Jak planowanie strategiczne może ułatwić realizację wymagających celów
Zwolnij i odzyskaj skupienie
Przeglądaj tematy
Wyobraź sobie początek nowego kwartału (lub nowego roku), w który wkraczasz ze swoim zespołem. Jesteście gotowi zakasać rękawy i zabrać się za wielkie projekty.
Musicie najpierw zdecydować, od czego zacząć.
Na pierwszy rzut oka ta możliwość wygląda bardzo ciekawie, ale sprawy szybko się komplikują. Każdy ma inny pomysł na to, na czym trzeba się skupić, i wszyscy zaczynają się kłócić się o to, dlaczego to ich propozycja powinna znaleźć się na szczycie listy. Podjęcie ostatecznej decyzji zajmuje dużo czasu i powstrzymuje zespół przed przystąpieniem do pracy.
Takie są skutki braku planu strategicznego w firmie.
Czym jest planowanie strategiczne?
Planowanie strategiczne to proces, przez który przechodzi firma w celu określenia jej kierunku. Zwykle jest podejmowany przez kadrę zarządzającą. Wymaga ustalenia priorytetów i podjęcia decyzji o przydziale zasobów w celu realizacji ogólnej wizji.
Łatwo pomylić planowanie strategiczne z planowaniem projektowym. To jednak dwie zupełnie różne rzeczy. Planowanie projektowe przeprowadza się w przypadku pojedynczych zadań lub prac przydzielonych zespołowi (określa sposób realizacji projektu od początku do końca).
Planowanie strategiczne ma o wiele szerszy zakres. Polega na uwzględnieniu wszystkich projektów w spójnej strategii, która wspiera nadrzędny cel firmy.
Jeśli więc Twój plan strategiczny zawiera wizję, według której Twoja firma chce być znana „jako najbardziej zaufany ekspert w zarządzaniu zasobami ludzkimi”, to każdy realizowany przez nią projekt powinien odnosić się do tej wizji.
Pomyśl o planowaniu strategicznym jak o kompasie pomagającym podejmować decyzje przez firmę i jej liderów. Określa ogólny kontekst, dzięki któremu łatwiej jest nie pogubić się w szczegółach codziennej pracy.
Dlaczego planowanie strategiczne jest warte Twojego czasu?
1. Koncentracja wysiłków (i ograniczenie stresu)
Czy podejmowanie decyzji w zespole kojarzy Ci się czasem z grą w rzucanie strzałkami do tarczy? Nie jesteś wyjątkiem. Badanie przeprowadzone przez firmę McKinsey wykazało, że tylko 20% ankietowanych twierdzi, że ich organizacje podejmują jasne i słuszne decyzje.
I tu kłania się plan strategiczny. Zrozumienie kierunku, w jakim zmierza firma, pomaga podejmować bardziej przemyślane decyzje, które wspierają cel końcowy.
Planowanie strategiczne sprawia, że każdy projekt zyskuje jasny, wymierny cel, dzięki czemu wyraźnie widać sposób, w jaki konkretne projekty przyczyniają się do realizacji ogólnego planu.
2. Poprawa komunikacji
Wyobraź sobie, jakie zamieszanie miałoby miejsce w następującej sytuacji: dajesz współpracownikowi wskazówki, które mają mu pomóc pobrać kwartalne sprawozdania finansowe. Współpracownik źle Cię zrozumiał i jest przekonany, że ma zarejestrować numery czeków z bieżącego miesiąca.
To zamieszanie kosztowało sporo czasu. Niestety podobne sytuacje często występują w miejscu pracy. Ponad 80% pracowników przyznaje, że nieporozumienia w pracy zdarzają się bardzo często, często lub sporadycznie.
Na szczęście gdy ludzie zyskują szerszą perspektywę (po zajrzeniu do Twojego planu strategicznego), przesłanie staje się jaśniejsze. Znają już kontekst i podstawowe informacje. Są więc zdolni do zrozumienia wskazówek, dawania instrukcji i pewnego posuwania projektów do przodu.
Zrozumienie kierunku, w jakim zmierza firma, pomaga podejmować bardziej przemyślane decyzje, które wspierają cel końcowy.
3. Zadbaj o spójny punkt widzenia
Statystyki wskazują, że nawet 95% pracowników firmy przyznaje, że nie zna lub nie rozumie strategii firmy. To niedobrze!
Pracownikom nie sprzyja błądzenie po ciemku i brak świadomości tego, jak ich codzienne obowiązki przyczyniają się do rozwoju firmy. Dzięki planowi strategicznemu wszyscy członkowie zespołu, niezależnie od stażu, znają cel swojej pracy. Udokumentuj plan strategiczny i zapewnij do niego łatwy dostęp, aby w razie jakichkolwiek wątpliwości każdy mógł do niego zajrzeć.
Kolejną korzyścią wynikającą z posiadania planu strategicznego jest to, że proces jego tworzenia wymaga współpracy. Otwarta dyskusja skutkuje uspójnieniem perspektywy wszystkich członków zespołu.
Zostań mistrzem planowania strategicznego, stosując trzy poniższe działania
Jeśli jesteś już ekspertem w planowaniu projektów, wiedz, że planowanie strategiczne jest do niego bardzo podobne — z tą różnią, że skala tego ostatniego jest większa.
Poniższe działania, charakterystyczne dla planowania strategicznego, mogą pomóc kadrze kierowniczej opracować plan wspierający obraną wizję.
1. Analiza SWOT
Analiza SWOT polega na zidentyfikowaniu mocnych i słabych stron firmy, jej szans oraz zagrożeń, jakie może napotkać. Najprostszym sposobem jej wykonania jest użycie macierzy 2x2 uwzględniającej wyżej wymienione elementy (jeśli chcesz, skorzystaj z szablonu!).
Wypisz w powyższej tabeli mocne i słabe strony produktu lub przedsiębiorstwa, a także szanse oraz zagrożenia.
Jedną z Twoich mocnych stron może być na przykład to, że jesteś właścicielem technologii, do której nie ma dostępu żaden z konkurentów, co daje Ci szansę dotarcia do jeszcze szerszego rynku. Z drugiej strony Twoją słabą stroną jest brak środków finansowych, a zagrożeniem to, że na rynek wchodzi coraz więcej podobnych firm.
Informacje te są bardzo przydatne podczas tworzenia planu, ponieważ na ich podstawie można opracować strategię uwzględniającą każdy z tych elementów.
Analizę SWOT można przeprowadzić w dowolnym momencie, nie tylko podczas tworzenia planu strategicznego, ale również analizując nowe projekty, funkcje i nie tylko. To bardzo elastyczne ramy.
Kto bierze udział w analizie SWOT? To zależy od tego, co planujesz. Jeśli chcesz ją przeprowadzić podczas tworzenia planu strategicznego, zdecydowanie powinien w niej wziąć udział Twój zespół kierowniczy.
2. Rozpoczęcie/Zaprzestanie/Kontynuacja
Historia jest świetnym nauczycielem. Możesz wyciągnąć wiele lekcji z poprzednich zwycięstw i rozczarowań.
Rozpoczęcie/Zaprzestanie/Kontynuacja to retrospektywna technika polegająca na przyjrzeniu się przeszłym doświadczeniom i zdecydowaniu, co należy zmienić w przyszłości. Zbierz zespół do burzy mózgów w trzech poniższych kategoriach:
- Rozpoczęcie: działania, które nie zostały jeszcze wdrożone, ale które miałyby pozytywny wpływ na organizację,
- Zaprzestanie: działania, które obecnie wykonujesz, mające negatywny wpływ na organizację,
- Kontynuacja: działania, które zostały wypróbowane i zakończyły się sukcesem, ale jeszcze ich nie upowszechniono.
Daj uczestnikom czas na wypisanie jak największej liczby przykładów w każdej kategorii. Następnie wspólnie je omówcie, pogrupujcie podobne pomysły i zdecydujcie, które z nich są najpilniejsze.
Metoda ta da Ci cenne informacje, których możesz użyć do opracowania planu strategicznego, zamiast iść naprzód na ślepo lub z ograniczoną wiedzą na temat dotychczasowych postępów.
Planowanie strategiczne sprawia, że wszystkie projekty są realizowane zgodnie ze spójną strategią, która wspiera nadrzędny cel firmy.
3. Aktualizowanie planu
Twój plan strategiczny to zasób, który poprowadzi firmę przez cały cykl jej życia. Nie oznacza to jednak, że masz wyryć gotowy plan w kamieniu. Powinien ewoluować wraz z firmą.
Nie spoczywaj na laurach. Regularnie przeznaczaj czas (najlepiej co kwartał) na przegląd postępów w realizacji planu i wprowadzenie niezbędnych zmian. Dbając o świeżość i aktualność planu strategicznego, zapewnisz, że pozostanie przydatnym zasobem, a nie przestarzałym dokumentem zbierającym cyfrowy kurz.
Przydatność oprogramowania
Chcesz otworzyć statyczny dokument i zapisać w nim wstępne notatki do planu strategicznego firmy? Nie tak szybko.
Korzystanie z oprogramowania do współpracy nad dokumentami usprawni proces planowania strategicznego, ponieważ pomoże Ci:
- tworzyć szczegółowe plany działań,
- przydzielać zadania określonym osobom,
- gromadzić i monitorować informacje w jednym miejscu,
- angażować w proces innych członków zespołu,
- bezproblemowo wprowadzać aktualizacje.
Zapomnij więc o nieelastycznych dokumentach i pozwól technologii zdjąć z Ciebie część obciążeń związanych z planowaniem strategicznym. Już teraz wypróbuj Confluence.
Opracuj plan strategiczny
Plany strategiczne mogą być proste lub złożone. Niektóre można zmieścić na jednej stronie, podczas gdy inne są wyjątkowo obszerne. Oznacza to, że tworząc plan, który ma zadziałać dla Twojej firmy, nic Cię nie ogranicza.
Plan strategiczny powinien od początku obejmować:
- krótki opis firmy: parę informacji o historii i najważniejsze produkty i/lub usługi,
- misję: opisuje cel istnienia firmy,
- wizję: opisuje wizję przyszłości — wskazuje kierunek, w jakim podążą Twoja firma.
Pozostała część planu strategicznego będzie poświęcona — jak nietrudno zgadnąć — strategii. Aby ułatwić Ci zadanie, proponujemy podzielenie jej na trzy kategorie:
- cele: duże, wymierne cele, które firma chce osiągnąć;
- strategie: małe kroki wykonywane, aby zbliżyć się do celu;
- taktyki: poszczególne elementy działań, które będą podlegać wskazanym przez Ciebie strategiom.
Wyjaśnijmy to na przykładzie. Tak może to wyglądać w planie strategicznym:
Cel 1: Wzrost całkowitej sprzedaży z 850 tys. USD do 1 mln USD do końca pierwszego kwartału.
Strategia 1.1: Kampania mailingowa mająca na celu konwersję użytkowników bezpłatnej wersji próbnej w użytkowników wersji płatnej.
Taktyka 1.1.1: Podział listy mailingowej na płatnych subskrybentów i użytkowników wersji bezpłatnej.
Taktyka 1.1.2: Opracowanie specjalnej oferty dla użytkowników, którzy decydują się na płatną subskrypcję.
Taktyka 1.1.3: Napisanie serii trzech wiadomości e-mail zachęcających do konwersji.
Widzisz, jak szeroko zakrojony cel podzielono na mniejsze i praktyczniejsze elementy? Rób tak w każdym planie strategicznym. Wszystkie poszczególne cele powinny mieć kilka strategii wspierających ich realizację, a w skład każdej z tych strategii powinny wchodzić liczne taktyki.
W ten sposób ogólne pojęcie o strategii firmy zostaje zastąpione szczegółowym, praktycznym planem działania.
Plan strategiczny jako czynnik sukcesu
Brak planu strategicznego sprawia, że działania zespołu i całej firmy są pozbawione kierunku. Wywołuje to chaos, frustracje i kręcenie się w kółko oraz uniemożliwia realizację istotnych zadań.
Planowanie strategiczne może uratować sytuację. Dopracowany w każdym detalu plan strategiczny umożliwia właściwą koncentrację wysiłków i podejmowanie bardziej świadomych decyzji, usprawnia komunikację i przyspiesza postępy w sprawach o największym znaczeniu.
Uważasz, że jest to warte czasu i energii? Też tak myśleliśmy. Teraz wystarczy zrobić pierwszy krok. Obiecujemy, że nie będzie to tak trudne, na jakie wygląda, pod warunkiem, że zastosujesz proponowane przez nas strategie.
