チームと関係者のコミュニケーションを改善する 4 つの方法
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透明なコミュニケーションはビジネスの成功に不可欠です。Grammarly の「2023 年のビジネス・コミュニケーションの現状」によると、ビジネス・リーダーの 93% とナレッジ・ワーカーの 80% が、仕事を成し遂げる能力は、コラボレーターがどれだけアイデアを共有し、ニーズを伝えるかに大きく依存していると報告しています。
透明性は、複数のツール、コミュニケーション・チャンネル、文書を使用しているため仕事の進め方がばらばらになりがちなリモート・チームでは特に重要です。現代の企業には、チームの唯一の信頼できる情報源として機能するプラットフォームが必要です。そうすれば、どのバージョンのプロジェクト・ドキュメンテーションが最新かを推測で判断する必要がなくなります。
Confluence は、チームのコミュニケーションとコラボレーションを効率化するコネクテッド・ワークスペースです。Confluence ではチームのページやドキュメントがリアルタイムに整理、更新されるので、アイデアや編集を見落とす心配がありません。
Confluence のツールとテンプレートは、唯一の情報源を提供する優れたプラットフォームです。その機能により、関係者のエンゲージメントとチームのコミュニケーションが改善され、生産性と収益の向上につながります。このツールを、関係者のエンゲージメントとチームのコミュニケーションを改善する 4 つの方法と組み合わせて、Confluence で何が実現できるかをご覧ください。
1. 一貫した戦略とキャンペーンを作成する
孤立した状態で活動するチームはありません。チームのコミュニケーション戦略、キャンペーン、ワークフローには、常に新しいアイデアが追加され続けています。また、ダイナミックでアジャイルな環境で働いている場合には、戦略やキャンペーンに新しいアイデアが常に追加され続けます。電子メール、ダイレクト・メッセージ、ビデオ通話ではコミュニケーションが不明瞭であり、アイデアにつながりがなくなって実現が困難になることがあります。Confluence テンプレートを入力しましょう
情報が編集または追加されたときにその場限りの文書を作成し、電子メールで送信する時代は終わりました。Confluence テンプレートを使えば、プロジェクト文書、マーケティング戦略、会社の最新情報などを 1 か所で作成できます。また、テンプレートを使用すると、ドキュメントをすばやく更新できるため、関係者とのコミュニケーションも簡単になります。意思決定者はドキュメントを流し読みや熟読して、あなたの言いたいことを簡単に見つけて理解できます。
テンプレートを使えば、マーケティング計画から製品要件まで、さまざまなプロジェクトに容易に取り組むことができます。ビジネス・ニーズが何であっても、Confluence のテンプレートを使用すれば、一貫性と明確性を簡単に維持できます。この機能は、特にプロジェクトの最新情報を関係者に伝える際に便利です。Confluence テンプレートには、次のようなトピックがあります。
テンプレートをプロジェクトやキャンペーンの出発点として使用し、最初から一貫性を確立しましょう。
2. インサイトとフィードバックをリアルタイムで共有する
複数のプラットフォームでばらばらのドキュメントを使って作業している場合、コミュニケーションが見過ごされがちです。部門やプロジェクトをまたいで作業していると、情報サイロが発生することがあります。知識とデータは特定のグループ内に閉じ込められ、社内の他の人がアクセスできなくなります。そのため、イニシアチブ、成果物、またはチームや関係者とのコミュニケーションのすべてについて、知識共有のあらゆるニーズに対応できるワークスペース・ツールが必要です。
Confluence を使用すると、スペース内でのさまざまな関係者間のコラボレーションが容易になります。整理されたオープン・スペースにページが配置されるため、簡単に見つけられます。これらのページには、会社やプロジェクトの役に立つ情報が含まれています。ユーザーはテキストを選択してインライン・コメントを追加することで、すぐにインサイトやフィードバックを提供できます。また、ページや投稿の下部でコンテンツ全体にコメントすることもできます。
チーム・メンバーや関係者がコメントに返信したり、「いいね！」したりすると、コメント提供者に通知されます。また、既存のコンテンツが変更された場合や新しいコンテンツが追加された場合にも、タイムリーにチーム・メンバーに通知されます。変更が行われた理由を誰もが正確に理解できるので、この機能は特に非同期で作業しているときに役立ちます。
Confluence は個人のフォルダーではなく、チームやプロジェクトのワークスペースとなることを目指しています。これにより、チーム・メンバーや関係者に簡単にアクセスでき、ドキュメントを検索できます。さらに、チーム・メンバーが入れ替わっても、ドキュメントやプロジェクトは存続し、それらを必要とする人にとって関連性が保たれます。
3. 情報に基づいた意思決定を実践する
ソフトウェア企業 Qatalog とコーネル大学 Ellis Idea Lab によると、職場の人の 43% が、アプリケーションとオンライン・ツールの切り替えに時間がかかりすぎていると報告しています。時は金なりのとき、コンテキストの切り替えに貴重な時間を無駄にするわけにはいきません。背景情報を提供することで、関係者が全体像をより早く理解できます。Confluence は、メッセージの作成を補完し、関係者がより自信を持って意思決定を行うのに役立つさまざまなコンテンツをサポートしています。
- アナリティクス：Google や Adobe からのアナリティクス・レポートをチーム・ワークスペースのページに埋め込むことで、関係者が顧客データ内の成長機会、インサイト、傾向を簡単に認識できます。
- テーブル：テーブルは、大量の情報を一目で伝えるのに役立ちます。ただし、わかりやすくするためにセルをフォーマットする必要があります。
- 画像：画像やメディア・ファイルを Confluence ページに埋め込んで、視聴者により多くのコンテキストをすばやく提供できます。
- 他のツール（Jira、Figma など）へのスマート・リンク：別のツール（アトラシアンまたは他のサポート対象サードパーティ・プラットフォーム）で作業している内容を Confluence に表示したい場合は、スマート・リンクが便利です。ページ、プロジェクト・ボード、カレンダー、その他のリンクをコピーして、保存したい Confluence に貼り付けるだけです。このリンクにより、関係者はページをプレビューしたり、直接編集したり、埋め込んだりできます。
関係者に提供する背景情報は、チャート、グラフ、画像、リンクだけに留まりません。組織的なサポートが必要な分野を記述することも重要です。プロジェクトの最新情報を作成するときは、次の要素を含めます。
- プロジェクトの詳細：名前、プロジェクト・マネージャー、レポート日
- プロジェクトの要約：場所、タイムライン、目的、予算
- プロジェクトのタイムライン：マイルストーンと個々のタスクの詳細（完了済みのものなど）
- 関係者：チーム・メンバー、主要な関係者、顧客
- リスク：潜在的な課題、ボトルネック、必要な変更
- 予算ステータス：支出済みの投資額と残りの投資額
- 重要なリソース：添付ファイル、関連文書へのリンク
- 次のステップ：アクション・アイテム
透明性の高い企業文化を築くには、チームと関係者に詳細な背景情報を提供することが重要です。
4. プロジェクトの最新情報やキャンペーンの結果を提示する
プロジェクトの最新情報やキャンペーンの結果を提示する最良の方法の 1 つは、プレゼンテーションで共有することですが、Confluence では、プレゼンター・モードに簡単に切り替えられます。このモードは、他のことに気を取られずにページやブログ投稿の内容を紹介するのに最適です。また、追加のスライドやプレゼンテーション資料を作成する必要もありません。プレゼンター・モードを選択すると、コンテンツはサイドバー、インライン・コメント、オプション・メニューのないすっきりとした画面に全画面表示されます。
プレゼンター・モードでは、カーソル・スポットライトまたはダーク・テーマを選択して、プレゼンテーションの外観を変えることもできます。カーソル・スポットライトはカーソルを大きな円に変えて、視聴者がフォローしやすくします。ダーク・テーマは、夜間の目の疲れを軽減し、バッテリー寿命を延ばすのに役立ちます。ダーク・テーマを好むユーザーもいます。
また、プレゼンター・モード・テンプレートを使うこともできます。このテンプレートを使うと、プレゼンテーション用に最適化されたページを作成できます。
Confluence でチームや関係者を連携させる
最初から透明性を確保すれば、関係者グループの足並みを揃えるのがずっと簡単になります。Confluence を使えば、チーム向けに設計されたツールとテンプレートを使用して、オープンなコミュニケーションを簡単に行えます。
Confluence を無料で試し、意思決定者から個人の貢献者まで、社内の全員のエンゲージメントと情報提供にどのように役立つかをご確認ください。
