Come usare le lavagne Confluence per la pianificazione e l'assegnazione delle priorità
Il presidente statunitense Dwight D. Eisenhower una volta ha detto: "I piani sono inutili, ma la pianificazione è tutto". Sebbene i piani possano avere poco peso di fronte alle mutevoli circostanze, i processi coinvolti (come la pianificazione, la discussione e l'implementazione) rimangono estremamente preziosi.
Nel panorama aziendale moderno, soprattutto in settori come lo sviluppo di software, in cui i processi sono incrementali e collaborativi, la pianificazione e la definizione delle priorità dei progetti e delle attività forniscono le basi per affrontare le deviazioni impreviste con agilità e successo.
La pianificazione e l'assegnazione delle priorità sono processi aziendali complementari ma distinti. Mentre la pianificazione aiuta a fissare obiettivi chiari e a sviluppare strategie per raggiungerli, la definizione delle priorità assicura che gli sforzi siano diretti verso attività in linea con questi obiettivi, così da aumentare le probabilità di successo.
La definizione delle priorità fornisce un quadro per il processo decisionale e aiuta le aziende a valutare i compromessi, mentre la pianificazione fa sì che le decisioni siano il risultato di un'attenta considerazione delle opzioni disponibili e delle loro potenziali conseguenze.
Confluence è da tempo un ottimo alleato dei project manager che devono pianificare e assegnare priorità al lavoro del team in modo efficiente, in quanto fornisce una piattaforma centralizzata che consente ai membri di documentare obiettivi, tempistiche e priorità in modo collaborativo.
Con l'introduzione delle lavagne Confluence, la pianificazione e l'assegnazione delle priorità sono diventate ancora più visive e collaborative. Questa funzione fornisce ai team una superficie a forma libera su cui modellare i piani prima che inizino a eseguirli. Quando sono pronti per iniziare a lavorare sui piani, i membri del team possono facilmente trasferire il lavoro in Jira e trasformarlo in task realizzabili.
Cosa sono le lavagne di Confluence?
Le lavagne Confluence sono uno strumento interattivo e collaborativo in cui segnare e organizzare idee spontanee e trasformarle facilmente in attività realizzabili.
Grazie alla facile integrazione con altri prodotti Atlassian, offrono un modo altamente collaborativo e visivo per acquisire lavori non strutturati (come il brainstorming) e trasformare rapidamente le idee in documentazione formale.
Le lavagne Confluence sono una tela infinita che i team possono utilizzare per esplorare idee e semplificare il processo, dalla pianificazione all'esecuzione. Per saperne di più su come iniziare a usare le lavagne, dai un'occhiata a questa guida rapida.
Creare lavagne con un modello
I modelli sono un ottimo modo per iniziare rapidamente a lavorare a qualsiasi tipo di progetto o attività. Inoltre, forniscono un quadro e una guida strutturati, facendo risparmiare tempo e garantendo la coerenza nella pianificazione e nell'esecuzione.
Quando si utilizzano le lavagne Confluence, sono anche un ottimo punto di partenza per dare il via a qualsiasi tipo di sessione di lavoro collaborativo.
Per creare una lavagna in Confluence, seleziona il pulsante "Crea" nel menu in alto, quindi vai su "Lavagna" e seleziona questa opzione.
Quando sei sulla lavagna appena creata, ti verrà richiesto di scegliere un modello.
Quando trovi ciò che stai cercando, passa il cursore sul modello nel selettore di modelli e seleziona "Usa modello".
Se non vuoi visualizzare il selettore di modelli ogni volta che viene caricata la lavagna, deseleziona "Mostra durante la creazione di una lavagna" nell'angolo in basso a sinistra del selettore.
Modelli di lavagna Confluence per la pianificazione e l'assegnazione delle priorità
Le lavagne Confluence offrono una tela versatile su cui i team possono visualizzare, elaborare strategie e innovare. Per semplificare la gestione dei progetti, sono inoltre dotate di una miriade di modelli integrati per diversi task come il brainstorming del progetto, la creazione di diagrammi, la progettazione e la ricerca.
Ecco alcuni modelli di lavagna per aiutare i team a far decollare i processi di pianificazione e definizione delle priorità dei progetti.
Modello di brainwriting
Il brainwriting è una tecnica di brainstorming collaborativo in cui i partecipanti scrivono silenziosamente le proprie idee su un modello, rispondendo ai suggerimenti forniti dal moderatore.
Il modello di brainwriting per le lavagne è un ottimo strumento per accelerare il processo di creazione di nuove idee, sviluppare nuove soluzioni e adottare un approccio creativo alla risoluzione dei problemi.
Affinché il brainwriting funzioni, è importante che i membri del team siano aperti ad accettare nuove idee. Il processo creativo è inefficace se le persone che vi partecipano entrano nella sessione con il timore di essere giudicate o derise per le loro idee.
Ecco come potrebbe essere una sessione di brainstorming con questo modello:
- Introduzione: spiega lo scopo e fornisce le istruzioni o le linee guida necessarie per l'utilizzo del modello di brainwriting.
- Generazione silenziosa di idee: ogni membro del team scrive il suo nome su una nota adesiva e viene impostato un timer per consentire a tutti di elaborare individualmente un'idea per risolvere il problema.
- Rotazione: allo scadere del timer, ogni partecipante deve passare la sua nota adesiva alla persona vicina per ottenere un'impollinazione incrociata delle idee. Riavvia il timer, esamina l'idea della persona alla tua destra e prova a migliorarla.
- Revisione e discussione: dopo che tutti i partecipanti hanno contribuito a diversi modelli di brainwriting, crea una discussione per valutare le idee generate. Utilizzando questo modello, puoi anche votare l'idea migliore dopo che le discussioni si sono concluse.
Questo modello di lavagna è ottimo per consentire ai membri del team di trovare soluzioni partendo dalle idee altrui, promuovere la creatività e generare una vasta gamma di soluzioni a un determinato problema o sfida.
Modelli di diagrammi di flusso
I diagrammi di flusso vengono da molto tempo utilizzati nella gestione dei progetti per vari processi, tra cui la mappatura del percorso del cliente, la definizione delle priorità dei task, la mappatura delle e-mail, la definizione delle specifiche e dei requisiti delle funzioni, la mappatura dei percorsi degli utenti, la delineazione dei processi di rilascio e la visualizzazione dei cicli di feedback.
Aiutano i team a rappresentare visivamente la sequenza di fasi o processi coinvolti nello sviluppo di un prodotto, aiutando a identificare le dipendenze, allocare le risorse in modo efficace e garantire l'allineamento con gli obiettivi strategici durante tutto il ciclo di vita del prodotto.
I modelli di diagrammi di flusso delle lavagne di Confluence possono fare miracoli per i team che desiderano mappare e ottimizzare rapidamente tutti i tipi di flussi di lavoro e processi.
Il modello di diagramma di flusso è incredibilmente versatile e può essere utilizzato per mappare, documentare e chiarire processi complessi nella fase di ideazione di un progetto.
Modello RICE
Le lavagne Confluence offrono anche un modello per uno dei metodi di assegnazione delle priorità più diffusi, ossia il framework RICE. Il metodo RICE assegna priorità ai task o ai progetti in base a quattro fattori: portata, impatto, fiducia e impegno (in inglese, "Reach, Impact, Confidence, Effort").
- Per portata si intende il numero di utenti su cui il task o il progetto avrà un impatto.
- L'impatto misura il potenziale impatto o il vantaggio che il task o il progetto apporta sugli utenti o sull'azienda.
- Confidence (fiducia) riflette il livello di fiducia del team nelle stime di portata e impatto.
- Effort (impegno) stima il tempo, le risorse e il lavoro necessari per completare il task o il progetto.
Il metodo RICE combina questi quattro fattori in un unico punteggio, moltiplicando Reach (portata), Impact (impatto) e Confidence (fiducia) e dividendo il risultato per Effort (impegno):
(Reach x Impact x Confidence) / Effort
Questo punteggio fornisce una misura quantitativa della priorità di ogni task o progetto, aiutando i team ad allocare le risorse in modo efficace e a concentrarsi sulle iniziative con il massimo potenziale di impatto rispetto all'impegno richiesto.
Quando si utilizza questo modello, il primo passaggio consiste nel riportare i dati per ogni progetto o task prioritario in base alla portata, all'impatto, alla fiducia e all'impegno. Per quanto riguarda la portata, occorre indicare il numero di utenti che saranno coinvolti nel progetto/task.
Gli altri tre fattori possono essere classificati su una scala da 1 a 5 per mantenere la coerenza. Ad esempio, per definire l'impegno, basta chiedersi "Su una scala da 1 a 5, quanto sarà facile o difficile completare questo progetto"?
Il secondo passaggio consiste nell'utilizzare la formula per calcolare il punteggio RICE di ogni progetto o task.
Modello del metodo di definizione delle priorità 2x2
Le lavagne Confluence includono anche un modello del metodo di definizione delle priorità 2x2. Conosciuto anche come matrice di Eisenhower o matrice urgente/importante, questo framework consente di assegnare priorità ai task in base all'importanza e all'urgenza suddividendoli in quattro quadranti:
- I task urgenti e importanti richiedono un'attenzione immediata e devono essere affrontati con la massima priorità. Il mancato completamento di questi task in tempi rapidi può causare conseguenze significative.
- I task importanti ma non urgenti sono task strategici che consentono di raggiungere traguardi o obiettivi a lungo termine. Questi task dovrebbero essere programmati e pianificati, ma non richiedono un'azione immediata.
- I task urgenti ma non importanti sono, il più delle volte, distrazioni o interruzioni che possono essere delegate, ridotte al minimo o ignorate. Questi task possono assorbire tempo e risorse ma non contribuiscono in modo significativo agli obiettivi a lungo termine.
- I task né urgenti né importanti hanno bassa priorità e possono essere rimandati, delegati o ignorati. Questi task non sono in linea con gli obiettivi e non apportano valore aggiunto al progetto.
Il metodo di definizione delle priorità 2x2 aiuta i team a concentrare gli sforzi su task urgenti e importanti e a individuare i task di scarsa rilevanza per il raggiungimento degli obiettivi che possono essere rimandati, pianificati per un secondo momento o ignorati.
Modello Matrice per la definizione delle priorità
La matrice per la definizione delle priorità, nota anche come matrice decisionale o griglia delle priorità, è uno strumento utilizzato per valutare e ordinare in base alle priorità una serie di opzioni o alternative secondo criteri predefiniti e in modo sistemico. La matrice è costituita da una griglia con due assi sui quali sono elencati le opzioni e i criteri. Ogni opzione viene quindi valutata in base a ciascun criterio.
La matrice per la definizione delle priorità offre un approccio decisionale strutturato, che aiuta i team a compiere scelte ponderate, allocare le risorse in modo efficace e concentrarsi su iniziative in linea con obiettivi o priorità strategici. Inoltre, consente di suddividere lunghi elenchi di cose da fare in task gestibili e aiuta anche a capire quali sono i task più importanti per raggiungere gli obiettivi del team.
Il modello Matrice per la definizione delle priorità della lavagna di Confluence è progettato per allineare le attività del team agli obiettivi del progetto e definire le priorità in modo efficace. I due elementi chiave di questo modello sono la condivisione degli obiettivi e l'elenco delle cose da fare.
Aggiungi gli obiettivi principali del tuo team al modello per stabilire le priorità del lavoro senza mai perdere di vista i traguardi più importanti. Dopo avere elencato le cose da fare, completale con note adesive o altri elementi per assegnare le priorità o allineare i task su un orizzonte temporale.
Poiché le priorità sono in continua evoluzione, il modello è pensato per semplificare lo spostamento dei task nella matrice e apportare modifiche ogni volta che è necessario.
Altre opzioni di pianificazione e definizione delle priorità da considerare
Oltre alle lavagne Confluence, i prodotti Atlassian includono molte altre risorse per la pianificazione e la definizione delle priorità. Gli utenti Jira possono provare Jira Product Discovery, che consente ai team di prodotto di essere allineati con le roadmap, acquisire idee e organizzarle in ordine di priorità direttamente in Jira.
Il Playbook dei team Atlassian include numerose strategie di definizione delle priorità e pianificazione, ovvero risorse gratuite per i workshop che aiutano il tuo team ad affrontare le sfide più comuni e a migliorare continuamente il lavoro di squadra in tutti i progetti.
Vuoi usare questo modello?
Inizia a documentare e standardizzare i task in Confluence.