Massimizza la produttività con i modelli GTD
Vantaggi, agevolazioni, decisioni intelligenti. Tutti li vogliono. In un mondo che diventa ogni giorno più uniforme, chi si distingue è chi ha successo. Con i modelli GTD, i project manager possono dedicarsi completamente all'avanzamento invece di essere impantanati nei dettagli.
Un modello GTD offre una soluzione plug-and-play quando il tempismo è essenziale. Basati sul processo Getting Things Done (GTD) di David Allen, questi modelli forniscono una chiara roadmap per portare a termine i progetti con successo.
Fondamentalmente, la metodologia GTD lascia spazio alla creatività mentre fa avanzare i progetti verso un risultato finale positivo. Può essere particolarmente efficace se combinata con pratiche Agile di gestione dei progetti.
In questo articolo, illustreremo la corretta applicazione dei modelli GTD e mostreremo come i project manager possono utilizzarli per trasformare i progetti nei risultati desiderati utilizzando strumenti come Confluence e Jira.
Cos'è un modello Getting Things Done?
Un modello GTD struttura i principi di produttività di David Allen. Il modello analizza i principi chiave della metodologia GTD e offre una roadmap per un'implementazione rapida ed efficace della metodologia GTD utilizzando un approccio comprovato e graduale alla gestione dei progetti.
Un modello GTD riduce lo stress che deriva dal chiedersi cosa succederà dopo, dando agli esperti in materia (SME) la libertà di concentrarsi sul momento presente. I modelli GTD presentano in modo chiaro le azioni successive e possono quindi aiutare i team agili a mantenere la concentrazione ed evitare di superare i limiti WIP.
Tipi di modelli GTD
I modelli GTD sono versatili. I project manager li adattano alle esigenze del loro team, degli stakeholder e del progetto stesso. Tuttavia, alcuni modelli GTD sono standard e dovrebbero far parte di tutti i sistemi GTD, inclusi i seguenti:
Elenchi dei task giornalieri
In GTD, gli elenchi dei task giornalieri assumono la forma del modello Azioni successive. Questo offre agli utenti di GTD un rapido punto di riferimento per passare da un elemento di azione all'altro e realizzare ciò che conta, quando serve. Gli utenti collegano i task giornalieri nel modello Calendario e isolano gli elementi Azione successiva per i task giornalieri.
Agende settimanali
Il modello dell'agenda settimanale è fondamentale per allineare i task giornalieri a responsabilità più ampie. Gli utenti esperti di GTD utilizzano sessioni di pianificazione settimanali per rivalutare e ristrutturare il loro elenco Azioni successive, per assicurarsi che ogni task rimanga pertinente ai loro obiettivi generali.
Modelli di organizzazione del progetto
Elencare i temi o i punti all'ordine del giorno in base alla priorità o alla pertinenza rispetto agli obiettivi della riunione garantisce un programma ben strutturato in grado di facilitare discussioni produttive.
Usa i layout di pagina flessibili di Confluence per delineare e organizzare i punti all'ordine del giorno.
Posta in arrivo
La potenza del modello Posta in arrivo deriva dalla libertà di pubblicare tutti i tuoi pensieri, idee, concetti e obiettivi più ambiziosi in un unico posto. I professionisti di GTD si riferiscono a questi elementi anche come input casuali della vita. Altri li chiamano semplicemente "roba". In questo caso, i diversi elementi relativi a un progetto arrivano nella Posta in arrivo. Ecco la procedura da seguire per spostare gli elementi dalla Posta in arrivo alle posizioni pertinenti in altri modelli.
1. Crea l'elenco: il primo passo per utilizzare il modello Posta in arrivo è creare l'elenco, o "liberarsi la mente".
2. Valuta l'elenco: inserisci gli elementi nella categoria corretta. Come si fa a sapere qual è la categoria giusta? Il flusso di lavoro GTD determina la destinazione di ogni voce dell'elenco.
L'elemento è attuabile?
Sì: posiziona gli elementi attuabili in una delle due posizioni:
- Lista d'attesa: invia qui gli elementi se hai bisogno di coinvolgere qualcun altro prima di completare un'azione.
- Elenco Azioni successive: metti qui gli elementi se hanno una scadenza e devi completare almeno un altro passaggio prima di contrassegnarli come completati.
No: metti gli elementi non attuabili nel cestino o nell'elenco In futuro o Riferimento.
- Elenco In futuro: metti gli elementi in questo elenco se non sono pertinenti ora ma lo saranno in futuro. Un esempio è un elemento che non ha alcuna azione o una data di scadenza.
- Elenco Riferimento: sebbene questo elenco non contenga azioni, i suoi elementi contengono informazioni fondamentali per il completamento degli elementi nella lista d'attesa e nell'elenco Azioni successive.
Reference List
The Reference List is your go-to for storing essential information and context. This might include contact details, notes, or useful documents. Use it to link important information to tasks on other lists, ensuring you have all the necessary context.
Calendar List
The Calendar List captures essential dates and scheduled tasks. Assign dates to items from the Next Actions List and Waiting List, and update it regularly to keep your workflow in sync with your schedule.
Come usare i modelli GTD
Il percorso di un elemento non si ferma dopo la fase di valutazione. Molti elementi della Posta in arrivo entreranno nell'elenco Progetti. Ogni progetto include un programma di revisione settimanale.
La checklist delle revisioni settimanali include quanto segue:
- Liberare spazio fisico e digitale per concentrarsi sul progetto in corso.
- Annotare e strutturare tutti i progetti, le richieste di aggiornamenti e gli elementi di azione che non sono già presenti nel programma di pianificazione del progetto.
- Rivedere l'elenco Calendario. Assicurati di aver pianificato ogni elemento di azione in anticipo o in ritardo rispetto al programma.
- Dare un'occhiata all'elenco Azioni successive. Contrassegna tutti gli elementi terminati come completati. Esamina gli elementi di azione rimanenti nell'elenco per determinare se devono diventare progetti separati o se devono rimanere nell'elenco.
- Aggiungere innovazioni e idee che vorresti testare.
- Riflettere su ciò che è andato bene.
- Documentare i modi per migliorare.
Ora daremo una rapida occhiata a ogni lista di un progetto GTD.
I principi della metodologia GTD
Rileva
Questa fase è il momento in cui esponi tutte le tue idee. L'obiettivo è creare una casella di posta dei task che raccolga le idee, i requisiti e i dubbi relativi a una particolare funzione, persona o progetto. Ciò potrebbe includere task, progetti, idee, impegni o qualsiasi altra cosa che attiri la tua attenzione. Rilevando tutto in un unico posto, liberi spazio mentale e ti assicuri di non lasciarti sfuggire nulla.
Chiarisci
Suddividi le idee in categorie in base all'importanza, ai passaggi necessari e alla persona del cui aiuto (se del caso) avrai bisogno. Considera questa fase come un filtro: lo scopo non è buttare via le idee, ma metterle nel giusto contesto.
Organizza
È qui che inizierai a vedere i progetti prendere forma, classificando ulteriormente gli elementi che una volta erano idee e trasformandoli in progetti, inviandoli in coda di attesa o salvandoli come informazioni di riferimento.
rifletti
Poni la domanda: "È ancora rilevante?" a un intervallo di tempo di tua scelta. Alcuni scelgono di fare questo tipo di riflessione settimanalmente, mentre altri lo fanno giornalmente. Questa revisione aiuta a mantenere i task in ordine riducendo al contempo la pressione dei membri del team che utilizzano la metodologia GTD.
I report Agile possono fornire approfondimenti preziosi durante questa fase di riflessione.
Coinvolgi
Ora è il momento di mettersi al lavoro. Una volta che i team hanno chiarito, organizzato ed esaminato tutti gli elementi, gli utenti possono completare i task individualmente fino al completamento dei loro progetti.
Quando si utilizza GTD come metodologia di progetto, i membri del team sono tranquilli. Con GTD, sai che stai lavorando al task giusto al momento giusto per ottenere i risultati desiderati.
Resource planning template
Effective resource management is critical to keeping projects on time and within budget, and the resource planning template makes it easy. This template provides a structured framework for organizing human, financial, and material resources, ensuring that workloads are balanced and bottlenecks are avoided. Project managers can make informed decisions and adjust allocations as needed by gaining a clear overview of resource availability.
With real-time editing and visual timelines, this template enhances collaboration and integrates seamlessly with tools like Jira, making resource management dynamic and efficient. Use the Resource Planning Template to allocate resources accurately, track progress, and ensure smooth project execution.
SMART goals template
Setting clear, focused goals is crucial to project success, and the SMART goals template provides a structured framework to help teams craft practical, results-driven objectives. The SMART method—Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound—ensures your goals are well-defined and aligned with business benefits and stakeholder needs.
Using this template, teams can create quantifiable, realistic, and deadline-driven goals, helping to improve productivity and collaboration. Whether your goals are ambitious or modest, this template helps ensure they are achievable and contribute to meaningful project outcomes.
SWOT analysis template
A SWOT analysis template is an essential tool for businesses looking to prioritize projects, assess market conditions, and stay ahead of competitors. By analyzing your company’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats, this template helps you make informed decisions and focus on strategic planning. Whether you’re evaluating new projects, product lines, or market expansions, the SWOT template streamlines the process, allowing you to organize critical insights and take action quickly.
Confluence’s free SWOT analysis template enhances collaboration by enabling teams to contribute in real-time, ensuring everyone stays aligned and ready to respond to market changes. Use this template to make smarter, data-driven decisions that support long-term business success.
Come scegliere il modello GTD giusto
Sebbene semplice, questa metodologia offre flessibilità per l'utente, che comporta considerazioni come le seguenti:
Preferenze personali
Ad esempio, potresti rivedere gli elementi delle Azioni successive ogni giorno e le liste Progetto settimanalmente. Oppure, se preferisci, potresti programmare le revisioni due volte alla settimana per progetti urgenti ed essenziali.
La programmazione di queste revisioni offre agli utenti la sicurezza psicologica necessaria per concentrarsi sul task da svolgere, sapendo che non rischieranno di ignorare o trascurare un elemento.
Requisiti del flusso di lavoro
I project manager sanno che i requisiti degli stakeholder cambiano. Con i modelli GTD, adattarsi per soddisfare tali requisiti può essere semplice, ma solo con le risorse giuste per supportare i tuoi sforzi.
Confluence offre una serie di modelli GTD personalizzabili per aiutarti a gestire tutto questo senza perdere lo slancio del progetto.