Organizza i dati strutturati con i database
I database di Confluence sono attualmente in versione beta e saranno disponibili per tutti gli utenti di Confluence entro la fine dell'anno. (Scopri di più)
Secondo Gartner, l'impiegato medio utilizza 11 applicazioni per portare a termine le attività quotidiane. Con così tanti strumenti a disposizione, non c'è da meravigliarsi che molti lavoratori abbiano difficoltà a organizzarsi e rimanere produttivi. Il costante passaggio da un'app all'altra può causare distrazioni e confusione e, in ultima analisi, ridurre l'efficienza.
È qui che entrano in gioco i database di Confluence, una soluzione centralizzata per creare, gestire e contestualizzare tutte le informazioni importanti in modo chiaro e organizzato.
Questo articolo illustra in modo esaustivo le nozioni di base per iniziare a utilizzare i database di Confluence. La nostra guida dettagliata aiuterà sia i nuovi utenti di Confluence sia coloro che vogliono ottimizzare i flussi di lavoro esistenti a sfruttare tutto il potenziale dei database di Confluence.
Cosa sono i database di Confluence?
Un database è una raccolta strutturata di informazioni. In Confluence, i database fungono da repository organizzati all'interno della piattaforma e semplificano l'archiviazione, il recupero e la gestione sistematici di molteplici set di dati. Questi database strutturati consentono ai team di organizzare, consultare e visualizzare le informazioni in modo efficiente, e offrono una soluzione centralizzata e personalizzabile per gli spazi di lavoro collaborativi.
I team possono utilizzare i database di Confluence per creare un repository di informazioni completo e aggregare strumenti, link e dati da fonti interne ed esterne. Questa vista consolidata funge da hub centralizzato per l'accesso ai contenuti e la gestione degli stessi e può essere personalizzata per soddisfare esigenze specifiche.
Ad esempio, i database consentono di archiviare e classificare le informazioni relative a vari progetti, come piani di progetto, note della riunione, responsabili e link Jira pertinenti. Inoltre, possono essere utilizzati per archiviare e condividere importanti policy, procedure e linee guida aziendali.
I database di Confluence offrono diversi vantaggi:
- Collegamento e organizzazione delle informazioni senza soluzione di continuità: i database di Confluence semplificano e velocizzano l'archiviazione e la visualizzazione dei dati per più team contemporaneamente. Il formato strutturato e i tipi di campo predefiniti mantengono gli input coerenti, garantendo uniformità e chiarezza tra le voci.
- Visualizzazione organizzata del lavoro pertinente: i database di Confluence consentono di raccogliere informazioni da più fonti, tra cui task di Jira, pagine Confluence e dati esterni, e di combinarle in una visualizzazione organizzata che offre una prospettiva completa del progetto e ti aiuta a focalizzare le energie sulle attività più utili al raggiungimento dei tuoi scopi e obiettivi. Aggregando e organizzando i dati in un database centralizzato, puoi consultare e gestire facilmente le informazioni che contano di più per il successo del tuo team.
- Aggiornamento costante: la sincronizzazione in tempo reale delle voci garantisce a te e al tuo team l'accesso alle informazioni più aggiornate, eliminando la necessità di fogli di calcolo obsoleti e aggiornamenti manuali.
- Visualizzazione dei dati personalizzata: puoi creare una vista personalizzata delle informazioni in base alle tue preferenze ed esigenze specifiche grazie alle opzioni di ordinamento e filtro. I database di Confluence offrono opzioni flessibili di presentazione delle informazioni, come tabelle, schede o board, per migliorare la visualizzazione dei dati.
Grazie ai database Confluence, puoi dire addio al sovraccarico di informazioni e dare il benvenuto a uno spazio di lavoro semplificato, organizzato e collaborativo. Prendi il controllo dei tuoi contenuti e porta la produttività del tuo team verso nuove vette.
Passaggi per utilizzare i database di Confluence
Tutto pronto per sfruttare al massimo il potenziale dei database di Confluence? Segui questi sei semplici passaggi per iniziare.
Passaggio 1: creazione di un database
Esistono tre modi per creare un database in Confluence:
Opzione 1: vai al pulsante Create (Crea) nel menu di navigazione e seleziona Database per creare un database nello spazio attuale o impostarlo come predefinito nel tuo spazio personale se disponi delle autorizzazioni di modifica.
Opzione 2: vai alla sezione Content (Contenuti) nella barra laterale dello spazio e clicca sul pulsante +. Scegli Database per creare un database nel tuo spazio. Puoi anche creare un database in un elemento specifico nell'albero dei contenuti passando il cursore del mouse sul titolo nella barra laterale e cliccando sul pulsante +.
Opzione 3: mentre modifichi una pagina, clicca sul pulsante + nella barra degli strumenti. Cerca l'opzione Create database (Crea database) o inserisci semplicemente "/database" per creare un nuovo database subordinato alla pagina che stai modificando e aggiungerlo automaticamente come link intelligente alla pagina stessa.
Passaggio 2: aggiunta dei tipi di campo
Dopo aver creato un database nel tuo spazio, puoi iniziare ad aggiungere i tipi di campo per organizzare e strutturare i dati. I tipi di campo ti consentono di definire le tipologie dei dati che possono essere memorizzati in un determinato campo, come testo, numeri, date o immagini. Grazie ai tipi di campo, puoi ordinare, filtrare e cercare facilmente informazioni specifiche nel tuo database.
Per aggiungere un nuovo campo:
- Nel layout della tabella, clicca sul pulsante + nell'angolo in alto a destra del database.
- Cerca il tipo di campo desiderato o selezionalo tra le opzioni disponibili.
- Assegna un nome al campo.
Passaggio 3: aggiunta di Confluence al tuo database
Le pagine sono il luogo in cui raccogliere tutte le informazioni fondamentali e non fondamentali. Per iniziare, tutto ciò che devi fare è creare una pagina da un database.
Creare una pagina da un database significa fondamentalmente collegare le pagine a una voce. Questo processo non solo centralizza tutte le informazioni in un'unica posizione, ma le rende anche facilmente consultabili per chiunque abbia accesso al database. Tale approccio centralizzato è particolarmente utile per i progetti collaborativi, poiché semplifica l'accesso dei membri del team allo stesso database e consente loro di dare il proprio contributo senza difficoltà.
Inoltre, collegando le pagine di Confluence a voci specifiche del database, puoi migliorare il contesto e le informazioni disponibili per i tuoi dati. Questa integrazione consente di eseguire un pull dei metadati dalle pagine, come lo stato della pagina, le etichette e i dettagli, e aiutare a comprendere più a fondo i dati all'interno del database. La funzione assicura che le voci del tuo database siano ricche di informazioni pertinenti e aggiornate provenienti dalle pagine di Confluence collegate.
Passaggio 4: aggiunta di voci e valori
I database all'interno delle pagine offrono la flessibilità di aggiungere o modificare le voci e i valori corrispondenti.
Ogni campo rappresenta un elemento o una categoria specifici e i valori corrispondenti forniscono le relative informazioni. Puoi aggiungere più voci e valori al tuo database e renderlo uno strumento completo e organizzato per l'archiviazione e la gestione dei dati.
Ecco come aggiungere una voce al database:
- Clicca su + Add entry (Aggiungi voce) nella parte inferiore del database.
- Inserisci i valori per la nuova voce.
- Se stai usando il layout della tabella, puoi inserire o aggiornare i valori direttamente all'interno della tabella.
- Nel layout della scheda o della board verrà visualizzato un pannello delle voci per inserire le informazioni necessarie.
Passaggio 5: creare layout e visualizzazioni
Il modo in cui vengono presentate le tue informazioni può influire notevolmente sull'efficienza del team. Con i layout e le visualizzazioni del database, hai il potere di personalizzare l'aspetto del database e ottimizzare il modo in cui interagisci con i dati.
Layout: scegli il modo in cui viene visualizzato il tuo database selezionando uno dei layout nel menu:
- Tabella: struttura i contenuti in una tabella, fornendo una visione chiara e organizzata dei tuoi dati.
- Scheda: mostra le voci in schede separate, favorendo una rappresentazione più visiva dei dati.
- Bacheca: crea semplici flussi di lavoro Kanban con colonne basate su un singolo campo del tuo database, che ti consentono di monitorare lo stato di avanzamento delle varie voci.
Visualizzazioni: oltre ai layout, puoi creare visualizzazioni salvate per avere un maggiore controllo sull'aspetto del tuo database. Attraverso le visualizzazioni salvate puoi definire varie opzioni, come layout, filtri, ordinamento e campi visibili, che verranno applicate in modo coerente in tutte le istanze del database.
Per creare visualizzazioni salvate:
- Vai al database che desideri.
- Definisci il layout, i filtri, l'ordinamento e le opzioni dei campi visibili che preferisci.
- Apri il menu di selezione delle viste nella barra degli strumenti.
- Fai clic su "Aggiungi visualizzazione".
- Dai un nome alla nuova visualizzazione.
Personalizzando le tue visualizzazioni, puoi creare presentazioni dei dati su misura per soddisfare le tue esigenze specifiche. Eventuali modifiche apportate a una visualizzazione si riflettono in tutti i link e gli incorporamenti che la utilizzano, garantendo coerenza tra le pagine e gli spazi di Confluence. Questa flessibilità ti consente di ottimizzare il tuo database per diversi casi d'uso e di passare facilmente da una visualizzazione all'altra per accedere alle informazioni di cui hai bisogno.
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