Anleitung zur Zielsetzung für Projektleiter – und Möchtegern-Jongleure

Kurze Zwischenfrage: Warum ist die Zielsetzung so wichtig? Sie ist viel mehr als eine Auflistung von zu erledigenden Aufgaben oder etwas, das man einfach tun muss, und hat deshalb viele Vorteile. Um von diesen zu profitieren, gehst du wie folgt vor:

Es ist nicht schwer, sich Dinge einfallen zu lassen, die du und dein Team erreichen wollen. Vielleicht möchtest du irgendwann deine To-do-Liste links liegen lassen, eine geniale Brainstorming-Sitzung mit deinem Team veranstalten und euch für ein Gruppenkostüm entscheiden, mit dem ihr euren unternehmensweiten Wettbewerb garantiert gewinnen werdet.

Dein Gehirn ist voller Ideen, die du gerne umsetzen würdest. Aber genau an der Umsetzung hapert es.

Das ist der Vorteil bei der Festlegung von Zielen. Der Prozess zwingt dich dazu darüber nachdenken, was du brauchst, und einen Zeitplan zu erstellen, um alle notwendigen Aufgaben zu erledigen. Auf dieser Grundlage kannst du deine Bemühungen und Energie besser auf das ausrichten, was du unbedingt erreichen willst.

Du wirst feststellen, dass wir für unsere Definition der Festlegung von Zielen das Wort "Prozess" verwendet haben. Das liegt daran, dass die Festlegung von Zielen nicht willkürlich erfolgen sollte, sondern einen strukturierten Ansatz erfordert.

Die meisten Frameworks und Theorien geben vor, dass du konkret wirst, wichtige Kennzahlen berücksichtigst, ein Enddatum festlegst und eine Grundlage für die Umsetzung deines Ziels schaffst.

Mithilfe dieser Struktur kannst du deine Fortschritte überwachen und leichter auf der Zielgeraden bleiben, als es dir mit einer vagen Vorstellung im Hinterkopf möglich wäre.

Ein festgelegtes Ziel wirkt wesentlich beständiger und endgültiger als die Aussage "Hoffentlich kommen wir irgendwann dazu, uns darum zu kümmern …"

Genau das ist der Punkt. Die Festlegung von Zielen erhöht die Eigenverantwortung für dich und dein Team. Und das bedeutet, dass du stärker dazu motiviert wirst, dich an deine Ziele zu halten.

Fördere deine Motivation, indem du jemanden, dem du vertraust, über dieses Ziel informierst (dazu zählen auch Teammitglieder). Laut einer Studie der Dominican University konnten 70 % der Teilnehmer, die sich ein Ziel gesetzt und dann Fortschrittsberichte an Freunde gesendet hatten, einen Erfolg verbuchen.

Du möchtest selbst einen Triumph erleben? Folgendes musst du dafür tun:

In gewisser Weise kann das Festlegen eines Ziels so einfach sein wie das Herunterladen eines Podcasts, den du während der Fahrt zur Arbeit hörst. Wenn du dich an ein Framework hältst, solltest du sicherstellen, dass dessen Kriterien alle erfüllt werden. Das sind unter anderem Folgende:

• SMART-Ziele: SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, relevant und terminiert. Wenn du mit dem SMART-Konzept arbeitest, sollten deine Ziele alle diese Kriterien erfüllen. Erfahre mehr über SMART-Ziele und lerne einige Beispiele für SMART-Ziele kennen, bevor du sie anwendest.
• OKRs (Objectives and Key Results): Wenn du OKRs festlegst, wirst du dir allgemeine, qualitative und ehrgeizige Ziele zurechtlegen (denke daran, dass OKRs hochtrabend sein sollten!). Zudem wirst du jedem Ziel ein Ergebnis und einen Besitzer zuweisen. Dann wirst du in regelmäßigen Abständen mithilfe einer OKR-Bewertung deinen Fortschritt überprüfen, Zielsetzungen ausmachen, bei denen die Gefahr besteht, dass sie nicht erreicht werden, und bei Bedarf eine Kurskorrektur vornehmen.
  
  Wir verwenden diese Zielsetzungsmethode bei Atlassian und wir haben sogar eine praktische OKR-Vorlage, die du für deine Zwecke nutzen kannst. Sieh dir auch dieses Playbook an, in dem du weitere OKR-Praktiken und -Beispiele finden wirst.
• KPIs (Key Performance Indicators): KPIs werden oft mit OKRs verwechselt. Im Vergleich der beiden Konzepte werden aber ihre Unterschiede deutlich. Im Gegensatz zu OKRs erfordern KPIs, dass du einem bestehenden Projekt oder Prozess ein messbares Ziel zuweist. Wenn du zum Beispiel die Effektivität deines Kundensupportteams verbessern möchtest, könntest du als KPI eine bestimmte Anzahl von erledigten Kundentickets pro Woche zuweisen. Als KPIs werden auch "Frühindikatoren" und "nachlaufende Indikatoren" genutzt, um den zukünftigen Erfolg vorherzusagen und nicht das erfolgreiche Erzielen von Ergebnissen in der Vergangenheit zu demonstrieren.

Es gibt nicht das eine passende Framework. Es hängt ganz davon ab, was du gerade brauchst – zum Beispiel eines, mit dem du möglichst schnell Wasserski fahren und einen brennenden Stab jonglieren kannst.

Unabhängig davon, für welches Framework du dich entscheidest, solltest du genau wissen, was du erreichen willst. Mit vagen Zielen wie "unseren Kunden einen besseren Service bieten" und "zu einem zufriedeneren Team werden" lässt sich wenig anfangen. Außerdem kann man den Fortschritt bei derart nebulösen Zielen schwer nachvollziehen.

Zwinge dich daher dazu, tiefer zu bohren und nach einem bestimmten Endziel zu suchen. Stelle dir folgende Fragen: "Was genau ist unter einem 'zufriedeneren Team' zu verstehen?" Vielleicht bedeutet das, dass man abseits von Arbeitsprojekten mehr Zeit hat, mit Kollegen Beziehungen zu knüpfen. Okay, aber wie erreichst du das? Indem du regelmäßige Happy Hours einplanst und teamweite Events veranstaltest.

Wenn du weiter zum Wesentlichen vordringst, könntest du am Ende ein Ziel festlegen, das deutlich klarer umrissen ist, wie "plane regelmäßige Teamaktivitäten". Das ist deutlich konkreter als die Formulierung "ein zufriedeneres Team sein".

Du hast dargelegt, was du erreichen willst. Jetzt musst du aber klären, wann du dir selbst auf die Schulter klopfen darfst. Du musst wissen, wie Erfolg aussieht.

Um dies zu veranschaulichen, kommen wir auf unser Beispiel zur Stärkung des Teamzusammenhalts zurück. Was bedeutet es, "regelmäßig" Zusammenkünfte zu veranstalten? Wie oft ist das? Lege eine feste Zahl fest, nach der du dich richten und für deren Einhaltung du dich selbst zur Verantwortung ziehen kannst.

Wenn du fertig bist, könnte dein Ziel ungefähr so aussehen: "Plane mindestens eine teamweite Aktivität pro Monat ein."

Jetzt weißt du genau, was du von dir und deinem Team erwartest. Aber denke daran, dass diese Übung keine einmalige Sache ist. Du musst dich auch an deine Vorgabe halten und nachverfolgen, wie erfolgreich du damit bist. Wir im Confluence-Team nutzen Signale und Maßstäbe zur Nachverfolgung unseres Fortschritts. Mehr darüber erfährst du in diesem Playbook.

Ziele lassen sich so wie sie sind nicht unendlich ausdehnen. Sie werden entweder erreicht oder entwickeln sich weiter.

Hier kommt die Frist ins Spiel, die insbesondere für Ziele gilt, die keine täglichen Maßnahmen erfordern. Lege ein Enddatum fest, damit du genau weißt, wie lange du brauchst, um dein Ziel zu erreichen.

Du kannst als Frist ein Datum, einen Zeitraum, ein Großereignis in der Zukunft oder alle drei Optionen festlegen. Wenn du zum Beispiel dein Team außerhalb der Arbeit für ein paar Stunden zusammenholen willst, wird dein Ziel durch eine Frist zu etwas Spezifischem, wie: "Plane mindestens eine teamweite Aktivität pro Monat und teile den Kalender mit bevorstehenden Veranstaltungen bis zum ersten Donnerstag jedes Quartals."

Wenn dieses fixe Enddatum festgelegt ist, musst du dich auch daran halten. Schließlich hast du nicht ewig Zeit, dich darauf vorzubereiten.

Nimm das Ziel, das du so gründlich definiert hast, notiere es und bewahre es dann an einem Ort auf, den du jeden Tag im Blick hast. Klebe es auf deinen Computermonitor oder an den Badezimmerspiegel. Schreibe es in deinen Kalender oder in den intelligenten Assistenten deines Mobiltelefons. Oder informiere dein Team darüber und bitte es, dir bei der Einhaltung des Programms zu helfen, indem es dich regelmäßig daran erinnert.

Das Aufschreiben deines Ziels ist natürlich nicht rechtlich bindend oder dergleichen. Du wirst jedoch überrascht sein, dass auch ohne Androhung von rechtlichen Schritten die Chancen steigen, dass du das von dir festgesetzte Ziel erreichst.

Laut der Studie der Dominican University erreichten Teilnehmer ihre Ziele eher, wenn sie diese aufgeschrieben hatten. Und das, obwohl sie nicht einmal andere Personen darüber informierten. Eine separate Harvard Business-Studie ergab, dass 3 % der Absolventen eines MBA-Studiengangs, die ihre Ziele aufgeschrieben hatten, bereits 10 Jahre später zehnmal mehr verdienten als 97 % ihrer Studienkollegen.

Wenn du dein Ziel aufschreibst, solltest du alle Details an einem Ort aufbewahren: deine Frist, den Aktionsplan und alle dazugehörigen Ressourcen (z. B. Anleitungen für Kartentricks oder ein Protokoll deiner Übungszeit!), die du brauchen könntest. Confluence ist übrigens eine großartige Möglichkeit, um deine Ziele zu dokumentieren und deinen Fortschritt zu überwachen. Außerdem kannst du zugehörige Informationen am selben Ort speichern und diese flexibel ändern oder ergänzen, wenn sich dein Ziel ändern sollte.

Du hast es geschafft und bist jetzt eine fokussierte, zielorientierte und erfolgreiche Zielsetzungsexpertin. Das war's. Du bist fertig!

Als zertifizierte Zielebestimmerin wirst du demnächst wahrscheinlich noch viele Dinge erreichen wollen. Leider gibt es dich nur einmal und das Klonen ist noch nicht so üblich. Und wenn du versuchst, zu viele Dinge auf einmal zu erreichen, wirst du dir vorkommen, als ob du auf Wasserski mit brennenden Stäben jonglierst (mit verbundenen Augen natürlich). Du wirst gar nicht wissen, worauf du deine Aufmerksamkeit eigentlich richten sollst.

Du wirst mehr Glück haben, wenn du alle deine Ziele nach Wichtigkeit und Nutzen ordnest, mit dem ersten beginnst und dich von dort ausgehend vorarbeitest.

Eine Priorisierungsmatrix kann dir dabei helfen. Sie wird dich bei der Kategorisierung deiner Ziele basierend auf ihrer Dringlichkeit und ihren Auswirkungen unterstützen. So kannst du sicherstellen, dass du mit deinen wichtigsten Aufgaben anfängst.

Wenn nur die Festlegung des Ziels das eigentliche Ziel wäre … Das würde es viel einfacher machen, aber mit diesem Ansatz kommt man nicht sehr weit.

An dieser Stelle scheitern viele Mitarbeiter und Teams. Sie gehen davon aus, dass es mit dem Reden über eine Sache auch damit getan ist. Vermeide diese Falle, indem du einen Aktionsplan erstellst.

Hast du ein Ziel festgelegt, das so überwältigend ist, dass du gar nicht weißt, wo anfangen? Wir helfen dir dabei.

Das ist der Plan: Brich diesen großen Brocken auf handlichere Einzelteile herunter. Wenn du beispielsweise für das kommende Jahr ein Open Enrollment für dein Unternehmen einführen willst, könntest du die folgenden Einzelschritte festlegen:

• Ermittle, welche Leistungen seit letztem Jahr geändert wurden.
• Bearbeite Dokumente und aktualisiere Diagramme.
• Kündige die Änderungen bei Belegschaftsversammlungen des Unternehmens an.
• Plane das Open Enrollment und setze einen Termin dafür an.
• Aktualisiere die Unternehmenswebsite und die Onboarding-Materialien.

Wenn du ein derart riesiges Ziel auf kleinere Ziele herunterbrichst, wird der Einstieg einfacher und weniger furchteinflößend. Außerdem ist es motivierend, wenn du kleinere Etappensiege verbuchen kannst. Das alles ist auf das Prinzip des Fortschritts zurückzuführen, welches besagt, dass dich kleine Etappensiege wirklich dazu anspornen können, voranzukommen.

Was brauchst du, um jeden Meilenstein zu erreichen und deine Siegesfeier veranstalten zu können? Welche Mittel, wie viel Zeit und welche Fähigkeiten werden dich Schritt für Schritt deinem Endziel näherbringen?

Wenn du die Änderungen bei der nächsten Belegschaftsversammlung bekannt geben willst, muss du dir auch bewusst sein, dass der Stichtag der erste Donnerstag des nächsten Monats sein wird. Das bedeutet, dass du in die Gänge kommen musst. Und erst recht, wenn du glaubst, dass dein Team mindestens eine Woche brauchen wird, um alle Änderungen in Erfahrung zu bringen und die gesamte Dokumentation zu aktualisieren.

Erkläre, was du aktuell brauchst, damit du mit der Planung und der Organisation der Ressourcen beginnen kannst. Dadurch kannst du hoffentlich frustrierende Engpässe auf dem Weg zu deinem Ziel vermeiden.

Du hast deine Meilensteine festgelegt und weißt ganz genau, was du brauchst. Allerdings ist dein Ansatz immer noch etwas unscharf und du weißt nicht, wie du deine Aufgabe anpacken sollst. An dieser Stelle solltest du deine Meilensteine in einen Workflow integrieren.

Dein letzter Schritt bei der Zielsetzung besteht darin, diese Meilensteine in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Du kannst sie nach Wichtigkeit oder nach ihrem Zeitaufwand sortieren. Eventuell gibt es bereits eine Reihenfolge, die das Führungsteam vorgegeben hat.

In Bezug auf das Open Enrollment deines Unternehmens weißt du, dass du die Website und die Onboarding-Materialien erst aktualisieren kannst, wenn alle relevanten internen Dokumente und Diagramme geändert wurden. Darum kannst du dich erst kümmern, wenn du dich über die Änderungen im letzten Jahr informiert hast.

Sobald diese Teile geordnet sind, hast du eine Roadmap erstellt, der du bis zum Ende folgen kannst. Bringe deinen Freudentanz hinter dich und mach dich dann an die Arbeit!

Ob du nun einen Marathon laufen oder einen veralteten Teamprozess überarbeiten willst, gibt es einige persönliche und teamweite Ambitionen, die du vorantreiben möchtest. Wenn du Fortschritte machen willst, solltest du dich aber nicht einfach darauf stürzen.

Der Zielsetzungsprozess gibt dir festgelegte Schritte vor, die du befolgen kannst, um ein klares Ziel zu setzen und dich zum Weiterkommen zu motivieren.

Durch Befolgung dieser Schritte bist du auf dem besten Weg, um deine Ziele abzuhaken. Wir feuern dich dabei an!