プロジェクト リードと自称やりくり上手な人のための目標設定ガイダンス

抜き打ちクイズ: 目標設定が重要なのはなぜですか? 目標設定に、単なる To Do や実行する作業に勝る多くの恩恵があります。以下に、その一部を示します。

あなたとそのチームが達成したいことを考えるのは、難しいことではありません。来る日も来る日もその日の To Do リストに、大成功を収めたい、チームと一緒に素晴らしいブレーンストーミング セッションを行いたい、全社的なコンテストで必ず勝てるグループ衣装を決めたいなどと思っているかもしれません。

あなたの頭の中はやり遂げたいことでいっぱいです。けれども、実際にこれらすべてを実現しようとすると、そこで問題が発生します。

目標設定の良いところはここにあります。目標を設定することによって、何が必要かを考えてそれを完全にやり遂げるためのタイムラインを作成できます。この下準備がきちんと整っていると、一番成し遂げたいことに全力を注いで取り組めます。

目標設定の定義では、「プロセス」という言葉が使われています。これは、目標設定はやみくもに行われるべきものではなく、構造化されたアプローチが必要だからです。

ほとんどのフレームワークや理論で、具体的であること、重要な指標を考慮すること、終了日を設定すること、目標を実現するための基礎を構築することが述べられています。

この構造を使用することによって、ただ心の奥に漠然とした野心を抱えていたときよりも上手に進捗状況を監視して、正しい道を進み続けられます。

目標を設定すると、ただ口で「きっと最後にはそこに到達できる…」と言うだけよりも、その道がより永続的で明確であるように感じられます。

そこが重要な点です。目標設定によってあなたとそのチームの責任感が向上して、最後までやり遂げようという気持ちが強くなります。

その目標を信頼できる相手 (もちろん、チーム メンバーも含まれます) と共有することで、モチベーションに弾みをつけます。ドミニカ大学のある研究によると、目標を設定して最新の進捗状況を友人に送った 70% の参加者が、その成果を絶賛しています。

甘美な勝利も味わいたいですか? 必要な作業は以下のとおりです。

いろいろな意味で、目標を設定することは通勤時に聞くためにポッドキャストをダウンロードするのと同じくらい簡単です。フレームワークに従えば、すべてが良い方向にスムーズに進むようになります。ここでは、その一部を紹介します。

• SMART 目標: SMART は、Specific (具体的に)、Measurable (測定可能な)、Achievable (達成可能な)、Relevant (経営目標に関連した)、Time-Bound (時間制約のある) の略です。SMART を使用する場合は、目標にこれらすべての要素を含めます。SMART 目標の詳細といくつかの SMART 目標の例を確認して、始めましょう。
• 目標と主な成果 (OKR): OKR を設定する場合は、概要レベルの定性的で野心的な目標を考え出して (OKR では遠大な目標になるはずです!)、それぞれに結果と所有者を割り当てます。その後、一定の間隔で OKR スコアリングを使用して進捗状況を確認し、満たさない危険性のある目標を検出し、必要に応じて方向を修正します。
  
  Atlassian では、この目標設定方法論を使用しています。また、これを自分で行うために使用できる便利な OKR テンプレートも用意しています。さらに、このプレイブックでより多くの OKR ベスト プラクティスと OKR の例も確認できます。
• 主要業績指標 (KPI): KPI はよく OKR と混同されますが、OKR と KPI を比較するとその違いが分かります。OKR とは異なり、KPI では測定可能な目標を既存のプロジェクトまたはプロセスに割り当てる必要があります。たとえば、カスタマー サポート チームの効率を向上させたいとします。このような場合は、週あたりの解決済みカスタマー チケットの特定の件数を KPI として割り当てられます。また KPI では、「先行指標」と「遅行指標」と呼ばれる指標を使用して、結果を達成する過程で将来の成功と実証されている過去の成功を比較して予測します。

フレームワークではどれか 1 つが正しいということはなく、何が必要であるか、つまり何を使ったらより簡単に水上スキーをしながらファイヤー ジャグリングできるようになるかで決まります。

どのフレームワークで進めようが、達成しようとしていることを具体的にすることが重要です。「お客様により良いサービスを提供する」や「より幸せなチームになる」といった曖昧な目標に取り組むのは、難しいことです。また、このような漠然とした目標に向けた進捗状況を追跡することは、さらに困難です。

だからこそ、具体的な目標にたどり着くまで努力して突き詰めていく必要があります。「『幸せなチーム』とは実際にはどのようなチームだろう?」と自問してください。もしかしたらそれは、作業プロジェクト外で結束のための時間をより多くとることかもしれません。では、どのようにしたらよいでしょうか? たとえば、ハッピー アワーやチーム全体でのイベントを定期的に開催してみます。

核心に近づこうとし続けることで、最終的に「定期的なチーム アクティビティを予定する」といった非常に明確な目標に至るかもしれません。これは「より幸せなチームになる」よりも、遥かに確かな方向性を提示してくれます。

自分が達成したいことはすでにはっきりしました。今度は、自分自身を褒めるタイミングを選んでおく必要があります。つまり、何が成功かを知っておく必要があります。

分かりやすくするために、チームの結束の例に戻りましょう。このような集まりを「定期的に」主催するというのはどういうことですか? どのくらいの頻度で行いますか? これらすべてを実現できる数値にして、自分が責任を負えるようにします。

完了すると、目標は「毎月 1 回以上チーム全体のアクティビティを予定する」といったものになります。

この時点で自分が、自分自身とそのチームに何を期待しているかは正確に分かっています。けれども、これは設定したらそれで終わりという課題ではありません。実際に最後までやり通して、どれだけうまくできているかを追跡する必要があります。Confluence チームではここで、目標への進捗を注視するためのシグナルと指標を使用しています。詳細については、このプレイブックを参照してください。

通常、目標がそのまま無限に延長されることはありません。終わるか進化するかです。

ここで、特に毎日努力する必要はない目標に対して、締め切りが関わってきます。終了日を設定しておくと、どれくらいの期間で目的を達成しなければならないかを正確に把握できます。

締め切りは、日付、期間、将来のプロジェクト成功祝い、または 3 つすべてにできます。たとえば、チームで外出してしばらく一緒に過ごすということであれば、締め切りを設けることで、目標は「毎月 1 回以上チーム全体のアクティビティを予定して、毎四半期の第 1 木曜日までに今後のイベントのカレンダーを共有する」のように変わります。

こうした確定的な終了日を設定することで、完了までに永遠に時間があるわけではないことから、常に気に掛けるようになります。

苦労して大変な思いをして設定したその目標を、今度は紙に書き留めて毎日目にする場所に貼ります。たとえば、コンピューターのモニターや浴室の鏡にテープで貼り付けます。さらに、カレンダーやスマートフォンのスマート アシスタントに追加します。または、プログラムを続けられるように、チームに確認のための連絡を定期的に入れてもらいます。

当然ですが、目標を書き留めることに法的な拘束力も何もありません。ですが、法的措置という警告がなくても、こうすることで目指すものを達成できる機会が増えることに驚くでしょう。

ドミニカ大学の同じ研究では、参加者が実際には誰とも共有しなかったとしても、自分の目標を書き留めるとその目標を達成できる可能性がより高くなったことが分かっています。ハーバード ビジネス スクールの別の研究では、卒業後わずか 10 年で、目標を書き留めた MBA の卒業生の 3% が、それ以外の寄せ集めである 97% の卒業生の収入に対して 10 倍の収入を得たという結果になっています。

目標を書き留めるときは、締め切り、アクション プラン、必要になるかもしれないサポート リソース (トランプの手品のやり方や練習時間の記録などを思い浮かべてください!) を含むすべての詳細を、1 箇所にまとめておく必要があります。Confluence は、目標の文書化、進捗状況の監視、そのサポート情報のまとめに最適です。これを使うと、目標の進化に応じた柔軟性と成長を実現できます。

おつかれさまでした。全力も尽くして推進し、突出した目標を編み出したので、これで完了です!

目標を達成できる準備が整ったからには、常にたくさんの達成したいことを思い描くでしょう。でも残念ながら、あなたは 1 人しかいないし、クローン作成はまだ実現していません。また、一度にあまりにも多くのことを達成しようとするのは、(まさに目隠しして) 水上スキーでファイヤー ジャグリングしようとしているような気分になります。つまり、注意と活力があちこちに分散されることになります。

すべての目標を重要性と価値の順番で並べ、最初の目標から始め、そこから他の目標に少しずつ取り組んでいけば、もっとうまくできるでしょう。

ここで優先順位付けマトリックスが役に立ちます。緊急性と影響に基づいて目標を分類できるようにガイドしてくれるため、最も重要な取り組みから確実に始められます。

目標設定のみが目標だった場合は物事はずっと簡単になりますが、そのアプローチではあまりうまくいかないでしょう。

多くの人々やチームに不十分なのはこの点です。彼らは、言うことと行うことが同じだと思い込んでいます。こうした罠は、アクション プランを作成することで回避します。

とても立派な目標があるのにどこから始めればいいのか分からない、そのような状況を Atlassian がサポートします。

計画としては、その大きな岩を砕いて、より扱いやすい小石サイズのかけらにします。たとえば、来年の会社のオープン エンロールメント ピリオド (保険加入申込期間) を開始する場合は、そのプロジェクトを次のように分けられます。

• 昨年以降に変更された給付金を特定する
• ドキュメントを編集してチャートを更新する
• 全社会議で変更内容を発表する
• オープン エンロールメントの予定を決めて計画する
• 会社のウェブサイトとオンボーディング資料を更新する

巨大な目標を小さな目標に分けることで、より簡単に始められるようになって不安も和らぎます。また、途中でちょっとした成功が得られることで、モチベーションが保たれます。これらはすべて進捗の法則に結び付いていて、ここでは「小さな成功が間違いなくやる気を起こさせて、前進し続けられる」と述べられています。

個々のマイルストーンに到達して最終的に成功を手にするには、何が必要でしょうか? どのようなもの、どれくらいの時間、そしてどのようなスキルがあれば、最終目標に向かって各ステップを進んでいけるのでしょうか?

次の全社会議で変更内容を発表するためには、来月の第 1 木曜日までに準備する必要があることは分かっています。つまり、もう動き出す必要があるということです。特に、チームで変更内容を確定してすべてのドキュメントを更新するだけで、最後に 1 週間かかると思われるからです。

必要なものを今すぐおおまかに把握します。これでリソースの計画と手配を開始できます。うまくいけば、目標に向かって取り組んでいる途中で、苛立たしいボトルネックに嵌らずに済みます。

マイルストーンがあって必要なものもしっかり把握できていますが、アプローチがまだ少し曖昧で実際に作業を開始する方法が明確ではありません。ここでマイルストーンをワークフローに組み入れます。

目標設定の最後のステップは、これらのマイルストーンを理にかなった順番に並べることです。これは重要性やそれぞれに必要な時間の合計などに基けます。あるいは、リーダーから設定済みの順序が指示されます。

会社のオープン エンロールメントについては、関連する社内文書とチャートをすべて編集した後でないと、Web サイトとオンボーディング資料を更新できないことが分かっています。同時に、これをやり終えるには、その前に去年との変更点を把握する必要があります。

これらの要素をあちこち移動したら、沿って最後まで進められるロードマップの完成です。ひとしきり喜んだら、仕事に取り掛かりましょう!

マラソンを走っているのか古いチーム プロセスを一から整備しているかに関わらず、先に進もうとする野心は個人的にもチーム全体としても溢れかえっています。ただ、それらの野心をひっかき回しても、前に進むための役には立ちません。

目標設定プロセスを使用することで、定義済みの手順に従って明確な目標を設定して、先に進む意欲を奮い立たせられます。

この手順に従うと、目標を「これからやること」から「完了したこと」へとうまく達成していけます。Atlassian は皆様を応援しています!