Project life cycle: The 5 phases explained

Что такое жизненный цикл проекта?

The project life cycle is a five-phase framework project managers use to guide their projects to completion. It outlines all project stages, from inception to final implementation, and describes what the team must achieve during each phase.

Below is a summary of the project life cycle phases and their primary objectives.

1. Initiation: Define the project’s scope, cost, feasibility, goals, timeline, and success criteria.
2. Planning: Create a project roadmap or detailed action plan that outlines the tasks needed to complete the project.
3. Execution: Carry out the work to complete the product, service, or result. Ensure your team has all the necessary resources, tools, and instructions.
4. Monitoring and controlling: Monitor the progress and performance of your team and project to identify any deviations from the plan or quality issues so you can make changes accordingly.
5. Closure: Close the project, sign any outstanding contracts, pay vendors, conduct a post-project review, and identify how to improve next time.

When project managers clearly understand the various project management phases, they can see the big picture and better understand how to handle each stage. By breaking the project down into more straightforward steps, it’s easier for project managers to anticipate what’s coming next, which helps them stay on track and ensure the project’s success. Using the right tools and methods contributes to effective team management throughout the project life cycle.

The 5 phases of a project life cycle

Understanding the five project management life cycle phases and their requirements will give you a repeatable, improvable framework for effective project management.

Этап инициации

Этап планирования

During the planning phase in the project life cycle, you create a roadmap for completing the project on time and in line with your success criteria, all without going over budget.

In this stage, you’ll break your project into smaller tasks, set milestones and deadlines, and create detailed plans for resources, schedules, tools, and task assignments.

Below are some items you might create in the planning phase.

• Project management plan: Specify the project phases and tasks. Create a work breakdown structure and Gantt chart to outline task dependencies and timelines.
• Risk plan: Predict potential risks and create standard operating procedures for dealing with them, including who owns each issue.
• Financial plan: Create and allocate a budget across teams and resource types.
• Resource plan: Identify the team members you’ll need and assign roles. Use resource management software to centralize the documents, briefs, and other resources.
• Communication plan: Choose which channel(s) you’ll use to communicate with your team and clients. Decide how frequently you’ll communicate and set up meetings on the calendar.
• Quality plan: Establish KPIs and define how you’ll measure your team’s performance and outputs.

With a project management tool such as Jira, it's easy to store these plans in a centralized, accessible location. You can also access project planning templates to streamline your efforts.

Этап выполнения

The project execution phase is where you implement the project plan and complete the project deliverables.

As the project manager, you assign tasks, clarify roles, answer questions, oversee work, facilitate communication, attend briefings and meetings, support your team, and keep them on track.

This might mean providing team members with new tools, materials, or resources.

Teamwork can be a challenge for projects with multiple people and complex tasks. Companies frequently use collaboration software to help teams work together and minimize downtime.

Jira provides end-to-end project execution management. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, allowing teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.

With Jira, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget, allowing immediate adjustments to keep the project moving forward.

Этап мониторинга и контроля

In this phase, you’ll track project progress and make adjustments to ensure the project stays on track.

Collect information from timesheets, reports, and team members. Using Jira to manage your next project will help you track a project’s progress; with either the timeline view, which acts as a Gantt Chart, or the Kanban board, both make it easier to identify when things are off track against your project roadmap.

As the project manager, your job is to restore order when issues arise—this is the controlling aspect of this phase.

Here are some examples of hiccups you might have to manage.

• Timeline: If a team member can’t complete a task on time, you assign it to someone else.
• Cost: A vendor cost is higher than anticipated, so you reduce the project scope.
• Team: A disagreement has arisen between two team members, so you help them resolve it.
• Quality: One part of the product is substandard, so you create a different approach for building it.
• Risk: An unforeseen risk emerges, and you need to mitigate it.

The monitoring and controlling phase lasts throughout the project life cycle. Project managers constantly spot opportunities to perform better.

You can integrate Confluence with tools like Jira to communicate your project’s progress across key stakeholders. Confluence keeps all project-related documentation in one place, allowing you to share updates, track changes, and collaborate in real-time with your team.

Closure phase

Projects have a defined end, unlike ongoing operations. This is the closure phase, where final tasks like delivering results, paying vendors, signing contracts, or ensuring proper storage and accessibility of documentation are completed.

Project managers will also use this phase to evaluate team performance, allowing them to spot areas for improvement.

Here are some questions you might ask during the closure phase:

• Did everyone accomplish their tasks?
• Did communication ever break down?
• What talents and shortcomings did you find in each team member?

Present these findings to your team members in a post-project meeting. Encourage them to speak, share what went wrong, and voice their ideas about how to do better on similar projects.

In addition to evaluating the team, assess the quality of your product.

• Is it up to the client’s standards?
• Did it solve the problem you set out to solve?
• Where did it underperform and overperform?

These questions will help you better understand your current ability to hit your goals. Qualitative and quantitative feedback is important. Run tests, send surveys, and get an accurate depiction of your creation’s performance.

Confluence is a valuable tool for documenting this entire process. With Confluence, you can easily store, share, and reflect on project outcomes, lessons learned, and team feedback, creating a centralized knowledge base for future projects.

Types of project life cycles

There are three variations of the project life cycle: Agile, Waterfall, and iterative.

Модель Agile

В модели Agile особое внимание уделяется гибкости и итеративному прогрессу. Корректировки и улучшения можно вносить на всех этапах проекта. Команды постепенно адаптируют результат на основе непрерывной обратной связи.

Agile пользуется популярностью у команд разработчиков ПО, для которых характерны активная совместная работа и регулярное возникновение непредвиденных препятствий.

Стоит обратить внимание на две разновидности Agile: Kanban and Scrum. Наглядное представление задач, ограничение текущей работы и выстраивание непрерывного потока операций — вот типичные практики Kanban, которые делают этот подход идеальным для проектов, требующих гибкости и не имеющих жестких сроков. В Scrum работу ведут в рамках спринтов с фиксированной продолжительностью, при этом ставят четкие цели и регулярно проводят обзор проделанной работы. В такой системе команде легче структурировать итерации и нести ответственность за выполнение задач.

Каскадная модель

Каскадная методология основана на линейном потоке последовательных этапов, каждый из которых зависит от результатов, полученных на предыдущей стадии. В отличие от Agile, этот процесс не итеративный.

Так, например, по каскадной модели, как правило, выполняются проекты в сфере производства, строительства и здравоохранения.

Итеративная модель

В ее рамках многократно воспроизводят циклы доработки проекта на основе обратной связи, иначе говоря — итерации.

Эта модель немного отличается от Agile тем, что обратную связь обычно дают в конце каждой контрольной точки. В Agile это делают чаще, а сам процесс более непрерывный.

Почему важно управлять жизненным циклом проекта?

Эффективное управление жизненным циклом проекта позволяет оптимизировать процессы во многих отношениях, включая следующие.

• Повышенная прозрачность проектов. Заблаговременно устраняя препятствия, команды получают возможность выполнять работу качественно и по графику. А это, в свою очередь, способствует принятию более продуманных решений.
• Точное управление рисками. Команды могут выявлять и снижать риски на ранней стадии. Регулярные проверки рисков помогают укладываться в сроки, избегая дорогостоящих задержек или неудач.
• Тесное взаимодействие с заинтересованными сторонами. Благодаря регулярным обновлениям информации, собраниям и отчетам о прогрессе участники держат руку на пульсе проекта на всем его протяжении.

Для упорядочивания идей и сортировки их по приоритету, а также для удобного создания настраиваемых дорожных карт и обмена ими с командой руководители проектов могут использовать инструменты Jira.

• Jira позволяет разбивать крупные проекты на посильные задачи, отслеживать прогресс и вести командную работу в масштабе всей компании.
• Jira Product Discovery отлично дополняет Jira, обеспечивая наглядное представление и контекст для проектов по разработке ПО, бизнес-задач и другой работы.

Проблемы управления жизненным циклом проекта

Процесс управления проектами может быть сложным и вызвать трудности, так как приходится предусматривать возможные препятствия, например расширение области проекта, ограничения по ресурсам или проблемы взаимодействия.

Когда требования к проекту начинают выходить за рамки первоначальных решений, происходит расширение области проекта. Это ведет к недостатку ресурсов, задержкам и отклонениям от плана. Избежать этого помогают процессы управления изменениями. Чтобы не отступать от целей, руководителям следует как можно чаще проверять область проекта и обсуждать все изменения с заинтересованными сторонами.

Ограничения по ресурсам могут привести к задержкам и поставить под угрозу успешное завершение проекта. Для предотвращения проблем с ресурсами следует проверять их на ранней стадии планирования проекта. Постарайтесь предусмотреть возможные проблемы и продумать решения, например такие, где вы сможете обратиться за помощью к сторонним организациям или перераспределить ресурсы.

Когда возникают проблемы взаимодействия — недостаток общения, разногласия или разобщенность в команде, — эффективность работы неизбежно снижается. Предотвратить такие проблемы можно путем формирования культуры, при которой участники проектной команды охотно делятся друг с другом информацией, регулярно проводят официальные и неофициальные собрания и находятся на одной волне. Упростить взаимодействие, отследить прогресс и наладить обмен сведениями можно с помощью инструментов управления проектами, например Jira.

How does Agile differ from traditional project life cycles?

Вот несколько приемов, которые гарантированно улучшат управление жизненным циклом проекта.

• Обозначьте четкие контрольные точки. Разбейте проект на контрольные точки и укажите сроки их достижения. Проект не будет казаться таким неприступным, а вы сможете эффективнее отслеживать прогресс.
• Регулярно общайтесь. На регулярных встречах с участниками команды обсуждайте прогресс, выявляйте узкие места и находите новые идеи.
• Привлекайте заинтересованные стороны. Запрашивайте обратную связь, сообщайте новости и проясняйте требования и пожелания, чтобы команда могла оправдать все ожидания.

Внимательно следите за прогрессом выполнения задач и помогите без труда делать то же самое своей команде. Так будет меньше просрочек и упущений.

How does project life cycle management contribute to organizational growth?

Здесь вам пригодится такой инструмент, как доски Jira.

На досках Kanban в Jira удобно планировать, наглядно представлять и отслеживать работу. С их помощью вы и ваша команда можете ознакомиться с общим обзором всех задач и статусов их выполнения. Каждый участник команды может легко перемещать свои задачи на нужные этапы, чтобы держать остальных в курсе событий.

Эффективно управляйте жизненным циклом проекта с помощью Jira

Project management can be complex and challenging, requiring careful attention to potential obstacles, such as scope creep, resource constraints, and communication breakdowns.

Scope creep happens when project requirements expand beyond what the team decided at the start of the project, leading to insufficient resources, delays, and deviations from the project plan. Change control processes help eliminate scope creep. Project managers must check the project's scope often, communicate changes, and involve stakeholders to make sure any changes match the project goals.

Resource constraints can cause delays, jeopardizing successful project completion. To overcome these resource issues, check your resources early in the project planning. Create a backup plan ahead of time. This is how you can find potential problems and think of solutions, like getting outside help or shifting your resources.

Productivity suffers when there are communication breakdowns, which encompass insufficient communication, disagreements, and poor collaboration. Creating a culture where people are happy to share information within the project team and holding regular meetings, both formal and casual, can keep everyone on the same page and prevent communication breakdowns. Project management tools, such as Jira, simplify communication, track progress, and simplify information sharing.