Zaplanuj projekt jak zawodowiec

Plan to coś więcej niż spis zadań i terminów. Dobry plan zaczyna się od zapisania odpowiedzi na kilka kluczowych pytań:

• Jakie cele i zadania trzeba zrealizować?
• Kim są zainteresowanie strony projektu?
• Jaki budżet jest do dyspozycji?
• Jakie końcowe rezultaty chcę dostarczyć?
• Kto wchodzi w skład zespołu projektowego i jaką rolę będzie odgrywać każda osoba?
• Jaki jest ostateczny termin realizacji i czy po drodze są inne kamienie milowe?
• Kto opiniuje i ostatecznie zatwierdza końcowe rezultaty?

Odpowiedzi na te pytania pozwolą sformułować ogólne założenia i oczekiwania dotyczące całego przebiegu projektu.

Następnym krokiem jest ustalenie, co będzie potrzebne do wykonania planu. Warto zacząć od zastanowienia się, ile wysiłku wymaga każde zadanie i kto może je wykonać. Uwzględnij ewentualne zasoby lub dostawców spoza firmy, którzy mogą się przydać podczas projektu. Pamiętaj o procesie weryfikacji: czyje opinie i zatwierdzenia będą potrzebne?

Być może są to oczywiste sprawy, ale planować należy naprawdę starannie! Skontaktuj się ze wszystkimi członkami zespołu i dostawcami, aby omówić z nimi projekt, uzyskać ich poparcie i potwierdzić zobowiązanie do realizacji poszczególnych zadań. Upewnienie się, że każdy dokładnie zna swoją rolę w projekcie, pozwala uniknąć później niepotrzebnej frustracji i stresu.

Przed opracowaniem planu zapoznaj się ze wszystkimi faktami. Przeczytaj zapytanie ofertowe, zakres prac lub opis projektu i sporządź notatki. Zrób to dokładnie. Dokumentuj wszystkie decyzje i wyjaśnij wszelkie ewentualne wątpliwości, w tym:

• Cele i zadania
• Oczekiwania klienta (lub sponsora projektu)
• Skład zespołu projektowego i proces decyzyjny
• Dodatkowe zainteresowane osoby i ich oczekiwania

Na tym etapie warto również zidentyfikować wszelkie potencjalne przeszkody lub problemy:

• Czy zespół wykonywał już podobny projekt w przeszłości? Czy potrzebuje dodatkowego wsparcia lub szkolenia?
• Jaki jest termin realizacji projektu i czy przewidywane są jakiekolwiek problemy, które mogą wpłynąć na datę jego ukończenia?
• Jak szybko przebiegają interakcje z klientem lub sponsorem projektu i czy jego własny harmonogram wpłynie na terminy?

Czasem odpowiedzi na te pytania mogą ujawnić potencjalne problemy, dlatego zajęcie się nimi z wyprzedzeniem pozwala uniknąć niemiłych niespodzianek na późniejszych etapach.

Warto poświęcić też chwilę na zastanowienie się nad jak najbardziej spektakularnym sposobem realizacji celu. Co jeszcze można zrobić — oprócz przekazania gotowego projektu — aby wywrzeć piorunujące wrażenie? (To jak posmarowanie naszych gofrów NutelląⓇ. Nikt nie będzie Ci miał tego za złe!)

Po naszkicowaniu planu projektu przeprowadź konsultacje z członkami zespołu. Pamiętaj: członkowie Twojego zespołu to eksperci, którzy wiedzą, jak wykonywać swoje obowiązki, więc ułatw sobie pracę i zapytaj ich o zdanie.

To okazja, by przedstawić swoje pomysły i poprosić zespół o ich ulepszenie. Czy istnieje szybszy lub bardziej kreatywny sposób na realizację projektu? Czy można uprościć proces zatwierdzania? Czy o niczym nie zapomnieliśmy?

Kolejnym plusem zwrócenia się do zespołu z prośbą o opinie jest pokazanie, że podczas realizacji projektu mile widziana jest otwartość i wyrażanie swojego zdania. Dzięki temu można również zbudować zaufanie i pozytywnie nastawić zespół do pracy nad wspólnym celem.

Po uwzględnieniu uwag swojego zespołu można przygotować szczegółowy plan projektu. (Przydatna wskazówka: wypróbuj narzędzie online do planowania projektów). Umieść w nim następujące elementy:

• Wszystkie istotne informacje o projekcie (nawet jeśli wydają się oczywiste): nazwa klienta, nazwa projektu, numer wersji i termin realizacji
• Końcowe rezultaty wraz z datą rozpoczęcia i zakończenia
• Osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania
• Czas realizacji zadań i wszelkie zależności między nimi
• Szczegóły każdego zadania i ewentualne wyjaśnienia
• Zagrożenia lub potencjalne przeszkody

W miarę jak Ty i Twój zespół będziecie coraz lepiej poznawać cały proces, planowanie projektów będzie stawać się coraz wydajniejsze, a wasze plany projektu — coraz bardziej skuteczne i niezawodne. Praktyka czyni mistrza. Podobnie jest z tworzeniem planów projektów!

Wszystko gotowe? Koniec tego etapu jest już tak blisko. Teraz wystarczy już tylko udostępnić ostateczną wersję planu wszystkim członkom zespołu i dostawcom, aby jeszcze raz sprawdzili swoje obowiązki i terminy. Jest to też moment na potwierdzenie, że pozostałe zainteresowane osoby zgadzają się z przedstawionymi ogólnymi celami, końcowymi rezultatami, terminami i budżetem.

Wszystko się zgadza? Jeśli tak, czas przejść do etapu wykonania. Dzięki starannym i przemyślanym przygotowaniom nie masz się czego obawiać.

Pierwszym krokiem w planowaniu strategicznym jest opracowanie deklaracji wizji i misji. Deklaracja wizji określa nadrzędny cel danej organizacji. Umiejętnie stworzona deklaracja wizji nie tylko opisuje podstawową działalność organizacji, ale także jej najważniejsze osiągnięcie, które chce zrealizować. Powinna inspirować i pokazywać pracownikom, jak ważna jest ich praca.

Oto kilka przykładów dobrze sformułowanych deklaracji wizji:

• Atlassian: Pomagać zespołom przyczyniać się do postępu ludzkości dzięki używaniu naszego oprogramowania.
• Alzheimer's Association: Świat bez Alzheimera.
• Tesla: Stworzyć najbardziej fascynującą firmę motoryzacyjną XXI wieku, napędzającą przejście świata na pojazdy elektryczne.

Z drugiej strony jest misja, która stanowi bardziej konkretny i praktyczny opis, co i jak robi dana organizacja. Deklaracja misji opisuje szczegóły, odpowiadając na pytania „kto,” „co” i „dlaczego”.

Oto kilka przykładów bardzo trafnych deklaracji misji:

• Make-A-Wish: Misją Make-A-Wish International jest spełnianie życzeń dzieci cierpiących na potencjalnie śmiertelne choroby, aby dawać ludziom nadzieję, siłę i radość.
• Starbucks: Inspirować i rozwijać ludzi w każdej chwili: jeden człowiek, jedna kawa, jedno miejsce.
• Southwest Airlines: Misją Southwest Airlines jest zapewnianie najwyższej jakości obsługi klienta, stanowiącej wyraz naszej serdeczności, życzliwości, indywidualnej dumy i ducha firmy.

W miarę jak organizacja rośnie i osiąga swoje kamienie milowe, liderzy mogą połączyć deklaracje wizji i misji w jedną większą i jeszcze bardziej inspirującą deklarację.

Tak stworzone deklaracje wizji i misji trzeba wdrożyć w życie. Pora wyznaczyć cele!

Cele są niezwykle istotne dla powodzenia firmy; trudno gdziekolwiek dotrzeć, jeśli nie wiadomo, dokąd się jedzie. Aby zapewnić spójność tworzonych celów z misją i wizją, obie deklaracje warto wypisać na karteczce samoprzylepnej i przykleić do monitora.

Źródłem pomysłu na cel może być na przykład odwieczne marzenie, burza mózgów (więcej na ten temat w dalszej części), potrzeba finansowa lub czysta intuicja. Zasadniczo wszystko może stanowić inspirację dla sformułowania celu. Dlatego cele mogą obejmować bardzo szerokie spektrum, jednak do typowych przykładów należą:

• Zwiększenie produktywności
• Niższe koszty bieżące
• Poprawa obsługi klienta
• Zwiększenie świadomości marki
• Temperatura w biurze, która każdemu odpowiada

Zadania biznesowe to mierzalne działania, które trzeba podjąć, aby osiągnąć swoje cele. Pomagają pracownikom zrozumieć, czego się od nich oczekuje.

Jeśli celem jest na przykład poprawa obsługi klienta, zadaniem może być zwiększenie liczby pracowników działu lub wdrożenie nowej polityki, która gwarantuje oddzwonienie przez pracownika w określonym czasie.

Jasno i wyraźnie opisane cele firmy pomagają pracownikom określić priorytetowe zadania, prowadzące do ich osiągnięcia. Dzięki temu wszyscy pracują na rzecz wspólnego rezultatu, podejmując różne działania zgodne ze swoją specjalizacją.

Tak sformułowane cele i zadania należy następnie przełożyć na plan działań. Oznacza to, że długoterminowe cele muszą zostać rozbite na konkretne, osiągalne kamienie milowe. Dopiero wtedy można stworzyć bardziej szczegółowy plan działań, która nadaje priorytet czynnościom wykonywanym w ramach bieżących obowiązków.

Dobry plan działań obejmuje szczegóły wszystkich potrzebnych czynności, aby firma mogła zrealizować swoje założenia:

• Kto przewodzi pracom
• Które zespoły biorą w nich udział
• Zadania i obowiązki
• Wymagane inwestycje
• Kluczowe kamienie milowe

Z biegiem czasu szczegóły mogą się zmieniać i ewoluować, ale konkretny plan zapewnia przejrzystość i wytycza kierunek działań zarówno zespołu wykonującego dany projekt, jak i całej organizacji.

Każdy, kto był ogromnie zmotywowany do rozpoczęcia realizacji nowego projektu, ale utknął na etapie jego zatwierdzania, rozumie, jak frustrująca jest taka sytuacja. Przeszkoda w postaci czekania, aż ktoś (ktokolwiek, na litość boską!) powie: „do dzieła!”, brzmi dla wielu z nas znajomo. Aby niepotrzebnie nie blokować decyzji i momentu rozpoczęcia pracy, możnanadać uprawnienia decyzyjne różnym szczeblom organizacji.

I choć decydentami są najczęściej liderzy zespołu — zwłaszcza jeśli chodzi o ostateczną decyzję — reszta grupy powinna mieć duży wpływ. Najlepsi decydenci współpracują z całym zespołem, chętnie sięgając po specjalistyczną wiedzę jego członków i słuchając różnych perspektyw. Warto pamiętać też o planach awaryjnych i przygotować opcje B i C, aby szybko wrócić na właściwe tory, gdy coś pójdzie nie tak.

Diagramy te — nazywane czasami diagramem ryby lub diagramem Ishikawy — pomagają odkryć problemy, zanim będzie za późno. Diagram przyczynowo-skutkowy pokazuje związek między wszystkimi czynnikami, które prowadzą do określonej sytuacji. Identyfikuje istotne przyczyny, rozbija je na składowe i wskazuje prawdopodobne wyniki.

Diagramy przyczynowo-skutkowe są doskonałym narzędziem do zarządzania ryzykiem, ale nie określają żadnych subiektywnych elementów, takich jak prawdopodobieństwo czy ważność. Opisują wyłącznie fakty.

W przypadku dużych, skomplikowanych projektów, w których wiele działań wykonuje się równocześnie, bardzo pomocna może być analiza ścieżki krytycznej. Aby znaleźć ścieżkę krytyczną, trzeba zidentyfikować najdłuższe działanie w swoim planie i ustalić czas potrzebny na jego ukończenie — od początku do końca. Zrozumienie, które zadania są krytyczne, a które niekrytyczne, zapobiega przesunięciom ram czasowych i powstawaniu wąskich gardeł. Jest to doskonała technika zarządzania dużymi projektami, w których występuje wiele zależności; przy mniejszych projektach może okazać się jednak zbyt skomplikowana.

Wykres Gantta to rodzaj diagramu słupkowego, który ilustruje harmonogram projektu. Na osi pionowej znajduje się lista zadań, a na osi poziomej przedziały czasowe. Zadaniem wykresu jest ułatwienie planowania, koordynowania i śledzenia określonych zadań. Stanowi on również wizualizację postępów, którą można wykorzystać w raportach o statusie. Wykres Gantta jest pomocny w prawie każdym projekcie, ponieważ daje obraz całej pracy od początku do końca, a w razie potrzeby pomaga przejść do planu B.