si un client souhaite une paire de chaussures en particulier qui n'est pas en stock, celle-ci peut être livrée directement dans ce magasin Adidas.
Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet Lean pour bénéficier de ces avantages au sein de votre entreprise.
Gestion de la qualité totale (TQM)
La gestion de la qualité totale (TQM, ou Total Quality Management) est une approche d'amélioration continue qui accroît la satisfaction des clients et l'implication des employés. En faisant en sorte que chacun contribue à l'amélioration de la qualité, les entreprises peuvent réduire les erreurs et améliorer les processus essentiels. C'est le cœur et l'âme de l'amélioration continue : minimiser les erreurs et rationaliser les processus pour améliorer la qualité.
Agile
La méthodologie Agile est une méthode de gestion de projet qui permet de fractionner les grands projets en plusieurs parties plus petites, appelées sprints. Après chaque sprint, l'équipe organise une rétrospective de sprint afin d'apporter des changements et des améliorations pour le sprint suivant. La méthodologie Agile repose sur la collaboration et l'adaptabilité. De plus, elle évolue en fonction des résultats et du feedback que vous recevez.
Méthode Kanban
La méthode Kanban permet aux équipes de visualiser les workflows, d'éviter toute surcharge et d'accroître leur efficacité. Les principes Kanban tournent autour de la visualisation des workflows, y compris de votre backlog, du travail en cours et du travail terminé. Cette méthode vous permet de maintenir un bon rythme de travail sans vous surcharger ni accumuler de retard par rapport à vos dates limites. Il existe quatre métriques Kanban principales :
- Délai d'exécution
- Durée du cycle
- Travail en cours
- Débit
Avantages de l'amélioration continue
En tant qu'entreprise, un cycle d'amélioration continue peut vous aider à apporter des changements qui améliorent la satisfaction des employés, l'efficacité et la qualité globale. Voici certains des principaux avantages du processus d'amélioration continue.
Efficacité opérationnelle
Quand vous avez beaucoup de tâches à réaliser, chaque minute gagnée peut faire toute la différence. L'amélioration continue vous permet de rationaliser les processus pour augmenter la productivité, ce qui signifie que vous pouvez accomplir davantage dans le même laps de temps.
Engagement renforcé des employés
Permettre aux employés de participer au processus d'amélioration continue peut impliquer davantage votre équipe et renforcer l'engagement des employés. En 1951, Toyota a lancé le système de suggestion d'idées créatives afin de renforcer l'engagement des employés grâce à une amélioration continue.
Réduction des pertes
Les méthodologies d'amélioration continue, telles que la méthodologie Lean, aident à réduire les pertes en allégeant les processus individuels. Si vous pouvez réduire un processus à quelques étapes simples, vous pouvez économiser du temps et augmenter votre productivité.
Réduction des coûts
L'élimination des processus inefficaces et la rationalisation des processus pour les rendre plus efficaces peuvent permettre de réaliser des économies. L'application des principes Lean aux processus de production permet d'économiser du temps et des ressources à chaque étape. L'amélioration de la gestion de la chaîne d'approvisionnement peut réduire les frais de stockage et de livraison, augmentant ainsi vos résultats financiers.
Amélioration de la qualité
Dans le cadre de l'amélioration continue, vous vous efforcez constamment d'améliorer les processus secondaires qui, en fin de compte, améliorent votre produit ou service. En rationalisant les processus et en optimisant l'utilisation des ressources, vous pouvez proposer des produits et services de meilleure qualité à chacun de vos clients.
Comment implémenter l'amélioration continue
Implémenter l'amélioration continue au sein de votre entreprise est un processus en quatre étapes connu sous le nom de cycle PDCA. Voici un aperçu de son fonctionnement :
- Planifier : commencez par déterminer les domaines dans lesquels vous pouvez vous améliorer et créer un plan. Par exemple, si vos clients ne sont pas engagés, vous pouvez essayer de leur proposer une réduction ou une offre promotionnelle par e-mail.
- Déployer : au cours de cette étape, vous mettez en œuvre votre plan à petite échelle. Cela vous permet d'évaluer son efficacité sans que cela ait de conséquences sur l'ensemble de l'entreprise.
- Contrôler : ensuite, observez les résultats de votre plan. Est-ce qu'ils sont satisfaisants ? Réfléchir aux résultats de votre plan est l'une des étapes les plus importantes.
- Agir : si votre plan a fonctionné, vous pouvez le mettre en œuvre à plus grande échelle. Dans le cas contraire, vous pouvez revenir à la case départ et recommencer à la phase de planification.
Vous pouvez utiliser d'autres outils et techniques, tels que l'analyse des Cinq pourquoi, pour vous aider à identifier les points faibles et à élaborer des plans d'amélioration continue. Vous pouvez consulter notre modèle d'analyse des Cinq pourquoi pour vous aider à vous lancer.
Jira prend en charge l'amélioration continue
L'amélioration continue est au cœur de la méthodologie Agile, et Jira est conçu pour les équipes Agile. Le backlog et les sprints vous permettent de fractionner les projets volumineux en tâches plus réduites. Vous pouvez utiliser les tableaux Scrum Jira ou Kanban pour diviser les projets en segments encore plus faciles à gérer. Jira propose différents types de tickets, tels que des bugs, des tâches et des sous-tâches, qui répondent aux différents besoins des projets.
Les workflows personnalisables vous permettent d'adapter Jira à votre workflow unique, tandis que des insights en temps réel vous permettent de mieux comprendre la vélocité, la productivité et d'autres métriques. Vous pouvez même importer des données depuis des plateformes tierces directement dans Jira, afin d'obtenir une vue complète des données et des informations pertinentes provenant d'autres systèmes dont dépend votre équipe.
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Jira peut vous aider à vous concentrer sur l'amélioration continue et à apporter les changements nécessaires pour rester Agile ? Essayez les tableaux Scrum Jira dès aujourd'hui.
Amélioration continue : questions fréquentes
Quelles sont les meilleures pratiques en matière d'amélioration continue ?
Il existe plusieurs manières de mettre en œuvre l'amélioration continue dans votre entreprise. Voici quelques bonnes pratiques :
- Communiquer en permanence
- Capturer et valider les avantages
- Se concentrer sur les métriques qui ont un impact sur votre activité
- Capturer des idées pour l'amélioration
- Utiliser un entonnoir à idées
- Réaliser des revues hebdomadaires des projets
Impliquer tout le personnel constitue une stratégie efficace pour assurer une amélioration continue au fil du temps. Vous pouvez former les nouvelles recrues à l'amélioration continue et aussi utiliser un programme dédié pour permettre aux autres collaborateurs de se perfectionner.
Pouvez-vous donner un exemple d'amélioration continue ?
Amazon est l'un des meilleurs exemples d'amélioration continue du secteur. Amazon utilise la méthodologie Lean pour optimiser les entrepôts et rationaliser le processus de livraison. L'entreprise applique également une approche unique qui met l'accent sur la satisfaction client à long terme plutôt que sur les gains à court terme.
Apple mène des recherches approfondies auprès des utilisateurs afin de savoir ce qu'ils aiment et n'aiment pas dans les produits Apple. Cette recherche contribue à améliorer continuellement les produits Apple, en ajoutant de nouvelles fonctionnalités qui permettent à Apple de demeurer un acteur majeur dans le domaine de la technologie.
Quel est l'objectif principal de l'amélioration continue ?
L'objectif principal de l'amélioration continue est de transformer votre entreprise grâce à de petits changements progressifs. Cela améliore l'engagement des employés, augmente la productivité et l'efficacité et accroît la satisfaction client. Si vous pensez qu'il vous reste une marge de progression, vous pouvez découvrir de nouvelles opportunités de croissance et améliorer votre activité.
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