So macht strategische Planung deine größeren Ziele möglich
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Stell dir vor, du und dein Team stehen vor einem neuen Quartal, vielleicht sogar vor einem völlig neuen Jahr. Du würdest jetzt gern die Ärmel hochkrempeln und gemeinsam etwas Großes erreichen.
Zuerst musst du entscheiden, womit du eigentlich anfangen sollst.
In der Theorie hört sich das nach einer spaßigen Angelegenheit an, aber es dauert nicht lange, bis die Dinge sich zum Schlechteren wenden. Jeder hat eine andere Vorstellung davon, worauf ihr euch konzentrieren sollt, und alle haben gute Argumente dafür, weshalb ihre brillante Idee an die Spitze der Prioritätenliste gesetzt werden sollte. Die Entscheidung dauert derart lange, dass das Team davon abgehalten wird, tatsächlich etwas zu tun.
So etwas passiert, wenn dein Unternehmen keinen strategischen Plan hat.
Was ist strategische Planung?
Die strategische Planung ist der Prozess, den ein Unternehmen durchläuft, um seine Richtung zu definieren. Diese wird in der Regel von den Führungskräften des Unternehmens vorgegeben. Es geht darum, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, wie Ressourcen zur Unterstützung dieser übergeordneten Vision zugewiesen werden.
Die strategische Planung wird gern mit der Projektplanung verwechselt, die beiden sind aber sehr unterschiedlich. Die Projektplanung ist wichtig für einzelne Aufgaben oder Aufträge, die dein Team durchführt (um ein bestimmtes Projekt vom Anfang bis zum Ende abzuwickeln).
Die strategische Planung ist breiter gefasst. Sie führt alle Aspekte einzelner Projekte zu einer zusammenhängenden Strategie zusammen, die das übergeordnete Ziel des Unternehmens unterstützt.
Falls dein strategischer Plan also ein Vision Statement umfasst und dieses besagt, dass dein Unternehmen "als vertrauenswürdigster Experte im Personalmanagement bekannt sein möchte", sollte sich jedes einzelne Projekt deines Unternehmens in irgendeiner Weise auf diese Vision beziehen.
Stell dir die strategische Planung als einen Kompass für alle Entscheidungen vor, die das Unternehmen und seine Führungskräfte treffen. Sie gibt den Gesamtkontext vor, damit du dich nicht in alltäglichen Details verstrickst.
Warum ist strategische Planung den Zeitaufwand wert?
1. Bündele deine Anstrengungen (und reduziere den Stress)
Fühlst du dich bei Entscheidungen für dein Team oft so, als würdest du Darts spielen? Das geht nicht nur dir so. Eine Umfrage von McKinsey ergab, dass nur 20 % der Befragten der Meinung sind, dass ihr Unternehmen sich bei der Entscheidungsfindung besonders hervortut.
Hier kann ein strategischer Plan helfen. Wenn du weißt, in welche Richtung sich dein gesamtes Unternehmen entwickeln will, kannst du fundiertere Entscheidungen treffen, die dein Endziel unterstützen.
Die strategische Planung stellt auch sicher, dass jedes Projekt ein klares, messbares Ergebnis liefert, anhand dessen du zeigen kannst, wie spezifische Projekte zum Gesamtplan beitragen.
2. Verbessere deine Kommunikation
Stell dir nur die Missverständnisse und die Verwirrung vor, die folgendes Szenario hervorrufen könnte: Du hast einem Mitarbeiter Anweisungen gegeben, um ihm beim Abrufen der Quartalsabrechnungen zu helfen. Dieser dachte jedoch, du hättest ihm erklärt, wie man die Schecknummern dieses Monats protokolliert.
Das war wirklich eine unnötige Zeitverschwendung. Leider passiert das am Arbeitsplatz öfter als man denkt. Mehr als 80 % der Mitarbeiter geben an, dass Missverständnisse bei der Arbeit sehr häufig, häufig oder gelegentlich auftreten.
Glücklicherweise wird die Botschaft klarer, wenn Mitarbeiter das große Ganze besser verstehen (nun ja, wenn sie sich nur deinen strategischen Plan einmal durchlesen würden). Dann haben sie bereits den nötigen Kontext und die Hintergrundinformationen, um Anweisungen besser nachvollziehen bzw. geben zu können und Projekte souverän auf den weiteren Weg zu bringen.
Wenn du weißt, in welche Richtung sich dein gesamtes Unternehmen entwickeln will, kannst du fundiertere Entscheidungen treffen, die dein Endziel unterstützen.
3. Fördere die Ausrichtung
Hier kommt eine beunruhigende Statistik: Bis zu 95 % der Mitarbeiter eines Unternehmens geben zu, dass sie sich der Strategie des Unternehmens nicht bewusst sind oder sie nicht verstehen.
Mitarbeiter schätzen es nicht, wenn man sie im Dunkeln tappen lässt oder wenn sie keine Ahnung haben, wie sich ihr Alltagsgeschäft auf das Wachstum des Unternehmens auswirkt. Mit einem strategischen Plan weiß jeder in deinem Team – von der Führungsriege bis zum Neuling –, worauf sie hinarbeiten. Wichtig ist, dass du deinen strategischen Plan dokumentierst und leicht zugänglich machst, damit jeder im Zweifelsfall darauf zurückgreifen kann.
Hier ist ein weiteres überzeugendes Argument für die strategische Planung: Es handelt sich in der Regel um einen kollaborativen Prozess. Da hierbei offene Diskussionen stattfinden, wissen sämtliche Beteiligten von Anfang an, was Sache ist.
Brilliere mit diesen drei Aktivitäten bei der strategischen Planung
Wenn du bereits ein Experte für Projektplanung bist, wird es dich freuen zu hören, dass die strategische Planung viele Ähnlichkeiten aufweist – sie ist nur umfangreicher und stärker auf das Unternehmen ausgelegt.
Es gibt jedoch einige Aktivitäten, die nur bei der strategischen Planung eine Rolle spielen und dem Führungsteam bei der Zusammenstellung eines Plans helfen sollen, der deine Vision wirklich unterstützt.
1. SWOT-Analyse
Bei einer SWOT-Analyse werden neben Stärken, Schwächen und Chancen deines Unternehmens auch etwaige Bedrohungen identifiziert. Am einfachsten zeichnest du hierfür eine Matrix, in der du jeweils zwei Begriffe gegenüberstellst (nutze dazu diese hilfreiche Vorlage!).
Führe die Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen deines Produkts/Unternehmens in der obigen Tabelle auf.
Eine deiner Stärken könnte beispielsweise sein, dass du eine Technologie hast, die keiner deiner Mitbewerber verwendet. Zudem hast du die Chance, einen noch breiteren Markt zu erreichen. Eine deiner Schwächen ist jedoch, dass es dir an finanziellen Mitteln mangelt und eine Bedrohung besteht darin, dass immer mehr ähnliche Unternehmen auf den Markt drängen.
Das sind alles wichtige Informationen, die du für die Zusammenstellung deines Plans brauchst. Nur so kannst du eine Strategie entwickeln, die jeden dieser Aspekte berücksichtigt.
Weil sie ein flexibles Framework ist, kann eine SWOT-Analyse jederzeit durchgeführt werden. Sie dient nicht nur zur Erstellung deines strategischen Plans, sondern ist auch für neue Projekte, Funktionen und mehr geeignet.
Wer muss an einer SWOT-Analyse beteiligt sein? Das hängt davon ab, was du planst. Wenn du sie jedoch speziell für einen strategischen Plan verwendest, solltest du dein Führungsteam auf jeden Fall einbeziehen.
2. Aufnehmen, verwerfen, beibehalten
Aus Erfahrung wird man klug. Du kannst aus vergangenen Erfolgen und Misserfolgen eine Menge lernen.
"Aufnehmen, verwerfen, beibehalten" ist eine retrospektive Technik, bei der dein Unternehmen auf die jüngsten Erfahrungen zurückblicken und entscheiden wird, was in Zukunft geändert werden muss. Dazu rufst du dein Team zusammen, um ein Brainstorming über Aktivitäten der folgenden drei Kategorien durchzuführen:
- Aufnehmen: Aktivitäten, die noch nicht implementiert wurden, sich aber positiv auf das Unternehmen auswirken würden
- Verwerfen: Aktivitäten, die du gerade ausführst, die aber negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben
- Beibehalten: Aktivitäten, die getestet wurden und erfolgreich waren, aber noch keine Routine geworden sind
Gib allen Teilnehmern etwas Zeit, um für jede Art der Aktivität so viele Ideen wie möglich zu entwickeln. Sprecht anschließend im Team darüber, gruppiert ähnliche Ideen und entscheidet euch, welche am dringendsten sind.
Dieses Framework bietet dir wertvolle Einblicke, die du für die Gestaltung deines strategischen Plans verwenden kannst. Das ist besser, als mit blindem Optimismus oder begrenzten Informationen darüber, wie alles bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt funktioniert hat, vorzugehen.
Die strategische Planung führt alle Aspekte einzelner Projekte zu einer zusammenhängenden Strategie zusammen, die das übergeordnete Ziel des Unternehmens unterstützt.
3. Aktualisiere deinen Plan
Dein strategischer Plan ist eine Ressource, die dein Unternehmen während seiner gesamten Existenz leiten wird. Das bedeutet jedoch nicht, dass er in Stein gemeißelt ist, sobald du ihn fertiggestellt hast. Dein Plan sollte sich mit deinem Unternehmen weiterentwickeln.
Verliere ihn daher nach der Fertigstellung nicht aus den Augen. Nimm dir regelmäßig (idealerweise vierteljährlich) etwas Zeit, um deine Fortschritte bezüglich des Plans zu überprüfen und gegebenenfalls notwendige Änderungen und Aktualisierungen vorzunehmen. Wenn du den Plan auf dem aktuellen Stand hältst, bleibt er weiterhin eine hilfreiche Ressource und verkommt nicht zu einem veralteten und irrelevanten Dokument, das lediglich digitalen Staub ansetzt.
So kann Software helfen
Denkst du darüber nach, ein statisches Dokument zu öffnen und die ersten Notizen für den strategischen Plan deines Unternehmens einzutragen? Nicht so hastig.
Wenn du eine kollaborative Dokumentensoftware verwendest, wird dies den gesamten Prozess der strategischen Planung erleichtern. Damit kannst du:
- Spezifische Roadmaps erstellen
- Personen Aufgaben zuweisen
- Informationen an einem Ort zusammentragen und nachverfolgen
- Andere Teammitglieder in den Prozess einbinden
- Nahtlos Aktualisierungen vornehmen
Verzichte also auf unflexible Dokumente und lass dir bei der strategischen Planung von Technologie helfen. Erfahre mehr über Confluence.
Stelle deinen strategischen Plan zusammen
Strategische Pläne reichen von einfach bis komplex. Einige sind nur eine Seite lang, während andere mehrseitige Dokumente umfassen. So kannst du ganz flexibel einen Plan zusammenzustellen, der auf dein Unternehmen zugeschnitten ist.
Dein strategischer Plan sollte in erster Linie Folgendes enthalten:
- Kurzbeschreibung deines Unternehmens: Gibt einen kurzen Überblick über die Geschichte und Highlights deiner wichtigsten Produkte und/oder Services.
- Mission Statement: Beschreibt den Zweck, warum es dein Unternehmen gibt.
- Vision Statement: Beschreibt deine Vision für die Zukunft. Dabei geht es nicht darum, wo du jetzt gerade stehst, sondern wo du hinwillst.
Der Rest deines strategischen Plans widmet sich (du hast es erraten) deiner Strategie. Um diese überschaubarer zu machen, empfehlen wir, sie in drei Bereiche zu unterteilen:
- Ziele: Das sind die großen, messbaren Ziele, die dein Unternehmen erreichen möchte.
- Strategien: Das sind die kleineren Schritte, die du zur Erreichung deiner Ziele unternehmen wirst.
- Taktiken: Dies sind die einzelnen Aufgaben, die unter die festzulegenden Strategien fallen.
Schauen wir uns hierzu ein Beispiel an. So könnte das in deinem strategischen Plan aussehen:
Ziel 1: Erhöhen unseres Gesamtumsatzes bis zum Ende des ersten Quartals von 850.000 USD auf 1 Million USD.
Strategie 1.1: Erstellen einer E-Mail-Kampagne, um Benutzer von kostenlosen Testversionen zu zahlenden Benutzern zu machen.
Taktik 1.1.1: Segmentieren unserer E-Mail-Liste in zahlende Abonnenten und Benutzer kostenloser Versionen.
Taktik 1.1.2: Erstellen eines Sonderangebots für Benutzer, die zu kostenpflichtigen Versionen wechseln.
Taktik 1.1.3: Schreiben von drei E-Mails in Serie, um Benutzer zum Wechsel zu bewegen.
Kannst du erkennen, wie aus einem großen Ziel leichter umsetzbare Schritte geworden sind? Das wirst du jetzt für jeden strategischen Plan wiederholen. Zu jedem Ziel sollte es mehrere Strategien geben, die das Ziel unterstützen, und jede Strategie enthält mehrere Taktiken.
Anstelle einer vagen Vorstellung von deiner Unternehmensstrategie hast du jetzt eine detaillierte Roadmap, auf die du dich stützen kannst.
Werde mit einem strategischen Plan erfolgreicher
Ohne einen strategischen Plan können sich dein Team und dein gesamtes Unternehmen schnell richtungslos fühlen. Dann macht sich Verwirrung breit, Frust wird an dir nagen und du wirst dich mit Kleinigkeiten aufhalten, anstatt wichtige Aufgaben zu erledigen.
Hier könnte die strategische Planung die Rettung sein. Wenn du etwas Mühe in einen strategischen Plan investierst, kannst du deine Bemühungen besser fokussieren, fundiertere Entscheidungen treffen, die Kommunikation optimieren und Fortschritte bei wichtigen Aufgaben erzielen.
Klingt das nach etwas, das deine Zeit und Mühe wert ist? Das haben wir uns gedacht. Jetzt musst du nur noch loslegen. Wir versprechen, dass die Umsetzung dieser Strategien nicht annähernd so schwierig ist, wie es sich anhört.
