プロジェクト ライフサイクル: 5 つのフェーズの説明

プロジェクトのライフ サイクルとは?

プロジェクト ライフサイクルは、プロジェクト マネージャーがプロジェクトを完了に導くために使用するフレームワークで、5 つのフェーズがあります。ここでは、立ち上げから最終的な実装まで、すべてのプロジェクト段階を概説し、各フェーズでチームが達成しなければならないことを説明します。

プロジェクト ライフサイクルのフェーズとそれぞれの主な目標の要約は次のとおりです。

1. 立ち上げ: プロジェクトのスコープ、コスト、実現可能性、目標、タイムライン、成功基準を定義します。
2. 計画: プロジェクトの完了に必要なタスクを概説したプロジェクトのロードマップまたは詳細なアクション プランを作成します。
3. 実行: 製品、サービス、結果を完成させるための作業を実行します。チームに必要なリソース、ツール、指示がすべて揃っていることを確認します。
4. 監視と制御: チームとプロジェクトの進捗およびパフォーマンスを監視し、計画からの逸脱や品質上の問題を特定することで、それに応じた変更を加えることができます。
5. 終了: プロジェクトをクローズし、契約書に署名して、ベンダーに支払いを行い、プロジェクト後のレビューを実施して、次回に向けた改善方法を特定します。

プロジェクト マネージャーがさまざまなプロジェクト管理フェーズを明確に理解していれば、全体像を把握し、各段階の扱い方をさらに深く理解できます。プロジェクトをより簡単なステップに分解することで、プロジェクト マネージャーは次に何が起こるかを予測しやすくなり、プロジェクトを順調に進め、確実に成功させることが可能です。適切なツールと方法の使用は、プロジェクト ライフサイクル全体における効果的なチーム管理に貢献します。

プロジェクト ライフサイクルの 5 つのフェーズ

プロジェクト管理ライフサイクルの 5 つのフェーズとその要件を理解することで、効果的なプロジェクト管理を目的とした反復可能で改善可能なフレームワークを利用できるようになります。

立ち上げフェーズ

計画フェーズ

プロジェクト ライフサイクルの計画フェーズでは、予算を超えずに、成功基準に沿ってプロジェクトを予定通り完了するためのロードマップを作成します。

この段階では、プロジェクトを小さなタスクに分割し、マイルストーンと期限を設定して、リソース、スケジュール、ツール、タスク割り当ての詳細な計画を立てます。

計画フェーズで作成するものは次のとおりです。

• プロジェクト管理計画: プロジェクトのフェーズとタスクを指定します。作業分解構造とガントチャートを作成して、タスクの依存関係とタイムラインの概要をまとめます。
• リスク計画: 潜在的なリスクを予測し、そうしたリスクに対処するための標準的な運用手順を作成し、それぞれの問題にオーナーを決めておきます。
• 財務計画: チームやリソースの種類をまたがって予算を作成し、割り当てます。
• リソース計画: 必要なチーム メンバーを特定し、ロールを割り当てます。リソース管理ソフトウェアを使用して、ドキュメント、ブリーフ、その他のリソースを一元管理します。
• コミュニケーション計画: チームやクライアントとのコミュニケーションに使用するチャンネルを選択します。コミュニケーションの頻度を決めて、カレンダーに会議を設定します。
• 品質計画: KPI を設定し、チームのパフォーマンスとアウトプットの測定方法を定義します。

Jira のようなプロジェクト管理ツールを使えば、こうした計画を一元管理されたアクセス可能な場所で簡単に保管できます。また、プロジェクト計画テンプレートにアクセスして、取り組みを合理化することもできます。

実行フェーズ

プロジェクト実行のフェーズでは、プロジェクト計画を実行し、プロジェクトの成果物を完成させます。

プロジェクト マネージャーは、タスクの割り当て、ロールの明確化、質問への回答、業務の監督、コミュニケーションの促進、ブリーフィングや会議への出席、チームのサポートを行い、プロセスを予定通りに進めます。

このフェーズでは、チーム メンバーに新しいツール、資材、リソースを提供する場合もあります。

複数の人が参加し、タスクが複雑なプロジェクトでは、チームワークの構築に苦労することがあります。多くの企業では、チームの協働とダウンタイムの最小化をサポートするコラボレーション ソフトウェアが使用されています。

Jira を使用すれば、エンドツーエンドのプロジェクト実行管理が可能です。このプラットフォームは複雑なプロジェクトを実行するという日常的な要求に応えるため、チームはスプレッドシートやばらばらのツールに悩まされることなく、成果物を提供することに集中できます。

Jira を利用すれば、プロジェクト マネージャーはタスクを割り当て、締め切りを設定し、リマインダーを自動化することによって見落としを防げます。すべての作業が 1 か所に集約され、それぞれのタスクがタイムラインと予算にどのように影響するかが一目でわかるため、即座に調整しながらプロジェクトを進めていくことができます。

監視および制御フェーズ

このフェーズでは、プロジェクトの進捗を追跡し、プロジェクトが順調に進むように調整を加えます。

タイムシート、レポート、チーム メンバーから情報を収集します。Jira を使って次のプロジェクトを管理すれば、プロジェクトの進捗追跡に役立ちます。ガントチャートの役割を果たすタイムライン ビューとカンバン ボードを使用すると、プロジェクト ロードマップの予定から外れた作業を簡単に特定できます。

プロジェクト マネージャーの仕事は、問題が発生したときに秩序を回復させることです。これが、このフェーズの制御にあたります。

対処が必要になる一時的な障害の例を以下に示します。

• タイムライン: チーム メンバーが予定通りにタスクを完了できない場合、そのタスクを他のメンバーに割り当てます。
• コスト: ベンダーのコストが予想よりも高くなったら、プロジェクト スコープを小さくします。
• チーム: 2 人のチーム メンバー間で意見の相違が生じた場合は、プロジェクト マネージャーがその解決を手伝います。
• 品質: 製品の一部が基準を満たさない場合は、その構築に別のアプローチを作成する必要があります。
• リスク: 予期せぬリスクが発生したら、その軽減措置が必要になります。

監視と制御のフェーズは、プロジェクト ライフサイクル全体にわたって続きます。プロジェクト マネージャーは、より良い成果を上げる機会を常に見いだしています。

Confluence を Jira などのツールと統合すれば、プロジェクトの進捗状況を主要な関係者全員に伝えることができます。Confluence では、プロジェクトに関連するすべてのドキュメントを 1 か所にまとめているため、最新情報を共有したり、変更を追跡したり、チームとリアルタイムでコラボレーションしたりできます。

終了フェーズ

継続的な業務とは異なり、プロジェクトには終わりが決められています。終了フェーズでは、結果の提示、ベンダーへの支払い、契約書への署名、ドキュメントの適切な保管とアクセシビリティの確保などの最終タスクを完了させます。

プロジェクト マネージャーもこのフェーズを使ってチームのパフォーマンスを評価し、改善すべき部分を見極めることができます。

終了フェーズで確認しておくべき質問は次のとおりです。

• 全員が自分のタスクをやり終えましたか?
• コミュニケーションが止まったことはありますか?
• 各チーム メンバーに見いだした才能と欠点は?

こうした質問からわかったことをプロジェクト後の会議でチーム メンバーに発表します。メンバーに発言を促し、うまくいかなかったことを共有して、類似のプロジェクトでより良い成果を上げる方法について意見を述べてもらいます。

チームの評価に加えて、製品の品質を評価します。

• クライアントの基準に合っていますか?
• 解決しようとしていた問題は解決しましたか?
• どこのパフォーマンスが低く、どこが高かったでしょうか?

こうした質問は、目的を達成する現状の能力をより深く理解するのに役立ちます。質的および量的なフィードバックが重要です。テストを実施し、アンケートを送信して、成果物のパフォーマンスを正確に把握します。

Confluence は、このプロセス全体の文書化に役立つ有用なツールです。Confluence を使えば、プロジェクトの成果、学んだ教訓、チームのフィードバックを簡単に保存、共有、反映して、将来のプロジェクトのために一元管理されたナレッジ ベースを作成できます。

プロジェクトのライフサイクルの種類

プロジェクトのライフサイクルには、アジャイル、ウォーターフォール、反復という 3 つのバリエーションがあります。

アジャイル モデル

アジャイル モデルでは、柔軟性と反復的な進歩が重視されます。これにより、プロジェクト全体を通しての調整と改善が可能になります。チームは、継続的なフィードバックに基づいて段階的に適応します。

アジャイルは、常に双方向でのコラボレーションを活用し、予期しない障害に定期的に直面するソフトウェア開発者チームに人気があります。

考えられる 2 つのアジャイル フレームワークは、カンバンとスクラムです。カンバンには、タスクの視覚化、進行中の作業の制限、継続的な作業フローの確保が含まれており、厳格な締め切りがない、柔軟性を必要とするプロジェクトに最適です。スクラムは、時間枠を設けたスプリント内で運用されます。目標を設定し、定期的なレビューを実施し、体系的なイテレーションとチームのアカウンタビリティを促進します。

ウォーターフォールモデル

ウォーターフォール手法は連続する直線的なフローに従い、各フェーズは前のフェーズの成果物に依存します。アジャイルとは異なり、反復的なプロセスではありません。

ウォーターフォール モデルに従うことが多いプロジェクト タイプの例としては、製造、建設、医療のプロジェクトがあります。

反復モデル

反復モデルは、フィードバックと複数回のイテレーションを通じて、プロジェクトを繰り返し改良します。

通常、フィードバックがマイルストーンの最後に行われるという点で、アジャイル モデルとは少し異なります。アジャイル モデルでは、フィードバックがより継続的かつ頻繁に行われます。

プロジェクトのライフサイクル管理が重要である理由

プロジェクトの効果的なライフサイクル管理では、さまざまな方法でプロセスを合理化できます。

• プロジェクトの可視性の向上: 事前に障害を取り除き、タイムリーで質の高い成果を得ることができるため、より効果的な意思決定が可能になります。
• リスク管理の向上: リスクを早期に発見し、解決策を見つけることができます。定期的なリスク チェックによってプロジェクトが予定どおり進んでいることを確認し、コストのかかる遅延や失敗を回避できます。
• 関係者とのコミュニケーションの強化: 定期的な情報更新、進捗レポート、会議により、参加者はプロジェクトのライフサイクル全体でより多くの情報を入手し、関与できます。

プロジェクト マネージャーは Jira ツールを使用してアイデアを整理し、優先順位を付けることができるため、カスタムのロードマップを簡単に作成してチーム内で共有できます。

• Jira では大規模なプロジェクトを管理しやすいタスクに分割し、進捗を追跡し、会社全体でのチームワークを強化できます。
• Jira Product Discovery では、Jira との連携によって、ソフトウェア開発プロジェクトやビジネス タスクなどのコンテキストと可視性が得られます。

プロジェクト ライフサイクル管理の課題

プロジェクト管理は複雑で困難になる場合があり、スコープ クリープ、リソースの制約、コミュニケーション障害など、潜在的な障害に細心の注意を払う必要があります。

スコープ クリープは、プロジェクトの要件がプロジェクト開始時にチームで決定した範囲を超えて拡大し、リソース不足、遅延、プロジェクト計画からの逸脱につながる場合に発生します。スコープ クリープを排除するには、変更管理プロセスが役立ちます。プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのスコープを頻繁に確認し、変更について通知し、関係者を関与させ、確実にプロジェクト目標に沿った変更にする必要があります。

リソースの制約により遅延が発生すると、プロジェクトの成功が危うくなることがあります。リソースの課題を克服するには、プロジェクト計画の早い段階でリソースを確認しておきます。バックアップ計画を立てておけば、潜在的な問題を見つけ、外部の助けを得たり、リソースをシフトしたりするなど、解決策を考えることができます。

コミュニケーションが途絶すると、生産性が低下する可能性があります。これには、不十分なコミュニケーション、意見の相違、コラボレーションの低下などが含まれます。プロジェクト チーム内で人々が積極的に情報を共有できる文化を作り、正式なものでも、よりカジュアルなものでも定期的に会議を実施すれば、全員が共通認識を持ち、コミュニケーションの途絶を防ぐことができます。Jira などのプロジェクト管理ツールでは、コミュニケーションを簡素化し、進捗を追跡して、情報共有を効率化できます。

アジャイルは従来のプロジェクト・ライフサイクルとどう違うのでしょうか？

プロジェクトのライフサイクル管理を習得するための実証済みの手法を以下に示します。

• 明確なマイルストーンを導入する: プロジェクトをマイルストーンに細分化し、締め切りを設定します。これにより、プロジェクトの達成可能性をさらに感じることができ、進捗をより効果的に追跡できます。
• 定期的にコミュニケーションを図る: チーム メンバーと定期的に会って進捗について話し合い、ボトルネックを発見し、新しいアイデアを調達します。
• 関係者を関与させる: フィードバックを求め、最新情報を提供し、要望を明確にして、チームがすべての期待に確実に応えられるようにすることで、関係者をプロセスに引き込みます。

タスクの進捗を注意深く見守り、複数のチーム メンバーが同じことを簡単に行えるようにします。これにより、締め切りに間に合わなかったり、仕事が見落とされたりするのを防ぐことができます。

プロジェクトのライフサイクル管理は組織の成長にどのように影響しますか？

ここで役に立つのが Jira ボードのようなツールです。

Jira のカンバン ボードは、作業を計画、視覚化、追跡するのに役立ちます。カンバン ボードにより、すべてのタスクとそのステータスの概要をチームと共有することができます。チーム メンバーは、自分のタスクを適切な段階に簡単に移動させて、メンバー全員に常に最新情報を伝えることができます。

Jira を使用して、プロジェクトのライフサイクルを効果的に管理

プロジェクト管理は複雑で困難になる場合があり、スコープ・クリープ、リソースの制約、コミュニケーション障害など、潜在的な障害に細心の注意を払う必要があります。

スコープ・クリープは、プロジェクトの要件がプロジェクト開始時にチームで決定した範囲を超えて拡大し、リソース不足、遅延、プロジェクト計画からの逸脱につながる場合に発生します。スコープ・クリープを排除するには、変更管理プロセスが役立ちます。プロジェクト・マネージャーは、プロジェクトのスコープを頻繁に確認し、変更について通知し、関係者を関与させ、変更がプロジェクトの目標に沿ったものであることを確認する必要があります。

リソースの制約により遅延が発生すると、プロジェクトの成功が危うくなることがあります。このようなリソースの課題を克服するには、プロジェクト計画の早い段階でリソースを確認しておきます。事前にバックアップ計画を立てておけば、潜在的な問題を見つけ、外部の助けを得たり、リソースをシフトしたりするなど、解決策を考えることができます。

不十分なコミュニケーション、意見の相違、コラボレーションの低下など、コミュニケーション障害が発生すると、生産性が低下します。プロジェクト・チーム内で人々が積極的に情報を共有できる文化を作り、正式なものでも、よりカジュアルなものでも定期的に会議を実施すれば、全員が共通認識を持ち、コミュニケーションの途絶を防ぐことができます。Jira などのプロジェクト管理ツールでは、コミュニケーションを簡素化し、進捗状況を追跡して、情報共有を簡素化できます。