Project life cycle: The 5 phases explained

プロジェクトのライフ サイクルとは?

The project life cycle is a five-phase framework project managers use to guide their projects to completion. It outlines all project stages, from inception to final implementation, and describes what the team must achieve during each phase.

Below is a summary of the project life cycle phases and their primary objectives.

1. Initiation: Define the project’s scope, cost, feasibility, goals, timeline, and success criteria.
2. Planning: Create a project roadmap or detailed action plan that outlines the tasks needed to complete the project.
3. Execution: Carry out the work to complete the product, service, or result. Ensure your team has all the necessary resources, tools, and instructions.
4. Monitoring and controlling: Monitor the progress and performance of your team and project to identify any deviations from the plan or quality issues so you can make changes accordingly.
5. Closure: Close the project, sign any outstanding contracts, pay vendors, conduct a post-project review, and identify how to improve next time.

When project managers clearly understand the various project management phases, they can see the big picture and better understand how to handle each stage. By breaking the project down into more straightforward steps, it’s easier for project managers to anticipate what’s coming next, which helps them stay on track and ensure the project’s success. Using the right tools and methods contributes to effective team management throughout the project life cycle.

The 5 phases of a project life cycle

Understanding the five project management life cycle phases and their requirements will give you a repeatable, improvable framework for effective project management.

立ち上げフェーズ

計画フェーズ

During the planning phase in the project life cycle, you create a roadmap for completing the project on time and in line with your success criteria, all without going over budget.

In this stage, you’ll break your project into smaller tasks, set milestones and deadlines, and create detailed plans for resources, schedules, tools, and task assignments.

Below are some items you might create in the planning phase.

• Project management plan: Specify the project phases and tasks. Create a work breakdown structure and Gantt chart to outline task dependencies and timelines.
• Risk plan: Predict potential risks and create standard operating procedures for dealing with them, including who owns each issue.
• Financial plan: Create and allocate a budget across teams and resource types.
• Resource plan: Identify the team members you’ll need and assign roles. Use resource management software to centralize the documents, briefs, and other resources.
• Communication plan: Choose which channel(s) you’ll use to communicate with your team and clients. Decide how frequently you’ll communicate and set up meetings on the calendar.
• Quality plan: Establish KPIs and define how you’ll measure your team’s performance and outputs.

With a project management tool such as Jira, it's easy to store these plans in a centralized, accessible location. You can also access project planning templates to streamline your efforts.

実行フェーズ

The project execution phase is where you implement the project plan and complete the project deliverables.

As the project manager, you assign tasks, clarify roles, answer questions, oversee work, facilitate communication, attend briefings and meetings, support your team, and keep them on track.

This might mean providing team members with new tools, materials, or resources.

Teamwork can be a challenge for projects with multiple people and complex tasks. Companies frequently use collaboration software to help teams work together and minimize downtime.

Jira provides end-to-end project execution management. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, allowing teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.

With Jira, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget, allowing immediate adjustments to keep the project moving forward.

監視および制御フェーズ

In this phase, you’ll track project progress and make adjustments to ensure the project stays on track.

Collect information from timesheets, reports, and team members. Using Jira to manage your next project will help you track a project’s progress; with either the timeline view, which acts as a Gantt Chart, or the Kanban board, both make it easier to identify when things are off track against your project roadmap.

As the project manager, your job is to restore order when issues arise—this is the controlling aspect of this phase.

Here are some examples of hiccups you might have to manage.

• Timeline: If a team member can’t complete a task on time, you assign it to someone else.
• Cost: A vendor cost is higher than anticipated, so you reduce the project scope.
• Team: A disagreement has arisen between two team members, so you help them resolve it.
• Quality: One part of the product is substandard, so you create a different approach for building it.
• Risk: An unforeseen risk emerges, and you need to mitigate it.

The monitoring and controlling phase lasts throughout the project life cycle. Project managers constantly spot opportunities to perform better.

You can integrate Confluence with tools like Jira to communicate your project’s progress across key stakeholders. Confluence keeps all project-related documentation in one place, allowing you to share updates, track changes, and collaborate in real-time with your team.

Closure phase

Projects have a defined end, unlike ongoing operations. This is the closure phase, where final tasks like delivering results, paying vendors, signing contracts, or ensuring proper storage and accessibility of documentation are completed.

Project managers will also use this phase to evaluate team performance, allowing them to spot areas for improvement.

Here are some questions you might ask during the closure phase:

• Did everyone accomplish their tasks?
• Did communication ever break down?
• What talents and shortcomings did you find in each team member?

Present these findings to your team members in a post-project meeting. Encourage them to speak, share what went wrong, and voice their ideas about how to do better on similar projects.

In addition to evaluating the team, assess the quality of your product.

• Is it up to the client’s standards?
• Did it solve the problem you set out to solve?
• Where did it underperform and overperform?

These questions will help you better understand your current ability to hit your goals. Qualitative and quantitative feedback is important. Run tests, send surveys, and get an accurate depiction of your creation’s performance.

Confluence is a valuable tool for documenting this entire process. With Confluence, you can easily store, share, and reflect on project outcomes, lessons learned, and team feedback, creating a centralized knowledge base for future projects.

プロジェクトのライフサイクルの種類

プロジェクトのライフサイクルには、アジャイル、ウォーターフォール、反復という 3 つのバリエーションがあります。

アジャイル モデル

アジャイル モデルでは、柔軟性と反復的な進歩が重視されます。これにより、プロジェクト全体を通しての調整と改善が可能になります。チームは、継続的なフィードバックに基づいて段階的に適応します。

アジャイルは、常に双方向でのコラボレーションを活用し、予期しない障害に定期的に直面するソフトウェア開発者チームに人気があります。

考えられる 2 つのアジャイル フレームワークは、カンバンとスクラムです。カンバンには、タスクの視覚化、進行中の作業の制限、継続的な作業フローの確保が含まれており、厳格な締め切りがない、柔軟性を必要とするプロジェクトに最適です。スクラムは、時間枠を設けたスプリント内で運用されます。目標を設定し、定期的なレビューを実施し、体系的なイテレーションとチームのアカウンタビリティを促進します。

ウォーターフォールモデル

ウォーターフォール手法は連続する直線的なフローに従い、各フェーズは前のフェーズの成果物に依存します。アジャイルとは異なり、反復的なプロセスではありません。

ウォーターフォール モデルに従うことが多いプロジェクト タイプの例としては、製造、建設、医療のプロジェクトがあります。

反復モデル

反復モデルは、フィードバックと複数回のイテレーションを通じて、プロジェクトを繰り返し改良します。

通常、フィードバックがマイルストーンの最後に行われるという点で、アジャイル モデルとは少し異なります。アジャイル モデルでは、フィードバックがより継続的かつ頻繁に行われます。

プロジェクトのライフサイクル管理が重要である理由

プロジェクトの効果的なライフサイクル管理では、さまざまな方法でプロセスを合理化できます。

• プロジェクトの可視性の向上: 事前に障害を取り除き、タイムリーで質の高い成果を得ることができるため、より効果的な意思決定が可能になります。
• リスク管理の向上: リスクを早期に発見し、解決策を見つけることができます。定期的なリスク チェックによってプロジェクトが予定どおり進んでいることを確認し、コストのかかる遅延や失敗を回避できます。
• 関係者とのコミュニケーションの強化: 定期的な情報更新、進捗レポート、会議により、参加者はプロジェクトのライフサイクル全体でより多くの情報を入手し、関与できます。

プロジェクト マネージャーは Jira ツールを使用してアイデアを整理し、優先順位を付けることができるため、カスタムのロードマップを簡単に作成してチーム内で共有できます。

• Jira では大規模なプロジェクトを管理しやすいタスクに分割し、進捗を追跡し、会社全体でのチームワークを強化できます。
• Jira Product Discovery では、Jira との連携によって、ソフトウェア開発プロジェクトやビジネス タスクなどのコンテキストと可視性が得られます。

プロジェクト ライフサイクル管理の課題

プロジェクト管理は複雑で困難になる場合があり、スコープ クリープ、リソースの制約、コミュニケーション障害など、潜在的な障害に細心の注意を払う必要があります。

スコープ クリープは、プロジェクトの要件がプロジェクト開始時にチームで決定した範囲を超えて拡大し、リソース不足、遅延、プロジェクト計画からの逸脱につながる場合に発生します。スコープ クリープを排除するには、変更管理プロセスが役立ちます。プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのスコープを頻繁に確認し、変更について通知し、関係者を関与させ、確実にプロジェクト目標に沿った変更にする必要があります。

リソースの制約により遅延が発生すると、プロジェクトの成功が危うくなることがあります。リソースの課題を克服するには、プロジェクト計画の早い段階でリソースを確認しておきます。バックアップ計画を立てておけば、潜在的な問題を見つけ、外部の助けを得たり、リソースをシフトしたりするなど、解決策を考えることができます。

コミュニケーションが途絶すると、生産性が低下する可能性があります。これには、不十分なコミュニケーション、意見の相違、コラボレーションの低下などが含まれます。プロジェクト チーム内で人々が積極的に情報を共有できる文化を作り、正式なものでも、よりカジュアルなものでも定期的に会議を実施すれば、全員が共通認識を持ち、コミュニケーションの途絶を防ぐことができます。Jira などのプロジェクト管理ツールでは、コミュニケーションを簡素化し、進捗を追跡して、情報共有を効率化できます。

アジャイルは従来のプロジェクト・ライフサイクルとどう違うのでしょうか？

プロジェクトのライフサイクル管理を習得するための実証済みの手法を以下に示します。

• 明確なマイルストーンを導入する: プロジェクトをマイルストーンに細分化し、締め切りを設定します。これにより、プロジェクトの達成可能性をさらに感じることができ、進捗をより効果的に追跡できます。
• 定期的にコミュニケーションを図る: チーム メンバーと定期的に会って進捗について話し合い、ボトルネックを発見し、新しいアイデアを調達します。
• 関係者を関与させる: フィードバックを求め、最新情報を提供し、要望を明確にして、チームがすべての期待に確実に応えられるようにすることで、関係者をプロセスに引き込みます。

タスクの進捗を注意深く見守り、複数のチーム メンバーが同じことを簡単に行えるようにします。これにより、締め切りに間に合わなかったり、仕事が見落とされたりするのを防ぐことができます。

プロジェクトのライフサイクル管理は組織の成長にどのように影響しますか？

ここで役に立つのが Jira ボードのようなツールです。

Jira のカンバン ボードは、作業を計画、視覚化、追跡するのに役立ちます。カンバン ボードにより、すべてのタスクとそのステータスの概要をチームと共有することができます。チーム メンバーは、自分のタスクを適切な段階に簡単に移動させて、メンバー全員に常に最新情報を伝えることができます。

Jira を使用して、プロジェクトのライフサイクルを効果的に管理

プロジェクト管理は複雑で困難になる場合があり、スコープ・クリープ、リソースの制約、コミュニケーション障害など、潜在的な障害に細心の注意を払う必要があります。

スコープ・クリープは、プロジェクトの要件がプロジェクト開始時にチームで決定した範囲を超えて拡大し、リソース不足、遅延、プロジェクト計画からの逸脱につながる場合に発生します。スコープ・クリープを排除するには、変更管理プロセスが役立ちます。プロジェクト・マネージャーは、プロジェクトのスコープを頻繁に確認し、変更について通知し、関係者を関与させ、変更がプロジェクトの目標に沿ったものであることを確認する必要があります。

リソースの制約により遅延が発生すると、プロジェクトの成功が危うくなることがあります。このようなリソースの課題を克服するには、プロジェクト計画の早い段階でリソースを確認しておきます。事前にバックアップ計画を立てておけば、潜在的な問題を見つけ、外部の助けを得たり、リソースをシフトしたりするなど、解決策を考えることができます。

不十分なコミュニケーション、意見の相違、コラボレーションの低下など、コミュニケーション障害が発生すると、生産性が低下します。プロジェクト・チーム内で人々が積極的に情報を共有できる文化を作り、正式なものでも、よりカジュアルなものでも定期的に会議を実施すれば、全員が共通認識を持ち、コミュニケーションの途絶を防ぐことができます。Jira などのプロジェクト管理ツールでは、コミュニケーションを簡素化し、進捗状況を追跡して、情報共有を簡素化できます。