Confluence で部門間の承認を合理化

チームはさまざまなファイルやドキュメントを扱っているため、部門横断型チームの適切なメンバーが承認プロセスに関与しているようにする必要があります。そのための 1 つの方法として、プロジェクト固有のニーズや必要な承認リクエストに基づいて、予算の承認、コンテンツの承認、またはポリシー変更の承認などの承認チェーンを設定します。

Confluence では、この承認プロセスをルール、つまり「IFTTT（If This, Then That）」方式を利用して構築された自動ワークフローに組み込むことができます。各ルールは、次のようなさまざまな構成要素を組み合わせて作成します。

• トリガー：ルールを実行に移すきっかけ（例：「マーケティングがキャンペーンのリクエストを受け取った時」）。
• 条件：ルールを継続して実行するために満たす必要があるオプション要素（例：「マーケティング・マネージャー（ユーザー条件）がキャンペーン・リクエストを承認した時」にのみルールを実行する）。
• ブランチ：線形ルールを複数のルーティング・パスに分岐できるオプションの構成要素（「～ごと」にオブジェクトのタイプを加えたもの）で、さまざまなアクションを実行できる（例：「クリエイティブ・チーム（提出者）が期日に送信したキャンペーン戦略ごとに、マーケティング・マネージャーにメールで承認を依頼する」）。
• アクション：ルールが正常に実行され場合に、実施されること。この場合は、自動承認（「選択したマーケティング・キャンペーン戦略の新しいページを公開する」など）。

上記の例では、製品チーム全体がスペースにアクセスできても、特定のマーケティング・マネージャーとクリエイティブな作業の担当者のみが戦略承認プロセスに関与することになります。

関連するルール・コンポーネントをあらかじめ選択して整理する必要のある場合は、Confluence 自動化ライブラリのルール・テンプレートを利用できます。または、自動化ページのルール・ビルダーを利用して、新しいルールを最初から作成することもできます。

可視性を高め、部門横断型の承認プロセスを円滑に進めるには、チームや部門に関係なく、全員に最新情報を伝える必要があります。Confluence でのチームや個人へのメンションにより、適切なメンバーに常に情報を提供し、承認プロセスを進めることができます。

チーム・プロファイルを作成して、代表する部門に関係なく、部門横断型のプロセスに関与する全員を整理できます。これらのプロファイルでは、個々の投稿者やチームのドキュメントも一元的に確認できます。Confluence ページまたはインライン・コメント内でチームに @メンションし、承認チェーンで準備が整っていることを知らせることができます。

また、特定の人に特定のページ、コメント、または自分が割り当てたタスクに注目してもらう必要がある場合は、個々のユーザーに @メンションできます。ページ上でチーム・メンバーにメンションすると、そのユーザーは Confluence のメール通知を受信しますが、メンションされた初回のみです。コメント・レベルでユーザーにメンションすると、毎回リアルタイムで通知されます。そのため、コミュニケーションと承認を円滑に進める必要のある場合は、インライン・コメントとページ・コメントでユーザーにメンションします。

メンションを利用して全員に最新情報を伝えたら、フィードバックや提案をして、メンションを発展させましょう。フィードバックは原動力（ドライバー）であり、コメントは車であると言えます。車に異なるさまざまなモデルがあるように、Confluence のコメントにもさまざまな種類があり、コメントを利用する理由も数多くあります。

• インライン・コメント：コンテンツの特定のセクションに関する会話に適しています。インライン・コメントによって、未解決の課題を強調表示したり、ページ・コンテンツのセクションに修正を加えたりできます。特定のチーム・メンバーに常に @メンションすれば、メンバーはフィードバックに対応できます。

• ページ・レベルのコメント：コンテンツ全体に関する幅広い話し合いに適しています。ページ・コメントは、特定のセクションではなくページ全体に適用されます。また、ページ・コメントでチームメイトに @メンションすると、初回にのみ通知されるため、最初のコメントの後に追加のフィードバックが必要な場合は、後のコメントで必ずタグを付けるようにします。

承認プロセスを進めるためにフィードバックや提案をする際は、いくつかの経験則に従う必要があります。そうすれば、情報が極度に乱雑になることはありません。

目標は、受信者がコメントを解決できるようにすることです。そのため、できる限り具体的に説明し、質問に別の質問で答えないようにします。多くの場合、小さなコピー編集や書式エラーでは、チームはページ作成者による追加の入力なしに、自分たちで関連する修正を行い、これらの課題を解決することに同意できます。

ページ・コメントは、ページにアクセスする新しいユーザーが、話し合い、質問、回答、決定された内容を把握するのに役立ちます。Confluence ページの存続中はページ・コメントが残るため、きちんと整理しておく必要があります。チームメイトは、直接返信によってページ・コメントに返信し、他のユーザーのためにスレッドを概要レベルで価値のあるものに保つ必要があります。

フィードバックや提案は承認プロセスには必須ですが、チーム・メンバーはコメントする必要があるか、またコメントする必要がある場合にはどのようにコメントすべきかを検討する必要があります。特に大規模なチームでは、コメントが蓄積することがあるため、チームメイトが大量のコメントを残している場合は、1 対 1 のミーティングをスケジュールするか、より詳細な話し合いを行うよう検討する必要があります。

また、ユーザーが気に入ったコメントを見つけたら、いいね！ボタンを押すよう促しましょう。いいね！は、Confluence では過小評価されることが多い機能ですが、素晴らしい仕事を認めたり、特定の提案に同意したりするときに使用すると良いでしょう。

状況によっては、プロセス内でワークフロー管理やレビュー機能を追加して提供できる必要があります。Confluence では、統合を利用して部門横断型プロジェクトの承認を得られます。

チームが承認を管理するのに役立つ、Confluence 統合は次のとおりです。

• Comala Document Management：チームの入力を確認して承認し、タスクを作成し、割り当てを追跡し、コンテンツを公開します。
• Page Approval for Confluence：プロセスや決定事項に関して、部門横断型チームと関係者で共通認識を持ちます。
• Cenote Lockpoint と Scroll Documents for Confluence：Confluence ドキュメントや添付ファイルのロックを解除/ロックして手動で承認し、変更を加え、編集を管理します。
• Approvals for Confluence：ドキュメントやページを確認して承認します。
• Approval Path for Confluence：ワークフロー・パスを作成し、承認ステップを追加し、ユーザーと権限のレベルを追加します。アクション要請のメールを追加して、ユーザーに通知します。
• Adobe PDF：PDF ファイルを Confluence ページに埋め込み、容易に確認できます。

• Contract Signatures for Confluence：契約やプロセスを Confluence 内に保管します。エクスポート、印刷、または外部の署名ツールを利用する必要はありません。

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