Que sont les livrables en matière de gestion de projet ?

Comprendre les livrables

Les livrables, qui font référence aux extrants, aux produits ou aux résultats spécifiques qu'un projet vise à produire et à fournir à ses parties prenantes, sont essentiels à la gestion de projet. Ils peuvent être tangibles, comme un bâtiment ou un rapport, ou intangibles, comme une application logicielle ou un programme de formation.

Les livrables sont des composants essentiels du périmètre du projet. Les chefs de projet utilisent des outils tels qu'un diagramme de Gantt ou un logiciel de gestion de projet pour suivre les livrables, afin de garantir un achèvement rapide et de haute qualité.

Types de livrables

Les livrables spécifiques d'un projet dépendent de son périmètre, de ses objectifs et de ses exigences. Voici les différents types de livrables des projets :

• Livrables internes : ils sont créés pour être utilisés au sein de l'entreprise. Il s'agit notamment des plans de projet, des rapports d'état, des évaluations des risques et d'autres documents nécessaires à la gestion interne du projet. Ils aident l'équipe du projet à suivre l'avancement et à s'assurer que le projet reste sur la bonne voie.
• Livrables externes : il s'agit des extrants finaux ou des produits livrés au client ou à des parties prenantes externes. C'est la principale raison pour laquelle un projet est lancé. Par exemple : une nouvelle application logicielle, un bâtiment, une campagne marketing ou un programme de formation.
• Livrable de processus : il s'agit d'extrants intermédiaires produits lors de l'exécution du projet qui contribuent au livrable final. Ils marquent l'avancement vers l'objectif final. Par exemple : des prototypes, des rapports de test, des spécifications de conception et les étapes importantes d'un projet.
• Livrables produits : il s'agit des produits ou services finaux que le projet vise à produire. Ils répondent directement aux objectifs du projet et à ses exigences. Par exemple : un nouveau produit, un site web, un document de politique ou un processus métier.
• Livrables tangibles : il s'agit d'extrants physiques quantifiables, tangibles ou mesurables. Par exemple : le matériel, les équipements, les installations, les produits et la documentation.
• Livrables intangibles : il s'agit d'extrants non physiques, tels que des logiciels, des services, des capacités ou des compétences développés au cours du projet. Par exemple : un nouveau processus métier, un programme de formation ou une stratégie marketing.

Importance des livrables dans la gestion de projet

Les livrables fixent des objectifs clairs, facilitent le suivi des projets et garantissent la satisfaction des parties prenantes. Voici d'autres raisons pour lesquelles les livrables sont importants.

Ils servent d'étapes importantes au projet

Les livrables constituent souvent des étapes importantes et marquent des jalons importants dans le calendrier du projet. Ces étapes importantes aident les chefs de projet et les équipes à reconnaître l'achèvement de phases critiques et à passer en douceur aux étapes suivantes. En décomposant le projet en parties plus petites et faciles à gérer, les livrables permettent de suivre plus facilement l'avancement et de maintenir la dynamique tout au long du cycle de vie du projet.

Ils permettent de suivre et de mesurer l'avancement

Les livrables fournissent des extrants tangibles que vous pouvez suivre et mesurer par rapport au plan du projet. Ce suivi permet aux chefs de projet de déterminer si le projet respecte le calendrier et le budget. Les outils de gestion de projet, y compris les diagrammes de Gantt et les logiciels de gestion de projet, peuvent aider à visualiser et à suivre l'état des livrables, ce qui permet d'identifier et de corriger tout écart.

Ils améliorent la communication avec les parties prenantes

Des livrables clairs améliorent la communication avec les parties prenantes en fixant des attentes explicites en matière de production. Cette transparence contribue à renforcer la confiance et garantit que toutes les parties restent alignées sur les objectifs et l'avancement du projet. Des mises à jour régulières sur les livrables permettent d'informer et d'impliquer les parties prenantes, afin de réduire le risque de malentendus et de dérive des objectifs.

Ils garantissent des normes de qualité

Les livrables respectent les normes de qualité tout au long du projet. En définissant des critères spécifiques pour chaque livrable, les chefs de projet peuvent s'assurer que les extrants répondent aux niveaux de qualité requis. L'accent mis sur la qualité permet d'éviter les retouches et garantit que le produit ou le service final répond aux besoins et aux attentes des parties prenantes.

Identifier les livrables clés

Pour identifier les livrables en fonction du périmètre et des objectifs du projet, divisez le projet en tâches plus petites et gérables qui correspondent aux objectifs généraux. Veillez à ce que chaque tâche produise un extrant spécifique et mesurable qui contribue à atteindre les objectifs du projet. La création d'un diagramme de flux peut aider à visualiser les liens entre les tâches et les livrables.

Pour recueillir les exigences des parties prenantes afin de définir les résultats attendus, il est nécessaire d'identifier et d'impliquer toutes les parties prenantes concernées afin de comprendre leurs besoins, leurs attentes et leurs objectifs. Recourez à des entretiens, à des ateliers et à des enquêtes pour recueillir des informations détaillées. Documentez, validez et affinez les données pour garantir la clarté et la conformité avec les objectifs du projet. Cela permet de définir des résultats spécifiques et mesurables.

Pour utiliser un organigramme technique de projet (OTP) afin de décomposer un projet en tâches gérables et d'identifier les livrables correspondants, procédez comme suit :

1. Définissez le périmètre et les objectifs du projet : exposez clairement les buts et objectifs du projet afin de guider le processus OTP.
2. Identifiez les principaux livrables : divisez le projet en extrants ou résultats de haut niveau, tels qu'une application fonctionnelle ou un plan marketing.
3. Décomposez les livrables en modules de travail : décomposez chaque produit principal en composants plus petits et faciles à gérer appelés modules de travail.
4. Définissez des tâches et des sous-tâches : identifiez les tâches et les sous-tâches requises pour mener à bien chaque module de travail afin de garantir une planification et une exécution de projet détaillées.
5. Établissez des relations entre les tâches : déterminez les dépendances entre les tâches pour les séquencer et comprendre le workflow.
6. Assignez des ressources et des durées : allouez les ressources nécessaires et estimez le temps requis pour chaque tâche ou module de travail.
7. Révisez et affinez l'OTP : révisez et affinez régulièrement l'OTP pour l'adapter à l'évolution des exigences et relever les défis.
8. Visualisez l'OTP : utilisez des outils visuels tels que des arborescences ou des diagrammes de Gantt pour représenter l'OTP et suivre l'avancement.

Comment gérer les livrables

La gestion efficace des livrables garantit que les projets restent sur la bonne voie et répondent aux attentes des parties prenantes. Voici les étapes clés de la gestion des livrables.

Définir des critères clairs

Commencez par définir des critères d'acceptation clairs pour chaque livrable. Ces critères doivent être spécifiques, mesurables et approuvés par toutes les parties prenantes. Cette étape permet à chacun de comprendre en quoi consiste un livrable terminé, réduisant ainsi le risque de malentendus et de dérive des objectifs.

Fixer des délais réalistes

Fixez des délais réalisables pour chaque livrable en tenant compte du périmètre du projet, des ressources disponibles et des risques potentiels. Impliquez votre équipe dans le processus de fixation des délais pour qu'ils soient réalistes et réalisables. Cette approche collaborative permet d'identifier tout problème potentiel à un stade précoce. Cela permet également une meilleure planification et une meilleure allocation des ressources.

Assignez des responsabilités

Assignez les responsabilités de chaque livrable à des membres spécifiques de l'équipe. Veillez à ce que chacun connaisse son rôle et les attentes clés associées. Cette étape favorise non seulement la responsabilisation, mais permet également de suivre l'avancement et de résoudre les problèmes qui pourraient survenir. Utilisez une matrice d'assignation des responsabilités pour déterminer qui est responsable de quelles tâches.

Suivi de l'avancement

Regularly track the progress of deliverables using project management software. Monitor the status, quality, and any risks associated with each deliverable. Regular updates and reviews help identify issues early and allow for timely adjustments. Tools like dashboard reporting and status reports can provide real-time insights into the project’s progress.

Jira offers robust features for tracking progress, such as time tracking, progress bars, and detailed reports. It provides real-time insights into the status of deliverables, which helps project managers make informed decisions and keep the project on track.

Défis courants liés aux livrables

La gestion des livrables de projets peut être difficile pour plusieurs raisons :

• Dérive des objectifs : elle se produit lorsque le périmètre du projet dépasse les exigences initiales en raison de l'évolution des besoins des parties prenantes ou d'une mauvaise gestion des changements.
• Contraintes en matière de ressources : la disponibilité limitée de personnes qualifiées, d'équipements, de matériaux ou de budget peut nuire à la qualité et au respect des délais.
• Problèmes de qualité : des exigences peu claires, des tests inadéquats et l'absence de processus d'assurance qualité peuvent conduire à la production de livrables de qualité inférieure.
• Attentes des parties prenantes : des attentes mal alignées ou irréalistes de la part des parties prenantes peuvent être source de mécontentement, même si le projet atteint ses objectifs initiaux.

Voici des stratégies cruciales pour relever ces défis :

• Définir le périmètre, les exigences et les livrables du projet dès le départ, en impliquant toutes les parties prenantes.
• Implémenter un solide processus de gestion des changements pour contrôler la dérive des objectifs et gérer les attentes des parties prenantes.
• Planifier et allouer les ressources de manière approfondie, en tenant compte des contraintes et des risques potentiels.
• Mettre en place des processus d'assurance qualité et de contrôle qualité, y compris des tests et des évaluations.
• Maintenir une communication ouverte et régulière avec les parties prenantes afin d'aligner les attentes et de répondre aux préoccupations.

Identifiez et hiérarchisez vos livrables avec Confluence

Les difficultés à suivre et à hiérarchiser les livrables de votre projet peuvent entraîner le non-respect des délais et le mécontentement des parties prenantes. Sans système clair, des tâches importantes risquent de passer entre les mailles du filet, ce qui entraîne des retards et de la confusion au sein de votre équipe.

Avec Confluence, vous pouvez simplifier le processus d'identification et de hiérarchisation des livrables :

• Créez une feuille de route de projet : définissez vos principaux livrables pour différents types de projets à l'aide d'une riche palette d'outils interconnectés tels que des tableaux blancs, des bases de données et des vidéos sur chaque page Confluence.
• Travaillez en collaboration : invitez vos pairs à collaborer avec vous grâce aux modifications en temps réel et aux commentaires contextuels. Pour améliorer la collaboration sur les projets, impliquez votre équipe dans la définition de critères clairs pour chaque livrable.
• Fixez des délais réalistes : fixez des délais réalisables pour chaque tâche.
• Assignez les responsabilités : répartissez les tâches directement sur la plateforme.
• Suivez l'avancement en temps réel : utilisez l'intégration de Confluence à Jira pour suivre le calendrier et les objectifs de votre projet. Intégrez des projets Jira ou restez en phase avec vos produits préférés sans changer d'app.

Quand vous serez prêt, partagez facilement les plans et l'avancement de vos projets avec votre entreprise. Commencez à utiliser Confluence dès aujourd'hui pour maintenir vos projets sur la bonne voie, collaborer sur des plans et atteindre vos objectifs de manière efficace.