Twitter est une plateforme de réseau social emblématique qui rassemble plus de 186 millions d'utilisateurs et qui ne cesse de croître. En coulisse, Twitter est une entreprise qui compte des milliers d'employés et des centaines d'équipes différentes, qui utilisent de nombreux outils pour effectuer des tâches internes. Depuis 2007, les équipes de développement de Twitter font confiance à Jira Software pour gérer leur travail. En 2019, l'adoption de Jira s'est rapidement étendue à presque toutes les équipes de Twitter, car les équipes ont constaté que Jira les aidait à mieux gérer et suivre leur travail.
Au fur et à mesure que l'adoption de Jira s'étendait chez Twitter, les projets Jira existaient indépendamment les uns des autres, sans standardisation de l'utilisation des types de tickets, des champs, des fonctionnalités ou de la gestion des dépendances. De surcroît, de nombreuses équipes chez Twitter ne disposaient pas d'un reporting efficace. Au lieu de cela, ils utilisaient des feuilles de calcul et d'autres outils pour établir des rapports, ce qui n'offrait pas une visibilité générale permettant de planifier et de suivre le travail de manière stratégique au sein de plusieurs équipes, projets et initiatives plus vastes.
Le projet Experience Project Tracking de Twitter
Joe Pursel, ingénieur d'application senior chez Twitter, a donc proposé, à l'occasion de la Hack Week de Twitter en 2019, de modifier Jira pour aider l'équipe de développement Experience de Twitter à mieux gérer et suivre le travail. Le projet, appelé Experience Project Tracking, était un ensemble de directives pour le suivi de projet à l'aide de Jira Software et de Advanced Roadmaps for Jira. Joe Pursel fait partie l'équipe Atlassian pour Twitter, qui gère les mises à niveau logicielles pour Jira et Confluence. L'équipe fournit également une assistance aux utilisateurs, y compris la création de projets, de workflows et de portails de gestion des services personnalisés grâce à des fonctions d'automatisation personnalisées.
« Nos entretiens et nos recherches externes nous ont appris que les entreprises qui réussissent renforcent leurs capacités autour des projets sur lesquels elles travaillent, de leur raison d'être, des personnes qui travaillent sur ces projets, du suivi des projets, de la mesure des impacts ou du retour sur investissement, ainsi que de l'amélioration continue », explique Joe Pursel.
Consciente des capacités de reporting dynamique de Jira, l'équipe Atlassian pour Twitter a développé un script pour Jira qui permet d'harmoniser un modèle de projet pour les types de tickets, les workflows et les écrans. Le script initial, exécuté pendant tout un week-end, a converti automatiquement plus de 500 projets Jira, transformant les workflows et donnant aux dirigeants de Twitter des informations et une visibilité sur le travail.
« Toute personne, qu'il s'agisse d'un directeur ou d'un responsable de programme technique, peut consulter un tableau de bord et obtenir un rapport dynamique sur ce qu'elle souhaite voir et sur les performances d'une équipe », explique Aswin Achuthan, ingénieur d'applications senior chez Twitter. « Par exemple, un chef de produit peut obtenir un rapport dynamique concernant l'organisation afin de savoir quels sont ses besoins et quelles sont les performances d'une équipe. »
De l'Experience Project Tracking à l'Unified Project Tracking
Le projet Experience Project Tracking a connu un succès immédiat. Les équipes d'autres départements ont rapidement vu le potentiel pour leurs départements et ont demandé la même fonctionnalité. Les dirigeants de Twitter y ont vu une opportunité pour réorganiser la finalité, la vision et les objectifs de Twitter et ont rapidement approuvé le projet Unified Project Tracking.
Ce projet comprend de nouvelles directives afin de créer des projets et de relier le travail avec une hiérarchie clairement définie. En s'appuyant sur des projets et des flux de travail Advanced Roadmaps for Jira, la hiérarchie utilise des types de tickets de niveau supérieur et introduit cinq niveaux au-dessus des epics Agile afin de définir et de guider les projets. Tout en haut se trouve la finalité. Viennent ensuite la vision/l'objectif, le but/l'initiative stratégique, la stratégie/le flux de travail, la feuille de route du projet/de l'initiative et l'epic/l'étape importante/le risque.
Hiérarchie du projet Unified Project Tracking de Twitter dans Advanced Roadmaps for Jira
La hiérarchie a été mise en œuvre pour les nouveaux projets Jira et ceux déjà existants. Elle facilite la planification, le suivi et la responsabilité. Les Advanced Roadmaps de Jira permettent aux équipes de personnaliser les types de tickets et d'attribuer la priorité des types de données. Twitter peut ainsi organiser le travail de chaque équipe fonctionnelle, en fonction de l'objectif de l'entreprise.
La cartographie des dépendances est réalisée en ajoutant les tickets epic comme enfants du type de ticket de projet de feuille de route. Lorsqu'un ticket de projet de feuille de route est créé, le rapporteur/responsable peut cliquer sur un bouton de workflow pour créer une epic enfant, qui est pré-renseignée avec le nom du ticket de projet de feuille de route pour les liens et les dépendances.
Twitter compte deux types d'utilisateurs pour les epics et les projets Roadmap : les propriétaires de portfolio et les propriétaires d'epic. Les propriétaires de portefeuille sont responsables des projets Jira et les propriétaires d'epic identifient et réalisent toutes les tâches au sein de l'epic. En outre, les tickets de projet de feuille de route utilisent le lien parent pour relier la hiérarchie aux tickets de stratégie ou de flux de travail.
En utilisant ces nouveaux types de tickets, les dirigeants ont une meilleure visibilité sur l'avancement des travaux. De plus, les équipes de l'entreprise tirent désormais parti de Jira pour la gestion de projet.
Le projet Unified Project Tracking sur Twitter est :
- Axé sur une finalité précise : chaque équipe chez Twitter sait comment son travail contribue à la stratégie et aux objectifs de l'entreprise. Les meneurs de projet sont responsables des mises à jour et de l'avancement des projets par rapport aux objectifs.
- Asynchrone : les mises à jour de statut ou les commentaires peuvent survenir à tout moment et en tout lieu, tant que les équipes utilisent Jira. Les réunions d'avancement ne sont pas nécessaires pour générer ces notes.
- Accessible (et équitable) : n'importe qui chez Twitter peut voir qui est le propriétaire d'un projet et peut poser une question dans Jira, quel que soit son titre ou sa place dans l'organisation.
Jira et Confluence sont étroitement intégrés à Twitter. Confluence est utilisé comme source de connaissances pour la documentation, y compris les tutoriels et les informations sur les projets. Il est également utilisé pour les espaces d'équipe qui peuvent inclure des plans de projet, des rapports et des calendriers, ainsi que pour les espaces personnels. Le plugin Questions for Confluence permet aux utilisateurs de poser des questions et de partager leurs connaissances avec d'autres coéquipiers.
L'équipe Atlassian pour Twitter a également créé des scripts personnalisés pour informer les membres des canaux Slack de l'équipe des mises à jour des tickets dans Jira. De plus, de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées pour améliorer les objectifs de reporting et de suivi, notamment le filtre enrichi pour les tableaux de bord Jira, les tableaux de bord de suivi du temps et les tableaux de bord du Service Desk.
« Ce qui est incroyable avec Jira, c'est qu'il est si flexible qu'il peut être utilisé par n'importe quelle équipe et qu'aucune ligne de commande de code n'est nécessaire », explique Aswin Achuthan.
En créant une expérience unifiée avec des workflows standardisés pour les projets entre les équipes, le projet Unified Project Tracking permet aux équipes de Twitter de mesurer plus facilement l'avancement et de les exécuter de manière plus efficace. Advanced Roadmaps for Jira permet aux équipes d'établir facilement le chemin critique d'un plan, d'explorer différentes variantes et de mettre à jour Jira en conséquence. Les nouveaux membres de l'équipe peuvent rapidement se plonger dans des projets et des initiatives, tandis que les équipes comprennent où elles doivent concentrer leur attention.
Les directeurs et les responsables chez Twitter peuvent planifier et suivre le travail de manière stratégique pour plusieurs équipes et plusieurs projets. Les responsables peuvent facilement répondre à des questions telles que :
- Comment les projets d'équipe sont-ils suivis chaque semaine, par rapport aux objectifs, aux initiatives, aux flux de travail, aux améliorations fondamentales et au travail habituel de « gestion de l'entreprise » ?
- Quels projets seront livrés à une certaine date ?
- Quelle est l'évolution de ce taux de livraison au fil du temps ?
Unified Project Tracking garantit que tout le monde chez Twitter est davantage responsable les uns envers les autres, à tous les niveaux de responsabilité. L'utilisation innovante de Jira et des Advanced Roadmaps par Twitter a contribué à transformer le travail au sein de l'organisation. C'est pourquoi l'entreprise a remporté le prix Best in Class (Technical) des Atlassian's Team Awards.
À chaque équipe son Jira, à chaque projet son modèle
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