Wskazówki dotyczące wyznaczania celów zarówno dla kierowników projektów, jak i potencjalnych cyrkowców

Pora na quiz: dlaczego wyznaczanie celów jest tak ważne? Wyznaczanie celów ma wiele zalet, które wykraczają poza same czynności do wykonania. Oto tylko kilka z nich:

Nie trudno jest pomyśleć o rzeczach, które Ty i Twój zespół chcecie osiągnąć. Pewnego dnia możesz zechcieć zapanować nad listą zadań, przeprowadzić fenomenalną sesję burzy mózgów ze swoim zespołem i wybrać strój dla zespołu, który z pewnością wygra firmowy konkurs.

W Twojej głowie kotłuje się wiele rzeczy, które chcesz zrobić. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba je wszystkie zrealizować.

Na tym polega piękno wyznaczania celów. Skłania Cię do zastanowienia się nad tym, czego potrzebujesz, i zaplanowania odpowiedniego harmonogramu. Dzięki tym przygotowaniom możesz lepiej skoncentrować swoje wysiłki i energię na rzeczach, na których osiągnięciu najbardziej Ci zależy.

Jak zauważysz, w naszej definicji wyznaczania celów używamy słowa „proces”. Wynika to z tego, że wyznaczanie celów nie jest czymś, co należy robić chaotycznie — wymaga ono ustrukturyzowanego podejścia.

Większość ram i teorii nakazuje, aby uzyskać szczegółowe informacje, rozważyć ważne czynniki, wyznaczyć datę zakończenia i przygotować grunt pod realizację celu.

Ta struktura pozwala monitorować postępy i pozostać na właściwej ścieżce o wiele skuteczniej niż w przypadku luźno pojętej ambicji.

Wyznaczanie celu jest o wiele bardziej trwałe i zdecydowane niż samo powiedzenie: „Obyśmy to w końcu kiedyś osiągnęli…”

O to właśnie chodzi. Wyznaczanie celów zwiększa odpowiedzialność Twoją i Twojego zespołu, co oznacza, że jesteście o wiele bardziej zmotywowani do działania.

Aby wyzwolić tę motywację, podziel się celem z kimś, komu ufasz (tak, mogą to być jak najbardziej członkowie Twojego zespołu). W badaniu przeprowadzonym na Uniwersytecie Dominikańskim 70% uczestników, którzy wyznaczyli sobie cel, a następnie przesyłali informacje o bieżących postępów do znajomego, odniosło sukces.

Ty też chcesz zasmakować słodkiego zwycięstwa, prawda? Oto, co musisz zrobić.

W pewnym sensie wyznaczeniem celu może być tak prosta czynność jak pobranie podcastu na czas dojazdu do pracy. Jeśli przestrzegasz pewnych określonych ram, wszystko pójdzie gładko. Oto tylko kilka przykładów, które warto rozważyć:

• Cele SMART: SMART oznacza Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Bound — specyficzne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo. Kiedy stosujesz SMART, Twoje cele mają takie właśnie cechy. Na początek dowiedz się więcej o celach SMART i poznaj kilka przykładów celów SMART.
• Cele i kluczowe wyniki (OKR-y): podczas wyznaczania OKR-ów musisz określić wysokopoziomowe, jakościowe i aspiracyjne cele (pamiętaj, OKR-y mają być wzniosłe!) oraz przypisywać wynik i właściciela dla każdego z nich. Następnie użyjesz regularnej oceny OKR-ów, aby sprawdzić swoje postępy, wykryć zagrożone cele i w razie potrzeby skorygować działania.
  
  Z tej metodologii wyznaczania celów korzystamy w Atlassian, mamy nawet poręczny szablon OKR-ów, którego możesz użyć, aby to zrobić samodzielnie. Możesz również zapoznaj się z tymi poradami strategicznymi, w których znajdziesz najlepszych praktyk dotyczących OKR-ów i przykładów OKR-ów.
• Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI): KPI są często mylone z OKRami. Ale porównanie OKR-ów z KPI pozwala zobaczyć, jak bardzo się różnią. W odróżnieniu od OKR-ów KPI wymagają przypisania mierzalnego celu do istniejącego projektu lub procesu. Załóżmy na przykład, że chcesz poprawić efektywność zespołu obsługi klienta. W tym celu możesz przypisać KPI określonej liczby rozwiązanych zgłoszeń klientów tygodniowo. KPI wykorzystują również tak zwane „wskaźniki wiodące” i „wskaźniki opóźniające”, które pozwalają przewidzieć przyszły sukces w porównaniu w zestawieniu z wcześniejszymi sukcesami w zakresie osiągania wyników.

Nie ma konkretnych ram, które sprawdzą się w każdej sytuacji. Musisz określić, czego potrzebujesz, na przykład aby nauczyć się pływać na nartach wodnych i żonglować płonącą pochodnią.

Niezależnie od tego, na jakie ramy się zdecydujesz, musisz określić szczegółowo, co próbujesz osiągnąć. Trudno jest pracować z niejasnymi celami, w rodzaju „lepiej służyć naszym klientom” i „być szczęśliwszym zespołem”, a jeszcze trudniej jest śledzić postępy w osiąganiu tych mglistych celów.

Dlatego musisz rzucić sobie wyzwanie, aby bardziej się postarać i dążyć do konkretnego celu. Zadaj sobie pytanie: „jak naprawdę wygląda bycie szczęśliwszym zespołem?” Może oznacza to, że macie więcej czasu na zacieśnianie więzi poza pracą. W porządku, ale jak? Organizując regularnie zaplanowane happy hours i imprezy zespołowe.

Kontynuując określanie szczegółów, możesz określić cel, który jest o wiele bardziej konkretny, na przykład „zaplanowanie regularnych wydarzeń zespołowych”. Pozwala na dużo lepsze ukierunkowanie działań niż stwierdzenie „chcemy być szczęśliwszym zespołem”.

Skoro już udało Ci się wyartykułować to, co chcesz osiągnąć, musisz teraz ustalić, jak rozumiane będzie osiągnięcie celu. Jak będzie wyglądał sukces.

Wróćmy do naszego przykładu więzi zespołowych. Co to znaczy „regularnie” organizować spotkania? Jak często? Ujmij to w konkretną liczbę, której możesz się trzymać i z której możesz się rozliczać.

Wtedy Twój cel może wyglądać mniej więcej tak: „zaplanowanie co najmniej jednego wydarzenia ogólnozespołowego w miesiącu”.

Teraz wiesz dokładnie, czego oczekujesz od siebie i swojego zespołu. Ale pamiętaj, że samo wyznaczenie celu nie wystarcza. Trzeba jeszcze śledzić jego realizację. Tutaj w zespole Confluence używamy sygnałów i wskaźników, aby uważnie obserwować postęp realizacji naszych celów. Możesz dowiedzieć się więcej o nich w tych poradach strategicznych.

Cele zwykle nie mogą być realizowane w nieskończoność, lecz albo dobiegają końca, albo się zmieniają.

Tutaj ważny jest termin, szczególnie w przypadku celów, które nie wymagają codziennego wysiłku. Ustal datę zakończenia, aby dokładnie wiedzieć, jak długo możesz realizować swój cel.

Termin może być datą, okresem czasu, wielką fetą w przyszłości, lub wszystkimi tymi trzema rzeczami. Na przykład, jeśli chodzi o wspólne wyjścia z zespołem co jakiś czas, wyznaczenie ich terminów zmienia cel na coś w rodzaju: „zaplanowanie co najmniej jednego wydarzenia zespołowego w miesiącu i udostępnienie kalendarza nadchodzących wydarzeń do pierwszego czwartku każdego kwartału”.

Określenie tej konkretnej daty pozwala Ci być na dobrej drodze do realizacji celu, ponieważ wiesz, że nie możesz tego odkładać w nieskończoność.

Zapisz cel, nad którym tak ciężko pracujesz, a następnie umieść kartkę w miejscu, na które patrzysz na co dzień. Przyklej ją do monitora komputera lub lustra w łazience. Dodaj do kalendarza lub inteligentnego asystenta w telefonie. Albo poproś zespół, aby Ci pomógł, regularnie pytając Cię o realizację tego celu.

Oczywiście spisanie celu nie jest prawnie wiążące. Ale możesz się zdziwić, że nawet bez groźby konsekwencji karnych szanse na osiągnięcie tego, co chcesz zrobić, znacznie wzrosną.

W tym samym badaniu z Uniwersytetu Dominikańskiego uczestnicy częściej osiągali swoje cele, gdy je zapisali, nawet jeśli nikogo o nich nie informowali. Oddzielne badanie Harvard Business wykazało, że 3% absolwentów studiów MBA, którzy mieli zapisane cele, zarabia 10 razy więcej niż pozostałe 97% razem wzięte, zaledwie 10 lat po ukończeniu studiów.

Zapisując swój cel, zachowaj wszystkie szczegóły w jednym miejscu: termin, plan działania i wszelkie zasoby pomocnicze (pomyśl o takich rzeczach, jak instrukcje dotyczące sztuczek z kartami lub dziennik czasu ćwiczeń!) możesz potrzebować. Skorzystanie z Confluence to świetny sposób na udokumentowanie celów, monitorowanie postępów i przechowywanie tych informacji pomocniczych w jednym miejscu, ponieważ rozwiązanie to zapewnia elastyczność i możliwość rozbudowy w miarę realizacji celu.

Udało Ci się, jesteś mistrzem osiągania celów. I to jest to. To wszystko!

Teraz, gdy jesteś certyfikowanym zdobywcą celów, prawdopodobnie chcesz osiągnąć w danym momencie kilka rzeczy na raz. Niestety się nie rozerwiesz, a sklonowanie się nie jest jeszcze możliwe. Próba osiągnięcia zbyt wielu celów na raz będzie zaś przypominać żonglowanie płonącymi pochodniami na nartach wodnych (i to z zawiązanymi oczami). Twoja uwaga i energia będę rozproszone i marnotrawione.

Zwiększysz swoje szanse na sukces, jeśli uporządkujesz wszystkie swoje cele w kolejności ważności i wartości, zaczynając od pierwszego, a następnie stopniowo odcinając kolejne.

Pomóc może Ci w tym tabela priorytetów. Pozwala ona na podział celów na kategorie na podstawie pilności i wpływu, dzięki czemu możesz mieć pewność, że zaczynasz od najważniejszego działania.

Gdyby tylko ustalenie celu było celem. To by wiele ułatwiło, ale z takim podejściem nie zajdziesz zbyt daleko.

To właśnie tutaj wiele osób i zespołów ma trudności. Zakładają, że powiedzenie o czymś jest równoznaczne ze zrobieniem tego. Aby uniknąć tej pułapki, stwórz plan działania.

Masz cel, który jest tak przytłaczający, że nie wiesz, od czego zacząć? Mamy coś dla Ciebie.

Oto plan: rozbij tę wielką skałę na łatwiejsze w zarządzaniu kamyki. Na przykład, jeśli rozpoczynasz okres naboru do ubezpieczeń dodatkowych w swojej firmie na nadchodzący rok, możesz podzielić ten projekt w następujący sposób:

• Określenie, jakie świadczenia zmieniły się od ubiegłego roku
• Edytowanie dokumentów i aktualizowanie wykresów
• Ogłoszenie zmian na firmowym zebraniu ogólnym
• Zaplanowanie i zaplanowanie naboru do ubezpieczeń
• Aktualizacja firmowej strony internetowej i materiałów onboardingowych

Podzielenie ogromnego celu na mini cele sprawia, że rozpoczęcie pracy nad nim jest o wiele łatwiejsze i mniej onieśmielające. Pozwala też utrzymać motywację dzięki mniejszym pośrednim sukcesom. Wszystko sprowadza się do zasady postępu, zgodnie z którą małe wygrane są najskuteczniejsze w motywowaniu do działania.

Czego potrzebujesz, aby osiągnąć każdy z kamieni milowych i rozpocząć świętowanie? Jakie zasoby, ile czasu i jakie umiejętności pozwolą Ci pokonać każdy etap na drodze do końcowego celu?

Jeśli chcesz przygotować się do ogłoszenia zmian na następnym spotkaniu firmowym, musisz to zrobić do pierwszego czwartku przyszłego miesiąca. A więc musisz się pospieszyć — zwłaszcza że wiesz, że Twój zespół będzie potrzebował co najmniej tygodnia na zapoznanie się ze zmianami zaktualizowanie całej dokumentacji.

Określ, czego potrzebujesz teraz, aby móc zacząć planować i przygotować zasoby. Dzięki temu masz szansę uniknąć wąskich gardeł podczas pracy nad swoim celem.

Masz już swoje kamienie milowe i dobre pojęcie o tym, czego potrzebujesz. Twoje podejście jest jednak nadal nieco niewyraźne i nie wiesz, jak właściwie zacząć wykonywać pracę. Nadszedł czas, aby umieścić kamienie milowe w przepływie pracy.

Ostatnim krokiem w zakresie wyznaczania celów jest uporządkowanie tych kamieni milowych w sensownej kolejności. Może to opierać się na takich rzeczach, jak znaczenie lub ilość czasu, którego potrzebuje każdy z pracowników, lub ustalona sekwencja, o której przestrzeganie poprosiło cię o kierownictwo.

Jeśli chodzi o nabór do dodatkowych ubezpieczeń, wiesz, że nie możesz zaktualizować strony internetowej i materiałów onboardingowych, dopóki nie zmodyfikujesz wszystkich odpowiednich wewnętrznych dokumentów i wykresów. Tego z kolei nie zrobisz, dopóki nie dowiesz się, co się zmieniło od zeszłego roku.

Po ustawieniu tych elementów otrzymujesz plan działań, według którego możesz podążać do końca. Zabierz się więc do pracy!

Niezależnie od tego, czy chodzi o przebiegnięcie maratonu, czy zweryfikowanie przestarzałego procesu zespołowego, istnieje sporo osobistych i zespołowych ambicji, które motywują nasze działania. Mieszanie ich nie pomaga pójść naprzód.

Proces wyznaczania celów pozwala ustalić określone kroki, które możesz wykonać, aby wyznaczyć jasny cel i zmotywować się do działania.

Wykonując te kroki masz duże szanse przenieś swoje cele z rubryczki „do zrobienia” do „gotowe”. Trzymamy kciuki!