Уверенное планирование проекта

План — это больше чем список заданий и дат. Хороший план начинается с постановки основных вопросов и записи ответов на них:

• Каковы цели и задачи?
• Кто заинтересованные стороны?
• Каков бюджет?
• Какими должны быть результаты?
• Кто входит в состав проектной команды, и какие роли они исполняют?
• Каков крайний срок выполнения проекта и есть ли другие контрольные точки?
• Кто предоставляет обратную связь и окончательно подтверждает результаты проекта?

Ответы на эти вопросы дадут полное представление о том, чего ожидать по мере выполнения проекта.

Следующий шаг — решить, что потребуется для реализации проекта. Для начала подумайте, сколько усилий потребуется для выполнения каждого задания и кто может взять на себя руководство. Определите все внешние ресурсы или всех поставщиков, которых можно привлечь со стороны. Не забудьте о процедуре проверки, а также определите, чей отзыв и подтверждение вам потребуются перед запуском проекта.

Это может показаться очевидным, но не планируйте вслепую! Обратитесь ко всем участникам команды и поставщикам, чтобы они изучили проект, подтвердили свое участие и готовность выполнить назначенные задачи. Вы избавитесь от ненужных разочарований и стрессовых ситуаций, убедившись, что каждый выполняет свою работу.

Before drafting a plan, know all the facts. Read through the RFP, scope of work, or project overview and take notes. Be thorough. Document decisions and clarify any outstanding questions, including:

• цели и задачи;
• ожидания клиента (или куратора проекта);
• состав проектной команды и порядок принятия решений;
• дополнительных заинтересованных лиц и их ожидания.

На этом этапе также полезно выявить все возможные препятствия и трудности:

• Выполняла ли команда подобный проект в прошлом? Требуется ли дополнительная поддержка или обучение?
• Каков срок реализации проекта и есть ли проблемы, которые могут повлиять на завершение проекта к установленному сроку?
• Насколько быстро реагирует клиент или куратор проекта, и повлияет ли их график работы на общие сроки?

На эти вопросы часто сложно ответить, но решив их заранее, можно избежать проволочек в будущем.

Помимо прочего, подумайте, как вы можете максимально успешно достичь цели. Что, помимо выполнения проекта, можно еще сделать, чтобы превысить ожидаемый результат? (Намазать вафли шоколадной пастой NutellaⓇ. Ведь никто не будет против.)

Составив примерный план проекта, соберите команду, чтобы вместе его проверить. Помните: участники команды — это эксперты, знающие, как работать на результат, поэтому ради своего же блага спросите их мнение.

Это ваш шанс проверить свои идеи и поставить команде задачу попытаться их улучшить. Есть более быстрый или нестандартный способ выполнить задание? Можно ли упростить процесс подтверждения? Нужно ли что-то еще?

Дополнительным преимуществом обращения к команде является возможность создать на проекте открытую атмосферу, в которой приветствуется конструктивная критика. Это также укрепляет доверие и желание команды работать вместе над достижением общей цели.

После добавления замечаний команды приступайте к составлению подробного плана проекта. (Профессиональный совет: воспользуйтесь онлайн-инструментом планирования проекта.) Укажите следующее:

• всю информацию, касающуюся проекта, даже если она кажется очевидной: имя клиента, название проекта, номер версии и дату сдачи проекта;
• результаты работы с указанием даты начала и окончания;
• ответственных за каждое задание;
• сроки выполнения заданий и зависимости;
• подробности заданий и любые уточняющие замечания;
• риски или возможные препятствия.

По мере того как вы с командой будете осваивать процесс, планирование проекта будет происходить эффективнее, а ваши планы — становиться правильнее и результативнее. Практика — путь к совершенству. Это касается и составления планов проектов.

Все готово? Осталось сделать последний шаг. Необходимо лишь предоставить окончательный вариант плана всем участникам команды и поставщикам, чтобы они еще раз взглянули на список своих обязанностей и сроки. Убедитесь, что заинтересованные стороны согласны с общими целями, результатами, сроками и бюджетом проекта.

Всех все устраивает? Как только все дали добро, пора приступать к реализации. И сделать это можно исключительно благодаря вашей тщательной и вдумчивой предварительной работе.

Первый этап стратегического планирования проекта заключается в составлении заявления о концепции и миссии. В заявлении о концепции определена конечная цель организации. Правильно сформулированная цель описывает не только повседневную деятельность, но и главное достижение компании. Она должна вдохновлять всех и каждого, чтобы они представляли, насколько важна их работа.

Вот несколько вдохновляющих заявлений о концепции:

• Компания Atlassian: «Помогать командам по всему миру использовать возможности программного обеспечения для перехода человечества на новый этап развития».
• Ассоциация по борьбе с болезнью Альцгеймера: «Мир без болезни Альцгеймера».
• Компания Tesla: «Создать самую привлекательную автомобильную компанию 21 века за счет перехода мира на электромобили».

С другой стороны, миссия — это более обоснованное и призывающее к действию заявление. Оно определяет, чем занимается организация и как она ведет свою деятельность. Заявление о миссии содержит основную информацию, которая объясняет, для кого, зачем и что делает компания.

В приведенных ниже заявлениях о миссии отражены все эти компоненты:

• Фонд Make-A-Wish: «Миссия Make-A-Wish International — исполнять желания детей с опасными для жизни заболеваниями, чтобы подарить человечеству надежду, радость и придать мужества».
• Компания Starbucks: «Вдохновлять и питать дух — каждого человека, с каждой чашкой кофе, каждый день, в любом месте».
• Авиакомпания Southwest Airlines: «Миссия Southwest Airlines — стремление к высочайшему качеству обслуживания клиентов с чувством тепла, дружелюбия, личной гордости и корпоративного духа».

В ходе развития организации и достижения контрольных этапов руководители могут объединить заявления о концепции и миссии в одно более объемное и вдохновляющее заявление.

С заявлениями о концепции и миссии определились. Далее посмотрим, что с ними делать на практике. Настало время постановки целей!

Очевидно, что цели необходимы для успеха любого бизнеса. Довольно сложно добраться до места назначения, если не знать, куда идти. При создании целей прикрепите на монитор стикер с заявлениями о миссии и концепции, чтобы не забывать о необходимости объединить все эти заявления в единое направление.

Возможно, вы пришли к своей цели, преследуя детскую мечту или испытывая материальную нужду. Возможно, вы провели оживленный мозговой штурм (об этом позже), а может, нужное направление вам подсказала интуиция. По сути возможно все. В результате цели могут кардинально отличаться друг от друга, но к числу наиболее распространенных относятся следующие:

• Повышайте продуктивность
• снизить текущие расходы;
• повысить качество обслуживания клиентов;
• повысить узнаваемость бренда;
• создать атмосферу в офисе, которая бы всех устроила.

Бизнес-задачи — это измеримые действия, которые необходимо предпринять для достижения поставленных целей. Они помогают сотрудникам понять, чего вы от них ожидаете.

Например, если цель — повысить качество обслуживания клиента, то задачи могут быть следующими: увеличить штат службы поддержки клиентов или внедрить новую политику, гарантирующую клиентам получение обратного звонка в установленные сроки.

При наличии ясных и четких целей компании каждый сможет определить собственные задачи для их реализации. Таким образом, все сотрудники будут работать в одном направлении, но предпринимать разные шаги, чтобы в итоге оказаться у одной финишной черты.

Далее цели и задачи нужно преобразовать в план действий. То есть вам необходимо разбить долговременные цели на конкретные достижимые этапы. На основе этого вы сможете создать подробную дорожную карту повседневных мероприятий и определить их очередность.

В хорошем плане действий подробно перечислено все, что требуется компании для выполнения поставленных задач, например:

• имена руководителей работ;
• список задействованных команд;
• задания и обязанности;
• необходимые вложения;
• контрольные точки.

Со временем детали могут изменяться и дорабатываться, но наличие конкретного плана вносит ясность и определяет направление деятельности исполнительной команды и организации в целом.

Вас не раздражает, когда в предвкушении скорого запуска проекта вы в последний момент застреваете на этапе утверждения? Все сталкивались с ситуацией, когда приходилось смиренно ждать чьего-то согласия. Вы можете избежать таких моментов в компании, делегируя часть своих обязанностей специалистам на других уровнях организации и наделяя их полномочиями быстро принимать решения и выполнять работу.

Хотя большинство решений, в особенности окончательные, принимают руководители команд, остальные их участники не должны оставаться в стороне. Грамотные специалисты, отвечающие за принятие решений, взаимодействуют с командой, полагаются на ее опыт и с готовностью выслушивают различные точки зрения. Кроме того, они не забывают про возможные неожиданности и составляют запасной план, чтобы все могли быстро перестроиться, если что-то пойдет не так.

Эти диаграммы, которые иногда называют «Рыбья кость» или диаграммы Исикавы, помогают обнаружить проблемы до того, как станет слишком поздно. Причинно-следственная диаграмма отражает взаимосвязь между всеми факторами, приведшими к возникшей ситуации. Она позволяет определить значимые причины, разбить их на частные причины и определить вероятные результаты.

Причинно-следственные диаграммы — это эффективный инструмент управления рисками, но в них не учитываются никакие субъективные элементы, такие как вероятность или степень серьезности. В них рассматриваются только факты.

Для больших и сложных проектов, в которых множество работ выполняются одновременно, очень полезно проводить анализ методом критического пути. Найдите критический путь своего проекта, определив в плане самые длительные работы и измерив время, необходимое для их выполнения от начала до конца. Умение определять критически важные и некритичные задания помогает предотвратить срыв сроков и возникновение узких мест в процессе. Этот метод эффективен при управлении масштабными проектами с многочисленными зависимостями, однако для небольших проектов он может оказаться слишком сложным.

Диаграмма Ганта — это тип гистограммы, иллюстрирующей график проекта. На вертикальной оси диаграммы перечислены все задания, а на горизонтальной указаны временные интервалы. Это помогает планировать, координировать и отслеживать конкретные задания. Кроме того, диаграмма наглядно отражает достигнутый прогресс, что можно использовать в отчетах о статусе. Диаграмму Ганта целесообразно использовать практически для любого проекта, т. к. она позволяет легко оценить всю работу от начала до конца и при необходимости перейти на запасной план.