Modello di ambito del lavoro

Standardizza gli schemi dell'ambito del lavoro (SOW), specificando le responsabilità e le scadenze di un progetto.

Ogni volta che un progetto coinvolge più team o persone, c'è sempre il rischio di problemi di comunicazione. Ciò può portare ad attività duplicate o mancate, con conseguenti ritardi e costi aggiuntivi. L'approccio tipico alla correzione degli errori è l'aggiunta di più attività e questo può portare a uno slittamento dell'ambito. Una notizia terribile per i clienti, che devono ridisegnare il budget e le timeline, ma anche un danno per la tua reputazione di fornitore di servizi.

Come possiamo garantire che le attività e le scadenze siano mappate e che tutte gli stakeholder siano allineati? La risposta è un documento sull'ambito del lavoro (SOW), che idealmente segue la stessa struttura per ogni progetto. Utilizzando lo stesso modello per ogni bozza di SOW, tu e i tuoi colleghi sapete immediatamente dove trovare i dettagli delle attività, ad esempio chi fa cosa e quando deve essere svolto.

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Che cosa si intende con ambito del lavoro?

Un documento sull'ambito del lavoro delinea i risultati richiesti in un accordo di progetto, incluso il modo in cui verranno realizzati, nonché le risorse e le timeline necessarie. Ciò include i dettagli delle metodologie, delle tecnologie, dei materiali e delle descrizioni delle mansioni necessari affinché il progetto si svolga senza intoppi. Chiarisce cosa ogni parte, cliente e fornitore di servizi dovrebbe aspettarsi l'uno dall'altro. Ciò riduce il rischio di slittamento dell'ambito e fornisce protezione legale a ciascuna parte, contribuendo a prevenire controversie e conflitti.

Che cos'è un modello di ambito del lavoro?

Un modello di ambito del lavoro guida i Project Manager nella stesura di un SOW che tutti gli stakeholder possano leggere e comprendere facilmente. È preconfigurato per indicare dove i responsabili devono includere i dettagli essenziali e le informazioni sul progetto nel documento.

Ogni sezione può includere indicazioni che suggeriscono risposte appropriate, che l'autore del SOW può modificare in caso di necessità. Il modello garantisce che siano trattati tutti gli aspetti di un progetto e presenta le informazioni in modo coerente per poterle trovare e comprendere facilmente.

Componenti dell'ambito del lavoro

Tutti i progetti che coinvolgono un cliente e un appaltatore possono essere suddivisi in diverse fasi ed elementi. I punti chiave elencati in un ambito del lavoro dovrebbero includere:

Panoramica e obiettivi del progetto: si tratta di informazioni fondamentali, come il nome del progetto, le parti coinvolte e lo scopo dell'iniziativa.
Risultati: si tratta di qualsiasi risultato concreto che segna il completamento di una fase chiave del progetto. Potrebbero essere report, progetti di prototipi, MVP (Minimum Viable Product) o prodotti finali.
Task: sono le attività necessarie per completare ogni fase, come progettazione, collaudo o costruzione.
Timeline: tutte le parti devono conoscere la data di consegna stimata di ogni risultato o milestone.
Responsabilità: nel SOW sono indicati i team o le persone responsabili di ogni milestone o risultato. Ciò può includere approvazioni o feedback da parte del cliente tanto quanto il lavoro svolto dall'appaltatore.
Requisiti tecnici: includono gli strumenti, l'infrastruttura o le piattaforme richiesti in ogni fase del progetto.
Presupposti: i presupposti sono fattori ritenuti veri ai fini della pianificazione ma che devono ancora essere dimostrati o concordati definitivamente. Riconoscono le incertezze, come il costo delle forniture, che potrebbero influire sul progetto.

Quali sono gli elementi di un buon modello di ambito del lavoro?

Un buon modello di ambito del lavoro è un punto di partenza per la creazione di SOW chiari, completi e coerenti tra i vari progetti. Dovrebbe essere ben organizzato, guidando l'autore attraverso tutti i componenti essenziali con sezioni logiche e un linguaggio conciso. La completezza è fondamentale e copre tutti gli aspetti critici come obiettivi, risultati finali, timeline, responsabilità e termini.

Dovrebbe anche essere flessibile e personalizzabile per soddisfare le esigenze specifiche di vari progetti. Dovrebbe essere facile da usare, con campi precompilati che si susseguono in maniera logica e dovrebbe facilitare la collaborazione con funzionalità come commenti in linea, @menzioni e feedback in tempo reale.

La cronologia delle versioni garantisce il tracciamento di tutte le modifiche e l'integrazione con software per il flusso di lavoro, come Jira, consente un collegamento agevole del SOW ai task del progetto e il monitoraggio dell'avanzamento.

Tipi di modelli di ambito del lavoro

Ogni progetto ha requisiti diversi in termini di complessità, standard di settore, obblighi legali ed esigenze dei clienti. Pertanto, la struttura ideale del modello varierà in base a questi fattori. Vediamo tre esempi:

Progetti edili

I SOW di progetti edilizi sono concentrati in maniera particolare su risultati tangibili. Questi SOW danno priorità alle specifiche dettagliate, ai progetti e agli elenchi dei materiali e spesso includono sezioni per le informazioni sul sito, i disegni architettonici, i piani strutturali e i programmi dettagliati con milestone.

Il settore è altamente regolamentato, quindi questi modelli devono soddisfare anche codici edilizi, normative ambientali e standard di sicurezza, come l'OSHA. Ad esempio, un SOW edile relativo a un nuovo edificio per uffici includerebbe calcoli strutturali, schemi elettrici e uscite di emergenza. Potrebbe anche includere rifiniture come il colore della vernice e gli arredi.

Progetti IT

I SOW dei progetti IT enfatizzano la precisione tecnica e risultati definiti in modo chiaro. Questi SOW si concentrano sui requisiti software, sulle specifiche hardware, su rigorose procedure di test e sulle considerazioni relative alla sicurezza. Le sezioni chiave includono spesso diagrammi di architettura del sistema, schemi di database, modelli di interfaccia utente e documentazione API.

A causa della natura sensibile dei dati e dell'importanza dell'affidabilità del sistema, questi modelli devono spesso soddisfare le normative sulla privacy dei dati come il GDPR, gli standard di sicurezza, come ISO 27001, e le linee guida sull'accessibilità come le WCAG. Ad esempio, un SOW IT per lo sviluppo di un'app mobile comprenderebbe wireframe, specifiche di progettazione, requisiti funzionali e piani di test dettagliati. Ciò consentirebbe a tutte le parti di fornire un prodotto finale sicuro, intuitivo e facile da usare.

Campagne di marketing

I SOW delle campagne di marketing danno priorità al targeting del pubblico, alla strategia dei contenuti e a risultati misurabili. Ad esempio, la profilazione del pubblico può richiedere sezioni che specifichino i canali di marketing e la strategia dei contenuti, indicando idee per brief creativi e KPI. Altre sezioni chiave includono ricerche di mercato, obiettivi della campagna e un calendario dei contenuti.

Data la natura del marketing rivolto al pubblico, questi modelli spesso devono tenere conto delle normative relative alla pubblicità, delle linee guida di marketing etico e delle regole specifiche della piattaforma per i social media e altri canali. Un SOW di marketing per il lancio di un prodotto potrebbe includere un'analisi della concorrenza, prototipi di progettazione per materiale promozionale e un piano per il monitoraggio del traffico e delle conversioni del sito web.

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Vantaggi dell'utilizzo di un modello di ambito del lavoro

Garantisce la coerenza

I modelli di SOW assicurano che la documentazione per ogni progetto segua una struttura e un formato coerenti. Ciò si traduce in contenuti, terminologia e presentazione coerenti, che riducono al minimo l'ambiguità e il rischio di malintesi.

Consente di risparmiare tempo

I modelli predefiniti velocizzano notevolmente il processo di creazione del SOW fornendo una struttura già pronta, sezioni precompilate e istruzioni guida. Questo elimina il noioso compito di progettare il documento da zero, consentendo ai Project Manager di dedicare più tempo ad attività principali come la pianificazione, l'esecuzione e il monitoraggio. In definitiva, i modelli migliorano l'efficienza complessiva del progetto e riducono i potenziali ritardi.

Maggiore chiarezza

Delineando i risultati, i task e le timeline, i modelli di SOW determinano cosa deve essere raggiunto, come sarà fatto e quando dovrebbe essere completato. Questo elimina l'ambiguità e favorisce una comprensione condivisa, riducendo al minimo le interpretazioni errate. Inclusioni ed esclusioni chiare impediscono lo slittamento dell'ambito fissando limiti chiari a ciò che è incluso nel progetto e ciò che non lo è.

Migliora la comunicazione

I modelli fungono da punto di riferimento condiviso per le discussioni fornendo un framework standardizzato che tutti gli stakeholder possono comprendere e a cui fare riferimento. Ciò garantisce che tutti siano allineati per quanto riguarda l'ambito del progetto, i risultati finali, le timeline e le responsabilità. Questa chiara base per la comunicazione riduce la probabilità di conflitti derivanti da interpretazioni o aspettative diverse. Se i contrattempi si verificano per ragioni esterne, un piano condiviso aiuta entrambe le parti ad affrontarli in modo collaborativo senza attribuire colpe.

Ridurre il rischio

Poiché i modelli di SOW fungono da checklist complete con istruzioni e un formato strutturato, il rischio di trascurare informazioni cruciali è ridotto. Inoltre, sebbene un modello non sia legalmente vincolante, fornisce le basi per un SOW completo che diventa legalmente applicabile una volta che tutte le parti firmano. In ultima istanza, specificare i dettagli essenziali del progetto in modo chiaro è una garanzia per tutti.

Check out the free risk assessment template to dive deeper into risk planning and mitigation.

How to write a scope of work

Start with a clear project overview

The SOW must start with an introduction detailing the project name and desired outcome to provide stakeholders with a clear understanding of the project's purpose and context. Essential details here are the names of the client, the service provider, and any other companies involved. Other useful background information is the project's history and why it was deemed worthy of prioritization.

Definisci gli obiettivi del progetto

The introduction gives stakeholders an idea of why the project is necessary. It’s not enough to say “build a dam”; we need to know the capacity, the timeline, and other secondary goals—like “build a dam that supports wildlife and provides power.” This section needs to outline specific and measurable project objectives.

Outline tasks

Now, we need to clarify how to achieve each of these objectives. This could entail several tasks: research, planning, design, testing, delivery, and setup. Work with project managers to determine which tasks each objective requires.

Set the project timeline and milestones

Each project is just one step in the customer’s business trajectory, and they have likely planned other initiatives dependent on the current project. A clear timeline with key milestones lets them understand when each stage will be completed and whether their broader business plan remains intact. This transparency builds trust and demonstrates your commitment to delivering on time and within scope.

Assegna ruoli e responsabilità

Each task requires different skill sets, and if not delegated to individual experts or teams, it remains an unnecessary burden on the project managers’ workload. Assigning dedicated individuals reassures clients that their project is in capable hands and that they are trained to monitor adherence to the timeline and technical requirements.

Use the free roles and responsibilities template to help define expectations.

Include project requirements and constraints

Every project relies on specific resources and operates within certain limitations. Clearly outlining these factors upfront ensures alignment of resources, staff, and regulatory considerations. This section should detail essential tools, such as software and hardware, and prerequisites, such as permits. It should also highlight potential constraints, such as budget limitations, technical challenges, or external factors that could influence project outcomes.

Rivedi e perfeziona

A meticulous review is essential before finalizing the SOW. Ensure all sections are accurate, complete, and free of ambiguities. Actively seek stakeholder feedback, incorporating their perspectives to create a robust collaborative agreement. This iterative process ensures all parties are on the same page and minimizes misunderstandings.

Best practices for writing a scope of work

Using a project scope of work template keeps you on the right track, ensuring you compile an accurate and helpful document. But just in case you’re tempted to go at it alone or rework parts of the template, here are some best practices to follow:

Keep language clear and concise: Use precise language and avoid jargon or overly technical terms to ensure all stakeholders can easily understand the SOW. This clarity minimizes the risk of misinterpretations and disputes.
Involve stakeholders in the review process: Share the draft SOW with key stakeholders to gather diverse perspectives and identify potential gaps, inconsistencies, or ambiguities before finalizing the document.
Use a consistent structure and format: Employing a standardized template or format ensures that all your SOWs have a similar structure and include the same essential elements. This consistency makes them easier to read, compare, and manage.
Clearly define acceptance criteria: Specify clear and measurable criteria for accepting deliverables to ensure that both parties understand what constitutes successful completion of each stage, reducing the potential for later disagreements.

Write a scope of work with Confluence

Ready to write a scope of work but don’t know where to start? Use Confluence. Confluence’s table functionality includes ample headings, borders, and shading options to highlight key information and improve readability. These can easily be arranged to correspond to tasks, responsibilities, timelines, or any other variable you want to include. Multiple users can also edit and comment on tables, encouraging real-time collaboration.

Alternatively, explore our collection of existing Confluence templates and customize them to suit your needs. You can add sections like assumptions, exclusions, or acceptance criteria and tailor the content to fit various project types, such as construction, IT, or marketing.

After customizing your Confluence page, save it as a template for future use.