Projektzeitpläne für verbessertes Projektmanagement

Was ist ein Zeitplan für das Projektmanagement?

Ein Zeitplan für das Projektmanagement ist eine zeitliche Vorgabe für dein gesamtes Projekt, also vom Anfang bis zur Fertigstellung. Er unterteilt dein gesamtes Projekt in kleinere Aufgaben und Meilensteine, denen jeweils eine Frist zugewiesen wird.

Mit dem Zeitplan können du und dein Team nicht nur erkennen, wann einzelne Aufgaben fällig sind, sondern auch, wann das gesamte Projekt geliefert wird.

Was ist ein Zeitplan für das Projektmanagement?

Ein Zeitplan für das Projektmanagement ist eine zeitliche Vorgabe für dein gesamtes Projekt, also vom Anfang bis zur Fertigstellung. Er unterteilt dein gesamtes Projekt in kleinere Aufgaben und Meilensteine, denen jeweils eine Frist zugewiesen wird.

Mit dem Zeitplan können du und dein Team nicht nur erkennen, wann einzelne Aufgaben fällig sind, sondern auch, wann das gesamte Projekt geliefert wird.

1. Gewähre allen einen allgemeinen Überblick über das Projekt.

Du weißt, wie leicht man sich während der intensiven Arbeit an einem Projekt in Details verlieren kann. Mit deinem Zeitplan erhält dein Team eine allgemeine Übersicht, anhand derer es die einzelnen Schritte und Termine leichter erkennen kann. Der Plan liefert Kontext zu einzelnen Abschnitten und zeigt, wie sich alle Teile zusammenfügen.

Du kannst damit zudem schon vor dem Projektstart potenzielle Hindernisse oder Anforderungen proaktiv identifizieren.

2. Verwalte deine Ressourcen effektiver.

Dein Projekt erfordert Ressourcen wie Ausrüstung, Budget und die Arbeitszeit von Teammitgliedern. Wenn dir diese Ressourcen immer dann zur Verfügung stünden, wenn du sie brauchst, dann wäre jedes Projekt ein Traum. Aber du wickelst dein Projekt ja nicht völlig unabhängig von anderen ab.

In der Umfrage des PMI von 2018 gaben 21 % der Befragten an, dass begrenzte oder überstrapazierte Ressourcen der Hauptgrund für das Scheitern von Projekten seien.

Wenn du weißt, wann bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen, kannst du deine Projektressourcen effektiver zuweisen und verwalten. Wenn dir außerdem klar ist, dass der Grafikdesigner deines Unternehmens sich erst am Ende des Monats an der Neugestaltung deiner Website beteiligen kann, kannst du das entsprechend einplanen.

3. Mache extrem komplexe Projekte besser verwaltbar.

Wie isst man ein Flugzeug? Häppchenweise.

Projektzeitpläne vermitteln das Gefühl, dass Riesenprojekte besser machbar sind. Um deinen Zeitplan zusammenzustellen, musst du dein Projekt auf umsetzbare Schritte herunterbrechen. Dadurch erhalten du und dein Team eine Roadmap, mit der ihr einen Schritt nach dem anderen erledigen und diesen Aufgabenberg Stück für Stück abtragen könnt, ohne euch zu sehr zu überfordern.

Brauchst du Hilfe? Mit unserer To-do-Listen-Vorlage kannst du all diese Aufgaben aufschreiben und sicherstellen, dass du dir nicht zu viel auf einmal vornimmst.

4. Halte Projekte auf Kurs.

Einer der größten Vorteile eines Projektzeitplans ist der, dass er dir dabei hilft, auf Kurs zu bleiben. Die Aufschlüsselung von Aufgaben macht es einfacher, größere Lücken oder Inkonsistenzen zu erkennen und den Fortschritt zu überwachen. Wenn die Frist für eine einzelne Aufgabe verpasst wird, weißt du, dass der Zeitplan für dein gesamtes Projekt gefährdet ist.

Dein Zeitplan erhöht auch die Verantwortlichkeit deines Teams, weil jeder Einblick darin hat, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist (und wann diese fällig ist).

Dieses Maß an Eigenverantwortung ist wichtig. Das erkennt man an den 91 % der Mitarbeiter, deren Ansicht nach Verantwortlichkeit besonders wichtig ist und am Arbeitsplatz häufiger übernommen werden sollte.

So erstellst du einen Zeitplan für das Projektmanagement

Ein Projektzeitplan unterstützt nicht nur eine Mentalität des "Gemeinsam schaffen wir das", die deinem Team dabei hilft, organisiert zu bleiben. Er ist auch ein Muss, wenn du Projekte ohne großes Haareraufen abschließen möchtest.

Die Vorteile liegen zwar auf der Hand, es muss aber noch eine wichtige Frage geklärt werden: Wie erstellt man einen Projektzeitplan? Befolge diese Schritte, um einen Projektzeitplan aufzustellen, der deinem Team dabei hilft, Höchstleistungen zu vollbringen.

So erstellst du einen Zeitplan für das Projektmanagement

Ein Projektzeitplan unterstützt nicht nur eine Mentalität des "Gemeinsam schaffen wir das", die deinem Team dabei hilft, organisiert zu bleiben. Er ist auch ein Muss, wenn du Projekte ohne großes Haareraufen abschließen möchtest.

Die Vorteile liegen zwar auf der Hand, es muss aber noch eine wichtige Frage geklärt werden: Wie erstellt man einen Projektzeitplan? Befolge diese Schritte, um einen Projektzeitplan aufzustellen, der deinem Team dabei hilft, Höchstleistungen zu vollbringen.

1. Mache dich mit dem Projektumfang vertraut.

Stelle dir einmal Folgendes vor: Wir bitten dich, ein Sandwich mit Erdnussbutter und Marmelade zu machen. Wie lange würde das wohl dauern? Maximal fünf Minuten?

Was wir dir am Anfang jedoch nicht gesagt haben, ist, dass wir dafür selbstgebackenes Brot haben möchten. Und es muss eine ganz bestimmte Marmelade vom Wochenmarkt sein, der nur am Sonntagmorgen geöffnet hat. Wir wollen außerdem, dass die Kruste entfernt und das Sandwich in eine Sternform geschnitten wird. Plötzlich geht die Herstellung dieses Sandwich nicht mehr ganz so schnell wie gedacht, oder?

Dieses Beispiel zeigt, warum es so wichtig ist, den Projektumfang zu kennen. Denn er erfasst alles, was für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich ist (einschließlich Aufgaben, Zeitaufwand und Ressourcen).

Wenn du von Anfang an darüber Bescheid weißt, was benötigt wird, kannst du nicht nur einen realistischeren Zeitplan erstellen, sondern auch proaktiv den sogenannten Scope Creep abwehren, bei dem die Anforderungen deines Projekts plötzlich über den ursprünglich vereinbarten Rahmen hinausgehen würden. Beachtliche 52 % der Projekte sind von Scope Creep betroffen. Dieses Phänomen ist also gar nicht so selten.

Collaboration capabilities

Um deinen Projektumfang zu ermitteln, musst du Folgendes wissen:

• Ziele: Was willst du mit deinem Projekt erreichen?
• Liefergegenstände: Wie soll das Ergebnis deines Projekts aussehen?
• Aufgaben und Aktivitäten: Welche Schritte musst du unternehmen, um diese Liefergegenstände herzustellen?
• Ausnahmen: Welche Aufgaben werden im Rahmen dieses Projekts nicht erledigt?
• Einschränkungen: Welche Einschränkungen gelten für dich?

Dann fasst du diese Punkte in einem Pflichtenheft zusammen, auf das du und dein Team im Projektverlauf zurückgreifen können. Mit dessen Hilfe kannst du dich auf die Kernelemente deines Projekts konzentrieren und alle weiteren Anfragen mit einem "diesmal nicht" abwehren.

2. Identifiziere deine Projektaufgaben.

In deinem Zeitplan geht es nicht darum, ein Enddatum für dein gesamtes Projekt festzulegen, sondern darin planst du Meilensteine für Aufgaben, die während des Projekts erledigt werden müssen.

Rein technisch kannst du diesen als Projektstrukturplan (PSP) bezeichnen, der dein großes Projekt in einzelne Liefergegenstände aufteilt. Das macht es deutlich einfacher vorherzusagen, welche Aufgaben für die einzelnen Liefergegenstände erforderlich sind.

Kommen wir auf unser Sandwich mit Erdnussbutter und Marmelade zurück: Der endgültige "Liefergegenstand" ist ein klebriges Sandwich in Sternform, ohne Kruste, mit Erdnussbutter und Marmelade. Lecker! Um dieses zuzubereiten, musst du aber noch ein paar andere "Liefergegenstände" besorgen bzw. erledigen (denke daran, dass wir kein Brot aus dem Laden haben möchten):

• Selbstgemachtes Brot
• Spezielle Marmelade vom Wochenmarkt
• Erdnussbutter

Nachdem wir die einzelnen Liefergegenstände geklärt haben, wird es einfacher, die damit verbundenen Aufgaben zu erkennen:

Liefergegenstand 1: Brot

• Brotrezept auswählen
• Zutaten zum Brotbacken kaufen
• Brot backen
• Brot eine Stunde abkühlen lassen
• Brot in Scheiben schneiden

Liefergegenstand 2: Marmelade

• Öffnungszeit und Standort des Wochenmarkts ermitteln
• Zum Wochenmarkt fahren
• Marmelade kaufen
• Nach Hause fahren

Liefergegenstand 3: Erdnussbutter

• Zum Supermarkt gehen
• Erdnussbutter kaufen
• Nach Hause fahren

So erstellst du einen Zeitplan für das Projektmanagement

Ein Projektzeitplan unterstützt nicht nur eine Mentalität des "Gemeinsam schaffen wir das", die deinem Team dabei hilft, organisiert zu bleiben. Er ist auch ein Muss, wenn du Projekte ohne großes Haareraufen abschließen möchtest.

Die Vorteile liegen zwar auf der Hand, es muss aber noch eine wichtige Frage geklärt werden: Wie erstellt man einen Projektzeitplan? Befolge diese Schritte, um einen Projektzeitplan aufzustellen, der deinem Team dabei hilft, Höchstleistungen zu vollbringen.

So erstellst du einen Zeitplan für das Projektmanagement

Ein Projektzeitplan unterstützt nicht nur eine Mentalität des "Gemeinsam schaffen wir das", die deinem Team dabei hilft, organisiert zu bleiben. Er ist auch ein Muss, wenn du Projekte ohne großes Haareraufen abschließen möchtest.

Die Vorteile liegen zwar auf der Hand, es muss aber noch eine wichtige Frage geklärt werden: Wie erstellt man einen Projektzeitplan? Befolge diese Schritte, um einen Projektzeitplan aufzustellen, der deinem Team dabei hilft, Höchstleistungen zu vollbringen.

1. Understand the project scope

Imagine you’re asked to make a peanut butter and jelly sandwich. Initially, it might seem like a quick task. However, if you then specified that you wanted it on homemade bread from a specific recipe, with a unique jelly only available from a particular farmer's market open on Sunday mornings, and requested that the crust be removed and the sandwich cut into a star shape, suddenly, the process becomes more complex and time-consuming.

This analogy highlights the importance of understanding the scope of a project. The project scope encompasses everything needed to complete the project, including tasks, time, and resources. By identifying all requirements from the outset, you can create a more realistic timeline and proactively address scope creep—when project requirements expand beyond the initial agreement. Scope creep is a common issue, affecting 52% of projects.

To define your scope, you'll figure out your project's:

• Goals: What will your project accomplish?
• OKRs:  How will you measure the success of your project?
• Deliverables: What is the output of your project?
• Tasks and activities: What steps must you take to produce those deliverables?
• Exclusions: What won't you complete as part of this project? 
• Constraints: What limitations are you working with? 

Once you have this information, you can consolidate it into a project scope statement. This statement serves as a reference for you and your team throughout the project, enabling you to focus on the essential aspects while setting aside anything that falls outside the scope.

2. Identify your project tasks

Your project timeline shouldn't revolve around a single end date for the entire project. Instead, you must establish milestone dates for various tasks throughout the project.

To get technical, this process is called creating a Work Breakdown Structure (WBS), which involves breaking down your large project into different deliverables. This approach simplifies the identification of tasks associated with each deliverable.

In our PB&J example, the ultimate deliverable is a finished, gooey, crustless, star-shaped PB&J sandwich. However, several other deliverables must be completed to achieve this final product. These might include:

• Homemade loaf of bread
• Specific jelly from the farmer's market
• Peanut butter

Now that we have identified each of our separate deliverables, it's simpler to discern the tasks associated with each one:

Deliverable #1: Bread

• Choose a bread recipe
• Purchase ingredients to bake bread
• Bake bread
• Give bread an hour to cool
• Slice bread

Deliverable #2: Jelly

• Find the time and location of the farmer's market
• Drive to the farmer's market
• Purchase the jelly
• Return home

Deliverable #3: Peanut butter

• Visit the grocery store
• Purchase the peanut butter
• Return home

Deliverable #4: Finished sandwich

•  
• Gather a knife and other supplies
• Spread peanut butter on one slice of bread
• Spread jelly on another slice of bread
• Put two pieces of bread together
• Remove crust
• Slice the sandwich into a star-shape
• Put the sandwich on a plate to serve
•  

Looking at all those steps, it's clear that the process isn't as straightforward as it may seem. While you might initially be tempted to jot everything down on paper to ensure nothing is overlooked, it's essential to make this information accessible to your entire team.

Consider using a collaborative knowledge-sharing platform like Confluence to store notes, responsibilities, and project details. This allows everyone to create consistent documentation that all teammates can access.

3. Assign time estimates to each task

You've outlined your deliverables and their associated tasks, but we haven't discussed time yet, so we're not quite at the stage of creating a timeline. In this step, you'll estimate the time required to complete each task. Review the tasks outlined under each deliverable and estimate the time needed for each one.

It's crucial to involve your project team in this process, as they'll have a more realistic understanding of how long their assigned tasks typically take. This collaboration helps guard against the planning fallacy, which suggests that people tend to underestimate the time required for tasks. Your team can provide valuable insights and act as a reality check to ensure your time estimates are accurate.

4. Put your tasks in order

Now that you have your project tasks and time estimates ready, it's time to arrange them in chronological order to establish a logical sequence for you and your team to follow. As you create this sequence, there are a few key considerations to keep in mind:

• Task and resource dependencies: These are resources or tasks that cannot be used simultaneously or completed until a subsequent task is done. For example, you can't spread the peanut butter until you've baked and sliced the bread.
   
• Concurrent tasks: Some steps can happen simultaneously, allowing you to save time. For instance, you can run to the farmer's market while the bread is cooling off.

By paying attention to these factors, you can develop a realistic and efficient timeline for your project.

5. List deadlines

It's important to remember that time estimates alone do not constitute a schedule. You must assign firm deadlines to tasks. "This should take three hours" is different from stating, "This task will be completed by Tuesday."

Thankfully, your time estimates will aid in setting more realistic deadlines for your project tasks. To err on the side of caution, include a buffer to ensure you don't cut things too close. Unexpected surprises are inevitable, and you'll appreciate having some flexibility built into the timeline.

Kenne die Ziellinie deines Projekts

Apropos Überraschungen: Wir wissen, dass gern mal Sand ins Getriebe gerät – man kann eben nicht für alle Eventualitäten planen. Es lohnt sich aber jederzeit, seinen Projektzeitplan noch einmal zu überarbeiten.

Wenn man aber komplett auf einen Projektzeitplan verzichtet, werden Teammitglieder Schwierigkeiten haben, ihre eigenen Aufgaben abzuarbeiten. Sie wissen nicht, was sie als Nächstes tun sollen, und deine Projekte werden zu einem wiederkehrenden Albtraum.

Dein Zeitplan muss nicht in Stein gemeißelt sein und es ist auch gut, wenn dieser bei Bedarf flexibel angepasst werden kann. Selbst wenn du dich nicht haargenau an deinen Plan hältst, wird dessen frühzeitige Vorbereitung trotzdem verhindern, dass es zu Missverständnissen kommt. Außerdem wird er die Eigenverantwortung erhöhen und deine Projekte schneller voranbringen.