Projektlebenszyklus: eine Erklärung der 5 Phasen

Was ist der Projektlebenszyklus?

Der Projektlebenszyklus ist ein fünfstufiges Framework, das Projektmanager verwenden, um ihre Projekte zum Abschluss zu bringen. Darin werden alle Projektphasen dargestellt, von der Idee bis zur endgültigen Umsetzung, und erläutert, was das Team in jeder Phase erreichen muss.

Nachstehend findest du eine Zusammenfassung der Phasen des Projektlebenszyklus und ihrer Hauptzielsetzungen.

1. Initiierung: Definiere den Umfang, die Kosten, die Durchführbarkeit, die Ziele, den Zeitplan und die Erfolgskriterien des Projekts.
2. Planung: Erstelle eine Projekt-Roadmap oder einen detaillierten Aktionsplan, der die Aufgaben umreißt, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich sind.
3. Ausführung: Erledige die Aufgaben, die nötig sind, um das Produkt oder den Service zum Abschluss zu bringen oder ein Ergebnis zu erzielen. Stelle sicher, dass dein Team über alle notwendigen Ressourcen, Tools und Anweisungen verfügt.
4. Überwachung und Kontrolle: Überwache den Fortschritt und die Leistung deines Teams und deines Projekts, um Abweichungen vom Plan oder Qualitätsprobleme zu erkennen, damit du entsprechende Änderungen vornehmen kannst.
5. Abschluss: Schließe das Projekt ab, unterschreibe alle ausstehenden Verträge, bezahle Anbieter, führe eine Projektnachbesprechungen durch und finde heraus, was beim nächsten Mal verbessert werden kannst.

Wenn Projektmanager ein klares Verständnis der verschiedenen Projektmanagementphasen haben, können sie das Gesamtbild sehen und besser nachvollziehen, was sie im Rahmen der einzelnen Phasen tun müssen. Durch eine Unterteilung des Projekts in einfachere Schritte können Projektmanager besser antizipieren, was als Nächstes kommt. Das wiederum hilft ihnen, auf Kurs zu bleiben und den Erfolg des Projekts sicherzustellen. Die Verwendung der richtigen Tools und Methoden trägt zudem zu einem effektiven Teammanagement während des gesamten Projektlebenszyklus bei.

Die 5 Phasen eines Projektlebenszyklus

Wenn du die fünf Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus und ihre Anforderungen verstehst, verfügst du über ein wiederholbares, optimierbares Framework für effektives Projektmanagement, an dem du dich orientieren kannst.

Initiierungsphase

Planungsphase

Während der Planungsphase im Projektlebenszyklus erstellst du eine Roadmap, damit du das Projekt pünktlich und gemäß deinen Erfolgskriterien abschließen kannst, ohne dabei das Budget zu überschreiten.

In dieser Phase teilst du dein Projekt in kleinere Aufgaben auf, legst Meilensteine und Fristen fest und erstellst detaillierte Pläne für Ressourcen, Zeitpläne, Tools und Aufgabenzuweisungen.

Im Folgenden findest du einige Elemente, die du in der Planungsphase erstellen kannst.

• Projektmanagementplan: Beschreibe die Projektphasen und Aufgaben. Erstelle einen Projektstrukturplan und ein Gantt-Diagramm, um Aufgabenabhängigkeiten und Zeitpläne zu skizzieren.
• Risikoplan: Prognostiziere potenzielle Risiken und erstelle Standardarbeitsanweisungen, aus denen hervorgeht, wie damit umgegangen werden soll und wer dafür zuständig ist.
• Finanzplan: Erstelle ein Budget und weise es Teams und Ressourcentypen zu.
• Ressourcenplan: Lege fest, welche Teammitglieder du benötigst, und weise Rollen zu. Nutze Ressourcenmanagement-Software, um Dokumente, Übersichten und andere Ressourcen zentral verfügbar zu machen.
• Kommunikationsplan: Wähle bestimmte Kanäle aus, die du für die Kommunikation mit deinem Team und deinen Kunden verwenden möchtest. Entscheide, wie oft du mit Teamkollegen kommunizieren möchtest, und trage Termine im Kalender ein.
• Qualitätsplan: Lege KPIs fest und definiere, wie du die Leistung und Ergebnisse deines Teams messen wirst.

Mit einem Projektmanagement-Tool wie Jira kannst du diese Pläne einfach an einem zentralen, gut zugänglichen Ort speichern. Du kannst auch auf Vorlagen für die Projektplanung zugreifen, um den Arbeitsaufwand zu verringern.

Ausführungsphase

In der Phase der Projektausführung setzt du den Projektplan um und sorgst dafür, dass die Projektergebnisse erzielt werden.

Als Projektmanager weist du Aufgaben zu, klärst Rollen, beantwortest Fragen, überwachst die Arbeit, erleichterst die Kommunikation, nimmst an Briefings und Meetings teil, unterstützt dein Team und hältst es auf Kurs.

Das kann bedeuten, dass du Teammitgliedern neue Tools, Materialien oder Ressourcen zur Verfügung stellen musst.

Teamwork kann bei Projekten mit mehreren Personen und komplexen Aufgaben eine Herausforderung sein. Unternehmen verwenden daher häufig Kollaborationssoftware, um Teams bei der Zusammenarbeit zu unterstützen und Ausfallzeiten zu minimieren.

Jira ermöglicht bei der Projektausführung ein durchgehendes Management. Die Plattform bewältigt die täglichen Anforderungen bei der Ausführung komplexer Projekte, damit Teams sich auf ihre Arbeit konzentrieren können, anstatt mit Tabellen und einzelnen Tools hantieren zu müssen.

Mit Jira können Projektmanager Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und Erinnerungen automatisieren, damit nichts übersehen wird. Wenn sämtliche Aufgaben an einem Ort verfügbar sind, lässt sich leichter nachvollziehen, wie sich die einzelnen Aufgaben auf den Zeitplan und das Budget auswirken. So können umgehend Anpassungen gemacht werden, die nötig sind, um das Projekt weiter voranzubringen.

Überwachungs- und Kontrollphase

In dieser Phase verfolgst du den Projektfortschritt und nimmst Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Sammle Informationen aus Arbeitszeittabellen, Berichten und von Teammitgliedern. Wenn du Jira zur Verwaltung deines nächsten Projekts verwendest, kannst du dessen Fortschritt entweder mit der Zeitleistenansicht in Form eines Gantt-Diagramms oder mit dem Kanban Board nachverfolgen. Mit beiden Optionen kannst du einfacher erkennen, wenn es zu Abweichungen von deiner Projekt-Roadmap kommt.

Als Projektmanager ist es deine Aufgabe, wieder Ordnung herzustellen, wenn Probleme aufgetreten sind. Darauf kommt es in dieser Phase ganz besonders an.

Hier sind einige Beispiele für kleinere Probleme, die du eventuell lösen musst.

• Zeitplan: Wenn ein Teammitglied eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigen kann, weist du sie einem anderen zu.
• Kosten: Die Kosten eines Anbieters sind höher als erwartet, also reduzierst du den Projektumfang.
• Team: Es besteht eine Meinungsverschiedenheit zwischen zwei Teammitgliedern, also hilfst du ihnen, sie zu lösen.
• Qualität: Ein Teil des Produkts ist fehlerhaft, also entwickelst du einen anderen Ansatz, um es zu entwickeln.
• Risiko: Ein unvorhergesehenes Risiko hat sich ergeben und du musst es mindern.

Die Überwachungs- und Kontrollphase erstreckt sich über den gesamten Projektlebenszyklus. Projektmanager entdecken ständig Möglichkeiten, die Leistung zu optimieren.

Du kannst Confluence in Tools wie Jira integrieren, um deine wichtigsten Stakeholder über den Fortschritt deines Projekts zu informieren. Confluence speichert die gesamte projektbezogene Dokumentation an einem Ort, sodass du Neuigkeiten teilen, Änderungen verfolgen und in Echtzeit mit deinem Team zusammenarbeiten kannst.

Abschlussphase

Projekte haben im Gegensatz zu laufenden Vorgängen ein festgelegtes Ende. Hierbei handelt es sich um die Abschlussphase, in der letzte Aufgaben wie die Bereitstellung von Ergebnissen, die Bezahlung von Anbietern, die Unterzeichnung von Verträgen oder die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Zugänglichkeit der Dokumentation abgeschlossen werden.

Projektmanager nutzen diese Phase auch zur Bewertung der Teamleistung, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

Hier sind einige Fragen, die du während der Abschlussphase stellen kannst:

• Haben alle ihre Aufgaben erfüllt?
• Hat die Kommunikation jemals versagt?
• Welche Talente und Schwächen hast du bei den einzelnen Teammitgliedern festgestellt?

Präsentiere diese Ergebnisse deinen Teammitgliedern in einem Meeting nach Projektabschluss. Ermutige sie, sich an der Diskussion zu beteiligen, zu erzählen, was schiefgelaufen ist, und Ideen dazu zu äußern, was bei ähnlichen Projekten verbessert werden könnte.

Beurteile nicht nur das Team, sondern bewerte auch die Qualität deines Produkts.

• Erfüllt es die Ansprüche des Kunden?
• Hat es das Problem gelöst, das du lösen wolltest?
• Wo hat es schlechter oder besser abgeschnitten?

Anhand dieser Fragen kannst du deine aktuelle Fähigkeit, Ziele zu erreichen, besser bewerten. Dabei kommt es auf qualitatives und quantitatives Feedback an. Führe Tests durch und sende Umfragen, um ein genaues Bild der Leistung deines Produkts zu erhalten.

Confluence ist ein wertvolles Tool für die Dokumentation des gesamten Prozesses. Mit dieser Lösung kannst du Projektergebnisse, gewonnene Erkenntnisse und Teamfeedback einfach speichern, teilen und abbilden und so eine zentrale Wissensdatenbank für zukünftige Projekte schaffen.

Arten von Projektlebenszyklen

Es gibt drei Varianten des Projektlebenszyklus: Agile, Wasserfall und iterativ.

Das Agile-Modell

Beim Agile-Modell liegt der Fokus auf Flexibilität und iterativem Fortschritt. Es ermöglicht Anpassungen und Verbesserungen während des gesamten Projekts. Die Teams können diese basierend auf ständigem Feedback schrittweise vornehmen.

Agile ist beliebt bei Softwareentwicklerteams, für die eine Zusammenarbeit mit ständigem Hin und Her Normalität ist und die regelmäßig auf unvorhergesehene Hindernisse stoßen.

Zwei Agile-Frameworks, die du in Betracht ziehen kannst, sind Kanban und Scrum. Zu Kanban gehört die Visualisierung von Aufgaben, die Begrenzung laufender Arbeiten und die Sicherstellung eines kontinuierlichen Arbeitsflusses, was es ideal für Projekte macht, die Flexibilität ohne strenge Fristen erfordern. Scrum basiert auf zeitlich begrenzten Sprints mit gesetzten Zielen und regelmäßigen Überprüfungen, wodurch strukturierte Iterationen und Teamverantwortung gefördert werden.

Wasserfallmodell

Das Wasserfallmodell folgt einem linearen sequenziellen Ablauf, wobei jede Phase von den Ergebnissen der vorherigen abhängt. Im Gegensatz zu Agile ist es kein iterativer Prozess.

Beispiele für Projekttypen, die häufig dem Wasserfallmodell folgen, sind Projekte in den Bereichen Produktion, Bau und Gesundheitswesen.

Iteratives Modell

Zum iterativen Modell gehören sich wiederholende Zyklen, damit das Projekt durch Feedback und mehrere Iterationen immer weiterentwickelt werden kann.

Ein kleiner Unterschied zum Agile-Modell besteht darin, dass Feedback normalerweise am Ende eines Meilensteins erfolgt. Beim Agile-Modell dagegen wird Feedback kontinuierlicher und häufiger eingeholt.

Warum ist Projektlebenszyklusmanagement wichtig?

Durch effektives Projektlebenszyklusmanagement werden Prozesse auf unterschiedliche Weise optimiert:

• Verbesserte Projektsichtbarkeit: Teams können Hindernisse proaktiv beseitigen, um zeitnahe, qualitativ hochwertige Ergebnisse sicherzustellen. Dadurch wird eine effektivere Entscheidungsfindung ermöglicht.
• Besseres Risikomanagement: Teams können Risiken frühzeitig erkennen und Lösungen finden. Regelmäßige Risikoüberprüfungen stellen sicher, dass Projekte termingerecht verlaufen und kostspielige Verzögerungen oder Misserfolge vermieden werden.
• Verbesserte Kommunikation mit den Stakeholdern: Regelmäßige Updates, Fortschrittsberichte und Meetings sorgen dafür, dass Teilnehmer in den gesamten Projektlebenszyklus integriert und stets auf dem neuesten Stand sind.

Projektmanager können Jira-Tools verwenden, um Ideen zu organisieren und zu priorisieren. Dies vereinfacht das Erstellen und Teilen benutzerdefinierter Roadmaps mit dem Team.

• Jira unterteilt große Projekte in überschaubare Aufgaben, verfolgt den Fortschritt und fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
• In Kombination mit Jira bietet Jira Product Discovery Kontext und Einblicke in Softwareentwicklungsprojekte, Geschäftsaufgaben und mehr.

Herausforderungen beim Projektlebenszyklusmanagement

Projektmanagement kann komplex und anspruchsvoll sein, denn es erfordert, potenzielle Hindernisse zu erkennen, wie z. B. Scope Creep, Ressourcenbeschränkungen und Kommunikationsausfälle.

Ein Scope Creep entsteht, wenn die Projektanforderungen über das hinausgehen, was das Team zu Beginn des Projekts festgelegt hat. Dies führt zu unzureichenden Ressourcen, Verzögerungen und Abweichungen vom Projektplan. Prozesse zur Änderungskontrolle helfen dabei, einem Scope Creep entgegenzuwirken. Projektmanager müssen den Umfang des Projekts häufig überprüfen, Änderungen kommunizieren und die Stakeholder einbeziehen, um sicherzustellen, dass alle Änderungen den Projektzielen entsprechen.

Ressourcenbeschränkungen können zu Verzögerungen führen und einen erfolgreichen Projektabschluss gefährden. Um diese Ressourcenprobleme zu lösen, solltest du deine Ressourcen schon früh in der Projektplanung überprüfen und bereits im Voraus einen Backup-Plan erstellen. So kannst du potenzielle Probleme finden und dir Lösungen zurechtlegen, z. B. Hilfe von außen in Anspruch nehmen oder deine Ressourcen verlagern.

Kommunikationsproblemen können die Produktivität beeinträchtigen. Dazu können unzureichende Kommunikation, Meinungsverschiedenheiten und schlechte Zusammenarbeit gehören. Eine Kultur zu schaffen, in der die Mitarbeiter gerne Informationen innerhalb des Projektteams austauschen und regelmäßige Treffen abhalten – sowohl formelle als auch ungezwungene –, kann dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Kommunikationsproblemen vermieden werden. Projektmanagementtools wie Jira vereinfachen die Kommunikation, verfolgen den Fortschritt und optimieren den Informationsaustausch.

Wie unterscheidet sich Agile von traditionellen Projektlebenszyklen?

Im Folgenden findest du einige bewährte Techniken, mit denen du das Projektlebenszyklusmanagement meistern kannst:

• Lege klare Meilensteine fest: Teile dein Projekt in terminierte Meilensteine auf. Dadurch fühlt sich dein Projekt realisierbarer an und du kannst seinen Fortschritt effektiver verfolgen.
• Kommuniziere regelmäßig: Triff dich regelmäßig mit Teammitgliedern, um Fortschritte zu besprechen, Engpässe zu entdecken und nach neuen Ideen zu suchen.
• Beziehe Stakeholder mit ein: Beziehe alle Stakeholder in den Prozess mit ein, indem du um Feedback bittest, sie auf dem Laufenden hältst und ihre Anfragen klärst, um sicherzustellen, dass das Team alle Erwartungen erfüllt.

Behalte den Fortschritt der Aufgaben genau im Auge und sorge dafür, dass dies auch für deine Teammitglieder einfach möglich ist. So kannst du verhindern, dass Termine verpasst und Arbeit übersehen wird.

Wie trägt das Lebenszyklusmanagement von Projekten zum Unternehmenswachstum bei?

Hier bietet sich ein Tool wie Jira-Boards an.

Die Kanban Boards von Jira helfen dir, deine Arbeit zu planen, zu visualisieren und nachzuverfolgen. Sie bieten dir und deinem Team einen gemeinsamen Überblick über alle Aufgaben und ihre Status. Teammitglieder können ihre Aufgaben leicht in die richtige Phase verschieben und so alle auf dem Laufenden halten.

Einsatz von Jira für ein effektives Projektlebenszyklusmanagement

Projektmanagement kann komplex und anspruchsvoll sein, denn es erfordert, potenzielle Hindernisse zu erkennen, wie z. B. Scope Creep, Ressourcenbeschränkungen und Kommunikationsausfälle.

Ein Scope Creep entsteht, wenn die Projektanforderungen über das hinausgehen, was das Team zu Beginn des Projekts festgelegt hat. Dies führt zu unzureichenden Ressourcen, Verzögerungen und Abweichungen vom Projektplan. Prozesse zur Änderungskontrolle helfen dabei, einem Scope Creep entgegenzuwirken. Projektmanager müssen den Umfang des Projekts häufig überprüfen, Änderungen kommunizieren und die Stakeholder einbeziehen, um sicherzustellen, dass alle Änderungen den Projektzielen entsprechen.

Ressourcenbeschränkungen können zu Verzögerungen führen und den erfolgreichen Projektabschluss gefährden. Um diese Ressourcenprobleme zu lösen, solltest du deine Ressourcen schon früh in der Projektplanung überprüfen und bereits im Voraus einen Backup-Plan erstellen. So kannst du potenzielle Probleme finden und dir Lösungen zurechtlegen, z. B. Hilfe von außen in Anspruch nehmen oder deine Ressourcen verlagern.

Die Produktivität leidet, wenn es Kommunikationsstörungen gibt. Dazu gehören unzureichende Kommunikation, Meinungsverschiedenheiten und schlechte Zusammenarbeit. Eine Kultur zu schaffen, in der die Mitarbeiter gerne Informationen innerhalb des Projektteams austauschen und regelmäßige Treffen abhalten – sowohl formelle als auch ungezwungene –, kann dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Kommunikationsabbrüche vermieden werden. Projektmanagementtools wie Jira vereinfachen die Kommunikation, verfolgen den Fortschritt und vereinfachen den Informationsaustausch.