What is a project proposal outline? Steps and best practices

Understanding a project proposal outline

A project proposal outline aims to clearly explain a project in a way that convinces readers to support it. An effective project proposal outline is essential to strategic planning and influences your company’s decision-making process.

To create an effective project proposal outline, you must understand the stakeholders' primary goals and concerns. Draft your proposal outline to align with and address what those stakeholders care about and can expect from your project.

That effort begins with the outline’s title, which should persuade your audience to continue reading the outline. This approach will result in a project proposal outline that engages and persuades participants, stakeholders, and influencers to support your project.

Types of proposals

There are multiple types of project proposals, including academic proposals, business proposals, project proposals, and research proposals.

• Academic proposals intend to gain support for creating a specific dissertation, research paper, or thesis.
• Business proposals aim to secure funding from investors, persuade clients to sign a contract or gain support for a project.
• Research proposals aim to gain resources and support for a specific research project.
• Project proposals intend to garner support for a particular project from colleagues, decision-makers, and stakeholders.

The structure and components of each project proposal outline may vary depending on the type of proposal involved. Most of your proposals will likely be project management proposals, which aim to address a specific operational business need or pursue a specific business opportunity.

Components of a proposal outline

Every project proposal outline should include several key components. Use this project proposal format to write an effective outline:

• Title: Give your outline a title that captures the critical focus of your project. Don’t try to summarize the entire project; instead, provide a few words of incentive for people to continue reading the outline.
• Executive summary: This succinct project proposal overview focuses on its goals, objectives, and anticipated outcomes. This should be no more than one to two short paragraphs.
• Introduction: This section should cover the same grounds as the executive summary and provide more details centered on the content of the proposal outline. It should be brief and encourage further reading.
• Problem statement: Include a brief, clear statement of the business problem or opportunity the proposed project intends to address.
• Objectives: Provide details of the specific goals of the proposed project. Focus on stakeholder and company-wide benefits.
• Methodology: Briefly describe how the proposed project will achieve its objectives. Give information on which roles and teams will be active participants, and list all stakeholders.
• Budget: Detail the money, people, and other resources needed to complete the proposed project successfully. Where appropriate, include information about the source or sources of budgeted resources.
• Timeline: Detail the planned schedule for all stages of the proposed project. Highlight any anticipated decision or inflection points.
• Evaluation: Describe how you’ll evaluate the results and outcomes of the proposed project and what the next steps will be.
• Conclusion: Summarize the key points and include a call to action requesting feedback and questions from readers.
• Appendices: Add any appropriate supporting documents and links to online resources. Label each appendix and include a brief description of why you included it.

プロジェクト提案書の概要を作成する手順

使用可能な構造ができたので、概要の作成を始めましょう。これが重要なステップの要約です。

予備調査を行う

まず、対象者、対象者の主な目標と懸念、そして提案したプロジェクトをどのようにこれらに最も近く調整できるかを調査します。アンケート、インタビュー、非公式な会話を通じて情報を収集し、提案概要の構造と内容を形作ります。

可能な限り、メモを取り、会話を記録しておくと、調査で明らかになった価値のある情報をすべて確実に記録できます。

概要を構成する

予備調査と上記の構成要素のリストを使用して、概要を構成します。情報を論理的に整理し、各セクションに見出しと小見出しを作成して、読みやすくします。プロジェクト提案の概要を明確かつ簡潔に伝えることに注力しましょう。

提案の概要を書く

構成が整ったら、書き始めましょう。各セクションを明確かつ専門的な言葉で下書きし、必要に応じて主要な対象者にとって馴染みのある用語や不可欠な用語を取り入れます。

各概要セクションを見直し、修正して、正確性と完全性を最大限に高めます。時間と状況が許せば、最終版を作成して共有する前に、主な対象者の少なくとも 1 人か 2 人のメンバーに概要を確認してコメントしてもらうようにします。

提案の概要を作成するためのベスト プラクティス

プロジェクト提案の概要を作成するときは、作業を簡潔にし、焦点を絞って、自分の (そして主な対象者の) 目標と目的に沿ったものにすることが重要です。馴染みのあるわかりやすい言葉を使い、概要の本文内にまたは付録として、信頼できる補足データを含めます。一貫したフォーマットとフォントを使用して、視覚的な混乱を防ぎ、読み手が概要の内容に集中できるようにします。

Confluence で効果的なプロジェクト提案書の概要を作成する

適切なソフトウェアがあれば、共同レビューや編集を含む、プロジェクト提案書作成プロセス全体を簡単かつ迅速に行えます。この点で、Confluence は優れています。

Confluence は、つながったワークスペースに全員を集めて、プロジェクトを前進させます。チームはプロジェクト計画を作成、編集、共有できるため、全員が共通認識を持てるようになります。すべてのプロジェクト、提案、概要には、アクション アイテム、担当者、日付、表など、複数の種類の情報を含めることができます。

Confluence には、プロジェクト提案テンプレートなど、さまざまなテンプレートが用意されているので、すばやく効率的に開始できます。Confluence でプロジェクト ポスターのテンプレートの詳細を確認し、Confluence を使ってプロジェクト提案の概要を無料で書いてみましょう。

提案の概要: よくある質問

提案の概要はなぜ重要なのですか?

プロジェクト提案の概要は、考えを整理し、重要な点をすべて網羅するのに役立ちます。また、記述プロセスがより効率的になり、提案の目的と手法をレビュー担当者や関係者に明確に伝えられます。しっかりとしたプロジェクト提案の概要は、プロジェクト計画を含むすべてのプロジェクト管理フェーズに役立ちます。

同じ提案概要をさまざまなタイプの提案に使用できますか?

さまざまなタイプの提案に、同じ基本的な提案概要構造を使用できます。各提案の具体的な背景や目標、主な対象者や関係者のニーズと期待に合うように、各概要を調整してください。予備調査は、特定の概要に最適な提案のタイプと構造の選択に役立ちます。

提案概要を作成するときによくある間違いはどのようなものですか?

提案概要を作成するときによくある間違いには、概要に情報が多すぎたり、方向が不明瞭だったり、正確性に欠けていたりすることなどがあります。その他には、主な対象者のニーズや期待を無視していること、まとまりがないこと、情報フローに問題があることなどがあります。

この記事で概説されているような適切に作成された構造を忠実に守ることで、これらやその他の落とし穴を回避できます。概要を作成するときに、特定の対象メンバーや関係者からレビューやコメントを求めることで、最終版が対象者の共感を呼び、前向きに説得できます。