利用 GTD 模板最大限度地提高工作效率
抢先一步，不公平的优势，明智的决策。每个人都想拥有它们。在这个日趋千篇一律的世界里，谁能脱颖而出，谁就能取得成功。有了 GTD 模板，项目经理就能专注于推进工作，而不是深陷于细节之中。
GTD 模板提供了简单易用的解决方案，方便在时间紧迫的情况下使用。这些模板基于 David Allen 的“Getting Things Done (GTD)”流程，为成功完成项目提供了清晰的路线图。
GTD 方法的核心是释放大脑来挖掘创造力，同时让项目朝着成功的方向发展。当它与敏捷项目管理实践相结合时，效果尤为显著。
在本文中，我们将揭示 GTD 模板的正确应用，并介绍项目经理如何使用它们，利用 Confluence 和 Jira 等工具将项目转化为预期成果。
GTD 模板的类型
GTD 模板用途广泛。项目经理可以根据团队、利益相关者和项目本身的需求量身定制。不过，有些 GTD 模板是标准的，应该成为所有 GTD 系统的一部分，其中包括以下模板：
每日任务列表
在 GTD 中，每日任务列表采用“后续行动”模板的形式。这为 GTD 用户提供了一个快速的参考点，让他们能够执行行动项，并在重要的时候完成重要的事情。用户在日历模板中将每日任务连接起来，并分离出日常任务的后续行动项。
每周计划表
每周计划表模板对于根据更广泛的职责来调整您的日常任务至关重要。精明的 GTD 用户会利用每周计划会议重新评估和调整后续行动列表，确保每项任务都与总体目标相关。
项目组织模板
根据优先级或与会议目标的相关性列出主题或议程项目，可确保议程结构合理，有助于开展富有成效的讨论。
使用 Confluence 的灵活页面布局来概述和组织您的议程项目。
收集箱
收集箱模板的强大之处在于，它可以让您自由地将所有想法、创意、概念和远大理想放到一个地方。GTD 专业人士也把这些条目称为生活中的随机输入。还有人干脆称这些条目为“东西”。在这种情况下，那些与项目相关的不同条目就会被放入收集箱。下面是将这些条目从收集箱移到其他模板中相关位置的过程。
1. 创建列表：使用收集箱模板的第一步是创建列表，也称为思维扫描。
2. 对列表进行分类：将条目归入正确的类别。如何知道正确的类别是什么？GTD 工作流决定了哪个列表条目归入哪个类别。
条目是否可执行？
是：将可执行的条目放在两个地方之一：
- 等待列表：如果在完成某项行动之前需要其他人的参与，请将条目发送到这里。
- 后续行动列表：如果条目有截止时间，并且在标记为已完成之前至少还需要完成一个步骤，则将这些条目放在这里。
否：将不可执行的条目放入垃圾桶或“某日列表”或“参考列表”。
- 某日列表：如果条目现在不相关，但将来会相关，则将其放在该列表上。例如，没有到期时间或任何行动的条目。
- 参考列表：虽然该列表没有任何行动，但其中的条目包含完成等待列表和后续行动列表中条目的关键信息。
Reference List
The Reference List is your go-to for storing essential information and context. This might include contact details, notes, or useful documents. Use it to link important information to tasks on other lists, ensuring you have all the necessary context.
Calendar List
The Calendar List captures essential dates and scheduled tasks. Assign dates to items from the Next Actions List and Waiting List, and update it regularly to keep your workflow in sync with your schedule.
如何使用 GTD 模板
分类后，条目的旅程不会停止。收集箱中的许多条目将进入项目列表。每个项目都包括每周审查计划表。
每周审查清单包括以下内容：
- 清理物理和数字空间，以专注于手头的项目。
- 写下并整理所有项目、更新请求和未列入项目计划表的行动项。
- 查看日历列表。确保每个行动项的时间安排早于或晚于计划。
- 查阅后续行动列表。将任何已完成的条目标记为已完成。查看列表中剩余的行动项，确定它们是需要成为单独的项目，还是应该保留在列表中。
- 添加您想测试的创新方法和想法。
- 反思哪些方面做得不错。
- 记录改进方法。
现在，我们来快速了解一下 GTD 项目中的每个列表。
GTD 的原则
捕获
在这一步中，您要列出所有想法。目标是建立一个任务收集箱，用于收集有关特定职能、人员或项目的想法、要求和疑虑。这可能包括任务、项目、想法、承诺或其他任何引起您注意的方面。通过将所有内容收集到一个地方，您可以释放思维空间，确保不遗漏任何内容。
整理
根据重要性、必要步骤和需要谁的帮助（如果有），将想法分门别类。把这一步看成是一个筛选器—目的不是丢弃想法，而是把它们放在正确的背景下。
整理
从这里开始，您将开始看到项目的雏形，进一步分拣曾经是想法的条目，并将它们转化为项目，发送到等待队列，或保存为参考信息。
反映
每隔一段时间问一次“这还相关吗？”。有些人选择每周回顾一次，有些人则每天回顾一次。这种审查有助于将任务放在合适的位置，同时消除使用 GTD 的团队成员的压力。
敏捷报告可以在这一回顾步骤中提供有价值的洞察信息。
参与
现在是时候开始工作了。当团队整理、组织和审查所有条目后，用户就可以逐个完成任务，直至完成项目。
在将 GTD 作为一种项目方法执行时，团队成员会感到安心。使用 GTD，您知道自己在正确的时间执行正确的任务，从而实现预期的结果。
Resource planning template
Effective resource management is critical to keeping projects on time and within budget, and the resource planning template makes it easy. This template provides a structured framework for organizing human, financial, and material resources, ensuring that workloads are balanced and bottlenecks are avoided. Project managers can make informed decisions and adjust allocations as needed by gaining a clear overview of resource availability.
With real-time editing and visual timelines, this template enhances collaboration and integrates seamlessly with tools like Jira, making resource management dynamic and efficient. Use the Resource Planning Template to allocate resources accurately, track progress, and ensure smooth project execution.
SMART goals template
Setting clear, focused goals is crucial to project success, and the SMART goals template provides a structured framework to help teams craft practical, results-driven objectives. The SMART method—Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound—ensures your goals are well-defined and aligned with business benefits and stakeholder needs.
Using this template, teams can create quantifiable, realistic, and deadline-driven goals, helping to improve productivity and collaboration. Whether your goals are ambitious or modest, this template helps ensure they are achievable and contribute to meaningful project outcomes.
SWOT analysis template
A SWOT analysis template is an essential tool for businesses looking to prioritize projects, assess market conditions, and stay ahead of competitors. By analyzing your company’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats, this template helps you make informed decisions and focus on strategic planning. Whether you’re evaluating new projects, product lines, or market expansions, the SWOT template streamlines the process, allowing you to organize critical insights and take action quickly.
Confluence’s free SWOT analysis template enhances collaboration by enabling teams to contribute in real-time, ensuring everyone stays aligned and ready to respond to market changes. Use this template to make smarter, data-driven decisions that support long-term business success.
如何选择合适的 GTD 模板
此方法虽然十分简单，但可为用户提供灵活性。然而，此灵活性同时还附带某些注意事项，例如：
个人首选项
例如，您可以每天审查一次“后续行动”项目，并每周审查一次“项目”列表。或者，您可以根据自身需要，为紧急且重要的项目每周安排两次审查。
安排这些审查可给予用户心理上的安全感，以便他们专注于手头的任务，因为他们知道自己不会忽略或遗忘任何项目。
工作流要求
项目经理们知道，利益相关者的要求会出现变化。通过 GTD 模板，您可轻松进行调整以满足这些要求，但前提是有合适的资源来支持相应工作。
Confluence 提供一系列可自定义的 GTD 模板，可帮助您在不影响项目推进势头的情况下进行调整。