OKR : le guide ultime des objectifs et résultats clés

Lorsque vous voulez réaliser quelque chose, peu importe de quoi il s'agit, vos désirs sont basés sur un résultat privilégié. C'est un concept humain très simple et fondamental, développé dès le plus jeune âge. Voici une façon de l'exprimer dans une phrase :

Je vais ________ mesuré par ________.

C'est ainsi que John Doerr a expliqué les objectifs et résultats clés (OKR) dans son livre « Mesurez ce qui compte ». Bien que ce concept soit simple, le monde des affaires est un environnement complexe avec de nombreuses composantes mobiles. Pourtant, en adhérant à des principes simples, de grands résultats peuvent être obtenus.

Un OKR est une stratégie de gestion populaire, qui définit des objectifs et suit les résultats. Il permet de créer un alignement et un engagement autour d'objectifs mesurables. Introduit et popularisé par Intel dans les années 1970, il s'est depuis répandu dans les entreprises technologiques comme un moyen d'aider les employés à comprendre la charte de l'entreprise et à s'y engager. Des études montrent que les membres d'une équipe sont plus engagés dans leur travail et plus productifs lorsqu'ils ont une idée claire de ce que l'équipe essaie d'accomplir et, plus important encore, de l'importance de la tâche.

Les OKR sont nés de l'amélioration d'une pratique largement utilisée de gestion par objectifs (MBO). La différence ? Les OKR constituent un processus plus collaboratif par opposition à un processus bureaucratique de haut en bas. Peter Drucker (qui a été le premier à populariser la MBO) a suggéré qu'un responsable devrait revoir les objectifs de l'organisation et ensuite fixer ceux du travailleur. En revanche, les OKR s'appuient sur les équipes de l'organisation afin d'affiner les objectifs de haut niveau pour chaque domaine spécifique. Et, si les équipes doivent travailler avec d'autres partenaires de l'organisation pour atteindre des objectifs de haut niveau, ces équipes pourraient collaborer et rédiger ensemble des OKR afin d'assurer un alignement adéquat. Il s'agit d'un changement de mentalité, où la question « Étions-nous occupés à ces tâches ? » devient « Avons-nous pris un virage pour que notre organisation prospère ? »

Il est plus utile de réfléchir au « processus OKR » que de se contenter de considérer la partie « objectif » et « résultat clé ». Les objectifs statiques, qui ne sont pas régulièrement examinés et révisés à mesure que l'environnement opérationnel change, deviennent rapidement obsolètes et dénués de sens. C'est la combinaison d'objectifs clairs avec un petit ensemble de résultats spécifiques et mesurables et un processus régulier d'examen des progrès accomplis dans la réalisation de ces mesures qui rend les OKR vraiment utiles.

Les OKR comportent deux composantes importantes : l'objectif que vous souhaitez atteindre et les résultats clés, qui vous permettent de mesurer la réalisation de l'objectif.

Felipe Castro (coach OKR, auteur, conférencier et évangéliste) résume comme suit les deux composantes d'un modèle OKR :

Cette définition comporte quelques points clés. Premièrement, l'objectif doit être concis et engageant, afin qu'une équipe puisse facilement le mémoriser. Ensuite, un petit nombre de métriques doivent être en place pour suivre les principaux résultats. Ces métriques doivent pouvoir être mesurées en temps utile. Si vous ne pouvez voir les résultats qu'au bout de deux ans, vous ne pourrez pas examiner votre avancement sur une base trimestrielle.

Comme l'a écrit Steven Covey dans son livre « Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent », « commencez en ayant la fin à l'esprit. » Cela correspond parfaitement à l'identification des objectifs que vous voulez atteindre.

Voici quelques-uns des grands objectifs :

• Améliorer la satisfaction des clients
• Augmenter le chiffre d'affaires récurrent
• Faire évoluer les performances du système
• S'occuper d'un plus grand nombre de clients
• Réduire le nombre d'erreurs de données dans le système

L'important pour chaque entreprise est d'identifier les objectifs qui sont pertinents dans un contexte spécifique (forces du marché, exigences des clients, paysage concurrentiel, environnement réglementaire, etc.). Les objectifs devraient contribuer à orienter les activités de chacune des équipes au sein de l'organisation. Avoir un objectif de « rentabilité » est une bonne chose pour la plupart des entreprises, mais cet objectif est si élevé qu'il n'aide pas les équipes à déterminer comment elles vont « être rentables ». La formulation des objectifs en termes de réalisations (« ce que nous pouvons réaliser au cours du prochain trimestre pour nous aider à atteindre nos objectifs à long terme ») aide les équipes à concentrer leurs efforts sur des étapes plus limitées, qui permettent une réflexion et un réalignement réguliers des activités.

Les « résultats clés » sont les résultats souhaités après avoir pris une série de mesures. Une erreur courante avec les OKR consiste à confondre les résultats souhaités et les actions menées pour atteindre les objectifs. Par exemple, dans le cas ci-dessous, l'objectif est de réduire le nombre d'erreurs de données dans le système. Mais le résultat clé spécifié est l'installation d'une nouvelle version du package du fournisseur. Cependant, il n'est pas fait mention des erreurs de données suivies, ni de l'objectif futur. Il n'y a aucun moyen de savoir si l'installation de la dernière version a amélioré ou aggravé la situation, ou si elle n'a eu aucun effet.

À ne PAS faire : confondre les mesures prises pour atteindre l'objectif avec le résultat clé. Par exemple :

Dans l'exemple ci-dessous, nous montrons comment garder le même objectif et précisons les résultats clés qui permettent de suivre les améliorations éventuellement apportées. De nombreuses activités différentes peuvent être menées de concert pour atteindre l'objectif souhaité.

À faire : identifier les résultats mesurables

Il convient de trouver des résultats clés qui font office d'indicateurs anticipés de votre objectif, par opposition aux indicateurs tardifs. Vous voulez des résultats qui peuvent être mesurés régulièrement, et qui permettent d'atteindre l'objectif global.

Scores : une échelle mobile entre 0 et 1 qui indique si vous avez manqué, approché ou atteint votre objectif déclaré en matière de résultats clés. Par exemple :

0,3 = vous avez largement manqué l'objectif
0,7 = vous n'avez pas atteint votre objectif, mais avez réalisé des progrès considérables
1 = vous avez atteint votre objectif ambitieux (bravo !)

C'est vrai : un score de 0,7 pour un résultat clé est considéré comme une réussite !Vous devriez fixer des objectifs ambitieux et ne pas vous considérer en échec si vous terminez le trimestre sans obtenir de score parfait.

Si vous obtenez régulièrement un score de 1,0 sur vos résultats, vous devriez fixer des objectifs de résultats clés un peu plus ambitieux.

Chez Atlassian, nous utilisons un simple modèle Confluence pour noter nos OKR et communiquer notre avancement à l'ensemble de l'organisation.

Le développement Agile et les OKR vont parfaitement de pair. Le premier est censé réduire les coûts liés au changement d'avis. En effet, la planification Agile exige une cadence régulière et planifiée pour vérifier l'avancement du développement, évaluer le contexte de l'entreprise (la concurrence, les exigences client, les exigences réglementaires, les conditions du marché) et procéder à des ajustements sur la base de ces informations. Communiquer clairement les objectifs et résultats clés garantit la transparence.

Une revue trimestrielle permet de passer de la question « Avons-nous livré ce que nous avions dit que nous livrerions » à « Avons-nous atteint les objectifs que nous avions fixés ? » La combinaison de ces deux questions aide une organisation à décider si elle doit continuer sur sa lancée ou rectifier le tir.

Lors de l'établissement des OKR, il est important de ne pas perdre de vue ce qui guide votre organisation. C'est pourquoi vous devez aligner les OKR sur la mission, la vision et les valeurs de votre organisation. Lorsque les OKR aident à définir le « quoi » et le « comment », votre vision doit faire respecter le « pourquoi ». Ce diagramme en cascade permet d'illustrer comment la vision d'une entreprise doit être liée à vos OKR annuels et trimestriels. Il montre également la place des OKR dans l'exercice de planification stratégique global.

Vos objectifs doivent soutenir votre mission et les valeurs de votre entreprise, mais ils doivent être étroitement alignés sur vos objectifs à long et à court terme (ou sur un an).

Les OKR peuvent par exemple être introduits en demandant à une organisation d'identifier trois ou quatre objectifs qu'elle souhaite atteindre au cours d'une année complète. Cette tâche incombe généralement à la direction générale. Ensuite, demandez à chaque partie de l'organisation d'identifier les objectifs connexes qu'elle peut atteindre au cours de chaque trimestre de l'année. Ce mélange de grands objectifs annuels et de petits objectifs trimestriels peut aider l'organisation à comprendre comment les objectifs d'un domaine spécifique contribuent à l'ensemble de ses activités.

Il convient d'identifier des résultats clés mesurables afin de pouvoir vérifier les progrès réalisés en vue d'atteindre votre objectif. Si vous fixez un résultat clé qui ne peut être mesuré qu'une fois par an, vous n'aurez qu'une seule occasion par an de déterminer si votre travail vous permet d'atteindre vos objectifs. Les organisations étant confrontées à un rythme de changement croissant, vérifier l'avancement une fois par an ne suffit pas.

La solution Jira Align d'Atlassian permet d'associer votre stratégie commerciale à l'exécution technique. Là où les OKR suivent les résultats de l'exécution, Jira Align fournit un aperçu clair des objectifs, des résultats clés que vous suivez et du travail accompli pour atteindre les objectifs. Les fonctionnalités OKR natives incluses dans Jira Align aident votre équipe à s'aligner, à rester alignée, et à associer instantanément le travail à la création de valeur.

Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont les OKR peuvent vous aider à vous concentrer sur votre stratégie organisationnelle et à assurer un alignement continu ? Visionnez notre webinaire à la demande.

Nous remercions tout particulièrement Caz Gottlieb, Associate Product Manager, Jira Align, pour sa contribution à cet article.