利用 GTD 模板最大限度地提高工作效率
抢先一步，不公平的优势，明智的决策。每个人都想拥有它们。在这个日趋千篇一律的世界里，谁能脱颖而出，谁就能取得成功。有了 GTD 模板，项目经理就能专注于推进工作，而不是深陷于细节之中。
GTD 模板提供了简单易用的解决方案，方便在时间紧迫的情况下使用。这些模板基于 David Allen 的“Getting Things Done (GTD)”流程，为成功完成项目提供了清晰的路线图。
GTD 方法的核心是释放大脑来挖掘创造力，同时让项目朝着成功的方向发展。当它与敏捷项目管理实践相结合时，效果尤为显著。
在本文中，我们将揭示 GTD 模板的正确应用，并介绍项目经理如何使用它们，利用 Confluence 和 Jira 等工具将项目转化为预期成果。
GTD 模板的重要性
无论是瀑布式项目管理、敏捷式项目管理，还是两者的混合式项目管理，传统的项目管理都主要围绕任务展开。任务是 SME 采取行动前的最后一个规划步骤。
对于富有创造力、工作繁忙的专业人士来说，看到一连串的待办事项简直就是灾难。这正是 GTD 模板真正大放异彩的地方。它们不仅消除了压力和拖延的诱因，取而代之的是清晰、专注，以及为 SME 创建最佳工作的空间，而且还大大改善了时间管理和任务优先级排序。
GTD 模板通过提供一个结构化框架来收集、整理、组织和审查任务，从而帮助您更有效地管理时间。它们有助于根据重要性和紧迫性确定任务的优先级，确保最关键的条目立即得到关注，而不太紧迫的事项则安排在稍后处理。
此外，GTD 模板还能培养一种积极主动的任务管理方法，降低重要任务被遗漏的可能性。有了更好的组织性和待办任务的可见性，您就能在分配时间和资源方面做出明智的决定，最终提高工作效率并减轻压力。
GTD 的原则
GTD 有五项核心原则：收集、整理、组织、回顾和执行。
捕获
在这一步中，您要列出所有想法。目标是建立一个任务收集箱，用于收集有关特定职能、人员或项目的想法、要求和疑虑。这可能包括任务、项目、想法、承诺或其他任何引起您注意的方面。通过将所有内容收集到一个地方，您可以释放思维空间，确保不遗漏任何内容。
整理
根据重要性、必要步骤和需要谁的帮助（如果有），将想法分门别类。把这一步看成是一个筛选器—目的不是丢弃想法，而是把它们放在正确的背景下。
整理
从这里开始，您将开始看到项目的雏形，进一步分拣曾经是想法的条目，并将它们转化为项目，发送到等待队列，或保存为参考信息。
反映
每隔一段时间问一次“这还相关吗？”。有些人选择每周回顾一次，有些人则每天回顾一次。这种审查有助于将任务放在合适的位置，同时消除使用 GTD 的团队成员的压力。
敏捷报告可以在这一回顾步骤中提供有价值的洞察信息。
参与
现在是时候开始工作了。当团队整理、组织和审查所有条目后，用户就可以逐个完成任务，直至完成项目。
在将 GTD 作为一种项目方法执行时，团队成员会感到安心。使用 GTD，您知道自己在正确的时间执行正确的任务，从而实现预期的结果。
GTD 模板的类型
GTD 模板用途广泛。项目经理可以根据团队、利益相关者和项目本身的需求量身定制。不过，有些 GTD 模板是标准的，应该成为所有 GTD 系统的一部分，其中包括以下模板：
每日任务列表
在 GTD 中，每日任务列表采用“后续行动”模板的形式。这为 GTD 用户提供了一个快速的参考点，让他们能够执行行动项，并在重要的时候完成重要的事情。用户在日历模板中将每日任务连接起来，并分离出日常任务的后续行动项。
每周计划表
每周计划表模板对于根据更广泛的职责来调整您的日常任务至关重要。精明的 GTD 用户会利用每周计划会议重新评估和调整后续行动列表，确保每项任务都与总体目标相关。
项目组织模板
根据优先级或与会议目标的相关性列出主题或议程项目，可确保议程结构合理，有助于开展富有成效的讨论。
使用 Confluence 的灵活页面布局来概述和组织您的议程项目。
收集箱
收集箱模板的强大之处在于，它可以让您自由地将所有想法、创意、概念和远大理想放到一个地方。GTD 专业人士也把这些条目称为生活中的随机输入。还有人干脆称这些条目为“东西”。在这种情况下，那些与项目相关的不同条目就会被放入收集箱。下面是将这些条目从收集箱移到其他模板中相关位置的过程。
1. 创建列表：使用收集箱模板的第一步是创建列表，也称为思维扫描。
2. 对列表进行分类：将条目归入正确的类别。如何知道正确的类别是什么？GTD 工作流决定了哪个列表条目归入哪个类别。
条目是否可执行？
是：将可执行的条目放在两个地方之一：
- 等待列表：如果在完成某项行动之前需要其他人的参与，请将条目发送到这里。
- 后续行动列表：如果条目有截止时间，并且在标记为已完成之前至少还需要完成一个步骤，则将这些条目放在这里。
否：将不可执行的条目放入垃圾桶或“某日列表”或“参考列表”。
- 某日列表：如果条目现在不相关，但将来会相关，则将其放在该列表上。例如，没有到期时间或任何行动的条目。
- 参考列表：虽然该列表没有任何行动，但其中的条目包含完成等待列表和后续行动列表中条目的关键信息。
如何使用 GTD 模板
分类后，条目的旅程不会停止。收集箱中的许多条目将进入项目列表。每个项目都包括每周审查计划表。
每周审查清单包括以下内容：
- 清理物理和数字空间，以专注于手头的项目。
- 写下并整理所有项目、更新请求和未列入项目计划表的行动项。
- 查看日历列表。确保每个行动项的时间安排早于或晚于计划。
- 查阅后续行动列表。将任何已完成的条目标记为已完成。查看列表中剩余的行动项，确定它们是需要成为单独的项目，还是应该保留在列表中。
- 添加您想测试的创新方法和想法。
- 反思哪些方面做得不错。
- 记录改进方法。
现在，我们来快速了解一下 GTD 项目中的每个列表。
后续行动列表
查看此列表上的项目，并提出以下问题以使项目更接近完成状态：
此项目能否一步完成？如果答案为“是”，并且您可在两分钟内完成，则可将其标记为已完成。
此项目是否需要多个步骤才能完成？将其整理为一个项目，并列出完成步骤。
此项目是否只有一个步骤，但您无法在两分钟内完成？将其保留在“后续行动列表”中，并安排在以后完成。
注意：GTD 方法要求定期审查所有列表，因此可确保您不遗漏已延期项目。这些审查环节有助于 GTD 专业人员灵活调整项目状态，从而按需将其在不同列表之间移动，直至项目完成、暂存或删除。
等候列表
对于此列表中的项目，请添加与将项目变为已完成状态相关联的人员姓名。为项目设置到期时间并进行跟进，直至它们完成为止。
未来列表
此列表包含无需立即采取行动或没有紧迫截止时间的项目。在定期审查期间，请务必浏览此列表，以便寻找潜在的项目、一步即可完成的项目以及需要他人协助完成的项目。
参考列表
没有此列表，实际便无法真正完成任何事项。可将此列表视为一个知识库或目录，以便获取每个项目的背景信息。将参考列表项目至少与任意其他列表中的某一项目相关联。例如，参考列表项目可能包括人员的生日、联系信息、关于会议中所讨论项目的洞察信息、书中的引言、文本段落或 PDF 链接等。
日历列表
GTD 从业人员使用此列表来捕获与列表项目相关的重要日期。“后续行动列表”和“等待列表”中的项目应附有日期。您可在日历列表中找到这些项目。
定期审查期间，按需调整日期以确保此工作流与您的产能相匹配。
如何选择合适的 GTD 模板
此方法虽然十分简单，但可为用户提供灵活性。然而，此灵活性同时还附带某些注意事项，例如：
个人首选项
例如，您可以每天审查一次“后续行动”项目，并每周审查一次“项目”列表。或者，您可以根据自身需要，为紧急且重要的项目每周安排两次审查。
安排这些审查可给予用户心理上的安全感，以便他们专注于手头的任务，因为他们知道自己不会忽略或遗忘任何项目。
工作流要求
项目经理们知道，利益相关者的要求会出现变化。通过 GTD 模板，您可轻松进行调整以满足这些要求，但前提是有合适的资源来支持相应工作。
Confluence 提供一系列可自定义的 GTD 模板，可帮助您在不影响项目推进势头的情况下进行调整。
使用 Confluence 与 Jira GTD 模板
通过 Jira 和 Confluence 数据库，项目经理可拥有一个统一的单一位置，以便按照 GTD 方法组织项目。Confluence 数据库提供一种结构化方式来存储、连接和管理不同类型的信息。除实时同步和组织功能外，Confluence 数据库还允许您定义数据之间的关系、创建自定义视图，并在 Confluence 页面的任意位置引用数据库信息。
例如，您可在一个位置构建数据库来跟踪项目需求、存储会议记录、管理团队任务和组织客户研究。数据库还支持多种字段类型，包括文本、日期、人员和页面。此灵活性有助您根据特定用例来构建信息模型。
此外，Confluence 数据库与 Jira 之间的无缝集成可实现功能强大的项目管理工作流。您可将 Jira 事务同步到 Confluence 数据库，以全面了解项目状态、优先级和依赖关系。在关联的 Jira 事务中实施的所有更新均会自动反映在数据库中，从而确保这些信息始终保持最新状态。此集成可将 Confluence 中的规划与 Jira 中的执行进行对接。
复杂的项目需要智能系统
将 Confluence 与 Jira 进行连接可简化复杂项目的执行过程。使用 Jira 面板对工作全程进行优先级排序、跟踪和管理。例如，智能链接可将 Confluence 和 Jira 连接起来，以通过这两个工具实现高效的项目管理。
此举的主要好处在于：通过 Jira 界面，GTD 列表上的复杂项目将有一个清晰、协调的交付计划。此外，这两种工具之间的操作可见性有助于实现全面的状态更新和顺畅的审查周期。
Confluence 还包括页面元素，例如表格、状态、操作项、日期、经办人和决定。
GTD 模板：常见问题
应多久更新一次 GTD 模板？
在定期审查期间，征求有关“完成任务”列表模板结构的反馈。考虑您是否收集了足够的信息来完成项目，并修改模板以满足团队的需求。