Modello gratuito per la mappatura degli stakeholder

Organize and manage stakeholder information to ensure project success.

Visualizza e gestisci con semplicità le relazioni con gli stakeholder grazie a un modello dedicato.

Comprendere e gestire le relazioni con gli stakeholder è fondamentale per pianificare e gestire un progetto in modo efficace. Utilizzando un modello di questo tipo avrai a disposizione un framework strutturato per identificare gli stakeholder, analizzarne le necessità e coinvolgerli. Definire chiaramente i ruoli, gli interessi e l'influenza delle diverse parti interessate serve ai team per sviluppare piani di comunicazione efficaci e mitigare i potenziali rischi, portando a una collaborazione per il progetto fruttuosa ed efficace.

Il modello è versatile e personalizzabile, per adattarsi a diversi tipi di progetto e strutture aziendali. Consente di identificare le parti interessate, valutarne il livello di interesse e l'influenza e sviluppare strategie di coinvolgimento. Con un modello, i team possono semplificare la gestione degli stakeholder attraverso la pianificazione strategica e migliorare i risultati complessivi del progetto.

Crea gratuitamente la tua mappa degli stakeholder nelle lavagne Confluence.

Che cos'è un modello per la mappatura degli stakeholder?

Un modello per la mappatura degli stakeholder è uno strumento visivo per identificare, analizzare e dare priorità alle parti interessate coinvolte in un progetto o in un'iniziativa. È una struttura che esplicita le relazioni tra i diversi stakeholder, il loro livello di influenza e il loro grado di interesse nel progetto.

Una mappa di questo tipo offre ai team informazioni preziose su singoli individui e gruppi che possono influire sul progetto, per comunicare, coinvolgere e gestire in modo efficace le aspettative degli stakeholder. La mappatura consente inoltre di costruire relazioni solide e aumenta le probabilità di buona riuscita del progetto.

What is the purpose of a stakeholder analysis?

Stakeholder analysis aims to ensure project success by systematically identifying and managing relationships with key stakeholders. By following stakeholder theory, teams can better understand the complex network of relationships and interests that influence project outcomes.

A thorough stakeholder assessment template helps teams prioritize resources, manage expectations, and develop targeted communication strategies.

What should a stakeholder analysis look like?

A stakeholder analysis needs to be organized in a clear, actionable format that teams can easily reference and update. Here are the essential components:

Stakeholder lists: Record comprehensive details of all individuals and groups involved in your project, including their names, roles, organizations, and contact information. This primary list serves as your central reference for all stakeholder interactions.
Categorization by influence and interest: Map stakeholders on a grid showing their influence over the project against their interest in its outcomes. This helps identify which stakeholders need the most attention and what type of engagement they require.
Communication plan: Document how you'll keep each stakeholder informed and engaged, including the frequency of communication, preferred channels, and key messages tailored to their needs and interests.
Stakeholder needs assessment: Track what each stakeholder expects from the project, their potential concerns, and how the project impacts their objectives or operations.
Influence impact matrix: Record each stakeholder's ability to impact project success, including their decision-making power, resource control, and ability to influence other stakeholders.

Types of stakeholder analysis templates

Different projects and businesses require varying approaches to stakeholder analysis. Here are the main types of templates you can use based on your project's complexity:

Matrix-based templates: Create a grid-style analysis that plots stakeholders based on their power, interest, influence, and impact. These templates work best for complex projects with multiple stakeholder groups and varying levels of involvement.
List-based templates: Organize stakeholders in a detailed spreadsheet that tracks key information like contact details, roles, requirements, and engagement status. This straightforward approach suits smaller projects or when detailed tracking is essential.
Visual diagram templates: Map stakeholders using flowcharts, mind maps, or network diagrams to show relationships and connections between different groups. Confluence whiteboards can be used to illustrate complex stakeholder ecosystems and interdependencies.

Vantaggi dell'utilizzo di un modello per la mappatura degli stakeholder

Facilita la comunicazione

Un modello per la mappatura degli stakeholder chiarisce ruoli, interessi e influenza di ciascuna parte coinvolta nel progetto. Favorisce una comunicazione efficace e la collaborazione in team, poiché fornisce una panoramica chiara di tutte le persone coinvolte e delle loro aspettative. In questo modo si evitano i malintesi, si mantengono aggiornate tutte le parti e si semplifica lo scambio di informazioni.

Migliora il processo decisionale

Se si usa un modello per analizzare gli stakeholder si possono identificare le principali parti interessate e il loro livello di influenza, per prendere decisioni informate. Comprendere prospettive e priorità dei diversi stakeholder consente di attribuire il giusto ordine di precedenza alle azioni da intraprendere, allocare le risorse in modo efficace e mitigare i rischi potenziali. Questo approccio basato sui dati aumenta la probabilità che il progetto si svolga secondo i piani e raggiunga gli obiettivi preposti.

Identifica i potenziali rischi

Un modello di mappatura degli stakeholder aiuta a individuare le parti interessate che potrebbero comportare rischi potenziali per il progetto. Comprendendone interessi e influenza, i team di progetto possono reagire in modo proattivo per affrontare le preoccupazioni e sviluppare strategie per mitigare i potenziali rischi. Ciò garantisce che il progetto si svolgerà nel migliore dei modi e riduce al minimo gli impatti negativi.

Migliora il coinvolgimento degli stakeholder

Delineando chiaramente le esigenze e le aspettative degli stakeholder, il modello agevola strategie di coinvolgimento efficaci. Comprendere gli interessi e le preoccupazioni specifici di ogni gruppo di stakeholder è fondamentale per attuare una comunicazione e un coinvolgimento su misura, che portano a relazioni più solide, a una maggiore fiducia e a una probabilità di successo del progetto più elevata.

Come utilizzare un modello per la mappatura degli stakeholder

Identifica gli stakeholder

Fai un elenco di tutti gli stakeholder associati al progetto, che si tratti di individui, gruppi, aziende e istituzioni, direttamente o indirettamente coinvolti o anche solo interessati dal progetto. Ricorda di tenere in considerazione le parti interessate interne, ma anche quelle esterne.

Classifica gli stakeholder

Dopo aver identificato gli stakeholder, classificali in base ai loro livelli di interesse e influenza nel progetto. In genere si utilizzano quattro categorie:

Gli stakeholder con influenza elevata/interesse elevato hanno un peso significativo e un coinvolgimento attivo nel progetto.
Gli stakeholder con influenza elevata/scarso interesse hanno un peso significativo, ma un interesse limitato per il progetto.
Gli stakeholder con scarsa influenza/interesse elevato mostrano un forte interesse per il progetto, ma hanno un'influenza limitata sui risultati.
Gli stakeholder con scarsa influenza/scarso interesse hanno un interesse e un'influenza minimi nel progetto.

Categorizing helps project teams prioritize engagement efforts and allocate resources effectively.

Assess stakeholder impact

Understanding the potential impact each stakeholder can have on the project and how the project will impact them is crucial for effective stakeholder management. Evaluating stakeholder impact helps project teams identify potential risks, opportunities, and dependencies, which helps develop strategies to address stakeholder concerns and maximize support for the project.

Develop engagement strategies

Create tailored engagement strategies for each stakeholder group. These strategies should outline the specific communication methods, frequency of interactions, and level of involvement for each group. For example, high-influence/high-interest stakeholders may require frequent face-to-face meetings and regular updates, while low-influence/low-interest stakeholders might only need periodic notifications.

Monitor and update

Regularly reviewing and updating the stakeholder map template helps maintain its accuracy and effectiveness. Changes in project scope, company structure, or individual roles may impact stakeholder interests and influence. Up-to-date project teams can ensure engagement strategies align with evolving stakeholder needs and expectations. This process happens throughout the project life cycle and fosters strong relationships, contributing to project success.

Step 6. Create a communication plan

Develop targeted communication strategies for each stakeholder group. Include preferred communication methods (such as emails, meetings, or reports) and the frequency of updates to maintain transparency and trust.

Step 7. Continuously monitor and adapt

Regularly review and revise the analysis to reflect changes in stakeholder relationships and project dynamics. Keeping your strategy flexible ensures alignment with evolving project requirements.

Unlock project success with a stakeholder mapping template in Confluence

Confluence offers a powerful platform to streamline the stakeholder management process. Its user-friendly interface and collaborative features make it easy for teams to work together on developing and maintaining a comprehensive stakeholder map.

Confluence whiteboards are a valuable tool for visually representing stakeholder relationships. Teams can create clear and dynamic stakeholder maps using whiteboards and features such as shapes, lines, and color coding. This visual representation enhances communication, simplifies stakeholder categorization, and facilitates ongoing updates to the map as the project progresses.

Create a stakeholder map for free with Confluence whiteboards.

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