共同会議を取り入れ、無意味な電話を避ける方法

「次なるすばらしいアイデア」をブレインストーミングするために収集される会議は、拒否されるのではないか、つまり「ばかげた」アイデアを提供してしまうのではないかという恐れによって妨げられるため、効果がありません。さらに、リアルタイムのブレーンストーミングは話の脱線につながることが多いため、実際にはあまり成果が上がりません。共同会議に先立って非同期のコラボレーションを行うことにより、参加者は事前に自分の考えを発展させて整理することができ、リアルタイムで共有できると感じることができます。

HBR は、65% を超える会議の開催目的が「"情報共有"、"グループからのフィードバック"、または "グループ ディスカッション" である」と報告しています。これは暗に、ほとんどの会議がメールで可能であったことを示しています。しかし、グループ ディスカッション会議が全員の時間を有効に活用することはめったにないとはいえ、メールも最善の解決策ではありません。

簡単に言えば、メールでは効果的なチーム ブレーンストーミングを促進できません。スレッドはすぐに添付ファイルと返信であふれかえり、参加者は何を (そして誰が) 行う必要があるかなど、最新かつ適切な情報はどれかを読み解こうとします。議題は紛糾して生産的な共同会議の出発点とはならず、会議は始まる前からすでに脱線しています。

チーム コラボレーション ツールは、非同期ブレーンストーミングを促進してチームのブレーンストーミング プロセスを改善します。これにより、人々はブレインストーミングの概要にじっくり目を通して、より創造的に考える時間を得ることができます。

断続的なコミュニケーションを伴うブレーンストーミングが長期にわたって続く期間を伴うプロセスは、バースト コミュニケーションと呼ばれることもあります。これには、「集中砲火的なコミュニケーションとその間にある長い沈黙期間」が伴います。課題に取り組み、課題について考え、検討する時間が長く取れるときと、モグラたたきのように際限なく発生する問題に取り組むときとでは、どちらの方が頭脳がより明晰に働くかを考えてください。前者の方が生産性が高く、ストレスが少ないと思いませんか?

特にタイム ゾーンをまたいで作業する場合は、ブレインストーミングを行う十分な時間 (2 日以上) があることを確認してください。これにより、ブレインストーミングのメモを会議の議題の出発点として使用することができます。

最も生産的な共同会議でさえ、会議で作成された決定やタスクに対する責任を割り当てて確実に実行しない場合は失敗します。

会議の最後の 5 分は、必ずアクション プランを作成するために確保してください。議題は生きた文書なので、ミーティング議事録に戻って次のステップを把握してください。ミーティング議事録テンプレートの [アクション アイテム] セクションを使用して、同じページで直接、出席者に責任を割り当てることができます。

メール、メモ、ドキュメントを掘り出して、誰がいつ何に取り組むべきかを判断する必要はありません。誰でもアクセスできるよう、すべてが一元管理されています。