Using Confluence whiteboards for embedded diagramming
Confluence whiteboards are where ideas come to life in an organized and polished way while maintaining the freeform, creative spirit of collaborative brainstorms.
With whiteboards, you can post ideas then connect and arrange them visually to form timelines, workflows, strategy and product breakdowns, and more. You can also create diagrams using shapes to represent different ideas and elements, then connect them with lines and arrows to show how they relate.
Diagrams are valuable tools for organizing work, aligning teams, and presenting plans and concepts clearly and efficiently to internal and external stakeholders. When used in combination with detailed plans, diagrams often let you paint the connected picture of the work you’re doing supported by rich context.
In this guide, find out how to create diagrams in whiteboards you can share on Confluence pages.
When, why, and how to incorporate diagrams in pages
Having whiteboards and pages both as content types within Confluence makes using them together a seamless experience. No more using different tools or disconnected systems that force you to recreate diagrams from scratch or copy and paste them from one place to another, risking all your previous formatting work.
Embedding a whiteboard with a diagram into a Confluence page means you always have the precise visual exactly where you want it. Even better, any changes made to the original diagram in the whiteboard will automatically update wherever else it’s shared. You can even customize what part of a whiteboard diagram you embed by linking to a section or individual object.
Here are some instances when leveraging whiteboard diagrams in pages is particularly useful:
Diagramming flows
Whiteboard diagrams are great for building flowcharts. Flowcharts can visually represent a wide range of processes, workflows, and concepts. Diagramming these flows shows how they work and breaks down all the steps involved and how they’re connected.
Once you diagram different flows in whiteboards, you can add them to relevant pages, for example:
- Product development timelines in product roadmap documents
- User engagement journeys in product development and audience research documents
- Company-wide, departmental, and team decision making processes
Building project plans
Project management plans can be elaborate and complex with many moving parts. Diagrams help conceptualize and organize them into manageable, easily digestible pieces. Some examples of diagrams you can integrate into project planning documents include:
- Timeline del progetto che delineano l'ordine e i tempi designati per le milestone e i risultati del progetto
- Diagrammi che delineano l'ambito del progetto elencando tutti i singoli elementi e i rispettivi proprietari
Sviluppo delle strategie di marketing
I diagrammi sono utili per rappresentare visivamente le ricerche sul pubblico di riferimento, i processi di acquisizione dei clienti, le timeline delle campagne pubblicitarie e altro ancora. Ecco alcuni esempi di integrazione dei diagrammi nei documenti dedicati alle strategie di marketing:
- Diagrammi di marketing a imbuto che collegano diverse campagne e iniziative con ciascuna fase della canalizzazione
- Diagrammi dei clienti tipo che delineano i dati demografici, i comportamenti, le esigenze e le criticità del pubblico di destinazione
- Diagrammi con timeline delle campagne che suddividono i diversi task in una programmazione
Caratteristiche e vantaggi chiave dei diagrammi realizzati con la lavagna nelle pagine
Sapere come collegare e poi incorporare una lavagna in una pagina di Confluence è la chiave per aggiungere con successo diagrammi ai flussi di lavoro collaborativi. Per incorporare un'intera lavagna di Confluence con un diagramma in una pagina, copia l'URL della lavagna e incollalo come link dove vuoi nella tua pagina. Confluence trasformerà automaticamente il link in una vista integrata della lavagna.
Per incorporare una parte specifica del diagramma in una lavagna, dovrai copiare il link alla sezione o all'oggetto. Nella lavagna, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla sezione, sulla forma, sulla linea o sul memo e seleziona "Copia il link all'oggetto". Incolla quell'URL nella lavagna integrata nella tua pagina Confluence, con la sezione o l'oggetto che desideri già ingranditi.
Collaborazione migliorata
Le lavagne consentono a tutti coloro che lavorano a un progetto di contribuire ai diagrammi, interagire con essi e aggiornarli. Diversi membri del team possono modificare ed espandere i diagrammi in tempo reale. Inoltre, puoi aggiungere commenti ai diagrammi o a sezioni specifiche dei diagrammi per porre domande, fornire chiarimenti e taggare i colleghi che devono essere a conoscenza di determinati problemi o informazioni.
Aggiornamenti sincronizzati
Un diagramma con collegamento alle lavagne in una pagina sarà sempre aggiornato. Eventuali modifiche o aggiornamenti apportati al diagramma saranno automaticamente visibili ovunque il diagramma sia incorporato.
Crea e condividi facilmente diverse varianti di diagrammi
Quando si sviluppano idee o processi complessi, spesso è necessario creare più varianti di uno stesso diagramma per rappresentare diversi stadi nel corso del tempo. Con gli strumenti tradizionali per la creazione di diagrammi, qualche utente potrebbe salvare delle copie del diagramma originale oppure clonarlo e, in seguito, potresti renderti conto che manca qualcosa nella versione originale, per poi dedicarti a un frustrante lavoro di modifica per mantenere tutte le versioni sincronizzate.
Con le lavagne, puoi creare e gestire più versioni dei diagrammi all'interno della stessa ampia tela. Puoi rimpicciolire per ottenere una visione generale di tutti i diagrammi e poi ingrandire per lavorare su delle versioni specifiche. Con questo approccio puoi avere diversi stadi e varianti affiancati, agevolando il confronto e il perfezionamento. Puoi copiare link separati per ogni versione, in modo da condividere diagrammi specifici all'interno di documenti senza generare confusione.
Una fonte centralizzata e scalabile per i diagrammi
Le lavagne consentono di mantenere una fonte centralizzata e scalabile per tutti i diagrammi del progetto. In altri strumenti, è probabile che tu abbia file creati con diversi diagrammi, cosa che rende difficile la gestione e la condivisione. Le lavagne offrono un'unica superficie flessibile in grado di contenere tutti i diagrammi del progetto in un unico posto.
Le lavagne mantengono il lavoro organizzato e lo rendono più facile da scalare. Man mano che il progetto si evolve, puoi continuare ad aggiungere elementi alla stessa tela senza preoccuparti di esaurire lo spazio o di perdere traccia delle varie versioni. I diagrammi e gli altri contenuti della lavagna possono essere ridimensionati di pari passo con il progetto.
Lavora rapidamente con le tabelle
Scopri come creare e formattare le tabelle in Confluence.
Manifesti del team per migliorare il lavoro in team
Scopri come creare manifesti del team in Confluence per promuovere la collaborazione.