Project life cycle: The 5 phases explained
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Whether you’re building an app or overhauling your branding strategy, effective project management is crucial. One key to success is understanding the project life cycle—a series of stages that a project goes through from start to finish.
The life cycle includes five main stages: initiation, planning, execution, monitoring and control, and closure. Monitoring each phase helps ensure the project stays on time and within budget.
This article defines the project life cycle stages, reviews the three main types of life cycles, and discusses how project management tools such as Jira can streamline and enhance each stage of the process.
Was ist der Projektlebenszyklus?
The project life cycle is a five-phase framework project managers use to guide their projects to completion. It outlines all project stages, from inception to final implementation, and describes what the team must achieve during each phase.
Below is a summary of the project life cycle phases and their primary objectives.
- Initiation: Define the project’s scope, cost, feasibility, goals, timeline, and success criteria.
- Planning: Create a project roadmap or detailed action plan that outlines the tasks needed to complete the project.
- Execution: Carry out the work to complete the product, service, or result. Ensure your team has all the necessary resources, tools, and instructions.
- Monitoring and controlling: Monitor the progress and performance of your team and project to identify any deviations from the plan or quality issues so you can make changes accordingly.
- Closure: Close the project, sign any outstanding contracts, pay vendors, conduct a post-project review, and identify how to improve next time.
When project managers clearly understand the various project management phases, they can see the big picture and better understand how to handle each stage. By breaking the project down into more straightforward steps, it’s easier for project managers to anticipate what’s coming next, which helps them stay on track and ensure the project’s success. Using the right tools and methods contributes to effective team management throughout the project life cycle.
The 5 phases of a project life cycle
Understanding the five project management life cycle phases and their requirements will give you a repeatable, improvable framework for effective project management.
Initiierungsphase
Planungsphase
During the planning phase in the project life cycle, you create a roadmap for completing the project on time and in line with your success criteria, all without going over budget.
In this stage, you’ll break your project into smaller tasks, set milestones and deadlines, and create detailed plans for resources, schedules, tools, and task assignments.
Below are some items you might create in the planning phase.
- Project management plan: Specify the project phases and tasks. Create a work breakdown structure and Gantt chart to outline task dependencies and timelines.
- Risk plan: Predict potential risks and create standard operating procedures for dealing with them, including who owns each issue.
- Financial plan: Create and allocate a budget across teams and resource types.
- Resource plan: Identify the team members you’ll need and assign roles. Use resource management software to centralize the documents, briefs, and other resources.
- Communication plan: Choose which channel(s) you’ll use to communicate with your team and clients. Decide how frequently you’ll communicate and set up meetings on the calendar.
- Quality plan: Establish KPIs and define how you’ll measure your team’s performance and outputs.
With a project management tool such as Jira, it's easy to store these plans in a centralized, accessible location. You can also access project planning templates to streamline your efforts.
Ausführungsphase
The project execution phase is where you implement the project plan and complete the project deliverables.
As the project manager, you assign tasks, clarify roles, answer questions, oversee work, facilitate communication, attend briefings and meetings, support your team, and keep them on track.
This might mean providing team members with new tools, materials, or resources.
Teamwork can be a challenge for projects with multiple people and complex tasks. Companies frequently use collaboration software to help teams work together and minimize downtime.
Jira provides end-to-end project execution management. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, allowing teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.
With Jira, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget, allowing immediate adjustments to keep the project moving forward.
Überwachungs- und Kontrollphase
In this phase, you’ll track project progress and make adjustments to ensure the project stays on track.
Collect information from timesheets, reports, and team members. Using Jira to manage your next project will help you track a project’s progress; with either the timeline view, which acts as a Gantt Chart, or the Kanban board, both make it easier to identify when things are off track against your project roadmap.
As the project manager, your job is to restore order when issues arise—this is the controlling aspect of this phase.
Here are some examples of hiccups you might have to manage.
- Timeline: If a team member can’t complete a task on time, you assign it to someone else.
- Cost: A vendor cost is higher than anticipated, so you reduce the project scope.
- Team: A disagreement has arisen between two team members, so you help them resolve it.
- Quality: One part of the product is substandard, so you create a different approach for building it.
- Risk: An unforeseen risk emerges, and you need to mitigate it.
The monitoring and controlling phase lasts throughout the project life cycle. Project managers constantly spot opportunities to perform better.
You can integrate Confluence with tools like Jira to communicate your project’s progress across key stakeholders. Confluence keeps all project-related documentation in one place, allowing you to share updates, track changes, and collaborate in real-time with your team.
Closure phase
Projects have a defined end, unlike ongoing operations. This is the closure phase, where final tasks like delivering results, paying vendors, signing contracts, or ensuring proper storage and accessibility of documentation are completed.
Project managers will also use this phase to evaluate team performance, allowing them to spot areas for improvement.
Here are some questions you might ask during the closure phase:
- Did everyone accomplish their tasks?
- Did communication ever break down?
- What talents and shortcomings did you find in each team member?
Present these findings to your team members in a post-project meeting. Encourage them to speak, share what went wrong, and voice their ideas about how to do better on similar projects.
In addition to evaluating the team, assess the quality of your product.
- Is it up to the client’s standards?
- Did it solve the problem you set out to solve?
- Where did it underperform and overperform?
These questions will help you better understand your current ability to hit your goals. Qualitative and quantitative feedback is important. Run tests, send surveys, and get an accurate depiction of your creation’s performance.
Confluence is a valuable tool for documenting this entire process. With Confluence, you can easily store, share, and reflect on project outcomes, lessons learned, and team feedback, creating a centralized knowledge base for future projects.
Types of project life cycles
There are three variations of the project life cycle: Agile, Waterfall, and iterative.
Das Agile-Modell
Beim Agile-Modell liegt der Fokus auf Flexibilität und iterativem Fortschritt. Es ermöglicht Anpassungen und Verbesserungen während des gesamten Projekts. Die Teams können diese basierend auf ständigem Feedback schrittweise vornehmen.
Agile ist beliebt bei Softwareentwicklerteams, für die eine Zusammenarbeit mit ständigem Hin und Her Normalität ist und die regelmäßig auf unvorhergesehene Hindernisse stoßen.
Zwei Agile-Frameworks, die du in Betracht ziehen kannst, sind Kanban und Scrum. Zu Kanban gehört die Visualisierung von Aufgaben, die Begrenzung laufender Arbeiten und die Sicherstellung eines kontinuierlichen Arbeitsflusses, was es ideal für Projekte macht, die Flexibilität ohne strenge Fristen erfordern. Scrum basiert auf zeitlich begrenzten Sprints mit gesetzten Zielen und regelmäßigen Überprüfungen, wodurch strukturierte Iterationen und Teamverantwortung gefördert werden.
Wasserfallmodell
Das Wasserfallmodell folgt einem linearen sequenziellen Ablauf, wobei jede Phase von den Ergebnissen der vorherigen abhängt. Im Gegensatz zu Agile ist es kein iterativer Prozess.
Beispiele für Projekttypen, die häufig dem Wasserfallmodell folgen, sind Projekte in den Bereichen Produktion, Bau und Gesundheitswesen.
Iteratives Modell
Zum iterativen Modell gehören sich wiederholende Zyklen, damit das Projekt durch Feedback und mehrere Iterationen immer weiterentwickelt werden kann.
Ein kleiner Unterschied zum Agile-Modell besteht darin, dass Feedback normalerweise am Ende eines Meilensteins erfolgt. Beim Agile-Modell dagegen wird Feedback kontinuierlicher und häufiger eingeholt.
Warum ist Projektlebenszyklusmanagement wichtig?
Durch effektives Projektlebenszyklusmanagement werden Prozesse auf unterschiedliche Weise optimiert:
- Verbesserte Projektsichtbarkeit: Teams können Hindernisse proaktiv beseitigen, um zeitnahe, qualitativ hochwertige Ergebnisse sicherzustellen. Dadurch wird eine effektivere Entscheidungsfindung ermöglicht.
- Besseres Risikomanagement: Teams können Risiken frühzeitig erkennen und Lösungen finden. Regelmäßige Risikoüberprüfungen stellen sicher, dass Projekte termingerecht verlaufen und kostspielige Verzögerungen oder Misserfolge vermieden werden.
- Verbesserte Kommunikation mit den Stakeholdern: Regelmäßige Updates, Fortschrittsberichte und Meetings sorgen dafür, dass Teilnehmer in den gesamten Projektlebenszyklus integriert und stets auf dem neuesten Stand sind.
Projektmanager können Jira-Tools verwenden, um Ideen zu organisieren und zu priorisieren. Dies vereinfacht das Erstellen und Teilen benutzerdefinierter Roadmaps mit dem Team.
- Jira unterteilt große Projekte in überschaubare Aufgaben, verfolgt den Fortschritt und fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
- In Kombination mit Jira bietet Jira Product Discovery Kontext und Einblicke in Softwareentwicklungsprojekte, Geschäftsaufgaben und mehr.
Herausforderungen beim Projektlebenszyklusmanagement
Projektmanagement kann komplex und anspruchsvoll sein, denn es erfordert, potenzielle Hindernisse zu erkennen, wie z. B. Scope Creep, Ressourcenbeschränkungen und Kommunikationsausfälle.
Ein Scope Creep entsteht, wenn die Projektanforderungen über das hinausgehen, was das Team zu Beginn des Projekts festgelegt hat. Dies führt zu unzureichenden Ressourcen, Verzögerungen und Abweichungen vom Projektplan. Prozesse zur Änderungskontrolle helfen dabei, einem Scope Creep entgegenzuwirken. Projektmanager müssen den Umfang des Projekts häufig überprüfen, Änderungen kommunizieren und die Stakeholder einbeziehen, um sicherzustellen, dass alle Änderungen den Projektzielen entsprechen.
Ressourcenbeschränkungen können zu Verzögerungen führen und einen erfolgreichen Projektabschluss gefährden. Um diese Ressourcenprobleme zu lösen, solltest du deine Ressourcen schon früh in der Projektplanung überprüfen und bereits im Voraus einen Backup-Plan erstellen. So kannst du potenzielle Probleme finden und dir Lösungen zurechtlegen, z. B. Hilfe von außen in Anspruch nehmen oder deine Ressourcen verlagern.
Kommunikationsproblemen können die Produktivität beeinträchtigen. Dazu können unzureichende Kommunikation, Meinungsverschiedenheiten und schlechte Zusammenarbeit gehören. Eine Kultur zu schaffen, in der die Mitarbeiter gerne Informationen innerhalb des Projektteams austauschen und regelmäßige Treffen abhalten – sowohl formelle als auch ungezwungene –, kann dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Kommunikationsproblemen vermieden werden. Projektmanagementtools wie Jira vereinfachen die Kommunikation, verfolgen den Fortschritt und optimieren den Informationsaustausch.
Best Practices beim Projektlebenszyklusmanagement
Wie unterscheidet sich Agile von traditionellen Projektlebenszyklen?
Im Folgenden findest du einige bewährte Techniken, mit denen du das Projektlebenszyklusmanagement meistern kannst:
- Lege klare Meilensteine fest: Teile dein Projekt in terminierte Meilensteine auf. Dadurch fühlt sich dein Projekt realisierbarer an und du kannst seinen Fortschritt effektiver verfolgen.
- Kommuniziere regelmäßig: Triff dich regelmäßig mit Teammitgliedern, um Fortschritte zu besprechen, Engpässe zu entdecken und nach neuen Ideen zu suchen.
- Beziehe Stakeholder mit ein: Beziehe alle Stakeholder in den Prozess mit ein, indem du um Feedback bittest, sie auf dem Laufenden hältst und ihre Anfragen klärst, um sicherzustellen, dass das Team alle Erwartungen erfüllt.
Behalte den Fortschritt der Aufgaben genau im Auge und sorge dafür, dass dies auch für deine Teammitglieder einfach möglich ist. So kannst du verhindern, dass Termine verpasst und Arbeit übersehen wird.
Wie trägt das Lebenszyklusmanagement von Projekten zum Unternehmenswachstum bei?
Hier bietet sich ein Tool wie Jira-Boards an.
Die Kanban Boards von Jira helfen dir, deine Arbeit zu planen, zu visualisieren und nachzuverfolgen. Sie bieten dir und deinem Team einen gemeinsamen Überblick über alle Aufgaben und ihre Status. Teammitglieder können ihre Aufgaben leicht in die richtige Phase verschieben und so alle auf dem Laufenden halten.
Einsatz von Jira für ein effektives Projektlebenszyklusmanagement
Projektmanagement kann komplex und anspruchsvoll sein, denn es erfordert, potenzielle Hindernisse zu erkennen, wie z. B. Scope Creep, Ressourcenbeschränkungen und Kommunikationsausfälle.
Ein Scope Creep entsteht, wenn die Projektanforderungen über das hinausgehen, was das Team zu Beginn des Projekts festgelegt hat. Dies führt zu unzureichenden Ressourcen, Verzögerungen und Abweichungen vom Projektplan. Prozesse zur Änderungskontrolle helfen dabei, einem Scope Creep entgegenzuwirken. Projektmanager müssen den Umfang des Projekts häufig überprüfen, Änderungen kommunizieren und die Stakeholder einbeziehen, um sicherzustellen, dass alle Änderungen den Projektzielen entsprechen.
Ressourcenbeschränkungen können zu Verzögerungen führen und den erfolgreichen Projektabschluss gefährden. Um diese Ressourcenprobleme zu lösen, solltest du deine Ressourcen schon früh in der Projektplanung überprüfen und bereits im Voraus einen Backup-Plan erstellen. So kannst du potenzielle Probleme finden und dir Lösungen zurechtlegen, z. B. Hilfe von außen in Anspruch nehmen oder deine Ressourcen verlagern.
Die Produktivität leidet, wenn es Kommunikationsstörungen gibt. Dazu gehören unzureichende Kommunikation, Meinungsverschiedenheiten und schlechte Zusammenarbeit. Eine Kultur zu schaffen, in der die Mitarbeiter gerne Informationen innerhalb des Projektteams austauschen und regelmäßige Treffen abhalten – sowohl formelle als auch ungezwungene –, kann dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Kommunikationsabbrüche vermieden werden. Projektmanagementtools wie Jira vereinfachen die Kommunikation, verfolgen den Fortschritt und vereinfachen den Informationsaustausch.
Der Projektlebenszyklus umfasst fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss. Die Verwaltung und Nachverfolgung der Arbeit, die in jeder Phase des Projektlebenszyklus anfällt, kann überwältigend sein. Viele Projektmanager verwenden zur Unterstützung deshalb spezielle Software.
Das beliebte Projektmanagementtool Jira bietet einige Funktionen, mit denen Prozesse optimiert, Fortschritte verfolgt und eine kollaborative Umgebung gefördert werden können. Die folgenden Funktionen ermöglichen es Projektmanagern, mit Jira und Confluence während aller Phasen des Projektlebenszyklus auf dem Laufenden zu bleiben:
- Verbesserte Aufgabenübersicht: Durch die übersichtlichen Dashboards und anpassbaren Workflows in Jira können Teammitglieder den Projektfortschritt und die Aufgabenabhängigkeiten leicht verfolgen, was Missverständnisse reduziert und das Verantwortungsbewusstsein verbessert.
- Echtzeitberichte: Die Berichtsfunktionen von Jira in Echtzeit, wie Burndown-Charts und Sprint-Berichte, ermöglichen es Projektmanagern, den Fortschritt zu überwachen, Engpässe schnell zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zu treffen, um Projekte termingerecht abzuwickeln.
- Verbesserte Aufgabenverfolgung: Die robusten Kanban Boards und Zeitleistenansichten von Jira stellen sicher, dass keine Aufgabe übersehen wird. Teams können den Status von Aufgaben verfolgen, Prioritäten zuweisen und Erinnerungen automatisieren, was die Gesamteffizienz verbessert.
- Skalierbarkeit: Egal, ob du ein kleines Projekt verwaltest oder auf eine Initiative auf Unternehmensebene skalierst, Jira passt sich wachsenden Anforderungen an und ermöglicht es Teams, mehrere Projekte schnell und flexibel zu verwalten.
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