Что такое управление проектами?

Общие сведения об управлении проектами

Управление проектом предполагает его ведение от начала до конца. За счет структурированного подхода команды могут достичь конкретных целей за определенное время с учетом выделенного бюджета и доступных ресурсов. Эффективное управление проектами — ключ к успеху любого начинания, будь то запуск нового продукта, организация мероприятия или внедрение общекорпоративной инициативы.

Ниже перечислены основные этапы управления проектами.

• Планирование. На первом этапе определяется область проекта, его цели и действия для их достижения. Составляется подробная дорожная карта, планируются ресурсы и выявляются потенциальные риски.
• Выполнение. План воплощается в жизнь: координируются ресурсы и участники, формируются ожидания заинтересованных сторон, контролируется выполнение задач.
• Мониторинг. Отслеживается прогресс, оценивается эффективность по ключевым показателям и вносятся необходимые коррективы, чтобы сохранить верный курс.
• Завершение. На этом этапе официально заканчивается работа над проектом. Оценивается успешность проекта, документируются сделанные выводы и высвобождаются ресурсы.

Зачем же компаниям нужно управление проектами? Причин несколько.

• Достичь целей проекта без увеличения объема работ
• Завершить проект в отведенный срок
• Уложиться в выделенный бюджет
• Поставить результаты высокого качества
• Управлять рисками и решать возникающие проблемы
• Наладить коммуникацию между командами и заинтересованными сторонами

Типы управления проектами

Вы, наверное, знакомы с поговоркой «все дороги ведут в Рим». Нет единого рецепта для крутых проектов. И здесь вам пригодятся методики управления проектами — специальные наборы правил, принципов и процессов.

Слово «методика» может навевать скуку, но на самом деле здесь есть возможности для инноваций! Важно заметить, что часто команды и компании не зацикливаются только на одной методике, а комбинируют их. Какой бы подход вы ни выбрали, он должен способствовать формированию устойчивой культуры прозрачности.

1. Управление проектами по методике Agile

Думаете, первым шагом в процессе управления проектами будет планирование? Не совсем. Прежде чем создавать стратегию по выполнению проекта, нужно получить поддержку заинтересованных сторон. Для этого нужен устав проекта, в котором излагается бизнес-задача проекта для подтверждения. Мы рекомендуем использовать вместо устава карту проекта, потому что этот формат удобнее для восприятия, легче и быстрее читается. На этом этапе необходимо ответить на следующие вопросы:

• Каков бизнес-сценарий проекта? (Вам поможет наш шаблон стратегического плана.)
• Осуществим ли проект?
• Стоит ли за него браться?

Проще говоря, на этом этапе, прежде чем вкладывать ресурсы, вы решите, стоит ли вообще начинать проект.

Отличный способ начать подобное обсуждение — инсценировка краха, мысленное упражнение, в ходе которого нужно представить, что может пойти не так, и решить, как это предотвратить.

2. Каскадная модель управления проектами

Если говорить о традиционном, поэтапном управлении проектами, то это — каскадная модель. По этой методике работа над проектом разбивается на этапы. Когда заканчивается один, начинается другой. Этапы не пересекаются во времени.

3. Scrum

Возьмите кофе и не забудьте кабель питания — время пришло! Закатайте рукава и приступайте к заданиям, руководствуясь планом проекта. На этапе выполнения вы будете делать следующее.

• Распределять ресурсы.
• Контролировать выполнение заданий исполнителями.
• Проводить планерки.
• Настраивать системы отслеживания.

На этот этап приходится основная часть работы. Кроме того, вы заметите, как проект обретает форму по мере воплощения. Видите? Этап планирования окупил себя.

4. Бережливое управление проектами

Этапы управления проектами

Представьте, что запускаете проект с нуля. Управление проектом начинается не с отметок напротив выполненных задач в контрольном списке. Для начала нужно заложить фундамент.

Исходя из этих соображений, Институт управления проектами (PMI) выделил пять четких этапов управления проектами.

1. Инициация проекта

Думаете, первым шагом в процессе управления проектами будет планирование? Не совсем. Прежде чем создавать стратегию по выполнению проекта, нужно заручиться одобрением заинтересованных сторон. Разработайте устав проекта, подаваемого на подтверждение, в котором излагается его бизнес-цель. Вы также можете использовать постер проекта, так как это более удобный для восприятия формат, который быстрее и легче читать. На этом этапе необходимо ответить на следующие вопросы.

• Каков бизнес-сценарий этого проекта?
• Осуществим ли проект?
• Стоит ли за него браться?

Проще говоря, на этом этапе, прежде чем вкладывать ресурсы, вы пытаетесь понять, стоит ли вообще начинать проект.

Отличный способ начать подобное обсуждение — инсценировка краха, мысленное упражнение, в ходе которого нужно представить, что может пойти не так, и решить, как это предотвратить.

2. Планирование проекта

Если вы решите двигаться дальше, то перейдете к этапу планирования. Здесь вы разработаете подробный план проекта, которому с благодарностью будет следовать вся команда. Планирование требуется, чтобы предотвратить расширение области проекта. На этом этапе необходимо ответить на следующие вопросы.

• Какова цель проекта?
• Каковы ключевые показатели эффективности (KPI)?
• Какова область проекта?
• Каков бюджет?
• Каковы риски?
• Кто из команды будет задействован?
• Какие задачи будут стоять?
• Какие контрольные точки нужно пройти?

На этом этапе вы еще до начала работы убедитесь, что ожидания всех участников команды в отношении проекта совпадают. Если вам покажется, что вы увязли в деталях, то это не так. Здесь вам также пригодятся методы стратегического планирования.

3. Выполнение проекта

Запаситесь кофе и не забудьте кабель питания — время пришло! На третьем этапе пора засучить рукава и приступить к задачам, руководствуясь планом проекта. В ходе выполнения проекта вы будете делать следующее.

• Распределять ресурсы.
• Контролировать выполнение заданий исполнителями.
• Проводить планерки.
• Настраивать системы отслеживания.

На этот этап приходится основная часть работы. Кроме того, вы заметите, как проект обретает форму по мере воплощения. Видите? Этап планирования окупил себя.

4. Мониторинг проекта и отчетность

Одно наличие плана не гарантирует, что все сложится само собой. План может быть похож на личный бюджет, который бесполезен, если не следить внимательно за денежными тратами.

Вот почему необходимо контролировать прогресс по проекту, чтобы оставаться на верном пути. Сравнивайте KPI проекта с целевыми значениями, определенными на этапе планирования.

Что делать, если вам кажется, что работа над проектом зашла не в то русло или произошло расширение области проекта? Проведите переоценку. Вы можете пересмотреть свои действия либо сам план проекта. Этим и хорош мониторинг — регулярные контрольные оценки позволяют скорректировать курс.

5. Завершение проекта

На этом этапе вы доработаете любые шероховатости. Доступны следующие возможности:

• Провести ретроспективу для оценки проекта.
• Подготовить итоговый отчет по проекту.
• Сбор и хранение необходимой проектной документации в безопасном месте. (В качестве пространства для совместной работы над документами отлично подойдет Confluence.)

С помощью этих действий вы не только подведете официальную черту под проектом, но и организуете простой доступ к результатам и наработкам на случай такой необходимости в будущем.

Ключевые навыки, необходимые каждому руководителю проекта

Руководители проектов отвечают за то, чтобы все участники находились на одной волне и вовремя реализовывали инициативы. Они контролируют выполнение задач, распределяют ресурсы и управляют ими, а также являются главным контактным лицом для заинтересованных сторон. Эффективный руководитель проекта должен обладать рядом важнейших навыков.

• Лидерство. Эффективное лидерство — это умение воодушевить участников команды, задать четкое направление и мотивировать каждого на достижение целей проекта. Навык лидерства можно развить с помощью сборника сценариев Atlassian для команды, в котором находятся упражнения по укреплению доверия и командного духа.
• Коммуникация. Налаженная коммуникация способствует осведомленности, координации и активному участию всех заинтересованных сторон от начала до конца проекта. При хорошем руководителе ни один из участников проекта не чувствует, что остался не у дел. Чтобы наладить качественное взаимодействие, руководители проектов могут вести документацию в Confluence и обновлять задачи в Jira.
• Тайм-менеджмент. Грамотный тайм-менеджмент помогает выполнять проекты по расписанию и находить баланс между приоритетами. Управляйте задачами и сроками с помощью возможностей учета рабочего времени и шаблона диаграммы Ганта в Jira.
• Решение проблем. Быстрое и эффективное решение проблем помогает преодолевать препятствия и двигать проекты вперед. С помощью шаблона Atlassian Пять «почему» в Confluence очень удобно анализировать и решать сложные проблемы.
• Технические навыки. Чтобы принимать удачные решения и говорить с техническими специалистами на одном языке, необходимо разбираться в соответствующих технологиях. Изучайте актуальные пособия и вебинары Atlassian по продуктам, чтобы развивать свои технические компетенции в сфере ПО для управления проектами.
• Адаптивность. Гибкость дает руководителям проектов и командам возможность понимать и реализовывать меняющиеся требования к проекту, а также справляться с непредвиденными проблемами. Методики Agile в сочетании с досками Scrum и Kanban в Jira помогут управлять проектами более адаптивно.
• Составление бюджета и контроль затрат. Управление финансированием гарантирует, что проект не выйдет за рамки выделенного бюджета. Чтобы отслеживать затраты по проекту и не превышать бюджет, воспользуйтесь отчетностью в Jira.

Инструменты для управления проектами

Выбор подходящего программного обеспечения для управления проектами может оказаться непростой задачей. Чтобы ваша команда получила максимальную отдачу от инструмента управления проектами, рекомендуется найти решение со следующими возможностями.

• Календарь с общим доступом для отслеживания контрольных точек и сроков проекта
• Совместный доступ к файлам и документам для удобства совместной работы
• Создание списков заданий и назначение заданий участникам команды
• Отслеживание выполнения проекта и создание отчетов
• Упрощение и оптимизация коммуникации между участниками команды и заинтересованными сторонами
• Оценка продолжительности и бюджета проекта
• Возможность комментирования заданий и предоставления отзывов участниками команды
• Создание автоматических напоминаний и уведомлений
• Настройка шаблонов проектов для оптимизации их создания
• Управление ресурсами и рабочей нагрузкой
• Отслеживание проблем и рисков
• Управление запросами на изменение
• Создание подробных отчетов
• Мониторинг производительности по проекту

Ключевые участники проектной команды

Каждый проект должен начинаться с определения ролей и обязанностей. Четкое понимание своих ролей в начале проекта настраивает команду на успех и помогает уложиться в сроки. В проекте бывают следующие роли.

• Руководитель проекта. Контролирует работу над проектом в целом и отвечает за его успех.
• Куратор проекта. Руководитель высшего звена, который поддерживает проект и тесно взаимодействует с менеджером проекта.
• Участник команды. Непосредственно выполняет задания проекта.
• Поставщик. Поставляет необходимые товары и услуги.
• Заинтересованная сторона. Лицо, заинтересованное в проекте. Выделяют две группы таких лиц.
  • Основная заинтересованная сторона. Выполняет непосредственную работу и активно участвует в проекте.
  • Неосновная заинтересованная сторона. Может иногда посещать собрания и вносить небольшой вклад в работу над проектом, не принимая ключевых решений.
• Невлиятельная заинтересованная сторона. Обладает информацией о проекте, но не участвует в работе и не имеет большого влияния на проект.
• Клиент. Лицо или команда, которым адресован результат проекта (кроме проектов для внутренних нужд).

1. Более эффективная совместная работа

Хорошее управление проектами — это умение находить баланс между жесткой структурой и адаптивностью. Эти приемы помогут поддерживать порядок, но в то же время проявлять достаточно гибкости, чтобы справляться с любыми задачами.

• Начните правильно. Первым делом проведите собрание по запуску проекта. Поставьте цели, задайте хронологию и распределите роли, чтобы все говорили на одном языке. Так вы избежите путаницы и воодушевите участников.
• Составьте схему зависимостей. Очень часто задачи и ресурсы тесно переплетены друг с другом. С помощью инструментов типа диаграмм Ганта вы сможете наглядно представить эти связи и избежать узких мест.
• Определите критический путь. Определите самую длинную последовательность обязательных задач. Так вы поймете, где у вас есть место для маневра, а где нужно строго придерживаться расписания.
• Составьте реалистичную хронологию. Все мы склонны недооценивать продолжительность работы. Проанализируйте прошлые проекты и не бойтесь выделить на задачи чуть больше времени.
• Воспользуйтесь ПО для управления проектами. Такие инструменты, как Jira, служат единым информационным центром. В результате вам больше не придется выискивать нужные сведения в бездонных недрах электронной почты.
• Уточните роли и обязанности. Каждый участник должен четко знать, что от него требуется. Это предотвращает конфликты и помогает людям проявлять свои таланты.
• Объедините усилия. Не планируйте в одиночку. Привлекайте команду: участники могут дать бесценную информацию. В итоге ваши планы станут эффективнее, а команда — благосклоннее.
• Общайтесь и еще раз общайтесь. Регулярные обновления статусов помогают держать всех в курсе происходящего. Открыто делитесь информацией о прогрессе и неудачах.
• Будьте гибкими. Требования могут меняться. Будьте готовы корректировать планы, держа в уме конечную цель.

Вооружитесь Jira. Многие из этих советов можно реализовать с помощью досок Jira. Они показывают обновления в реальном времени, способствуют совместной работе и координации. В результате команды получают возможность эффективно планировать, отслеживать работу и управлять ею.

Инициация

Эти шаблоны помогут запустить проект.

• Конкурентный анализ: изучите конкурентов.
• SWOT-анализ: определите свои сильные и слабые стороны, оцените возможности и угрозы.
• Мозговой штурм: пробудите свой творческий потенциал на хорошо организованном сеансе мозгового штурма.

Планирование

Эти шаблоны планирования помогут заложить основу для успеха будущего проекта.

• План проекта: создайте дорожную карту всего проекта.
• Запуск проекта: начните проект правильно благодаря тщательно продуманному вводному собранию.

Выполнение

Эти шаблоны для выполнения помогут двигать проект вперед.

• Доска Kanban: наглядно представляйте рабочий процесс и управляйте задачами.
• Отслеживание задач: контролируйте, кто, что и когда делает.
• Доска Scrum: Agile-команды используют этот шаблон для управления спринтами.
• Структура распределения работ: разбивайте сложные проекты на посильные задачи.
• Диаграмма Ганта: визуализируйте хронологию проекта.
• Дорожная карта проекта: разработайте долгосрочную стратегию проекта.
• Протокол собрания: проводите продуктивные командные собрания и тщательно документируйте их.

Мониторинг

Шаблон статуса проекта поможет держать заинтересованные стороны в курсе дел путем регулярных обновлений и следить за продвижением проекта.

Завершение

Эти шаблоны помогут эффективно закончить работу над проектом.

• Ретроспектива: вспомните, что прошло хорошо, и подумайте, что можно улучшить.
• Анализ пяти «почему»: обсудите первопричины проблем, с которыми вам пришлось столкнуться.

В Jira есть не только эти, но и другие шаблоны, помогающие командам повысить производительность и оптимизировать управление проектами. Хотите узнать больше? Ознакомьтесь со всей библиотекой бесплатных шаблонов для управления проектами Atlassian.