Guide de définition d'objectif, pour les chefs de projet ou les apprentis jongleurs

Question rapide : pourquoi la définition d'objectif est une étape importante ? Bien plus qu'une simple tâche ou étape obligatoire, elle a beaucoup d'avantages. En voici quelques-uns :

Il n'est pas difficile de penser aux choses que vous et votre équipe voulez accomplir. Chaque jour, vous pouvez montrer à cette liste de tâches qui est le patron, organiser une session de brainstorming avec votre équipe et choisir le costume de groupe qui gagnera à coup sûr le concours à l'échelle de l'entreprise.

Votre cerveau est rempli de toutes les choses que vous aimeriez faire. Mais le problème, c'est de faire en sorte que toutes se concrétisent.

C'est là toute l'utilité de la définition d'objectif. Elle vous permet de réfléchir à ce dont vous avez besoin et de créer un calendrier pour y parvenir. Une fois ce travail de base réalisé, vous êtes mieux à même de concentrer vos efforts et votre énergie sur les choses que vous souhaitez le plus accomplir.

Vous avez remarqué que nous avons utilisé le mot « processus » lorsque nous avons expliqué la définition d'objectif. En effet, la définition d'un objectif ne doit pas se faire au hasard ; elle nécessite une approche structurée.

La plupart des frameworks et des théories recommandent d'être précis, de prendre en compte des métriques importantes, de fixer une date butoir et de jeter les bases pour que votre objectif devienne réalité.

Cette structure vous permet de suivre votre avancement et de garder le cap bien plus que si vous n'aviez qu'une vague ambition au fond de votre tête.

La définition d'un objectif est bien plus permanente et définitive que de dire simplement : « Oh, j'espère que nous finirons par y arriver… ».

C'est là l'essentiel. La définition d'objectif renforce votre responsabilité et celle de votre équipe, ce qui signifie que vous êtes beaucoup plus motivés pour aller jusqu'au bout.

Renforcez votre motivation en partageant cet objectif avec une personne de confiance (les membres de votre équipe sont aussi concernés). Dans une étude menée par la Dominican University, 70 % des participants qui avaient défini un objectif et informé un ami de leur avancement ont fait état de leur réussite.

Le goût de la victoire vous attire ? Voici comment réussir.

D'une certaine manière, la définition d'un objectif peut être aussi simple que le téléchargement d'un podcast pour votre trajet quotidien. Si vous suivez un framework, vous vous assurerez que tout se passe bien. En voici quelques-uns à prendre en compte :

• Objectifs SMART : cet acronyme signifie Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini. Lorsque vous travaillez avec SMART, vos objectifs cochent toutes ces cases. Découvrez-en plus sur les objectifs SMART, et explorez quelques exemples d'objectifs SMART pour vous lancer.
• Objectifs et résultats clés (OKR) : lors de la définition des OKR, vous définirez des objectifs de haut niveau, qualitatifs et ambitieux (n'oubliez pas que les OKR doivent être ambitieux !) et vous assignerez un résultat et un propriétaire à chacun d'eux. Ensuite, vous utiliserez la notation des OKR à intervalles réguliers pour vérifier votre avancement, détecter les objectifs qui risquent de ne pas être atteints et rectifier le tir si nécessaire.
  
  Chez Atlassian, nous utilisons cette méthode de définition d'objectif et nous disposons même d'un modèle OKR très pratique que vous pouvez utiliser vous-même. Vous pouvez également consulter ce playbook pour plus de bonnes pratiques et d'exemples d'OKR.
• Indicateurs de performance clés (KPI) : il arrive souvent que les KPI soient confondus avec les OKR. Mais une comparaison entre les OKR et les KPI montre à quel point ils diffèrent. Contrairement aux OKR, les KPI exigent que vous assigniez un objectif mesurable à un projet ou à un processus existant. Par exemple, vous voulez rendre votre équipe de support client plus efficace. Vous pourriez assigner un KPI à un nombre spécifique de tickets client résolus par semaine. Les KPI utilisent également des éléments appelés « indicateurs avancés » et « indicateurs retardés » pour prédire les réussites futures en se basant sur les réussites passées pour obtenir des résultats.

Aucun framework n'est parfait. Tout dépend de ce dont vous avez besoin et de ce qui vous permet d'atteindre facilement le statut de champion de ski nautique et de jonglage avec des bâtons en feu.

Quel que soit le framework que vous choisissez, il est important d'être précis sur les résultats que vous souhaitez atteindre. Il est difficile de travailler avec des objectifs vagues comme « mieux servir nos clients » ou « améliorer le moral de l'équipe » et il est encore plus difficile de suivre l'avancement de ces objectifs nébuleux.

C'est pourquoi vous devez vous mettre au défi de creuser plus profondément et d'atteindre un objectif final spécifique. Demandez-vous : « À quoi ressemble vraiment une "équipe plus heureuse" ? ». Peut-être que cela signifie avoir plus de temps pour renforcer la cohésion de l'équipe en dehors des projets professionnels. Comment ? En organisant régulièrement des happy hours et des événements à l'échelle de l'équipe.

Si vous allez encore plus loin, vous pourriez aboutir à un objectif beaucoup plus clair, comme « programmer des activités régulières pour l'équipe ». Cet objectif fournit beaucoup plus de pistes que le simple « être une équipe plus heureuse ».

Vous avez défini ce que vous vouliez réaliser, mais vous devez maintenant déterminer à quel moment vous pourrez vous féliciter. Vous devez savoir à quoi ressemble la réussite.

Revenons à notre exemple de cohésion d'équipe pour y voir plus clair. Qu'est-ce que cela signifie d'organiser « régulièrement » ces petites réunions ? À quelle fréquence ? Définissez une fréquence que vous pourrez respecter afin de vous responsabiliser.

Lorsque vous avez terminé, votre objectif peut ressembler à ceci : « Planifier au moins une activité à l'échelle de l'équipe par mois ».

Vous savez maintenant exactement quelles sont vos attentes vis-à-vis de vous-même et de votre équipe. Gardez toutefois à l'esprit qu'il ne suffit pas de fixer des objectifs et de vous en contenter. Vous devez réellement suivre et évaluer votre avancement. Ici, dans l'équipe Confluence, nous utilisons le scénario Signaux et mesures pour garder un œil attentif sur l'avancement de nos objectifs. Pour en savoir plus sur ces signaux et mesures, cliquez ici.

En général, les objectifs ne se prolongent pas à l'infini sans changement : soit ils expirent, soit ils évoluent.

C'est ici que vos délais prennent toute leur importance, en particulier pour les objectifs qui ne nécessitent pas un effort quotidien. Fixez un délai afin de savoir exactement de combien de temps vous disposez pour atteindre votre objectif.

Il peut s'agir d'une date, d'une période, d'un grand moment à venir, ou des trois à la fois. Par exemple, quand vous souhaitez que votre équipe passe du temps ensemble à l'extérieur de l'entreprise, en fixant un délai, votre objectif prend une nouvelle dimension, par exemple « programmer au moins une activité à l'échelle de l'équipe par mois et partager le calendrier des événements à venir avant le premier jeudi de chaque trimestre ».

Le fait d'avoir un délai ferme vous permet de garder le cap, car vous savez que vous n'avez pas une éternité pour le faire.

Prenez cet objectif sur lequel vous avez travaillé si dur, écrivez-le sur une note et placez cette note dans un endroit que vous regardez tous les jours. Collez-la sur l'écran de votre ordinateur ou sur le miroir de votre salle de bains. Ajoutez cet objectif dans votre calendrier ou dans l'assistant intelligent de votre téléphone. Ou bien, parlez-en à votre équipe et demandez-lui de vous aider à tenir le cap grâce à des contrôles réguliers.

Il est évident que le fait d'écrire votre objectif n'a aucune valeur juridique. Cependant, vous pourriez être surpris de constater que, même sans la menace d'une action en justice, cela peut augmenter vos chances de réaliser ce que vous avez décidé de faire.

Dans cette même étude menée par la Dominica University, les participants étaient plus susceptibles d'atteindre leurs objectifs s'ils les écrivaient, même s'ils ne les partageaient avec personne. Une autre étude de Harvard Business Review a révélé que 3 % des titulaires de masters qui avaient mis leurs objectifs par écrit ont fini par gagner 10 fois plus que les 97 % restants, 10 ans seulement après l'obtention de leur diplôme.

Lorsque vous mettez votre objectif par écrit, vous devrez garder toutes les informations correspondantes dans un emplacement unique : votre délai, votre plan d'action et toutes les ressources de support (pensez à des choses comme des instructions pour faire des tours de magie ou un journal de vos entraînements) dont vous pourriez avoir besoin. Confluence est un excellent moyen de documenter vos objectifs, de suivre votre avancement et de conserver toutes ces informations dans un emplacement unique, car il est flexible et se développe à mesure que votre objectif évolue.

Et voilà, vous êtes au bout de vos peines, vous, l'expert en objectifs, concentré, motivé et très performant !

Maintenant que vous êtes un champion des objectifs, vous aurez probablement toujours beaucoup de choses à faire. Malheureusement, vous êtes unique, et vous cloner n'est pas encore possible. Et si vous essayez de réaliser trop de choses à la fois, c'est un peu comme essayer de jongler avec des bâtons en feu sur des skis nautiques (les yeux bandés, en plus), votre attention et votre énergie seront dispersées.

Vous aurez plus de chance si vous classez tous vos objectifs par ordre d'importance et de valeur, si vous commencez par le premier et si vous passez ensuite aux suivants.

Une matrice de priorisation peut vous aider à y parvenir. Elle vous permettra de classer vos objectifs en fonction de leur urgence et de leur impact, afin de vous assurer que vous commencez par l'effort le plus important.

Si seulement la définition de l'objectif était l'objectif. Cela rendrait les choses beaucoup plus faciles, mais vous n'iriez pas très loin avec cette approche.

C'est à ce niveau que beaucoup de personnes et d'équipes échouent. Elles pensent qu'énoncer une tâche équivaut à la réaliser. Évitez ce piège en créant un plan d'action.

Vous avez un objectif qui vous dépasse tellement que vous ne savez même pas par où commencer ? Nous sommes là pour vous aider.

Voici le plan : divisez cette tâche titanesque en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer. Par exemple, si vous lancez la période d'affiliation permanente de votre entreprise pour l'année à venir, vous pouvez décomposer ce projet de la manière suivante :

• Déterminer les avantages qui ont changé depuis l'année dernière
• Modifier les documents et mettre à jour les graphiques
• Annoncer les changements lors de la réunion de l'entreprise
• Programmer et planifier l'affiliation permanente
• Mettre à jour le site web de l'entreprise et les documents d'intégration

Le fait de diviser un objectif colossal en plusieurs petits objectifs facilite le démarrage et le rend moins intimidant. Cela vous permet également de rester motivé, car cela vous offre de petites victoires en cours de route. Toute cette mécanique est liée au principe de l'avancement, selon lequel les petites victoires peuvent vraiment vous inciter à continuer d'avancer.

De quels éléments avez-vous besoin pour atteindre chaque étape importante et commencer à célébrer vos victoires ? De quelles ressources, de combien de temps et de quelles compétences aurez-vous besoin pour franchir chaque étape vous menant à l'objectif final ?

Si vous voulez être prêt à annoncer les changements lors de la prochaine réunion d'entreprise, vous savez que vous devez être prêt pour le premier jeudi du mois prochain. Cela signifie que vous devez vous mettre au travail, d'autant plus que vous pensez qu'il faudra au moins une semaine à votre équipe pour déterminer ce qui a changé et mettre à jour toute la documentation.

Décrivez les éléments dont vous avez besoin dès maintenant, afin de pouvoir commencer à planifier et à trouver des ressources. Cela vous évitera, espérons-le, la frustration de vous retrouver bloqué alors même que vous avancez vers votre objectif.

Vous avez identifié vos étapes importantes et vous avez une bonne idée de ce dont vous avez besoin. Mais votre approche est encore un peu floue et vous ne savez pas exactement par où commencer. Le moment est venu d'intégrer vos étapes importantes dans un workflow.

La dernière étape de la définition d'objectif consiste à organiser ces étapes importantes de façon sensée. Vous pouvez vous baser sur des éléments tels que l'importance ou le temps dont chacun a besoin. Vous pouvez également vous baser sur une séquence fixe que votre direction vous a demandé de suivre.

Pour l'affiliation permanente de votre entreprise, vous savez que vous ne pouvez pas mettre à jour le site web et les documents d'intégration avant d'avoir édité tous les documents et tableaux internes pertinents. C'est une tâche impossible à réaliser sans savoir ce qui a changé depuis l'année dernière.

Une fois que vous avez mis de l'ordre dans ces éléments, vous avez élaboré une feuille de route que vous pouvez suivre jusqu'au bout. Vous pouvez célébrer votre victoire et vous mettre au travail !

Qu'il s'agisse de courir un marathon ou de revoir un processus d'équipe obsolète, vous avez de nombreuses ambitions personnelles et à l'échelle de l'équipe à mettre en œuvre. S'y attarder ne vous aide pas à avancer.

Le processus de définition d'objectif vous propose des étapes définies que vous pouvez suivre pour établir un objectif clair et vous motiver à agir.

Suivez ces étapes et vous serez sur la bonne voie pour faire passer vos objectifs de la colonne « À faire » à la colonne « Terminé ». Nous croyons en vous !