共同でのコンテンツ制作
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「ライターズ・ルーム」では全員が会議机を囲んでクリエイティブな仕事を進めることが従来の常識でした。しかし、現在の職場環境では、皆が同じ部屋で同じポットのコーヒーを飲むようなことが難しい状況が多くなりました。
ときにはそれが創造性を阻むことがあります。「ライターズ・ルーム」方式のコンテンツ制作は、それがアイデアを次々と出し合う場となることで機能するという面があります。とにかく多くのアイデアをぶつけ合ってうまくはまるものを見つける、それを試行錯誤による創造性と呼びます。
ハーバード・ビジネス・レビューは、スタンフォード大学の Robert McKim 教授はコーチングによって「数え切れないほどのイノベーションとイノベーターを世界に」もたらしたと評価しています。その秘訣とはこうです。新しい 1 つのアイデアについてのフィードバックを求められたら、「3 つ示して」と答えるのです。創造性は数が勝負だということを発見したからです。つまり、提案の数が十分あれば、その中に良いものがあるということです。「コンテンツ制作」とは、つまり、最良の資産、つまり最良のブログ投稿、電子書籍、画像マクロなどに到達することなのです。そのためには多くの作業が必要になります。
それならば、遠隔地に分散した要員を、この「ライターズ・ルーム」のデジタル版に集めることができるソフトウェアを導入することを目標とすべきです。Confluence がそれに役立ちます。
複数のユーザーによるページの編集
これを共同編集と呼びます。チームで Confluence ページ（またはブログ投稿）を制作するときは、ページのコンテンツを構成するユーザーを 1 人指定できます。その後、ライターズ・ルームで新しいスクリプトへの微調整を提案するように、チーム全体が意見を主張できます。
Confluence でのドキュメント編集は次のように機能します。
- 同時編集。複数のユーザーが同時にページを編集できます。編集中に加えた変更はリアルタイムで表示されます。これにより、1 人のライターに対して 1 回の改訂を作成し、混乱を減らしながら全員が発言できるようになります。
- 共有下書き。共有下書きモデルでは、全員に同じページが表示され、すべての編集内容とメモがフィルターされて同じファイルに反映されます。
- 下書きバージョン。リアルタイム編集でも、戻したいときはいつでも以前のドキュメント・バージョンに戻せます。編集する前の下書きのほうが良かったというケースもあるからです。適切な下書きバージョンを選択することで、コラボレーションによって生み出された最適なバージョンに到達しやすくなります。
真にクリエイティブなコラボレーションは、チームにもメリットをもたらします。ハーバード・ビジネス・レビューによると、創造的なコラボレーションによって職場の人間関係も強化されます。チームが同じ空間で共同編集することで、集団としての創造性を高めることができるのです。
フィードバックや提案のためのコメント機能
「ライターズ・ルーム」のようなライブでのクリエイティブ環境の最大の長所は、誰もが発言できることです。メンバーなら誰でも意見を主張できます。そのデジタル版が、コメントと提案です。
インライン・コメント：テキストを選択して「コメント」を押し、インラインコメントで作品全体には関係のない特定の提案を記載できます。
ページレベルのコメント：ページ・コメントはページの下部に置かれるため、ドキュメント内で余分なスペースを使わずに全体的な提案や批評を加えられます。
また、これらのコメントにはそれに対する返信を保持できるので、幅広いトピックと詳細なトピックの両方について、独自の会話スレッドが形成されます。個々の提案を見失うことなく、全体的な議論の断片を元のコメントまでたどることができます。
新しい変更やコメントの通知
ここまでは良い面を紹介してきました。Confluence では、まるで同じ部屋で同じ紙を使って作業しているかのように、複数の地域のユーザーを集められます。このことはリアルタイム・コラボレーションにとって大いに有用です。しかし、Buffer によると、62% の企業に複数のタイム・ゾーンで働く従業員がいます。全員が同時に作業できなければ、コンテンツ制作チームの足並みを揃えるのは難しくなるでしょう。
その問題にはチーム・メンバー全員を常時接続するツールで対処できます。
ここで通知が役立ちます。Confluence では、新しいページ変更や特定のユーザーに向けた新しい「@」のメンションが発生すると、適切なチーム・メンバーへの通知がトリガーされます。
しかし、その通知のせいで、すぐに受信トレイが大量のメールであふれ、対処が追いつかなくなっては困ります。その対策として、各プロジェクト内でメール通知に特定の設定を適用できます。特定のプロジェクトについてそれほど詳しく知る必要がないユーザーは、通知を無効にできます。あるいは、別のプロジェクトではドキュメントのあらゆる変更を見逃さないようにすべての通知をオンにすることもできます。
メールを適切に設定することは、チーム全体がコンテンツ制作の流れについていくための鍵になります。しかし、さらに有益なのは、各チーム・メンバーの受信トレイが関心度の低いものであふれなることなく Confluence を使用できるようになることです。
創造性を刺激する AI：常にクリエイティブなコンテンツを創出する方法
創造性。多くの人が話題にする言葉ですが、これをシステム化する方法を知っている企業はほとんどありません。創造性は多くの場合幸運によってもたらされるかのように思われがちです。
実は創造性は習慣化できるのです。マッキンゼーによると、創造性と財務実績の間の相関関係さえあるとのことです。マッキンゼーの創造性スコアでは、創造性が上位 4 分の 1 に入る企業で、70% の確率で財務実績が平均を上回りました。
問題は創造性を一貫性にどのように変えるかです。AI（Atlassian Intelligence）で仕事のやり方ががらりと変わります。次のことを考えてみてください。
AI を使って、説明、コメント、回答のトーンを変更し、コミュニケーションを改善する。
ユーザー・ストーリー、エッジ・ケース、コンテンツ、さらには「TLDR」（長文の要約）などのカスタム・プロンプトを使用して、コンテンツの更新をブレーンストーミングする。
AI で文章をより簡潔で読みやすいものにする。最も長いコンテンツを要約し、読者に合うように文法を修正できる。
ナレッジ・ベースにすでに存在する情報に基づいて、よくある質問への回答を生成する。
Atlassian Intelligence は組織独自の「言い回し」とコンテキストの範囲内で作業できるため、この作業の完了が高速化されます。これはコンテンツに代わるものではなく、大まかなメモや頭の中の案を、より効果的なコンテンツを構築するための有用な戦略ページに変える方法となります。そしてこれは、AI を活用してより迅速に構築できます。
改訂プロセスを強化する共同機能
各投稿の創造性を高める最善の方法は、すべての下書きに適切な目が向けられるようにすることです。シンプルなタグを使って、最良の編集者がコンテンツをレビューできるようにする、別のライターに新たな視点を求めるなど、活用方法はユーザー次第です。Confluence は単にチームのコラボレーションを簡単にするツールを提供するにすぎません。
Confluence で改訂プロセスを強化する方法をいくつか紹介します。
- Confluence を使用して、リアルタイム（ライター・ルームと同様に）または非同期で作業してさまざまな場所にいるユーザーに対応する
- インライン・コメントとユーザー・タグを使って、特定の資産に関するチーム全体のフィードバックを簡単に収集する
- Confluence の「決定レポート」で、チームのすべての意思決定を追跡する
- アラートを有効化して、新しい変更や改訂がチームに自動的に通知され、レビューされるようにする
また、Confluence は改訂の効率化に役立ちます。創造性は、徹底的な改訂プロセスの間に活性化することがあります。けれども、たとえば、新しいコンテンツが 4 回目の編集の前にピークに達し、そのバージョンが一番気に入っているというようなことがあります。クリックするだけでページ履歴を簡略化でき、さらに、Confluence には、どの行が追加され、どのフォーマットが変更され、どの行が削除されたかを示す色のキーが含まれています。その結果、それぞれのバージョンへの編集を一目で確認できます。
コネクテッド・コンテンツ・チームの育成
コラボレーションは真の創造性を解き放つ鍵です。これにより、自律的なフィードバックのメカニズムが生まれます。リアルタイムのドキュメント・コラボレーションや、インラインと全体像の思考の分離などの Confluence 機能を使用すると、各ユーザーのコラボレーションが改善されます。これにより、各ユーザーは作業の最終的な成果をより身近に感じることができます。
公開するコンテンツはすべて、その会社、そしてそのブランドを反映します。コンテンツに完璧というものがないことは事実ですが、クリエイティブなコラボレーションを習慣にすることは、あらゆる読者からの高い評価を得る助けとなります。Confluence で優れた「ライターズ・ルーム」を構築できれば、結果は自ずとついてきます。
