So leitest du ein erfolgreiches Meeting zum Projektstart

Vorarbeiten

Ein Meeting zum Projektstart sollte nicht zum reinen Informationsaustausch genutzt werden. Wenn du vorab über Hintergründe informieren willst, erstelle ein freigegebenes Dokument wie eine Confluence-Seite. Meetings zum Projektstart sollten das Team und alle anderen Personen, wie Stakeholder oder diejenigen, deren Arbeit von dem Projekt betroffen ist, aktiv einbeziehen.

Erstelle eine Meetingagenda, um das Meeting zu optimieren und effizient zu gestalten, und fertige eine Liste mit Fragen an, die du deinem Team stellen möchtest. (Noch besser: Sende ihnen diese Fragen vor dem Meeting zu, damit sie Zeit haben, über ihre Antworten nachzudenken.) Bereite einige Antworten auf Fragen vor, die dein Team stellen könnte.

Strukturierung des Meetings

Wie du deine Meetingagenda strukturierst, hängt vom jeweiligen Projekt ab. Es sollten aber immer die 5 W-Fragen geklärt werden, also wer, was, wo, wann, warum und wie:

• Einführung
• Welchen Hintergrund hat das Projekt?
• Warum führst du es durch?
• Was ist der Projektumfang?
• Wie sieht der Aktionsplan aus?
• Wer macht was?
• Wie arbeiten wir zusammen?
• Wie sieht der Projekterfolg aus?

Sprecht auch unbedingt darüber, wie die Agenda für das Meeting zum Projektstart mit deinem Team aussehen wird, ob es Fragen oder andere Dinge gibt, die nicht besprochen wurden.

Was ist der Unterschied zwischen einem Meeting zum Projektstart, das mit deinem Team durchgeführt wird, und einem, das mit dem Kunden abgehalten wird?

Es ist gut möglich, dass sich dein nächstes Projekt mit einer internen Angelegenheit befasst, z. B. der Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems oder die Erstellung einer neuen Designfunktion. Oder du startest ein externes Projekt für einen Kunden. In beiden Fällen hat das Meeting zum Projektstart dieselbe grundlegende Funktion. Es soll den Ton, den Stil und die Vision für das Projekt als Ganzes vorgeben und gemeinsame Ziele, Aufgaben und Zeitpläne für dein Projektteam festlegen.

Bei Kundenprojekten wird beim ersten Meeting das Team vorgestellt, das am Projekt arbeitet, dem Kunden werden die Projektphasen erklärt und es wird festgelegt, wie ihr effektiv zusammenarbeitet, um das Projekt erfolgreich durchzuführen. Bei dieser Gelegenheit erhält dein Team einen umfassenderen Projektkontext, es kann sein Verständnis und seine Begeisterung für das Projekt zeigen und den Grundstein für eine positive Arbeitsbeziehung mit dem Kunden legen.

Was gehört zu einem Meeting zum Projektstart?

Du hast deine Vorausplanung abgeschlossen und bist bereit, mit deinem Team ein großartiges Meeting zum Projektstart abzuhalten. Du bist gut organisiert! Jedes Projekt ist anders, du solltest aber diese Themen in deinem Meeting behandeln:

Einführung

Bring den Ball ins Rollen. Gehe nicht davon aus, dass sich alle kennen. Lasse alle Teilnehmer sich vorstellen und erklären, welche Rolle sie im Projekt spielen und welchen Beitrag sie leisten werden. Vielleicht fällt dir ja ein lustiges und schnelles Kennenlernspiel ein.

Leistungsbeschreibung, Projektumfang, Zeitplan und Liefergegenstände

Von allem, was du während des Meetings zum Projektstart diskutierst, ist dies einer der wichtigsten Teile. Hier werden die Rahmenbedingungen des Projekts noch einmal erläutert und es wird sichergestellt, dass alle auf demselben Stand sind.

Die Leistungsbeschreibung, die du dem Kunden übermittelt hast, beschreibt deine zu leistenden Arbeiten sowie die zugehörigen Fristen.

Der Projektumfang enthält eine detaillierte Beschreibung der Projektergebnisse und der Arbeit, die erforderlich ist, um sie zu erreichen.

Der Projektzeitplan gibt einen Überblick darüber, was voraussichtlich wann erledigt sein wird. Dieser Punkt kann je nach Projekt unterschiedlich detailliert ausgearbeitet sein.

Liefergegenstände sind die tatsächlichen Artikel, die du an deinen Kunden ausliefern wirst. Sie werden normalerweise im Zeitplan vermerkt.

Verfolgung von Fortschritten/Meilensteinen und deren Kommunikation

Lege während deines Meetings zum Projektstart fest, wie du deine Stakeholder oder Kunden über Fortschritte informierst. Du kannst dazu einen Statusbericht verwenden, der veranschaulicht, wie es im Hinblick auf das Budget, die Aufgaben, Meilensteine und Zeitpläne um das Projekt steht. Der Statusbericht sollte allen Stakeholdern und Personen zur Verfügung stehen, deren Arbeit von dem Projekt betroffen sein könnte. So wird sichergestellt, dass alle über den Fortschritt (oder eventuelle Verzögerungen) informiert sind. Bei Kundenprojekten ist es wichtig, dass dein Kunde mit der Detailgenauigkeit der Statusberichte einverstanden ist, weil dies die Rechnungsstellung und Zahlungen vereinfacht.

Tools und Methoden

Stelle eine Reihe von Tools für die Zusammenarbeit zusammen, die du während des Projekts verwenden wirst, und entscheide zusammen mit deinem Team, wie du sie für die Kommunikation einsetzt. Wie wirst du Statusberichte und andere Dateien austauschen? Wenn du derartige Details frühzeitig festlegst, kannst du für eine optimale Kommunikation während des Projekts sorgen. Du solltest außerdem sicherstellen, dass dein Team oder der Kunde auf alle Tools zugreifen kann, die du verwendest, damit sie sich über das Projekt auf dem Laufenden halten können. Zu den Projekttools gehören unter anderem:

• Ein Arbeitsmanagementsystem zur Nachverfolgung der aktuell bearbeiteten Elemente, wie Jira, Basecamp oder Asana
• Ein gemeinsames Dokumentationssystem, das sicherstellt, dass jeder (einschließlich deiner Kunden) Zugriff auf wichtige Projektdokumente und Informationen hat (Beispiele hierfür sind Microsoft Docs, Google Docs oder auch ein anderes Dokumentenverwaltungssystem, das über integrierte Hierarchie- und Organisationstools wie Confluence verfügt)
• Ein Kommunikationstool wie E-Mail-Programme oder Slack, damit sich Teams über aufkommende Fragen oder Anforderungen informieren können

Für Kundenaufgaben gibt es möglicherweise andere Tools, auf die du vor dem Projektstart zugreifen können musst. Das könnten Designressourcen wie Logos, Schriftarten oder Styleguides, Vorlagen, Datenbanken, Anmeldeinformationen (für CMS, Social-Media-Kanäle, Analysen usw.), der Zugriff auf das Intranet des Kunden sowie korrekte Angaben für die Rechnungsstellung sein.

Risiko- und Problemmanagement

Besprich mit deinem Team (und dem Kunden), wie ihr Probleme gemeinsam identifizieren und darauf reagieren möchtet. Auch wenn dein Plan perfekt ist, können im Projekt manchmal unerwartete Dinge passieren. Ein gutes Management von Projektrisiken für interne und externe Kundenprojekte bedeutet, dass du und dein Team kontinuierlich Risiken identifizieren, analysieren, priorisieren und mindern, die die Einhaltung von Projektfristen und -budgets gefährden könnten. Dabei könnten beispielsweise Teammitglieder abrechenbare Stunden genau im Auge behalten und sich über bevorstehende Softwareupdates oder Änderungen an technischen Tools informieren, die während des Projekts genutzt werden.

Du solltest deinen Kunden während des Meetings zum Projektstart auch fragen, wie er zu Änderungen steht, z. B. was den Spielraum beim Budget angeht.