Massimizza la produttività con i modelli GTD
Vantaggi, agevolazioni, decisioni intelligenti. Tutti li vogliono. In un mondo che diventa ogni giorno più uniforme, chi si distingue è chi ha successo. Con i modelli GTD, i project manager possono dedicarsi completamente all'avanzamento invece di essere impantanati nei dettagli.
Un modello GTD offre una soluzione plug-and-play quando il tempismo è essenziale. Basati sul processo Getting Things Done (GTD) di David Allen, questi modelli forniscono una chiara roadmap per portare a termine i progetti con successo.
Fondamentalmente, la metodologia GTD lascia spazio alla creatività mentre fa avanzare i progetti verso un risultato finale positivo. Può essere particolarmente efficace se combinata con pratiche Agile di gestione dei progetti.
In questo articolo, illustreremo la corretta applicazione dei modelli GTD e mostreremo come i project manager possono utilizzarli per trasformare i progetti nei risultati desiderati utilizzando strumenti come Confluence e Jira.
Cos'è un modello Getting Things Done?
Un modello GTD struttura i principi di produttività di David Allen. Il modello analizza i principi chiave della metodologia GTD e offre una roadmap per un'implementazione rapida ed efficace della metodologia GTD utilizzando un approccio comprovato e graduale alla gestione dei progetti.
Un modello GTD riduce lo stress che deriva dal chiedersi cosa succederà dopo, dando agli esperti in materia (SME) la libertà di concentrarsi sul momento presente. I modelli GTD presentano in modo chiaro le azioni successive e possono quindi aiutare i team agili a mantenere la concentrazione ed evitare di superare i limiti WIP.
L'importanza dei modelli GTD
Sia che venga adottato un approccio a cascata, un approccio Agile o un mix dei due, la gestione tradizionale dei progetti si basa principalmente sui task. I task sono l'ultima fase di pianificazione prima che uno SME possa passare all'azione.
Vedere un elenco delle cose da fare implica un disastro per i professionisti creativi e impegnati in più attività. È qui che i modelli GTD possono brillare al massimo. Non solo eliminano i fattori scatenanti dello stress e della procrastinazione, sostituendoli con chiarezza, concentrazione e spazio per gli SME che potranno così creare il loro lavoro migliore, ma migliorano anche significativamente la gestione del tempo e la definizione delle priorità dei task.
I modelli GTD aiutano a gestire il tempo in modo più efficace fornendo un framework strutturato per rilevare, chiarire, organizzare e rivedere i task. Aiutano a dare priorità ai task in base all'importanza e all'urgenza, assicurando che gli elementi più importanti ricevano attenzione immediata mentre le questioni meno urgenti siano programmate per un momento successivo.
Inoltre, i modelli GTD promuovono un approccio proattivo alla gestione dei task, riducendo la probabilità di una mancata riuscita dei task più importanti. Con migliori organizzazione e visibilità sui task in sospeso, puoi prendere decisioni informate sull'allocazione del tempo e delle risorse, aumentando in ultima analisi la produttività e riducendo lo stress.
I principi della metodologia GTD
La metodologia GTD si basa su cinque principi fondamentali: Rileva, Chiarisci, Organizza, Rifletti e Coinvolgi.
Rileva
Questa fase è il momento in cui esponi tutte le tue idee. L'obiettivo è creare una casella di posta dei task che raccolga le idee, i requisiti e i dubbi relativi a una particolare funzione, persona o progetto. Ciò potrebbe includere task, progetti, idee, impegni o qualsiasi altra cosa che attiri la tua attenzione. Rilevando tutto in un unico posto, liberi spazio mentale e ti assicuri di non lasciarti sfuggire nulla.
Chiarisci
Suddividi le idee in categorie in base all'importanza, ai passaggi necessari e alla persona del cui aiuto (se del caso) avrai bisogno. Considera questa fase come un filtro: lo scopo non è buttare via le idee, ma metterle nel giusto contesto.
Organizza
È qui che inizierai a vedere i progetti prendere forma, classificando ulteriormente gli elementi che una volta erano idee e trasformandoli in progetti, inviandoli in coda di attesa o salvandoli come informazioni di riferimento.
rifletti
Poni la domanda: "È ancora rilevante?" a un intervallo di tempo di tua scelta. Alcuni scelgono di fare questo tipo di riflessione settimanalmente, mentre altri lo fanno giornalmente. Questa revisione aiuta a mantenere i task in ordine riducendo al contempo la pressione dei membri del team che utilizzano la metodologia GTD.
I report Agile possono fornire approfondimenti preziosi durante questa fase di riflessione.
Coinvolgi
Ora è il momento di mettersi al lavoro. Una volta che i team hanno chiarito, organizzato ed esaminato tutti gli elementi, gli utenti possono completare i task individualmente fino al completamento dei loro progetti.
Quando si utilizza GTD come metodologia di progetto, i membri del team sono tranquilli. Con GTD, sai che stai lavorando al task giusto al momento giusto per ottenere i risultati desiderati.
Tipi di modelli GTD
I modelli GTD sono versatili. I project manager li adattano alle esigenze del loro team, degli stakeholder e del progetto stesso. Tuttavia, alcuni modelli GTD sono standard e dovrebbero far parte di tutti i sistemi GTD, inclusi i seguenti:
Elenchi dei task giornalieri
In GTD, gli elenchi dei task giornalieri assumono la forma del modello Azioni successive. Questo offre agli utenti di GTD un rapido punto di riferimento per passare da un elemento di azione all'altro e realizzare ciò che conta, quando serve. Gli utenti collegano i task giornalieri nel modello Calendario e isolano gli elementi Azione successiva per i task giornalieri.
Agende settimanali
Il modello dell'agenda settimanale è fondamentale per allineare i task giornalieri a responsabilità più ampie. Gli utenti esperti di GTD utilizzano sessioni di pianificazione settimanali per rivalutare e ristrutturare il loro elenco Azioni successive, per assicurarsi che ogni task rimanga pertinente ai loro obiettivi generali.
Modelli di organizzazione del progetto
Elencare i temi o i punti all'ordine del giorno in base alla priorità o alla pertinenza rispetto agli obiettivi della riunione garantisce un programma ben strutturato in grado di facilitare discussioni produttive.
Usa i layout di pagina flessibili di Confluence per delineare e organizzare i punti all'ordine del giorno.
Posta in arrivo
La potenza del modello Posta in arrivo deriva dalla libertà di pubblicare tutti i tuoi pensieri, idee, concetti e obiettivi più ambiziosi in un unico posto. I professionisti di GTD si riferiscono a questi elementi anche come input casuali della vita. Altri li chiamano semplicemente "roba". In questo caso, i diversi elementi relativi a un progetto arrivano nella Posta in arrivo. Ecco la procedura da seguire per spostare gli elementi dalla Posta in arrivo alle posizioni pertinenti in altri modelli.
1. Crea l'elenco: il primo passo per utilizzare il modello Posta in arrivo è creare l'elenco, o "liberarsi la mente".
2. Valuta l'elenco: inserisci gli elementi nella categoria corretta. Come si fa a sapere qual è la categoria giusta? Il flusso di lavoro GTD determina la destinazione di ogni voce dell'elenco.
L'elemento è attuabile?
Sì: posiziona gli elementi attuabili in una delle due posizioni:
- Lista d'attesa: invia qui gli elementi se hai bisogno di coinvolgere qualcun altro prima di completare un'azione.
- Elenco Azioni successive: metti qui gli elementi se hanno una scadenza e devi completare almeno un altro passaggio prima di contrassegnarli come completati.
No: metti gli elementi non attuabili nel cestino o nell'elenco In futuro o Riferimento.
- Elenco In futuro: metti gli elementi in questo elenco se non sono pertinenti ora ma lo saranno in futuro. Un esempio è un elemento che non ha alcuna azione o una data di scadenza.
- Elenco Riferimento: sebbene questo elenco non contenga azioni, i suoi elementi contengono informazioni fondamentali per il completamento degli elementi nella lista d'attesa e nell'elenco Azioni successive.
Come usare i modelli GTD
Il percorso di un elemento non si ferma dopo la fase di valutazione. Molti elementi della Posta in arrivo entreranno nell'elenco Progetti. Ogni progetto include un programma di revisione settimanale.
La checklist delle revisioni settimanali include quanto segue:
- Liberare spazio fisico e digitale per concentrarsi sul progetto in corso.
- Annotare e strutturare tutti i progetti, le richieste di aggiornamenti e gli elementi di azione che non sono già presenti nel programma di pianificazione del progetto.
- Rivedere l'elenco Calendario. Assicurati di aver pianificato ogni elemento di azione in anticipo o in ritardo rispetto al programma.
- Dare un'occhiata all'elenco Azioni successive. Contrassegna tutti gli elementi terminati come completati. Esamina gli elementi di azione rimanenti nell'elenco per determinare se devono diventare progetti separati o se devono rimanere nell'elenco.
- Aggiungere innovazioni e idee che vorresti testare.
- Riflettere su ciò che è andato bene.
- Documentare i modi per migliorare.
Ora daremo una rapida occhiata a ogni lista di un progetto GTD.
Lista Azioni successive
Rivedi gli elementi di questo elenco e fai le seguenti domande per facilitare il completamento:
Posso completare questo elemento in un solo passaggio? Se la risposta è sì e puoi completarlo in meno di due minuti, contrassegnalo come completato.
L'elemento richiede più passaggi prima di essere completato? Trasformalo in un progetto ed elenca i passaggi per il completamento.
L'elemento prevede un solo passaggio, ma non riesci a completarlo in meno di due minuti? Lascialo nella lista Azioni successive e programmane il completamento in un secondo momento.
Nota: non perderai traccia degli elementi differiti perché la metodologia GTD richiede revisioni periodiche di tutti gli elenchi. Queste revisioni consentono ai professionisti GTD di modificare lo stato di un elemento, spostandolo da un elenco all'altro finché non lo completano, lo mettono in sospeso o lo eliminano.
Lista d'attesa
Per gli elementi di questo elenco, includi il nome della persona associata allo spostamento dell'elemento tra quelli completati. Includi una data di scadenza per l'elemento e segui la persona finché non lo completerà.
Lista In futuro
Questo elenco contiene elementi che non hanno azioni o scadenze urgenti. Durante le revisioni periodiche, è importante analizzarla per cercare potenziali progetti, elementi in una sola fase ed elementi che richiedono l'assistenza di altre persone.
Lista Riferimento
Senza questa lista, non si porta a termine nulla. Considerala la knowledge base o la directory che fornisce il contesto di ogni elemento. Collega gli elementi della lista Riferimento ad almeno un elemento di qualsiasi altra lista. Un esempio di elemento della lista Riferimento potrebbe essere la data di nascita di una persona, i dati di contatto, gli approfondimenti su un progetto di una riunione, una citazione da un libro, un blocco di testo o un link a un PDF.
Lista Calendario
I professionisti di GTD utilizzano questo elenco per registrare date importanti relative agli elementi. Gli elementi nella lista Azioni successive e nella Lista d'attesa dovrebbero avere date allegate. Troverai quegli elementi nella lista Calendario.
Durante le revisioni periodiche, se necessario, sposta le date per garantire che il flusso di lavoro soddisfi le tue capacità.
Come scegliere il modello GTD giusto
Sebbene semplice, questa metodologia offre flessibilità per l'utente, che comporta considerazioni come le seguenti:
Preferenze personali
Ad esempio, potresti rivedere gli elementi delle Azioni successive ogni giorno e le liste Progetto settimanalmente. Oppure, se preferisci, potresti programmare le revisioni due volte alla settimana per progetti urgenti ed essenziali.
La programmazione di queste revisioni offre agli utenti la sicurezza psicologica necessaria per concentrarsi sul task da svolgere, sapendo che non rischieranno di ignorare o trascurare un elemento.
Requisiti del flusso di lavoro
I project manager sanno che i requisiti degli stakeholder cambiano. Con i modelli GTD, adattarsi per soddisfare tali requisiti può essere semplice, ma solo con le risorse giuste per supportare i tuoi sforzi.
Confluence offre una serie di modelli GTD personalizzabili per aiutarti a gestire tutto questo senza perdere lo slancio del progetto.
Usare i modelli Confluence e Jira GTD
Con Jira e database Confluence, i project manager hanno una posizione unica e uniforme per organizzarsi in base alla metodologia GTD. I database Confluence forniscono un modo strutturato per archiviare, connettere e gestire diversi tipi di informazioni. Oltre alla sincronizzazione e all'organizzazione in tempo reale, i database Confluence ti consentono di definire relazioni tra i dati, creare visualizzazioni personalizzate e fare riferimento alle informazioni del database ovunque nelle pagine di Confluence.
Ad esempio, puoi creare database per tenere traccia dei requisiti del progetto, archiviare le note delle riunioni, gestire i task del team e organizzare la ricerca dei clienti, tutto in un unico posto. I database supportano anche vari tipi di campi tra cui testo, data, persone e pagine. Questa flessibilità ti consente di modellare le informazioni in base al tuo caso d'uso specifico.
Inoltre, la perfetta integrazione tra database Confluence e Jira consente un potente flusso di lavoro di gestione dei progetti. Puoi sincronizzare i ticket di Jira con un database Confluence per avere un quadro completo dello stato, delle priorità e delle dipendenze del progetto. Tutti gli aggiornamenti apportati ai ticket di Jira collegati si riflettono automaticamente nel database, garantendo che le informazioni siano sempre aggiornate. Questa integrazione colma il divario tra la pianificazione in Confluence e l'esecuzione in Jira.
I progetti complessi richiedono sistemi intelligenti
La connessione di Confluence con Jira semplifica l'esecuzione di progetti complessi. Usa le board di Jira per assegnare priorità, monitorare e gestire il lavoro dall'inizio alla fine. Ad esempio, i link intelligenti collegano Confluence e Jira per una gestione efficiente dei progetti tramite entrambi gli strumenti.
Il vantaggio principale qui è sapere che gli elementi complessi nelle liste GTD avranno un piano di consegna chiaro e coordinato tramite l'interfaccia di Jira. Inoltre, la visibilità delle azioni tra i due strumenti consente aggiornamenti completi dello stato e cicli di revisione senza attriti.
Confluence include anche elementi di pagina, come tabelle, stati, elementi di azioni, date, assegnatari e decisioni.
Modelli GTD: domande frequenti
Con che frequenza devo aggiornare i miei modelli GTD?
Durante le tue revisioni periodiche, richiedi un feedback sulla struttura dei modelli delle liste GTD. Valuta se stai raccogliendo informazioni sufficienti per completare i progetti e modifica i modelli in base alle esigenze del tuo team.
Qual è la differenza tra la metodologia GTD e il framework Agile?
Sebbene GTD e Agile presentino alcuni aspetti simili, sono metodologie fondamentalmente diverse. GTD è un sistema di produttività incentrato sull'aiutare le persone ad acquisire, chiarire, organizzare, riflettere e impegnarsi nei propri task per ridurre lo stress e aumentare l'efficienza. Al contrario, Agile è un framework di gestione dei progetti studiano per consentire ai team di sviluppare in modo iterativo prodotti in cicli brevi chiamati sprint, con una forte enfasi sulla collaborazione e sull'adattabilità.
Tuttavia, le due metodologie si allineano in alcune caratteristiche: chiarire la "definizione di completato", utilizzare il brainstorming (Agile) e i mind sweep (GTD) per la generazione di idee e classificare gli elementi in user story (Agile) o progetti (GTD).