Modello di elenco di livelli
Organizza i task e ordinali per priorità per semplificare il processo decisionale e migliorare la coordinazione del team.
Fare scelte intelligenti può essere difficile quando hai molte opzioni. Che si tratti di assegnare un ordine di priorità alle funzionalità nella roadmap di un prodotto o ai task trimestrali, un elenco di livelli ti aiuta a ridurre la confusione. Potrai concentrarti sull'essenziale raggruppando gli elementi in categorie chiaramente visualizzate, senza perderti nei confronti.
Questo approccio semplifica le decisioni complesse e favorisce una migliore coordinazione tra i team. Scopriamo gli elenchi di livelli e come crearne uno in modo efficace con le lavagne di Confluence per rendere il processo decisionale più trasparente e collaborativo.
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Cos'è un elenco di livelli?
Se hai mai ordinato degli elementi da "essenziale" a "preferibile", conosci già l'idea di elenco di livelli. Si tratta di una classificazione visiva di vari elementi che li raggruppa in diversi livelli. Tale classificazione ti permette di collocare i task in diversi contenitori: il contenitore superiore contiene i task con la priorità massima, quello inferiore contiene gli elementi che possono aspettare.
I team utilizzano gli elenchi di livelli per suddividere decisioni complesse in parti gestibili. Invece di dover confrontare ogni elemento con tutti gli altri, gli elementi simili sono raggruppati assieme. Così è molto più facile vedere il quadro generale e decidere dove concentrare tempo e risorse.
Cos'è un modello di elenco di livelli?
Un modello di elenco di livelli ti offre una struttura pronta all'uso per creare delle classificazioni. Invece di dover partire da zero ogni volta, hai una struttura che ti aiuta a orientarti e garantisce che le opzioni siano valutate in modo coerente da tutto il tuo team. L'uso di un generatore di elenchi di livelli fa risparmiare tempo e aiuta tutti a comprendere il significato di ogni livello.
Un modello di elenco di livelli è utile quando si lavora in team. Garantisce che tutti utilizzino gli stessi criteri di classificazione, rendendo il processo più obiettivo e più semplice da spiegare alle parti interessate. Inoltre, un modello di elenco di livelli standard ti consente di confrontare le classificazioni create in momenti diversi o in progetti diversi.
Come gerarchizzare i livelli
Hai deciso di iniziare a classificare? Ecco come fanno i team di successo a creare elenchi di livelli efficaci:
- Inizia dalle basi: stabilisci cosa significa "grande" nella tua situazione. Potrebbe riguardare l'impatto sui clienti, l'urgenza o entrambi. Mettilo per iscritto, in modo che tutto il team sia sulla stessa lunghezza d'onda.
- Scomponi ogni opzione: ispirati alla pianificazione strategica e usa strumenti come il modello di analisi SWOT per capire bene come classificare. Conoscere a fondo ogni elemento ti aiuta a collocarlo al livello corretto.
- Rispetta le tue regole: invece di confrontare i singoli elementi tra loro, esamina ciascuno di essi in funzione dei tuoi criteri originali. Se non fai attenzione puoi ritrovarti rapidamente con ogni elemento contrassegnato come "cruciale".
- Coinvolgi il tuo team: usa gli strumenti di collaborazione sui progetti per scoprire cosa pensano gli altri. A volte la persona che si occupa del progetto più da vicino vede le cose in modo diverso rispetto a tutti gli altri, e questa conoscenza è essenziale per una classificazione accurata.
Tipi di modelli di elenchi di livelli
Situazioni diverse richiedono metodi di classificazione diversi. Il classico elenco di livelli utilizza lettere, con il livello S in alto (l'uso deriva dai sistemi di classificazione giapponesi, in cui «S» sta per «superiore»), seguito da A, B, C, ecc. Questo tipo di elenco è particolarmente adatto a stilare classifiche competitive, o per sottolineare la natura eccezionale degli elementi collocati al livello superiore.
Nei contesti aziendali, potresti preferire etichette più descrittive, come:
- "Fondamentale/Alta/Media/Bassa" per la pianificazione dei progetti basata sulle priorità
- "Adesso/Prossimamente/Dopo/Mai" per la pianificazione della roadmap
- "Eccezionale/Sufficiente/Insufficiente" per la valutazione delle prestazioni
- "Conservare/Migliorare/Eliminare" per l'analisi delle funzionalità
Vantaggi dell'utilizzo di un modello di registro degli stakeholder
Semplifica l'organizzazione
Un elenco di livelli trasforma una raccolta disordinata di elementi in una gerarchia con una chiara rappresentazione visiva. Raggruppare elementi o task simili ti consente di individuare regolarità e prendere decisioni migliori sull'allocazione delle risorse. Questa gerarchia chiara è particolarmente utile se utilizzata insieme a un modello di piano del progetto per tenere tutto sotto controllo.
Migliora il processo decisionale
Di fronte a scelte difficili, un elenco di livelli aiuta a suddividere il processo decisionale in passaggi gestibili. Invece di perderti nella comparazione simultanea di tutti gli elementi, puoi limitarti a collocare ogni elemento al livello più appropriato sulla base dei tuoi criteri. Puoi anche utilizzare il modello DACI per monitorare il percorso che ti ha portato a una decisione particolare.
Migliora la collaborazione
La creazione di un elenco di livelli crea una cultura collaborativa all'interno del tuo team. Dà a tutti voce in capitolo nel processo di classificazione e facilita il raggiungimento del consenso. Quando i membri del team capiscono perché i diversi elementi sono classificati in un dato modo, è più probabile che rispettino l'ordine di priorità definito. Con le lavagne di Confluence, l'intero team può riunirsi per classificare gli elementi rilevanti. È semplice come condividere il link alla board.
Offre flessibilità
Anche se i modelli forniscono una struttura, non sono rigidi. Puoi modificare il numero di livelli, rinominarli o modificare i criteri in base alle tue esigenze specifiche. Questa flessibilità significa che puoi utilizzare lo stesso approccio di base per vari task di classificazione, adattando i dettagli a ciascuna situazione.
Garantisci chiarezza
La gerarchia visiva aiuta tutti a comprendere le priorità a colpo d'occhio. Una simile chiarezza è particolarmente utile quando si comunica con delle parti interessate che potrebbero non essere coinvolte nel lavoro quotidiano. Un elenco di livelli ben organizzato rende facile spiegare il tuo ragionamento e ottenere il consenso per decisioni importanti.
Come creare un elenco di livelli
Passaggio 1. Scegli un tema
Decidi quello che stai classificando. Stai definendo l'ordine di priorità delle funzionalità da sviluppare? Stai valutando le opportunità di mercato? Stai classificando le potenziali soluzioni a un problema? Una percezione precisa del problema aiuta a mantenere l'elenco di livelli pertinente e utile: stabilisci obiettivi per ciò che vuoi ottenere con la classificazione.
Passaggio 2. Definisci i livelli
Stabilisci il significato di ogni livello nel tuo contesto. Scrivi descrizioni chiare per permettere a tutti di capire le differenze tra i livelli. Così quando dai un ordine di priorità ai task, i livelli potrebbero andare da "Essenziale per il lancio" a "Simpatico se resta tempo."
Passaggio 3. Raccogli gli elementi da classificare
Raccogli tutto ciò che devi valutare. A tal fine potrebbe essere necessaria una sessione di brainstorming con il tuo team o l'estrazione dei dati da progetti esistenti. Assicurati di avere informazioni sufficienti su ogni elemento in modo da poterlo classificare con precisione.
Passaggio 4. Stabilisci criteri di classificazione
Sviluppa criteri specifici per ogni livello. In base a cosa un elemento deve essere inserito nel primo livello o nel livello medio? Documenta questi criteri in modo che le classificazioni rimangano coerenti, soprattutto se sono coinvolte più persone.
Passaggio 5. Organizza gli elementi in livelli
Inizia a separare gli elementi in livelli in base ai criteri che hai definito. Non serve una separazione perfetta, puoi adattarla man mano che procedi. Concentrati sul prendere decisioni chiare e giustificabili sull'assegnazione dei livelli.
Fase 6. Rivedi e perfeziona
Tieni sempre presente il quadro generale. La classifica ha senso nel complesso? Ottieni il feedback degli stakeholder e apporta eventuali modifiche. Questo è anche un buon momento per determinare se alcuni elementi devono essere suddivisi o combinati.
Suggerimenti per creare un elenco di livelli
Vuoi che il tuo elenco di livelli funzioni davvero? Questi suggerimenti ti aiuteranno a creare qualcosa che il tuo team possa mettere subito in atto:
- L'elenco deve essere semplice e mirato: non creare più livelli del necessario. Troppe opzioni rallentano le decisioni e la linea di confine tra ciò che è veramente importante e ciò che non lo è diventa sempre più sottile.
- Documenta il tuo pensiero: scrivi delle note sulle decisioni chiave relative alla classificazione. Spiegare perché un elemento è stato inserito nel livello più alto può far risparmiare ore di scambi di comunicazioni in seguito.
- Usa i segnali visivi in modo efficace: codifica con i colori i tuoi livelli in modo da poter comprendere l'elenco a colpo d'occhio. Il rosso potrebbe indicare l'urgenza e il verde potrebbe significare che un elemento o un task sono pronti per procedere; scegli qualsiasi cosa abbia senso per il tuo team.
- Programma aggiornamenti regolari: le priorità cambiano, quindi dedica del tempo ogni trimestre per rivedere e modificare le tue classifiche in modo che rimangano pertinenti.
- Ottieni le giuste prospettive: consulta i membri del team che gestiscono questi elementi ogni giorno. La loro esperienza pratica rivela spesso priorità che potresti aver perso.
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La collaborazione ai progetti con Confluence semplifica la creazione e la condivisione di elenchi di livelli con il tuo team. Puoi creare classifiche dinamiche e visive utilizzando le lavagne di Confluence disponibili a tutti e aggiornabili in tempo reale. L'interfaccia drag-and-drop ti consente di organizzare rapidamente gli elementi in livelli e di aggiungere note, commenti e codifica con i colori per rendere le classifiche ancora più semplici.
Confluence integra strumenti di gestione dei progetti per aiutare i team a prendere decisioni migliori. Che tu stia pianificando progetti, stabilendo priorità o valutando opzioni, avere un posto centrale in cui creare e condividere elenchi di livelli mantiene tutti allineati. Inoltre, puoi collegare facilmente gli elenchi di livelli alla documentazione correlata, semplificando il monitoraggio del contesto e del ragionamento alla base delle tue classificazioni.
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