Je m'étonne souvent de notre capacité à définir des objectifs. Avec l'essor des OKR et d'autres frameworks de définition d'objectifs, les professionnels de presque tous les secteurs peuvent en toute confiance définir des objectifs pour les projets et les équipes. Je suis également surpris de voir à quel point il peut être difficile de comprendre pourquoi vous avez, ou non, atteint un objectif. Une base de référence de projet permet d'ajouter un contexte précieux à cette conversation. En créant des bases de référence de projet, vous pouvez désormais commencer votre exploration par une simple question : « Avons-nous atteint la base de référence de notre projet ? » Disposant de ce contexte, vous pouvez plus facilement comprendre pourquoi certains buts ont été atteints ou non.
Qu'est-ce qu'une base de projet dans la gestion de projet ?
La base de référence d'un projet est un point de référence défini utilisé pour comparer les performances d'un projet au fil du temps. Les bases de référence de projet sont utilisées par les chefs de projet pour comprendre l'évolution du périmètre, du calendrier et des coûts du projet tout au long de sa réalisation. Les bases de référence de projet diffèrent des objectifs dans la mesure où elles se concentrent sur l'état d'un projet, tandis que les objectifs se concentrent sur les résultats. L'ajout de bases de référence peut vous aider à comprendre comment l'état d'un projet au fil du temps a contribué à la réalisation des objectifs de ce projet.
Imaginons qu'une équipe de développement logiciel se lance dans un projet de deux semaines dont l'objectif est de rendre un ancien formulaire d'inscription conforme au RGPD. Il y a urgence, car nous sommes en 2023, et ce formulaire aurait dû être conforme il y a des années ! C'est également complexe, car ces entrées sont utilisées au sein de l'entreprise et chaque point de terminaison doit être sécurisé. Un chef de projet lance le projet, et le travail commence.
Trois semaines plus tard, l'équipe célèbre la réussite d'un test de bout en bout, et la solution passe en production. Le projet peut-il être qualifié de réussite ?
Se concentrer sur l'objectif du projet reviendrait à dire oui. Une vérification par rapport à la base de référence du projet pourrait mener à une réponse différente. La base de référence fixerait le calendrier, le périmètre et le coût du projet, alors commençons notre vérification. Le projet était prévu pour deux semaines, mais a été terminé en trois. Le périmètre concernait uniquement le développement, mais il s'est avéré qu'un travail de conception a été nécessaire pour une fenêtre contextuelle relative au RGPD. Les coûts ont été dépassés, car l'intervention du designer n'avait pas été prise en compte dans le budget. De plus, l'équipe de développement a maintenant une semaine de retard sur son prochain projet. Nous aimons célébrer une réussite, mais définir la base de référence d'un projet permet à toutes les équipes de comprendre quel a été le prix de cette réussite.
Éléments clés de la base de référence d'un projet
Les chefs de projet savent ce que doit comprendre un bon plan de projet. Nous avons de la chance qu'un si grand nombre de principes fondamentaux de la gestion de projet soient désormais largement utilisés et compris. Les principaux composants d'une base de référence d'un projet sont probablement déjà abordés lors de la conception de ce projet. Il suffit de les regrouper pour obtenir une base de référence, et nous sommes prêts à lancer le travail.
1. Périmètre
Le périmètre d'un projet est un aperçu détaillé des activités, des ressources et des livrables associés à ce projet. Remarque importante : le périmètre fixe les limites du projet en indiquant clairement ce qui est inclus dans le projet et ce qui ne l'est pas. Le périmètre du projet décrit également les principales parties prenantes, les coéquipiers, les processus, les hypothèses et les contraintes. Tous ces éléments sont documentés dans un énoncé du périmètre.
Simple énoncé de périmètre tiré de notre exemple lié au RGPD : « L'équipe de développement A » est chargée de coder et de déployer une solution pour une utilisation et un stockage conformes au RGPD des données obtenues via le « Formulaire d'inscription B » en deux semaines ou moins.
2. Calendrier
Que votre organisation travaille en sprints, en heures, en jours ou en semaines, la base de référence de votre projet nécessite un calendrier. Un calendrier complet comporte une date de début, une date de fin et le temps écoulé entre ces dates (durée). De nombreuses équipes donnent à la date de fin de leurs projets des qualificatifs intéressants, tels que « date de fin prévue » ou « date de fin estimée ». L'avantage d'une base de référence de projet, c'est qu'elle lève toute incertitude. Il est nécessaire de fixer le calendrier dès le premier jour pour utiliser efficacement la base de référence.
Dans l'exemple lié au RGPD, un chef de projet pourrait avoir défini un calendrier de deux semaines de travail, dont deux jours pour la découverte, cinq jours pour le développement et trois jours pour les tests et le déploiement.
3. Coût
Les chefs de projet sont vraiment doués pour ça ! Le coût du projet est la somme d'argent ou la quantité de temps que des équipes conviennent d'allouer à un projet. Le coût inclut un budget pour toutes les dépenses que l'équipe pourrait engager dans l'exécution du périmètre du projet. En ce qui concerne les équipes, le temps perdu à ne pas travailler sur d'autres projets peut être pris en compte dans le coût du projet.
Supposons que « l'équipe de développement A » de l'exemple lié au RGPD soit composée de travailleurs horaires. Le coût du projet correspond donc à l'ensemble de leurs taux horaires multipliés par 40 heures par semaine sur deux semaines.
Comment définir ou créer la base de référence d'un projet ?
La base de référence de votre projet doit se trouver dans votre plan de projet. Il est préférable de la créer dans un document ouvert et modifiable, facilement accessible à tous les membres de l'équipe participant au projet. Un modèle Confluence peut aider vos équipes à créer des plans de projet préformatés avec un espace dédié pour la base de référence du projet.
Souvent, la première chose ajoutée à la page de votre projet est l'énoncé du périmètre. Les énoncés de périmètre sont généralement rédigés sous forme de phrases ou de points qui couvrent les tâches, les ressources et les résultats importants attendus du projet. Les énoncés de périmètre sont ensuite souvent modifiés encore et encore au fur et à mesure que les choses évoluent.
Une opportunité de croissance consiste à intégrer cet énoncé de périmètre à la base de référence du projet. Plutôt que d'apporter des changements à l'énoncé du périmètre, passez en revue votre intention pour surveiller clairement toute dérive des objectifs susceptible de faire dérailler le projet.
L'étape suivante est la définition du calendrier. Encore une fois, vos chefs de projet sont des experts en la matière ! Ils préfèrent les diagrammes de Gantt et les feuilles de route pour visualiser facilement le calendrier du projet. Une feuille de route vous aidera à séquencer les différents flux de travail afin de vous assurer que tout est aligné. Définissez vos dates de début et de fin sur la feuille de route afin que la durée du projet soit claire.
C'est une excellente occasion de commencer à organiser vos tâches dans Jira. Vous pouvez simplifier le périmètre de votre projet en quatre tâches : concevoir, développer, tester et déployer. Commençons par créer quatre tickets Jira, un pour chaque tâche. Ajoutons une date de début et de fin à chaque ticket. En un clic dans la vue de la feuille de route, nous pouvons voir précisément tout le travail qui doit être effectué et pour quelles dates. Intégrez cette feuille de route à la base de référence de votre projet dans Confluence et vous aurez ajouté un calendrier.
Le dernier élément dont vous avez besoin pour terminer la base de référence de votre projet est le coût. Tout comme le périmètre et le calendrier, le coût ne changera pas une fois intégré dans la base de référence du projet. Un coéquipier du service financier ou de la comptabilité peut vous aider à calculer le coût de votre projet, et devra souvent vous aider à ajuster ce coût au fil du temps. En définissant ce coût dans la base de référence de votre projet, vous pourrez voir exactement dans quelle mesure vous aurez sur- ou sous-evalué votre budget une fois le projet terminé.
Exemple de base de référence d'un projet dans Confluence
Votre objectif est d'avoir un espace dédié à la base de référence de votre projet, qui contient le périmètre, le calendrier et le coût du projet. La base de référence de votre projet se trouve dans le document de votre plan de projet. La première chose à faire dans le cadre d'un plan de projet est de réunir l'équipe. Voici un exemple des différents rôles que vous pouvez assigner aux nombreuses personnes qui vous aideront à mener à bien votre projet.
Ajoutez un en-tête rapide « Base de référence du projet » à votre page, puis commencez à rassembler les principaux éléments. Vous devez d'abord définir le périmètre. Cet exemple présente un moyen simple de structurer ce qui est inclus dans votre projet et ce qui ne l'est pas.
Vous pouvez ensuite vous concentrer sur la visualisation du calendrier du projet. Les feuilles de route intégrées à une page Confluence sont le moyen le plus simple pour cela.
Le dernier élément à ajouter est le coût du projet. Nous laisserons aux responsables des finances le soin de déterminer la meilleure façon de représenter votre budget et vos dépenses dans Confluence. Le plus important pour la base de référence de votre projet est que ces informations soient définies dès le début du projet, puis ne soient plus modifiées jusqu'à la fin.
Avantages d'une base de référence de projet
Une certaine résistance peut apparaître lorsque vous ajoutez un nouveau processus aux pratiques de gestion de projet existantes. L'ajout d'une base de référence de projet peut apporter des avantages intéressants aux chefs de projet, aux chefs d'équipe, aux contributeurs du projet et aux parties prenantes.
Compte rendu clair des objectifs
La base de référence de votre projet intègre les trois éléments les plus importants d'un projet réussi. Pour rendre compte de la réussite de votre projet, vous pouvez vous appuyer sur sa base de référence afin de l'évaluer. Vous pourrez ainsi rendre compte de vos objectifs de manière plus honnête, et vous pourrez célébrer les étapes importantes, tout en reconnaissant qu'elles ont été franchies avec une semaine de retard.
Limiter la dérive des objectifs
La dérive des objectifs désigne l'évolution du périmètre d'un projet au fil du temps. La dérive des objectifs épuise souvent l'équipe et contribue au non-respect des délais. En fixant le périmètre dans la base de référence de votre projet, vous gardez une trace tangible de ce à quoi vous vous êtes engagés, et vous pouvez utiliser cette trace pour renforcer votre détermination. Il est toujours difficile de dire non, mais la base de référence de votre projet vous y aidera.
Respecter le calendrier
Vous avez consacré beaucoup d'efforts au calendrier du projet. Une feuille de route ou un diagramme de Gantt permet de suivre facilement votre projet. Cela peut être délicat compte tenu de la multiplicité des flux de travail et des dépendances entre les équipes. Publier votre calendrier peut être une excellente source de motivation pour les coéquipiers qui peuvent clairement comprendre l'impact de leur travail sur les autres et sur le calendrier global du projet.
Utilisation de Confluence pour simplifier la base de référence de votre projet
Lors de l'adoption d'un nouveau processus, il est essentiel d'éliminer les frictions. Confluence vous aide en vous permettant d'ajouter des bases de référence projet à vos modèles de page de projet. La base de référence du projet contient des éléments que vous êtes probablement déjà en train de créer et qu'il vous suffit de reconditionner dans un nouveau conteneur. L'ajout de ce conteneur au modèle de page de votre projet accélérera son adoption au sein de l'entreprise. Atlssian propose d'excellentes ressources pour trouver l'inspiration dans la création de modèle et pour se lancer avec Confluence.
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